| Organisatie | Brunssum |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Aanvullende regels, trouwen in het Openluchttheater |
| Citeertitel | Aanvullende regels, trouwen in het Openluchttheater |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 02-04-2022 | nieuwe regeling | 08-03-2022 | 2010565 |
In het recent vastgestelde huwelijksbeleid is opgenomen dat het Openluchttheater in Brunssum zal worden toegevoegd aan de gemeentelijke trouwlocaties. Middels dit stuk met aanvullende regels wordt een handvat geboden voor huwelijksvoltrekkingen in het Openluchttheater. Op basis van een uitgevoerde pilot op 13 augustus 2021, alsmede bevindingen van diverse gemeentelijke ambtenaren die in de evaluatie naar voren kwamen, is dit stuk opgesteld.
De opname van het Openluchttheater als gemeentelijke trouwlocatie is in het huwelijksbeleid niet uitgewerkt. Hierin is enkel aangegeven dát het Openluchttheater toegevoegd wordt. Het Openluchttheater is op 1 juli 2020 reeds door het college aangewezen als trouwlocatie. Naar aanleiding van dit besluit diende echter uitgezocht te worden welke haken en ogen er aan een huwelijk of partnerschapsregistratie in het Openluchttheater zaten en welke voorwaarden en extra regels hieraan gekoppeld dienden te worden. Naast een aantal praktische zaken speelt ook wet- en regelgeving een rol en moet er gekeken worden naar kosten en organisatie. Deze notitie met aanvullende regels voor huwelijken in het Openluchttheater moet hier in de toekomst houvast in bieden.
Het Openluchttheater is gelegen in het Vijverpark in Brunssum en is op 9 september 2021 feestelijk geopend. Eigenlijk is het ‘heropend’, het Openluchttheater was er immers al, het heeft echter een upgrade gekregen met enkele voorzieningen, een dak en vernieuwing van enkele elementen. Het theater dat sinds 1951 in het Brunssumse Vijverpark gelegen is, biedt plek aan circa 600 bezoekers. Hetgeen tijdens de coronapandemie natuurlijk mogelijk beperkt wordt. En nu wordt het dus ook mogelijk om er te trouwen als voortzetting van het streven van het profileren van de gemeente als ‘trouwgemeente Brunssum’.
2. Trouwen in het Openluchttheater
Wanneer een bruidspaar wil trouwen in het Openluchttheater heeft dit gevolgen voor de organisatie van de huwelijksvoltrekking. Op veel vlakken is het trouwen in het Openluchttheater net iets anders dan een huwelijk in het gemeentehuis, oude raadhuis of het Clemensdomein. De locatie is in de buitenlucht, wordt gebruikt voor andere doeleinden en is -normaal gesproken- te allen tijde openbaar toegankelijk. Daardoor zijn veel voorzieningen niet doorlopend aanwezig en dient rekening te worden gehouden met de planning van evenementen en extra voorbereidingstijd vanwege de reiniging van het theater.
Trouwen in de open lucht brengt, behalve een andere en unieke sfeer, ook grote en minder grote risico’s met zich mee. Wat als het regent? Als het hard waait? De trouwlocatie dient openbaar toegankelijk te zijn, zo is bepaald in de wet, maar hoe voorkom je dat bij een locatie als het Openluchttheater opeens mensen midden door de ceremonie lopen? Op deze vragen dient een antwoord gevonden te worden om te voorkomen dat een huwelijk verstoord wordt, of niet door kan gaan. Waar voor sommige vragen de antwoorden voor de hand liggend en eenvoudig zijn, is bij andere vragen de oplossing ietwat moeilijker te vinden.
Een huwelijk in de buitenlucht is met Nederlands weer altijd een risico. Maar hoe kan de gemeente zorgen dat een huwelijk op de gewenste datum doorgang kan vinden, ook wanneer de zon niet schijnt? De oplossing is hiervoor is eenvoudig, we zullen te allen tijde een binnenruimte als back up moeten reserveren waar naartoe uitgeweken kan worden indien nodig. Het gemeentehuis of oude raadhuis zijn hiervoor de opties. De trouwzaal in het Oude Raadhuis wordt enkel gebruikt voor bruiloften en er worden nooit twee huwelijken tegelijkertijd gepland, derhalve is hier geen probleem te verwachten. Wel moet er rekening mee gehouden worden dat bij een verplaatsing naar binnen minder personen aanwezig kunnen zijn. Dit dient medegedeeld te worden wanneer een bruidspaar voor een huwelijk in het Openluchttheater kiest.
Bij de pilot die in augustus van dit jaar gedraaid is met een huwelijk in het Openluchttheater kwam naar voren dat de voorbereidingstijd van een huwelijk aldaar veel werk met zich meebrengt. Er ligt afval op de tribune en vogelpoep van de eenden/ganzen op de grond ter plekke van de huwelijksvoltrekking. Op een dag die als één van de mooiste dagen in je leven de boeken in moet gaan zijn deze zaken niet wenselijk. Op je trouwfoto’s wil je geen lege blikjes of half opgegeten bakjes friet terugzien en wanneer je je in je trouwjurk of -pak hijst, dan is niets vervelender dan dat deze kleding voor de rest van de dag besmeurd is met vogelpoep. Het opruimen en schoonspuiten van de locatie vergt echter veel tijd. Uit de pilot bleek dat dit in totaal zo’n 3 uur kost, weinig lonend voor het sluiten van één huwelijk van pakweg een driekwartier. De aanwezigheid van rommel en de eventuele vlekken in kleding vallen buiten de verantwoordelijkheid van de gemeente, indien een bruidspaar kiest voor een huwelijk in het Openluchttheater zal de gemeente haar uiterste best doen dit te voorkomen, garantie is er echter niet. Dit dient duidelijk gecommuniceerd te worden met het bruidspaar.
Naast de huwelijken wordt het Openluchttheater uiteraard ook gebruikt voor zijn eigenlijke doel: evenementen. Omdat huwelijken vaak lang van te voren aangevraagd worden, is het programma van het Openluchttheater voor die periode in veel gevallen nog niet bekend. Om te voorkomen dat evenementen in het Openluchttheater onmogelijk gemaakt worden doordat de agenda volstroomt met huwelijken dient een oplossing gevonden te worden die het mogelijk maakt om te trouwen in het theater, zonder dat dit het eigenlijke gebruik belemmert. De gemeente Brunssum zal hiervoor een (aantal) zogenoemde huwelijkendag(en) in het leven roepen. Een dag, of meerdere dagen waarop het Openluchttheater gereserveerd wordt voor het sluiten van huwelijken. Door deze op één dag te bundelen, werkt het niet te beperkend voor het programma van evenementen in het theater en het Vijverpark en kan toch aan grote(re) aantallen bruidsparen de mogelijkheid geboden worden om te trouwen in het Openluchttheater. Daarnaast moet gecheckt worden wanneer de afdelingen Openbare Ruimte en het team Gebouwenbeheer onderhoud gepland hebben voor het Openluchttheater en Vijverpark om te voorkomen dat de huwelijkendag hiermee conflicteert.
Indien een bruidspaar op een andere dag dan de huwelijksdagen wenst te trouwen, is dat bij beschikbaarheid van het Openluchttheater mogelijk. Zij dienen zelf voor de organisatie te zorgen. Indien men het aansluitende feest ook hier wil houden wordt dit als evenement gezien en dient hier ook de daarbij behorende vergunning worden aangevraagd. Het feest zal aan de eisen, die gesteld zijn aan een evenement, moeten voldoen.
2.3 Voorbereiding en organisatie
Aan het bruidspaar moet ten tijde van de keuze van de trouwlocactie kenbaar gemaakt worden dat het Openluchttheater enkel gebruikt kan worden bij de huwelijksvoltrekking en niet voor het feest na afloop. Daarnaast wil de gemeente benadrukken dat het gebruiken van rijst, confetti en ballonnen niet is toegestaan, ook zal duidelijk gecommuniceerd worden bij de intakegesprekken met bruidsparen.
Toegankelijkheid Openluchttheater
Het Openluchttheater is een openbaar toegankelijke locatie, naast de rommel die daardoor helaas ontstaat, waarop we nog terugkomen, zorgt dit er ook voor dat er bezoekers van het Vijverpark (per abuis) het theater binnen kunnen lopen tijdens de ceremonie. Hoewel een huwelijk in de openbaarheid dient te worden voltrokken is het echter niet wenselijk dat het verstoord wordt door mensen van buitenaf die bedoeld of onbedoeld binnen komen wandelen. Derhalve is het nodig om aan alle toegangen (twee poorten) een toezichthouder (bode?) ‘beveiliger’ te plaatsen die bij bezoekers aangeeft dat zij enkel binnen kunnen wanneer ze tot de gasten van het huwelijk behoren. De betreffende personen dienen hierbij duidelijk herkenbaar te zijn als onderdeel van de organisatie. Een ander punt is de toegankelijkheid van het Openluchttheater voor mindervaliden. Deze is na de pilot verbeterd. Wanneer mindervaliden de tribune willen betreden is dit enkel mogelijk via de linkerzijde, alwaar zij op de voorste rij plaats kunnen nemen, hierover dient duidelijk over te worden gecommuniceerd wanneer een huwelijk in het Openluchttheater aangevraagd wordt. Indien er huwelijke plaatsvinden en er mindervaliden aanwezig zijn, kan vooraf met het bejaardenhuis afgestemd worden of, indien nodig, gebruik gemaakt kan worden van het invalidentoilet aldaar.
Uitbesteden huwelijken in Openluchttheater
Bovenstaande in acht nemende is het voorstel om de organisatie van huwelijken in het Openluchttheater uit te besteden. Bij een huwelijk in het Openluchttheater komt dusdanig veel kijken dat uitbesteding aan een evenementenorganisator raadzaam is. Het organiseren van een bruiloft, zeker in de vorm van een huwelijkendag, met de daarbij komende aspecten (materiaal, personeel, organisatie, etc.) is vergelijkbaar met organiseren van een evenement. Niet alleen is het niet de core business van de gemeente om evenementen te organiseren, maar hiervoor mist ook de mankracht en het materiaal. De kosten van organisatie van de pilot in augustus bedroegen pakweg €1000,- voor de gemeente. Uit een offerte die is opgevraagd bij een evenementenorganisator blijkt dat organisatie door dit bedrijf tussen de €250,- en €550,- zal kosten.
Daarnaast kan de gemeente Brunssum niet in maatwerk leveren voor elk individueel bruidspaar om de huwelijksvoltrekking naar wens aan te kleden, dat kan een evenementenorganisator wel. Door het uitbesteden van de organisatie aan een externe partij op huwelijkendagen heeft de gemeente tevens slechts één aanspreekpunt, waardoor minder tijd verloren gaat aan de organisatie.
Een organisator zal in ieder geval zorg moeten dragen voor de volgende zaken:
De uitbestede organisatie van de huwelijken valt onder de verantwoordelijkheid van de organisator, denk hierbij ook aan eventuele klachten. Hierover dient duidelijk gecommuniceerd te worden richting de bruidsparen.
De pilot in augustus heeft de gemeente circa €1000,- gekost, dit betrof met name uren die in organisatie gestoken werden. Nu er wordt voorgesteld om de organisatie van de huwelijkendagen uit te besteden, kunnen de leges voor huwelijken in het Openluchttheater gelijk blijven aan huwelijken in andere gemeentelijke trouwlocaties. Wel dient het bruidspaar rekening te houden met de organisatiekosten die zij rechtstreeks aan de organisator verschuldigd zijn.
Geconcludeerd kan worden dat huwelijken in het Openluchttheater een heel mooi plan zijn. Op een prachtige locatie, maar dat de organisatie ervan niet zo makkelijk is als het op eerste gezicht lijkt. Er worden dan ook een aantal voorstellen gedaan om de organisatie eenvoudiger en praktischer te maken. Het bundelen van huwelijken op één dag en het uitbesteden van de organisatie zijn hiervan de belangrijkste en meest concrete voorbeelden. Daarnaast zijn er zaken die uit praktische overwegingen plaats moeten vinden om vooraf problemen of onduidelijkheden te voorkomen. Al deze zaken zijn hieronder als beslispunten op een rij gezet.