Handboek in het kader van Digitaliseren personeelsdossiers voor gemeente Westvoorne

Bijlage 1 Vervangingsbesluit In het kader van Digitaliseren personeelsdossiers voor gemeente Westvoorne

Hoofdstuk 1:Managementsamenvatting.

Doelstelling:

Gemeente Westvoorne wil de fysieke personeelsdossiers digitaal beschikbaar stellen. Daarbij worden de dossiers opgedeeld in tabbladen. De dossiers en tabbladen (= hoofdmappen) worden voorzien van metadata, bestaande uit tenminste: Naam, personeelsnummer, geboortedatum, tabbladsoort. De personeelsdossiers worden gedigitaliseerd onder de eisen gesteld ten aanzien van vervanging. De fysieke worden geretourneerd en de digitale dossiers worden geüpload in YouForce.

Interpretatie van de opdracht:

Karmac voert binnen de gevraagde dienstverlening de volgende activiteiten uit: project- management, project inrichting, inpakken & transport, voorbewerken, scannen, metadatering en uitleveren.

Buiten scope:

Het daadwerkelijk vernietigen van de fysieke personeelsdossiers valt buiten de dienstverlening.

Reikwijdte & omvang:

De reikwijdte betreft alle 155 analoge personeelsdossiers van actieve personeelsleden van de Gemeente Westvoorne Het betreft naar uw schatting circa 150 blaadjes gemiddeld per dossier met geschoond archief, opgeslagen in dossiermappen in hangmappen in 2 vierladekasten en bevinden zich op uw locatie aan de Raadhuislaan 6 te Rockanje

Mijlpalen:

De volgende mijlpalen dienen gerealiseerd te worden.

• -

  Dossiers zijn beschikbaar tijdens het scannen om door de gemeente te worden ingezien.

  De beschikbaarheid en de leverbetrouwbaarheid zijn de te realiseren mijlpalen.

• -

  Bij de start van het project vindt overleg (telefonisch of fysiek) van de stand van zaken tussen uitvoerend projectleider en gemeentelijk projectleider plaats. In gezamenlijk overleg wordt de frequentie van overleg vastgesteld.

• -

  Per vaste periode door Karmac opleveren van een voortgangsrapportage.

• -

  Opleveren van de dienstverlening binnen 3 weken na de startdatum van de uitvoering.

• -

  Opleveren van een eindrapportage binnen 2 weken na opleveren van de dienstverlening. Risico's en beheersmaatregelen:

Risico's en beheersmaatregelen:

Hoofdstuk 2:Archiefbeschrijving.

Indeling archief:

De dossiers zijn opgeslagen in dossiermappen in hangmappen in 2 vierladekasten en bevinden zich op uw locatie aan de Raadhuislaan 6 te Rockanje. De dossiers zijn te herleiden aan de dossiermappen. Op de dossiermappen is naam van het personeelslid geschreven. De dossiers zijn onder te verdelen in 12 hoofdmappen, zoals door u is opgegeven in het Excel bestand genaamd "mappenstructuur personeelsdossier". In de dossiers zijn de hechters nog deels aanwezig. Er dienen nog voorbereidende werkzaamheden uitgevoerd te worden.

Het betreft volgens uw opgave circa 155 dossiers met gemiddeld 150 blaadjes per dossier, waarin nog documenten voorkomen, zoals verzuim en vernietigbare stukken, die niet gescand hoeven te worden. De dossiers zijn op alfabetische volgorde opgeslagen. De blaadjes binnen een dossier zijn voornamelijk van het formaat A4 en kleiner. Incidenteel komen er ook blaadjes voor die het formaat A3 hebben.

Voorbereidingsfase:

Om de verwerking te beginnen, dienen alle voorbereidingen getroffen te worden als ware het de feitelijke productie. Ieder processtap dient daarbij besproken, ingericht en getest te worden. Gedurende de voorbereidingsfase worden onderstaande elementen uitgevoerd. Daarbij is ook de inzet vanuit uw kant gewenst en soms noodzakelijk. Daar waar nodig hebben wij aangegeven wat wij van uw verwachten gedurende de voorbereidingsfase.

Programmeren workflow(Karmac):

Voor aanvang van de verwerking wordt er een workflow ingericht. Deze workflow bevat de onderdelen die nodig zijn om uw project in de productie te verwerken. De workflow wordt dusdanig ingericht dat de werkzaamheden vlekkeloos in elkaar over lopen. Specifiek voor uw project wordt de uitleverstructuur geprogrammeerd en aan de workflow toegevoegd. Karmac kent de uitleverstructuur hier voor 80% voor, de laatste 20% is specifiek voor uw applicatie van toepassing en zijn de te benoemen beschrijvende en technische metadata en mappenstructuur.

Verdere applicaties die gebruikt worden in de workflow hebben betrekking op tracking & tracing, logging van activiteiten, planning en rapportage, scansoftware, OCR, blanco ’s verwijderen, controle bestanden, beeldkwaliteit etc. Tevens bevat de workflow ook het dagelijks testen van de scanners en softwareapplicatie en het vastleggen van alle resultaten die nodig zijn voor de vervanging.

Account YouForce (gemeente Westvoorne):

Om een aantal handelingen door Karmac binnen uw YouForce omgeving te laten uitvoeren, hebben wij een account nodig. Met dit account download Karmac de gegevens die nodig zijn voor de verwerking. Dit zijn: het indelingsmodel en een databestand met de gegevens van de dossiers. Daarnaast is het mogelijk om met dit account de bestanden na digitaliseren te uploaden direct in uw omgeving.

Aanleveren van dossierlijsten (gemeente Westvoorne):

U heeft aangegeven dossierlijsten beschikbaar te stellen van alle archieven. Deze dossierlijsten gebruikt Karmac voor de verwerking als bronbestand. Mochten wij gebruik maken van het account, zoals hierboven is beschreven, dan download Karmac zelf het bestand, mocht dat niet gelukken, dan verzoeken wij u dit bestand aan Karmac aan te leveren. Het databestand bevat een export van uw administratie en wordt gebruikt voor het toegankelijk maken van de digitale dossiers. Dit databestand dient een week voor het eerste transport in ons bezit te zijn. Verder is het van essentieel belang dat de volgorde van de metadata in het databestand 1-op-1 overeenkomt met de volgorde van de fysieke dossiers.

In dit databestand zijn de volgende velden opgenomen.

• -

  naam (achternaam, voornaam, voorletters, bij voorkeur per veld gescheiden

• -

  geboortedatum

• -

  personeelsnummer

Indien u dit databestand niet aanlevert en/of wanneer de volgorde afwijkt, volgt een alternatieve verwerking. Deze alternatieve verwerking brengt extra kosten voor u met zich mee. Voordat de alternatieve verwerking wordt gestart, wordt deze alternatieve verwerking met u besproken en dient u goedkeuring daarvoor te geven.

Maken en printen van de barcodesjablonen op dossier- en tabbladniveau (Karmac):

Op basis van de door u geleverde dossierlijst worden barcodevoorloopbladen ontworpen en geprint. De barcodevoorloopbladen dienen voor het onderscheid op dossierniveau tijdens de verwerking. U ziet ze niet in het digitale dossier. De barcodevoorloopbladen bevatten elementen die nodig zijn voor de verwerking en voor de controle. Voor de verwerking bevat het barcodevoorloopblad patchcodes. Deze patchcodes geven een bepaalde actie aan. In dit geval is de actie dat na iedere herkenning van de patch er een nieuw digitaal dossier aangemaakt dient te worden.

In de barcode staat vervolgens de unieke link tussen de barcode (= het digitale dossier) en de dossierlijst, zodat de beschrijvende metadata toegevoegd wordt aan het digitale dossier. De barcodevoorloopbladen bevatten ook controles, opdat het mogelijk is dat een patch niet (goed) herkend wordt. Karmac heeft drie extra controles toegevoegd, zodat er een 100% zekerheid is, dat het barcodevoorloopblad herkend wordt en dat de actie (het maken van een nieuw digitaal dossier) daadwerkelijk uitgevoerd wordt: Ten eerste wordt de barcode met daarin de link gecontroleerd; Ten tweede bevat ieder barcodevoorloopblad een sequentieel oplopend nummer, deze wordt in de database op aanwezigheid gecontroleerd en ten laatste bevat het barcodeblad een aantal kleurelementen die op een vaste plek staan, die ook herkend worden op aanwezigheid. Wij hebben op basis van de opgave van het aantal dossiers 155 dossierbarcodes nodig.

Voor het aanmaken van het onderscheid in tabbladen, worden barcodescheidingsbladen op tabbladniveau geprint. Per aanwezig tabblad (= het groene vel) wordt een barcodescheidingsvel geprint. Gebaseerd op het aantal tabbladen per dossier, zijn er 1.860 tabblad barcode- scheidingsbladen nodig.

Mappenstructuur (gemeente Westvoorne):

Voor een juiste digitale weergave van de documenten in de dossiers is een mappenstructuur nodig. Dit beschrijft de dossierstructuur onder welk tabblad welke documenten vallen. Deze mappenstructuur wordt door Karmac gebruikt om uw digitale documenten onder het juiste tabblad te plaatsen. Wij hebben deze inmiddels van u ontvangen, mochten daarop wijzigingen zijn geweest, ontvangen wij graag een nieuwe versie.

Voorbewerken (gemeente Westvoorne):

U heeft aangegeven de dossiers zelf te gaan voorbereiden. Hiermee wordt bedoeld dat alle dossiers door u worden ingedeeld en op volgorde worden gelegd conform de mappenstructuur zoals door u is aangeleverd.

De hoofdmappen worden daarbij door u onderscheiden van elkaar middels een groen schutblad waarop de omschrijving van de hoofdmap zichtbaar is weergegeven. Daarnaast worden ook de niet te scannen documenten (o.a. verzuim, te vernietigen, etc.) door u uit het dossier gehaald.

Bezoek Karmac:

Wellicht is een bedrijfsbezoek wenselijk om de locatie van Karmac te boordelen. U bent van harte welkom om Karmac te bezoeken en indien gewenst een audit te houden over de volledige dienstverlening. Wij zijn daarin transparant en staan er voor open om u inzage te geven in onze dienstverlening en processen. Uiteraard leiden wij u van harte rond en laten wij zien welke voorzorgsmaatregelen wij getroffen hebben om uw waardevolle informatie veilig, betrouwbaar, integer en accuraat te verwerken. Voor alle tips die u voor ons nog heeft, naast onze eigen voorzorgsmaatregelen staan wij zeer zeker open. Vele bezoekers zijn u voorgegaan en ook van hen hebben wij diverse tips ontvangen die wij nu toepassen in ons proces.

Interne test:

Vanuit de inrichting van de workflow, het aanleveren van de dossierlijsten, printen van de barcodes en het ontvangen van de dossiers (zie alinea transport), voert Karmac een interne test uit. Deze is bedoeld om te beoordelen of alle facetten op een juiste manier zijn ingericht en dat alle stappen in het proces goed doorlopen worden. Niet alleen de stappen in de uitvoering, maar ook de stappen voor de rapportages, controles en uitlevering. Van de testdossiers maakt Karmac een pre-test. Deze pre-test is bedoeld om de uitleverstructuur te testen, voordat de definitieve test volledig opgeleverd wordt.

Testfase definitief:

Na de interne test wordt de definitieve test van de dossiers uitgevoerd. Uitvoering geschiedt conform het onderstaande beschreven proces. Gedurende de testfase testen wij niet alleen op de verwerkingswijze zoals gevraagd en beschreven, maar testen wij bovendien ook op verbeteringen of aanpassingen die leiden tot een hogere kwaliteit en/of een effectiever proces. Daarbij houden wij de doelstelling en de eisen en wensen van de gemeente Westvoorne voor ogen. Dat is het minimum waaraan de dienstverlening dient te voldoen. De test wordt geüpload in uw omgeving (meestal de testomgeving binnen YouForce).

De uitvoering van transport:

Het inpakken van de dossiers in dozen en daarna in rolcontainers wordt door ons verzorgd. Karmac hanteert bij voorkeur dozen en rolcontainers. De dozen worden in de rolcontainer geplaatst. Alle 155 dossiers worden in één keer ingepakt en transport gereed gemaakt. De middelen voor het inpakken worden door ons meegenomen. U hoeft enkel aan te geven waar het archief staat dat ingepakt dient te worden. Op corresponderende verzendlijsten wordt vermeld, in de vorm ieder dossier, wat door ons per doos is ingepakt of reeds ingepakt is.

Gedurende de opstartfase van het project wordt in overleg een transportschema opgesteld. Onze chauffeur legitimeert zich tijdens kantooruren van 8:30 uur tot 17:00 uur aan de receptie of bij de medewerkers op de afdeling. Transport wordt uitgevoerd in gesloten vrachtwagens of bestelwagens. Voor het transport worden transportverklaringen opgesteld. Op deze transportverklaringen wordt vermeld: welk archief wordt er opgehaald, wie is de contactpersoon, waar wordt het opgehaald, en uiteraard wanneer. De chauffeur controleert samen met de opdrachtgever de kwaliteit van de materialen, en eventuele beschadigingen. De transportverklaring wordt voorzien van handtekeningen van opdrachtgever en opdrachtnemer.

Voor het transport is een transportverzekering afgesloten ter waarde van € 50.000,= per transport. Verder is een reconstructieverzekering afgesloten ter waarde van € 5.000.000,= per jaar en € 2.500.000,= per gebeurtenis. De transportwagens van Karmac zijn schoon en af te sluiten. Bij binnenkomst van de dozen in de expeditie wordt gecontroleerd of het werkelijk aantal ontvangen dozen overeenkomt met het aantal verzonden dozen. Na registratie worden de dozen in speciale archiefruimten gearchiveerd.

Enkel de dagelijks te verwerken hoeveelheden worden uit de archiefruimte gehaald. In hoofdstuk 8 zijn de eisen en voorzorgsmaatregelen vermeld die gelden voor de archiefruimte en de digitaliseringsruimte. In alle gevallen verblijven de archieven buiten werktijden altijd in de archiefruimte.

Kwaliteitscontroles, die nodig zijn voor de vervanging:

De controles die Karmac uitvoert bij het inpakken en transporteren van de materialen richten zich op de aantallen, inhoud en beschrijving van de dossiers en dozen. Controles die uitgevoerd, vastgelegd en gerapporteerd worden, zijn:

• -

  een controle tussen dossierlijst, fysieke archiefstukken (dossiers) en verzendlijst;

• -

  een materiële controle op de archiefstukken, hierbij wordt gekeken naar mogelijke beschadigingen, daar waar nodig worden deze vermeld op de verzendlijst;

• -

  het verrichten van een 1-op-1 controle op aantallen verzonden, versus aantallen ontvangen bij Karmac;

• -

  het transport rijdt rechtstreeks tussen uw locatie en die van Karmac, dit wordt gecontroleerd door tracking & tracing van de bestelbus, deze is uitgerust met een GPS tracker;

• -

  iedere doos wordt voorzien van een barcode bij binnenkomst, deze wordt direct gekoppeld aan u als de opdrachtgever, de doos en de locatie in het archief- beheersysteem.

• -

  iedere archiefzending die ontvangen wordt, wordt geïsoleerd gecontroleerd op ongedierte. Bij constatering wordt direct de rolcontainer gesealed met krimpfolie ter voorkoming van verspreiding. Waarna direct contact met opdrachtgever wordt opgenomen voor vervolgstappen.

Voorbewerken / scanklaar maken:

Toevoegen barcodevoorloopbladen (via het vier-ogen-principe, deel 1):

De geprinte barcodevoorloopbladen worden voorin het fysieke dossier gevoegd. Na ophalen van de fysieke dossiers doorloopt een medewerker de stapel fysieke dossiers en de stapel barcodevoorloopbladen 1-op-1. Er blijven wellicht zowel fysieke dossiers over als barcodevoorloopbladen. Deze worden in eerste instantie nog doorlopen door onze medewerkers, om optimale zekerheid te garanderen dat Karmac geen dossier of barcodevoorloopblad onverhoopt gemist heeft. Mochten er dan nog fysieke dossiers overblijven en/of barcodevoorloopbladen, de zogenaamde restbarcodes en restdossiers, dan verzoeken wij aan u om deze samen verder uit te zoeken wat daarmee dient te gebeuren.

Scanklaar maken:

Het scanklaar maken van de dossiers wordt door ons uitgevoerd. Dit houdt in dat onze medewerkers de dossiers voorbewerken. De voorbewerking bestaat uit:

• -

  het controleren of de toegevoegde barcodevoorloopbladen voor het juiste dossier geplaatst zijn. Controle vindt plaats op basis van een uniek kenmerk.

• -

  het uit de dossiermappen halen van de blaadjes. De dossiermappen worden gestapeld en ombonden met een elastiek in de doos geplaatst.

• -

  het toevoegen van barcodescheidingsbladen op hoofdmapniveau als vervanging van de groene schutbladen.

• -

  het verwijderen van hechters. De hechters worden direct in de prullenbak gedaan.

• -

  het loshalen van blaadjes die aan elkaar vastzitten, zogenaamde doorslagen, of A3- formulieren. Hierbij wordt de chronologische volgorde van het formulier in acht genomen.

• -

  de aanwezige memo's op een onbeschreven stuk van het blaadje, indien nodig op de achterzijde, vastplakken met plakband.

• -

  het zoveel mogelijk omvouwen van de ezelsoren.

• -

  het zoveel mogelijk vastplakken van scheuren op de blaadjes.

Aandachtspunt(en):

• -

  Wij vernemen graag van u of de groene schutbladen ook gescand dienen te worden of niet. Als ze niet gescand hoeven te worden, dan halen wij ze eruit en worden ze vervangen door de barcodescheidingsbladen. Mochten ze wel gescand dienen te worden dan worden ze als eerste zichtbaar in het digitale document, per hoofdmap.

Kwaliteitscontroles, die nodig zijn voor de vervanging:

• -

  Iedere medewerker registreert zijn activiteit ("voorbewerken") en welke doos (via barcode) hij gaat uitvoeren en na afronding meldt hij deze doos af. Op deze wijze vindt tracking & tracing plaats. De registratie wordt gelogd

• -

  Door de logging is duidelijk dat deze doos zich in het stadium van voorbewerken bevindt. In de gehele workflow is een systeem ingebouwd waardoor signalering mogelijk is. Ieder project is uitgezet in een planning en daarmee per activiteit in te verwerken dagelijkse hoeveelheden.

• -

  Dagelijks wordt door de senior medewerker de dagelijkse hoeveelheid per medewerker binnen het team gecontroleerd op de te verrichte diensten. Indien daar fouten in naar voren komen worden deze hersteld en beoordeeld om te voorkomen naar de toekomst.

• -

  Iedere doos dient langs de activiteit te gaan, ook hierop wordt gecontroleerd op volledigheid.

Scannen:

Het scannen binnen Karmac is hieronder vermeld. Daarbij is onderscheid gemaakt in de toegepaste werkwijze en de werkwijze voor vervanging. Bij het scannen zorgt de operator voor een controle op de verrichte voorbewerking.

Documenten (tot en met A3 formaat):

De documenten worden gescand op 300dpi 24 bits RGB in kleur als JPG (72%) en daarna geconverteerd naar een PDF/A-1b. Bij het scannen wordt gebruik gemaakt van een hoog volume document-scanner (Kodak of Innotec met DPU scansoftware). Deze scanners zijn zo afgesteld dat er optimale zekerheid te garanderen is dat ieder aangeleverd blaadje daadwerkelijk gescand wordt. Onze operators zijn erop getraind de blaadjes handmatig te begeleiden tijdens de invoer. Per blaadje wordt dubbelzijdig gescand, de blanco´s worden allen verwijderd. Documenten worden maatvast gescand.

Controle tijdens scannen:

Tijdens het scannen wordt een kwaliteitscontrole voor u uitgevoerd met behulp van speciale software voor het "upgraden" van de images. Dit betekent dat de images gecontroleerd en indien nodig gecorrigeerd worden op basis van: het zoveel mogelijk verwijderen van zwarte randen rondom het gescande blaadje; en het zoveel mogelijk rechtzetten van door de scanner scheef doorgevoerde blaadjes.

Kwaliteitscontroles, die nodig zijn voor de vervanging:

• -

  Iedere medewerker registreert zijn activiteit ("scannen") en welke doos (via barcode) hij gaat uitvoeren en na afronding meldt hij deze doos af. Op deze wijze vindt tracking & tracing plaats. De registratie wordt gelogd

• -

  Door de logging is duidelijk dat deze doos zich in het stadium van scannen bevindt. In de gehele workflow is een systeem ingebouwd waardoor signalering mogelijk is. Ieder project is uitgezet in een planning en daarmee per activiteit in te verwerken dagelijkse hoeveelheden.

• -

  Beeldkwaliteit en kleurbeheer wordt gecontroleerd op de hierna vermelde elementen;

• -

  Na digitalisering worden de stappen die invloed hebben op de beeldinformatie zo minimaal mogelijk gehouden. De tijdelijke opslag van bestanden is daarbij ook zo minimaal mogelijk.

• -

  Gecontroleerd wordt op het correct wegschrijven van bestanden door ze allen te openen.

• -

  Alle verrichte controles worden gelogd en indien er zich errors voordoen worden deze hersteld, onderzocht en aangepast daar waar nodig.

Kleurbeheer:

Een computer kent geen kleuren. Kleuren worden uitgedrukt in getallen van 0 tot 255 in de drie kanalen rood, groen en blauw (RGB) die tezamen het kleurenbeeld geven. Maar elke computer geeft helaas van nature de kleurenwaarden anders weer. Net zoals voor tekst een vertaling , zoals middels ASCII of Unicode, moet worden toegepast, geldt dat ook voor het eenduidige vastleggen van kleuren een vertaling nodig is. En dat is het doel van kleurbeheer. Kleurbeheer zorgt voor gelijke kleuren op verschillende computers.

Bij digitalisering (scanning) is om te beginnen een kleurenkaart nodig, zoals bijvoorbeeld een IT 8.7 kaart. Dit is een gestandaardiseerde kaart met gekleurde blokjes, die bij aflevering overkomen met in een referentiebestand vastgelegde kleurenwaardes. Met behulp van zo'n kleurenkaart wordt met regelmaat de scanner geprofileerd en gekalibreerd, met andere woorden er wordt een profiel aangemaakt waarin de karakteristieken van de scanner zijn vastgelegd. Dit kleurenprofiel staat ons toe om de kleuren van een specifieke scanner om te rekenen naar een algemene kleurruimte, zoals sRGB of AdobeRGB. Wanneer daarna een monitor of een printer ook is gekarakteriseerd middels een profiel kunnen precies de juiste kleuren worden weergegeven.

Van alle tijdens het project in te zetten scanners wordt voor aanvang middels de ISO resolutieproef no. 2 (ISO 3334) aangetoond dat er het aantal lijnparen per millimeter zichtbaar gemaakt kunnen worden op de scan-resolutie(s) (i.e. de PPI waardes) waarop ten tijde van het project wordt gedigitaliseerd. De resultaten worden geregistreerd met vastlegging van merk, type en serienummer van de gebruikte scanner alsmede de gebruikte software met zowel naam als versie. Deze gegevens worden meegegeven in de technische metadata. Bij aanvang van de werkzaamheden leveren wij u de gevraagde informatie aan ten behoeve van het handboek vervanging.

Voor kleurenreproductie is het essentieel dat het invoerapparaat is geprofileerd en met regelmaat opnieuw wordt gekalibreerd om veranderende karakteristieken (door veroudering) in het profiel op te nemen. Het gebruik van een goed geprofileerde scanner zal eveneens kleurzweem voorkomen. Immers kleurzweem door een scanner gegenereerd is in het profiel van die scanner vastgesteld. Wanneer de digitale afbeelding die met die scanner is gegenereerd wordt gebruikt, zal de kleurzweem hierdoor worden geneutraliseerd. Eveneens wordt door middel van dit kleurenmanagement gezorgd voor een goede tonaliteit. De gradaties van licht naar donker worden immers opgebouwd conform het referentiebestand ongeacht de instelling tijdens scannen. Wel moeten de instellingen tussen profilering en scanning absoluut niet worden gewijzigd, want dan is het invoerprofiel niet meer geldig.

OCR:

Bestanden worden na scanning voorzien van OCR tekstherkenning.

Beeldkwaliteit:

Beeldkwaliteit wordt beoordeeld op basis van de onderstaande elementen. Voor alle elementen is een bepaald maximum van toepassing.

• -

  Bestandsformaat PDF

• -

  Kleurnauwkeurigheid

• -

  Bitdiepte

• -

  Scherpstelling

• -

  Belichting

• -

  Verscherping

• -

  Rechtzetten

Metadateren:

Het metadateren wordt opgedeeld in het technisch en beschrijvend metadateren van zowel de dossiers, tabbladen en de bestandsnaamgeving.

Technische metadata:

In onderstaande tabel zijn de technische metadata beschreven die we meestal minimaal meegeven in het XMP profiel. Indien u aanvullingen wenst, of veranderingen dan vernemen we dat graag van u. Het XMP profiel wordt in de PDF/A opgeslagen.

Bestandsnaamgeving:

De bestandsbenaming van de documenten is conform de structuur zoals van toepassing is binnen de omgeving van YouForce. Daarbij wordt een logische bestandsnaam gehanteerd, voorzien van een unieke naamgeving. De bestandsbenaming komen deels voort uit de dossierlijsten en deels uit het door Karmac invoeren van de te indexeren velden (documenten, dossiers).

Beschrijvend metadateren dossiers en tabbladen:

De dossiers en tabbladen worden via barcodeherkenning ingedeeld en herkend. Daarna vindt koppeling van de metadata aan het dossier plaats via de dossierlijst. Mochten er verschillen ontstaan, dan worden deze indien van toepassing samen opgelost door u en ons. Alle kenmerken die in de dossierlijst aangeleverd worden, worden gekoppeld aan het dossier op dossierniveau.

Alle onderliggende (indien aanwezige) documenten ontvangen standaard de metadata van het dossier.

Het door u aangeleverde databestand wordt als basis gebruikt voor de controle op de volledigheid van de gescande dossiers. Ieder gescand en geïndexeerd dossier wordt als registratie afgevinkt. Daarnaast worden de restbarcodes (welke overblijven na het toevoegen van de barcodevoorloopbladen) als registratie afgevinkt. Beide registraties samen vormen in theorie het aangeleverde databestand. Verschillen worden door Karmac gecontroleerd en daar waar nodig opgelost.

Kwaliteitscontroles, die nodig zijn voor de vervanging:

• -

  Iedere medewerker registreert zijn activiteit ("metadateren") en welke doos (via barcode) hij gaat uitvoeren en na afronding meldt hij deze doos af. Op deze wijze vindt tracking & tracing plaats. De registratie wordt gelogd

• -

  Door de logging is duidelijk dat deze doos zich in het stadium van metadateren bevindt. In de gehele workflow is een systeem ingebouwd waardoor signalering mogelijk is. Ieder project is uitgezet in een planning en daarmee per activiteit in te verwerken dagelijkse hoeveelheden.

• -

  Ieder dossier dient voorzien te zijn een index (volledigheid).

• -

  Ieder document dient voorzien te zijn een index (volledigheid).

• -

  Daar waar mogelijk wordt een index gecontroleerd aan een referentiebestand of referentieindex vanuit de dossierlijst, een standaard database, of een hulpdatabase.

• -

  Ieder image wordt afzonderlijk softwarematig beoordeeld of de technische metadata volledig en 100% juist gevuld is. Alle elementen (zie eerdere tabel) worden daarin afzonderlijk gecontroleerd. Vervolgens wordt dit steekproefsgewijs ook visueel gecontroleerd door de metadateerder.

Conversie naar uitleverstructuur:

Om ervoor te zorgen dat de data en images direct en naadloos geïmporteerd worden, dienen de data en images in een bepaalde structuur te worden uitgeleverd. Deze structuur wordt onderling met de betrokken partijen afgestemd. Samen met RAET dragen wij zorg voor de naadloze aansluiting. Wij schatten in dat u aan schijfruimte circa 7 tot 10 GB nodig heeft. Daarbij gaan wij uit van circa 250kb voor een blaadje.

Bestanden uploaden:

Zodra alle bewerkingen op de digitale bestanden gereed zijn, worden de bestanden in de gewenste structuur geüpload. Uploaden wordt door Karmac gedaan na het ontvangen van de inloggegevens vanuit de gemeente.

Kwaliteitscontroles, die nodig zijn voor de vervanging:

• -

  De software registreert zijn activiteit ("wegschrijven") en welke doos (via barcode) hij gaat uitvoeren en na afronding meldt hij deze doos af. Op deze wijze vindt tracking & tracing plaats. De registratie wordt gelogd.

• -

  Door de logging is duidelijk dat deze doos zich in het stadium van wegschrijven bevindt. In de gehele workflow is een systeem ingebouwd waardoor tijdsignalering mogelijk is. Ieder project is uitgezet in een planning en daarmee per activiteit in te verwerken dagelijkse hoeveelheden.

• -

  Aantallen bestanden worden geteld en vergeleken met de aantallen op het netwerk.

Bewaartermijn digitale bestanden:

Een kopie en alle bijbehorende overige informatie en metadata van de afgeleverde digitale bestanden (lees verder kopie), wordt voor een periode van drie maanden na aflevering bewaard. Karmac bewaart deze kopie als back-up. Zodra de bewaartermijn ingaat, ontvangt u van ons een brief waarin de periode is vastgelegd. Na deze bewaartermijn wordt de kopie vernietigd en is dan ook niet meer te raadplegen. Van deze vernietiging ontvangt u een vernietigingsverklaring.

Retourneren fysieke dossiers:

De fysieke dossiers worden aan u geretourneerd op de volgende wijze. De documenten worden los in de omslag van het dossier teruggeplaatst, voorzien van de barcodebladen en ombonden met een elastiek per dossier. Mochten de groene schutbladen verwijderd worden bij het voorbewerken, worden deze als een aparte stapel in de doos geplaatst.

Opvraagservice internet:

Indien u dossiers ter inzage nodig heeft tijdens de verwerkingsperiode, zijn deze 24 uur per dag te raadplegen via een beveiligde website. Gedurende de periode van verwerken (tot één week na levering van de digitale bestanden), is de website beschikbaar. De digitale dossiers worden, tijdens de verwerking, binnen acht (8) werkuur na scanning aan u beschikbaar gesteld. Naarmate het project vordert worden er meerdere dossiers digitaal gemaakt. De toegang tot de website geschiedt middels twee gebruikersnamen en bijbehorende wachtwoorden. Op deze website voert u het opvraagkenmerk in.

Indien een dossier gescand is, wordt dit direct als multipage PDF getoond op de website. Daarbij heeft u ook de mogelijkheid om het dossier te printen of te downloaden, wanneer wenselijk. Wij willen u er wel op attenderen dat printen en/of downloaden de mogelijkheid van een schaduwadministratie in het leven gaat roepen. Een dossier dat u nodig heeft en nog niet op de website te vinden is, is op te vragen via de e-mail tegen een aanvullend tarief van € 17,50 per dossier. Karmac verwerkt de doos met daarin het opgevraagde dossier met voorrang in de productie. Binnen maximaal één (1) werkdag is het opgevraagde dossier te raadplegen via de eerder genoemde website. Tegen aanvullende kostprijs (€ 0,80 per verreden km. v.v.) ontvangt u de informatie per koerier.

Herstellingen uitvoeren:

Mocht na uw controle blijken dat er onvolkomenheden voorkomen in de werkzaamheden van Karmac dan vernemen wij graag van u welke deze zijn. Op basis van de waarnemingen en de resultaten van de door de Gemeente Westvoorne uitgevoerde controles, voert Karmac een eigen controle en onderzoek uit naar de oorzaak van de onvolkomenheden. Als uit onderzoek blijkt dat de oorzaak van de onvolkomenheden te wijten is aan Karmac, volgen vervolgstappen die leiden tot een herstelde levering. Het onderzoek wordt aangevangen op de dag van melding van de onvolkomenheid en binnen een werkdag afgerond. De resultaten van het onderzoek en indien van toepassing de vervolgstappen worden binnen maximaal anderhalve werkdag teruggekoppeld aan Gemeente Westvoorne De herstelling worden in principe binnen een week geleverd na de melding.

Doorlooptijd:

De doorlooptijd wordt in overleg vastgesteld. Op basis van een gemiddelde inzet qua capaciteit bedraagt de doorlooptijd circa 3 weken. De doorlooptijd is een indicatief gegeven. Voor aanvang van verwerken, dient u rekening te houden met een opstartfase van circa een tot twee weken. Aan het begin van de opstartfase wordt door de projectleider contact met u opgenomen.

Evaluatie:

Graag ontvangen wij na afronding van het project uw mening over onze dienstverlening. Uw mening is voor ons belangrijk om u in de toekomst zo optimaal mogelijk van dienst te zijn. Na afronding ontvangt uw contactpersoon een email met daarin het evaluatieformulier. Het formulier behandelt de verschillende fases van het project. Wij zien uw reactie graag tegemoet.