Organisatie | Haarlem |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening Auditcommissie gemeente Haarlem 2022 |
Citeertitel | Verordening Auditcommissie |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Verordening Auditcommissie vastgesteld op 26 april 2007.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
06-04-2022 | nieuwe regeling | 24-03-2022 |
Artikel 2 Taken en bevoegdheden
De commissie is belast met advisering aan en overleg namens de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeentefinanciën op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid, en het kunnen vervullen van zijn toezichthoudende en controlerende bevoegdheid.
De commissie is bevoegd aan de raad over alle in het kader van deze verordening relevant te achten onderwerpen voorstellen uit te brengen en deze onderwerpen te voorzien van een voorstel van de door de raad te nemen besluiten voor in ieder geval de in het tweede lid van dit artikel onder a tot en met c genoemde onderwerpen.
Artikel 3 Samenstelling en benoeming
De commissie wordt ondersteund door adviseurs, zoals de concerncontroller, de commissiegriffier, de wethouder financiën en overige functionarissen werkzaam op het gebied van de coördinatie van de beleidscyclus en de interne controle en de accountant. Zij kunnen door de commissie worden uitgenodigd voor een (onderdeel van de) vergadering.
Artikel 4 Vergadering, frequentie, quorum, verslaglegging en besluitvorming
Van iedere vergadering wordt van het besprokene een zakelijke weergave in een verslag opgenomen, waarbij de standpunten van de commissieleden worden vermeld. De commissiegriffier draagt zorg voor agendering van dit concept verslag in de eerstvolgende vergadering van de commissie. Het verslag wordt door de commissie vastgesteld.
Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad op 24 maart 2022.
De griffier
M. Philips
De voorzitter,
J. Wienen
Artikel 1 De commissie en begripsbepalingen
Er is gekozen voor artikel 84 Gemeentewet als grondslag, omdat er ook (externe) adviseurs een belangrijke rol vervullen.
Artikel 2 Taken en bevoegdheden
De gemeenteraad heeft de bedoeling met deze verordening de Auditcommissie steviger en herkenbaarder te positioneren. De werkzaamheden van de commissie zijn er op gericht, de raad beter in positie te brengen om zijn kaderstellende en controlerende taak te vervullen. De commissie is bevoegd aan de raad over alle op grond van deze verordening relevant te achten onderwerpen adviezen uit te brengen en deze onderwerpen te voorzien van een voorstel van de door de raad te nemen besluiten. De Auditcommissie is belast met de advisering aan en overleg namens de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeentefinanciën op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. Heel specifiek is een aantal van de taken benoemd en deze worden hieronder toegelicht.
De auditcommissie bereidt de procedure tot selectie en aanwijzing van een accountant voor en doet een voordracht voor de keuze, dan wel adviseert de raad in geval van contractverlenging en de beëindiging van de samenwerking met de accountant. De raad benoemt de accountant, maar de Auditcommissie onderhoudt voornamelijk de contacten met de accountant.
Verder bespreekt de commissie jaarlijks de opdrachtformulering voor de controle van de jaarrekening, het rapport van bevindingen van de interim-controle en het accountantsverslag inzake de jaarrekeningcontrole, de jaarrekening en de strekking van de accountantsverklaring. De werkzaamheden van de accountant worden jaarlijks met hem of haar geëvalueerd en de Auditcommissie beoordeelt dan onder meer of deze werkzaamheden overeenkomstig de opdracht en het programma van eisen hebben plaatsgevonden.
Periodiek wordt er door de Auditcommissie aandacht besteed aan de aanbevelingen van de accountant voortvloeiend uit de jaarrekening- en interim-controle. De Auditcommissie gaat dan met de accountant en de interne adviseurs in gesprek over de stappen die zijn gezet of maatregelen die zijn getroffen en waar deze toe leiden. Ook monitort zij de voortgang van de opvolging van deze aanbevelingen.
Artikel 212 van de Gemeentewet schrijft voor dat de raad uitgangspunten vaststelt voor het financiële beleid, de financiële organisatie en het financieel beheer. In Haarlem zijn deze thans vastgelegd in de Financiële verordening. De auditcommissie krijgt als opdracht om te volgen hoe het College deze vastgestelde uitgangspunten toepast, en hierover desgewenst met de adviseurs in gesprek te gaan en de raad te adviseren over zijn bevindingen. Ook kan de Auditcommissie de raad adviseren over de vaststelling van deze verordening op het moment dat deze opnieuw moet worden vastgesteld.
Daarnaast voert de Auditcommissie overleg over de opzet en werking van interne beheersingsmaatregelen inzake control en (fraude)risicomanagement, inrichting van de financiële organisatie, kwaliteit van het financieel beleid en beheer.
Op verzoek van de raad kan de Auditcommissie overleggen en adviseren over de financiële positie van bepaalde verbonden partijen. Dit zal niet standaard voor alle Verbonden Partijen gebeuren, maar zal voor een selectie gebeuren bijvoorbeeld als het vermoeden er is dat de bedrijfsvoering van verbonden partijen substantieel invloed heeft of gaat hebben op de financiële positie van de gemeente of risico’s met zich meebrengt.
In het kader van de uitoefening van haar taken is de Auditcommissie bevoegd informatie in te winnen bij het college en elders over alle voor haar relevant te achten onderwerpen, die zij nodig acht voor de uitoefening van haar taken.
Artikel 3 Samenstelling en benoeming
Het eerste lid bepaalt dat voor een slagvaardige Auditcommissie deze uit vijf leden bestaat en dat uitsluitend raadsleden in aanmerking komen voor het lidmaatschap van de Auditcommissie. Dit laatste heeft te maken met het feit dat de taken die aan de Auditcommissie zijn toebedeeld een directe relatie met het raadswerk hebben. Gezien het aandachtsgebied van de commissie Bestuur is besloten vast te houden aan de bepaling dat één lid uit de commissie Bestuur moet komen. Door ten minste twee leden uit een oppositiepartij als lid van de AC te benoemen wordt duidelijk gemaakt dat de redelijke afspiegeling betrekking heeft op een redelijke verhouding tussen coalitie en oppositie. De AC adviseert de raad op neutrale wijze, zonder partijpolitieke standpunten in te nemen.
In de vorige verordening was de duur van de zittingsperiode niet opgenomen, terwijl de intentie wel was dat de zittingsperiode gelijk is aan die van de leden van de zittende raad, in principe dus vier jaar. Voor deze commissie is het opbouwen van de juiste expertise en continuïteit van groot belang. Daarom is het hier expliciet opgenomen. In het hoogst ongebruikelijke geval een lid tussentijds door de raad wordt ontslagen dient dit besluit met redenen te zijn omkleed. Het lidmaatschap kan ook vervallen door het verlies van de hoedanigheid van raadslid of door ontslag op eigen verzoek.
Gelet op het technisch karakter van de besprekingen, en de inhoudelijke bijdrage die wordt verwacht van de leden, worden geen plaatsvervangers benoemd. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter. De (plaatsvervangend) voorzitter van de Auditcommissie maakt tegelijkertijd ook deel uit van de commissie en kan derhalve ook inhoudelijk deelnemen aan de vergadering.
De accountant wordt door de Auditcommissie ook een adviseur beschouwd en daarom ook als zodanig genoemd. Tevens wordt in de verordening de mogelijkheid geboden om ook andere functionarissen als adviseur uit te nodigen zoals nu regelmatig het geval is voor de interne auditors. Voor alle adviseurs geldt nu dat zij voor (delen van) de vergadering worden uitgenodigd. Dit is nu uitdrukkelijk aangegeven.
Artikel 4 Vergadering, frequentie, quorum, verslaglegging en besluitvorming
Gezien de aard van de te bespreken onderwerpen en de gewenste openheid waarmee over deze onderwerpen kan worden gesproken met de accountant en de interne adviseurs wordt er nu in beslotenheid vergaderd. Het besloten karakter van de vergaderingen van de Auditcommissie stimuleert om met open vizier en zonder politieke (bij)bedoelingen de discussie te voeren. Gelet op het takenpakket wordt uitgegaan van minimaal zes vergaderingen volgens een door de commissie vastgesteld vergaderschema. Extra vergaderingen kunnen in onderling overleg worden ingepland. De vergadering van de commissie vindt doorgang als een meerderheid, in dit geval tenminste drie van de vijf leden, aanwezig is. De voorzitter bepaalt in samenspraak met de leden de agenda van de vergadering.
De stukken van de Auditcommissie inclusief de verslagen zijn alleen voor raads- en commissieleden wel via de website te raadplegen. Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.
De Auditcommissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en het college en heeft dus geen besluitvormende bevoegdheden. De commissie wordt geacht onafhankelijk te adviseren, en daarom is de ervaring dat er niet of nauwelijks stemmingen nodig zijn. Zij maakt enkel adviezen en voorstellen waarbij consensus een goed streven is. Indien er toch sprake is van minderheidsstandpunt is, wordt daarvan (met redenen omkleed) melding gemaakt in het advies. Achtergrond hiervan is dat gezien de complexiteit van de materie een afwijkend inhoudelijk standpunt, dat niet wordt gesteund door de meerderheid van de commissie, van belang kan zijn voor de gemeenteraad. Hiermee wordt tevens benadrukt dat de auditcommissie geen politieke functie heeft.