Reglement van Orde van het presidium van de gemeenteraad van Hilvarenbeek 2022

Artikel 1. Algemene bepalingen

• 1.

  De gemeenteraad van Hilvarenbeek heeft een presidium. Dit is een door de raad op grond van artikel 83 van de Gemeentewet ingestelde commissie.

• 2.

  Het presidium richt zich op de procedures en processen van raads- en commissievergaderingen en niet op politiek-inhoudelijke aangelegenheden. Tevens richt het zich op het werkgeverschap ten aanzien van de griffier en de griffiemedewerkers zoals die door de raad aan hem is gedelegeerd.

Artikel 2. Taken en bevoegdheden

• 1.

  Het presidium is belast met de volgende taken ten aanzien van de procedures en processen van raads- en commissievergaderingen:

  • a.

    het opstellen van de voorlopige agenda’s van de gemeenteraad en de raadscommissies en het vaststellen van de termijnplanning inclusief de wijze waarop onderwerpen in de raadscommissies wordt behandeld zoals bepaald in artikel 3, lid 4 van het Reglement van orde raadscommissies 2022, te weten: oriënterende bouwsteen, kaderstellende bouwsteen, beeldvormende bouwsteen en/of oordeelsvormende bouwsteen;

  • b.

    het bewaken van procedures voor de aanlevering van de vergaderstukken op kwaliteit, tijdigheid en volledigheid, anders dan inhoudelijk;

  • c.

    het uitnodigen van collegeleden en ambtelijke ondersteuning voor de raads- en commissievergaderingen;

  • d.

    het uitnodigen van belanghebbenden en andere personen die mogelijk informatie kunnen verschaffen over onderwerpen die op de voorlopige agenda van de raadscommissies en de raad worden geplaatst;

  • e.

    de statustoekenning, op basis van advies van de raadscommissies, van raadsvoorstellen, in bespreek- en hamerstukken voor de raadsvergaderingen;

  • f.

    de statustoekenning van de ingekomen stukken, waarbij stukken voor commissies moeten worden geacht ingekomen stukken voor de raad te zijn, in:

    a-stukken: ter kennisneming

    b- stukken: ter kennisneming onder mededeling dat de stukken door het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester zullen worden gedaan;

    c-stukken: ter bespreking in een functionele raadscommissie

    d-stukken: dat de stukken bij een raadsvoorstel zullen worden meegenomen of verwerkt

  • g.

    het jaarlijks vaststellen van een vergaderschema van de raad en de commissies.

• 2.

  Het presidium voert de functioneringsgesprekken met de burgemeester.

• 3.

  Het presidium oefent het werkgeverschap uit ten aanzien van de griffier en de griffiemedewerkers zoals die door de raad aan hem is gedelegeerd.

• 4.

  Tot de bevoegdheid van het presidium behoren ook de voorbereiding en uitvoering van de overige tot het werkgeverschap van de raad behorende besluiten en regelingen.

• 5.

  Het presidium kan de aan hem overgedragen bevoegdheden ten aanzien van de griffiemedewerkers mandateren aan de griffier.

• 6.

  Voorts is het presidium belast met de taken en functies uit de artikelen 4, 7, 9, 10, 15, 22, 26, 28, 41 en 45 van het Reglement van Orde van de gemeenteraad van Hilvarenbeek 2021 en de artikelen 2, 3, 8, 9, 11, 12 en 18 van het Reglement van orde raadscommissies 2021.

Artikel 3. Samenstelling

• 1.

  Het presidium bestaat uit de fractievoorzitters van de raadsfracties. Bij verlet kunnen zij zich enkel door de door fracties aangewezen vice-fractievoorzitters laten vervangen.

• 2.

  Als de agenda’s van de commissies worden besproken wordt het presidium aangevuld met de (plaatsvervangend) commissievoorzitters als adviseurs.

• 3.

  Het presidium wordt voorgezeten door de voorzitter van de gemeenteraad, tenzij het over een activiteit gaat zoals bedoeld in artikel 2 lid 2 of de voorzitter afwezig is, dan zit de plaatsvervangend voorzitter van de gemeenteraad het presidium voor. De (plaatsvervangend) voorzitter is geen lid van het presidium.

• 4.

  De griffier is secretaris van het presidium.

Artikel 4. Agenda en verslaglegging

• 1.

  De griffier stuurt tien dagen vóór de vergadering een conceptagenda naar de leden van het presidium met onderliggende stukken.

• 2.

  Bij aanvang van de vergadering stelt het presidium de definitieve agenda vast.

• 3.

  Op de agenda kunnen in ieder geval geen agendapunten worden gezet die buiten de reikwijdte vallen van artikel 1 lid 2 van dit reglement en de taken zoals genoemd in artikel 2 van dit reglement.

• 4.

  Van de vergadering wordt een lijst met besluiten, afspraken en aandachtspunten gemaakt.

• 5.

  De lijst als bedoeld in lid 4 wordt ter kennis van de raad en het college gebracht binnen één week na de vergadering van het presidium.

• 6.

  Het verslag bevat in ieder geval de volgende informatie:

  • a.

    de namen van aan- en afwezige leden;

  • b.

    een vermelding van zaken die aan de orde zijn geweest;

  • c.

    een formulering van de door het presidium gemaakte afspraken en genomen besluiten.

• 7.

  Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering van het presidium vastgesteld.

Artikel 5. Openbaarheid

• 1.

  De vergaderingen, agenda en vergaderstukken van het presidium zijn in beginsel openbaar.

• 2.

  Een (deel van de) vergadering van het presidium is besloten wanneer de voorzitter of ten minste twee leden daar om verzoeken.

• 3.

  Van een besloten vergadering kan een afzonderlijke besluitenlijst worden gemaakt.

• 4.

  Indien een raadslid de stukken als bedoeld in lid 3 wil inzien, kan hij daartoe een verzoek indienen bij de voorzitter van het presidium. De voorzitter weigert zo’n verzoek slechts als sprake is van strijd met het openbaar belang.

• 5.

  In afwijking van het bepaalde in lid 1 worden de vergaderingen, wanneer wordt gesproken over een aangelegenheid zoals bepaald in artikel 2, lid 2 t/m 4, in het belang als bedoeld in artikel 10, lid 2 onder e of f van de Wet openbaarheid van bestuur in beslotenheid gehouden. Artikel 86 van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing.

• 6.

  Op een besloten (gedeelte) van de vergadering en de stukken kan geheimhouding worden opgelegd, waarbij artikel 86 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing is.

Artikel 6. Besluitvorming

• 1.

  Het presidium neemt alleen besluiten over zaken zoals bedoeld in artikel 1 lid 2 van dit reglement en politiek niet gevoelig zijn.

• 2.

  Besluiten, behalve statustoekenning van raadsvoorstellen, worden bij meerderheid van stemmen genomen, waarbij elk lid van het presidium één stem heeft.

• 3.

  Tenzij het presidium voltallig is, wordt hij het staken van stemmen het nemen van een beslissing uitgesteld tot een volgende vergadering.

• 4.

  Indien de stemmen staken in een voltallige vergadering of in een nieuwe vergadering waarover het onderwerp wordt opnieuw wordt gestemd, is het voorstel niet aangenomen.

• 5.

  Onder een voltallig presidium moet worden volstaan een presidium waarin alle leden waaruit het presidium bestaat, voor zover zij zich niet van deelneming aan de stemming moesten onthouden, een stem hebben uitgebracht.

• 6.

  Over de statustoekenning van raadsvoorstellen in hamerstukken wordt besloten bij unanimiteit. Op verzoek van één lid van het presidium kan een raadsvoorstel een bespreekstuk worden.

Artikel 7. Slotbepalingen

• 1.

  In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het presidium op voorstel van de voorzitter.

• 2.

  Deze verordening treedt in werking op 30 maart 2022.

• 3.

  Op dat tijdstip vervalt het Reglement van Orde van het presidium 2021 vastgesteld bij raadsbesluit van 28 januari 2021.

• 4.

  Deze verordening kan worden aangehaald als Reglement van Orde van het presidium 2022.

Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 3 februari 2022,

de griffier, de plaatsvervangend voorzitter,

M. Janus W.J.M. Vennix

Toelichting Reglement van Orde van het presidium 2022

Artikel 1.

Door het presidium vormt te geven als een bestuurscommissie op grond van artikel 83 van de Gemeentewet kan het presidium zelfstandig (namens de raad) besluiten nemen. Dit is met name van belang voor de uitoefening van het werkgeverschap ten aanzien van de griffier en griffiemedewerkers

Artikel 2.

In dit artikel wordt verwoord dat het presidium, naast de taken ten aanzien van de procedures en processen van raads- en commissievergaderingen, ook de bij het werkgeverschap behorende taken en bevoegdheden vervult, zoals die door de raad aan hem zijn gedelegeerd. De precieze delegatie is niet in dit artikel vastgelegd, maar in een afzonderlijk raadsbesluit en komt overeen met het door gewoonte ontstane gebruik.

Artikelen 3 en 4

De inhoud van deze artikelen spreken voor zich.

Artikel 5.

In vergaderingen van het presidium kunnen personele aangelegenheden aan bod komen. Ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer is het niet de bedoeling om dit aan derden kenbaar te maken. Daarom wordt op zaken met betrekking tot het werkgeverschap en de functioneringsgesprekken met de voorzitter geheimhouding opgelegd en vinden de vergadering hierover in beslotenheid plaats. Het presidium kan deze geheimhouding wel opheffen.

Artikelen 6 en 7.

De inhoud van deze artikelen spreken voor zich.