Budgethoudersregeling gemeente Beekdaelen 2022

Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

• -

  budget: op geld gewaardeerde middelen die op basis van de door de gemeenteraad vastgestelde programmabegroting, inclusief begrotingswijzigingen, beschikbaar zijn voor een hoofdtaakveld, taakveld, activiteit of investering.

• -

  college: het College van Burgemeester en wethouders.

• -

  hoofdbudgethouder: degene die ambtelijk de eindverantwoordelijkheid draagt voor de doelmatige, doeltreffende en rechtmatige inzet van de aan hun toegewezen middelen.

• -

  budgethouder: de door de hoofdbudgethouder aangewezen medewerker die belast is met het beheer van (een deel van) het budget van de hoofdbudgethouder.

• -

  prestatie akkoord verklaarder: de door de budgethouder aangewezen medewerker die belast is met het beheer van het budget van een kostenplaats of van een specifieke kostensoort.

• -

  programma: de in de begroting vermelde onderdelen waarvoor de gemeenteraad verantwoordelijk is en budgetten ter beschikking heeft gesteld.

• -

  taakveld: een door het ministerie voorgeschreven eenheid van taken en daaraan gerelateerde activiteiten van gemeenten waar baten en lasten mee gemoeid zijn.

• -

  verplichtingen: overeenkomsten tot:

  • a.

    de levering van goederen en/of de verlening van diensten aan en/of door de gemeente Beekdaelen;

  • b.

    de aanneming van werken voor of door de gemeente Beekdaelen;

  • c.

    de besteding van de voor subsidies, gemeenschappelijke regelingen of anderszins beschikbaar gestelde bedragen.

• -

  te ontvangen rechten : (financiële) bijdragen van derden;

• -

  doelmatige besteding van de budgetten: het realiseren van bepaalde prestaties binnen een bepaalde tijd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

• -

  doeltreffende besteding van de budgetten: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

• -

  rechtmatige besteding van de budgetten: besteden van gelden in overeenstemming met wet- en regelgeving, waaronder ook interne gemeentelijke regels, raads- en collegebesluiten.

Artikel 2. Aanwijzing hoofdbudgethouders

• 1.

  Het College wijst de gemeentesecretaris/ directeur als hoofdbudgethouder aan voor de budgetten die direct ten dienste staan van de gemeentesecretaris/directeur alsmede voor de budgetten die de organisatieonderdelen ‘concernstaf’ en ‘strategische projectregie’ regarderen.

• 2.

  Het College wijzen de afdelingsmanagers als hoofdbudgethouder aan voor de budgetten die direct ten dienste van hun desbetreffende afdelingen staan.

• 3.

  Het College wijzen de griffier aan als hoofdbudgethouder voor de budgetten die direct ten dienste van de raad en de griffie staan.

Artikel 3. Aanwijzing budgethouders en prestatie akkoord verklaarder

• 1.

  Het College wijst alle in de begroting opgenomen budgetten toe aan de hoofdbudgethouders.

• 2.

  De hoofdbudgethouders kunnen projectleiders als budgethouder aanwijzen.

• 3.

  De hoofdbudgethouders kunnen binnen hun afdeling budgethouders, en eventuele vervangers aanwijzen.

• 4.

  De budgethouder kan prestatie akkoord verklaarders en eventuele vervangers aanwijzen.

• 5.

  De aanwijzingen bedoeld in het eerste tot en met het vierde lid worden vastgelegd in de financiële administratie.

• 6.

  Als budgethouder worden bij voorkeur aangewezen personen die in dienst zijn bij de gemeente Beekdaelen en werkzaam zijn bij projectenregie, concernstaf of in een rol als voorvrouw of voorman. Bij vervanging of specifieke projecten kunnen ook extern ingehuurde personen (tijdelijk) als budgethouder worden aangewezen.

• 7.

  Bij afwezigheid van de budgethouder worden de bevoegdheden uitgeoefend door de functionaris die voor diens vervanging is aangewezen of door de afdelingsmanager.

Artikel 4. Bevoegdheden budgethouder

• 1.

  De budgethouder is, via de hoofdbudgethouder, namens het college bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven tot maximaal:

  • -

    de in de begroting opgenomen bedragen;

  • -

    de bedragen van de vastgestelde kredieten;

  • -

    de omvang van de ingestelde voorzieningen.

• 2.

  De onder 1. omschreven bevoegdheden gelden uitsluitend met inachtneming van:

  • -

    de aan hem toegekende (onder)mandaten volgens het vigerend Mandaatbesluit;

  • -

    het inkoopbeleid van de gemeente Beekdaelen.

• 3.

  De onder 1. omschreven bevoegdheden gelden uitsluitend indien en voor zover de relatie met de beoogde activiteiten en/of ondersteuningsactiviteiten in stand blijft en met inachtneming van de in deze regeling opgenomen uitvoeringsvoorschriften.

• 4.

  De budgethouder is, namens het college bevoegd tot het verwerven van inkomsten ten gunste van de in de programmabegroting opgenomen bedragen of van de geraamde (externe) bijdragen in de vastgestelde kredieten. De geraamde bedragen gelden als minimaal te behalen.

• 5.

  De budgethouder is bevoegd om budgetten van kostenplaatsen en of kostensoorten aan prestatie akkoord verklaarders door te mandateren. De prestatie akkoord verklaarders zijn bevoegd verklaard voor de realisering van de aan de budgetten van kostenplaatsen en of kostensoorten verbonden taakstellingen die door de budgethouder aan hem zijn toegewezen.

• 6.

  Indien er onvoldoende duidelijkheid bestaat over de bevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen krachtens deze regeling of het Mandaatbesluit wordt geen toepassing gegeven aan de bevoegdheid en wordt deze zaak voor zover het niet de budgetten van de raad of de griffier betreft ter beslissing voorgelegd aan gemeentesecretaris/directeur dan wel het College.

Artikel 5. Verantwoordelijkheden budgethouder

• 1.

  De budgethouders zijn, voor de aan hen toegekende budgetten, verantwoordelijk voor:

  • -

    het realiseren van de activiteiten en/of algemene ondersteunende activiteiten of projecten die gerelateerd zijn aan de hem toegewezen budgetten;

  • -

    de voorbereiding van het beleid ter zake waaronder begrepen het voorbereiden van begrotingsvoorstellen, conform het bepaalde in artikel 5;

  • -

    een correcte besteding en verantwoording van de budgetten waaronder wordt verstaan:

  • -

    de deugdelijkheid van de financiële verantwoording;

  • -

    de rechtmatigheid van de verplichtingen, de uitgaven en de ontvangsten;

  • -

    het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen.

• 2.

  De budgethouder rapporteert 1 x per kwartaal aan de betreffende hoofdbudgethouder over:

  • -

    de voortgang van de beleidsuitvoering en het beheer;

  • -

    de inzet van de tot de budgetten behorende middelen (m.u.v. de kapitaallasten) aan de hand van een overzicht van de geplande en de werkelijke uitkomsten van het budget van de budgethouder waaruit de actuele budgetruimte blijkt;

  • -

    de vooruitzichten in financieel opzicht waarbij met name informatie wordt verstrekt over het niet of vertraagd realiseren van doelen en prioriteiten uit de programmabegroting en/of onderliggende taakveldraming of projecten.

• 3.

  Op basis van de onder lid 2 genoemde rapportages worden de tussentijdse rapportages aan de raad als bedoeld in de Financiële verordening gemeente Beekdaelen opgesteld. Rapportage en informatie aan de raad vindt plaats met inachtneming van het bepaalde in artikel 6 van de Financiële verordening gemeente Beekdaelen. Deze verantwoording vindt in ieder geval plaats via de zogenaamde 1e burap (stand van zaken t/m april) en de 2e burap (stand van zaken t/m september) van het lopende begrotingsjaar.

• 4.

  Substantiële afwijkingen en/of risico's worden altijd per direct gemeld aan de afdelingsmanager, dit ter beoordeling aan de budgethouder waarbij zowel de aard van de afwijking als de inhoud van de activiteit een rol zullen spelen.

• 5.

  Overeenkomsten worden in beginsel schriftelijk aangegaan.

Artikel 6. Verantwoordelijkheden prestatie akkoord verklaarder

• 1.

  De prestatie akkoord verklaarders zijn, voor de aan hen toegekende budgetten, verantwoordelijk voor:

  • -

    de voorbereiding van het beleid ter zake waaronder begrepen het voorbereiden van begrotingsvoorstellen, conform het bepaalde in artikel 5;

  • -

    een correcte besteding en verantwoording waaronder wordt verstaan;

    • o

      de deugdelijkheid van de financiële verantwoording;

    • o

      de rechtmatigheid van de verplichtingen, de uitgaven en de ontvangsten;

    • o

      het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen.

• 2.

  De prestatie akkoord verklaarder rapporteert 1 x per kwartaal aan de betreffende budgethouders over:

  • -

    de voortgang van de beleidsuitvoering en het beheer;

  • -

    de inzet van de tot de budgetten behorende middelen aan de hand van een overzicht van de geplande en de werkelijke uitkomsten van het budget van de prestatie akkoord verklaarder waaruit de actuele budgetruimte blijkt;

  • -

    de vooruitzichten in financieel opzicht waarbij met name informatie wordt verstrekt over het niet of vertraagd realiseren van doelen en prioriteiten uit de programmabegroting en/of onderliggende taakveldraming of projecten.

• 3.

  De betreffende rapportage wordt door de budgethouder verwerkt in de in artikel 4 lid 2 genoemde kwartaalrapportage.

Artikel 7. Begrotingsvoorbereiding

• 1.

  De budgethouder bereidt voor de aan hem toegewezen activiteit tevens de begroting en meerjarenraming voor.

• 2.

  Daarbij wordt rekening gehouden met de door het bestuur gegeven kaders en de vastgestelde begrotingsrichtlijnen.

Artikel 8. Verplichtingenadministratie

Bij het aangaan van verplichtingen met financiële consequenties, dan wel bij het bekend worden van te ontvangen rechten, houdt de budgethouder een verplichtingenadministratie m.b.t. het aan hem toegewezen budget in de financiële administratie bij.

Artikel 9. Begrotingswijzigingen en verschuivingen

• 1.

  Bij een ontoereikend budget voor het aangaan van de nodige verplichtingen en/of het doen van de nodige uitgaven doet de budgethouder, een voorstel voor een begrotingswijziging.

  Hierbij dient het volgende in acht te worden genomen:

  de budgethouder is bevoegd tot het accorderen van wijzigingen binnen en specifiek aan hem toegekend budget (verschuiving tussen kostensoorten binnen taken) mits daarmee de te behalen resultaten en doelstellingen niet in het geding komen.

• 2.

  In de volgende gevallen is geen verschuiving toegestaan:

  • -

    de verschuivingen mogen niet structureel van aard zijn, dan wel structurele gevolgen hebben;

  • -

    budgetten benodigd voor de bekostiging van rechtspositionele verplichtingen op grond van het reguliere arbeidsrecht, zoals vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek, en uitvoeringsregelingen kunnen niet voor andere doeleinden worden aangewend;

  • -

    geldelijke middelen, ter uitvoering van specifieke wetten en regelingen, kunnen niet voor andere doeleinden aangewend worden;

  • -

    er vindt geen verschuiving plaats tussen personele en materiële budgetten;

  • -

    de verschuiving heeft geen betrekking op kapitaallasten;

  • -

    er vindt geen omwisseling van investeringslasten en exploitatielasten plaats;

  • -

    er vindt geen verschuiving plaats met andere kostensoorten naar subsidies.

• 3.

  Tegenvallers op specifieke inkomsten dienen in principe binnen de desbetreffende taken te worden opgevangen.

• 4.

  Tegenvallers op specifieke inkomsten op budgetten die bestaan op basis van een vastgesteld krediet dienen in beginsel door de budgethouder binnen het desbetreffende investeringskrediet te worden opgevangen.

• 5.

  Mee- en tegenvallers op algemene inkomsten komen ten gunste/laste van de algemene middelen (i.c. het begrotingssaldo).

• 6.

  De budgethouder is bevoegd tot het (actief) genereren van niet-begrote inkomsten, indien dit geen negatieve gevolgen heeft voor de voorbereiding en uitvoering van de afgesproken begrotingsrealisatie en productie.

• 7.

  De budgethouder is gehouden in alle overige gevallen inkomsten die niet begroot zijn of hoger zijn dan geraamd aan het college te melden voorzien van een voorstel tot aanwending van de middelen.

Artikel 10. Fiattering en betaalbaarstelling van facturen

• 1.

  Opdrachten tot uitbetaling vinden slechts plaats op basis van facturen, (subsidie-)besluiten of andere bewijsstukken waaruit de betalingsverplichting blijkt.

• 2.

  Facturen worden digitaal voor akkoord verklaard door de budgethouder, de prestaties akkoord verklaarder of de plaatsvervangers daarvan. Daarbij wordt tevens aangegeven ten laste van welke verplichting de factuur moet worden betaald.

• 3.

  De medewerkers belast met de financiële administratie toetsen, alvorens tot betaling wordt overgegaan, of de betalingsstukken voldoen aan de formele vereisten waaronder in ieder geval wordt verstaan de vereisten die aan een factuur in het kader van BTW moeten worden gesteld.

Artikel 11. Budget

• 1.

  Een budget wordt vastgesteld als onderdeel van de programmabegroting, nadat de raad, bij vaststelling van de programmabegroting of een tussentijdse begrotingswijziging, het college opdracht geeft om die begroting uit te voeren.

• 2.

  Een budget in de vorm van een krediet wordt vastgesteld bij afzonderlijk besluit van de raad, al dan niet in het kader van de vaststelling van de begroting.

• 3.

  Verplichtingen, anders dan die ten laste van budgetten die bestaan op basis van een vastgesteld krediet, worden ten behoeve van het dienstjaar aangegaan en ten laste van de betreffende jaarrekening gebracht indien de activiteit in het dienstjaar heeft plaats gevonden of de beoogde prestatie in dat jaar is geleverd.

• 4.

  Een structureel uitgavenbudget dat in een begrotingsjaar niet geheel is besteed wordt toegevoegd aan de algemene middelen.

• 5.

  Een incidenteel uitgavenbudget dat in een begrotingsjaar niet geheel is besteed, kan alleen bij besluit van de raad worden overgeheveld naar het volgende begrotingsjaar, onder de volgende omstandigheden:

  • -

    het budget is incidenteel toegekend;

  • -

    de gevraagde ruimte is aanwezig;

  • -

    in de begroting voor het volgende jaar zijn voor dezelfde prestatie geen middelen opgenomen.

• 6.

  Dit budget vervalt als de middelen niet zijn ingezet in het jaar volgend op het begrotingsjaar waarvoor het budget is toegekend.

• 7.

  Indien een investeringsbudget een uitvoeringsperiode heeft die meer dan één begrotingsjaar bestrijkt is de budgethouder bevoegd de verplichtingen in/voor de betreffende jaren aan te gaan.

Artikel 12. Calamiteiten

• 1.

  In geval van calamiteiten (onvoorzien, onvermijdbaar, onuitstelbaar) is het de budgethouder toegestaan verplichtingen aan te gaan zonder dat daarvoor een goedgekeurd dan wel toereikend budget aanwezig is.

• 2.

  Als van de bevoegdheid in lid 1 gebruik wordt gemaakt, wordt voor zover het niet de budgetten van de raad of de griffier betreft, de desbetreffende hoofdbudgethouder en het college van te voren door de budgethouder schriftelijk geïnformeerd over de noodzaak van deze handelwijze en de gevolgen daarvan.

Artikel 13. Overdracht van bevoegdheden

Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar, in die zin, dat het niet is toegestaan, dat twee of meer budgethouders dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor één taak met bijbehorend budget.

Artikel 14. Verenigbaarheid van functies

• 1.

  Voor zover mogelijk wordt de functie van budgethouder niet gecombineerd met de functie van beheerder gemeentefinanciën, kassier of met de registrerende functie. Wanneer deze functiescheiding niet realiseerbaar is worden de daardoor mogelijke risico’s beperkt door gegevensgerichte controles.

• 2.

  Een budgethouder mag aan hem toegekende bevoegdheden niet zelfstandig uitoefenen ten aanzien van zichzelf of ten aanzien van boven hem geplaatste functionarissen.

• 3.

  In het algemeen of per organisatieonderdeel en/of per budgethouder kan het college - voor zover niet strijdig met deze regeling en/of andere algemene regels - aan de zelfstandige uitoefening van het budgethouderschap condities en beperkingen verbinden.

• 4.

  Lid 3 geldt niet voor de budgetten van de raad of de griffier.

Artikel 15. Slotbepalingen

• 1.

  In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het college.

• 2.

  Deze regeling kan worden aangehaald onder de naam "Budgethoudersregeling gemeente Beekdaelen 2022" en gaat in per 1 april 2022.

• 3.

  Met het inwerkingtreden van deze regeling vervalt de “Budgethoudersregeling gemeente Beekdaelen 2019 zoals vastgesteld op datum 3 januari 2019.