Beheerregeling informatiebeheer Peelgemeenten 2022

Artikel 1 Begrippenkader

• 1.

  In dit besluit wordt verstaan onder:

• a.

  de archiefbewaarplaats: het streekarchief van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCE);

• b.

  de archivaris: de streekarchivaris van het RHCE;

• c.

  authentiseren: het toekennen van een of meer kenmerken aan informatie, zodanig dat later kan worden vastgesteld dat het om de originele, authentieke informatie gaat;

• d.

  hoofd van de beheereenheid: de manager Bedrijfsvoering van de Gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten;

• e.

  informatie: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet, zijnde het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de Gemeenschappelijke Regeling Peelgemeenten;

• f.

  informatiebeheer: het geheel aan maatregelen om de informatie in duurzame, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn zodanig dat de authenticiteit ervan kan worden aangetoond en de informatie volledig, actueel en betrouwbaar, in leesbare en interpreteerbare vorm, beschikbaar kan worden gesteld;

• g.

  organisatieonderdeel: elk op basis van de begroting als zelfstandig aan te merken organisatieonderdeel van de Gemeenschappelijke Regeling Peelgemeenten;

• h.

  vorm (van de informatie): de wijze waarop informatie op een informatiedrager is vastgelegd, zoals op papier, op film, of met digitale hulpmiddelen;

• i.

  wet: Archiefwet 1995.

   

Artikel 2 Strategisch Informatie Overleg

• 1.

  Het Dagelijks bestuur stelt een Strategisch Informatie Overleg in (conform 3.1 Archiefregeling).

• 2.

  Het Strategisch Informatie Overleg dient om beleid en besluitvorming ten aanzien van het informatiebeheer voor te bereiden.

• 3.

  In het Strategisch Informatie Overleg zijn de hiertoe vereiste vakdisciplines vertegenwoordigd.

   

Artikel 3 Kwaliteitssysteem

Het Dagelijks bestuur bepaalt dat er een integraal kwaliteitssysteem informatiebeheer wordt gehanteerd.

Artikel 4 Verantwoordelijkheid voor het beheer van niet naar de archiefplaats overgebrachte informatie

• 1.

  Het hoofd van de beheereenheid is belast met het beheer van de documenten van het openbaar lichaam, en voor de documenten op basis van de gemandateerde taken, voor zover deze niet zijn vernietigd of overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

• 2.

  De inrichting van het informatiebeheer omvat ten minste:

  a. de organisatie van het informatiebeheer

  b. de (onder)mandatering van bevoegdheden aan functionarissen

  c. het beleggen van verantwoordelijkheden voor de uitvoering van informatiebeheertaken bij functionarissen

  d. procedures voor het beheer van informatie waardoor de ordening en toegankelijkheid, de authenticatie, de duurzaamheid en de beveiliging van de informatie worden gewaarborgd

  e. het opzetten en bijhouden van een systematisch overzicht van de informatie binnen de organisatie op basis en met behulp van een vast te stellen metagegevensschema, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt beheerd

  f. het bijhouden van een overzicht met knelpunten en van een plan van aanpak voor het treffen van verbetermaatregelen.

• 3.

  Het hoofd van de beheereenheid zorgt dat de taken op het gebied van het informatiebeheer in onderlinge samenhang worden uitgevoerd door de daartoe aan te wijzen medewerkers.

   

Artikel 5. Beheer van niet naar de archiefplaats overgebrachte informatie

• 1.

  Informatie wordt beheerd in de vorm waarin zij wordt ontvangen of gecreëerd. Een verandering in die vorm wordt aangemerkt als vervanging.

• 2.

  Het archief met betrekking tot de gemandateerde taken blijft tot overbrenging en/of vernietiging in beheer van de Gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten.

• 3.

  Informatie wordt beheerd in overeenstemming met de wettelijk gestelde eisen en in overeenstemming met de geldende regels en normen op het gebied van:

  • -

    informatiearchitectuur;

  • -

    informatiebeveiliging en -geheimhouding;

  • -

    duurzame opslag, authenticiteit en integriteit van informatie.

• 4.

  Voor de beveiliging van informatie treft het hoofd van de beheereenheid adequate maatregelen tegen het ongeautoriseerde gebruik, wijzigen, kopiëren, beschikbaar stellen, verwijderen en vernietigen van informatie.

Artikel 6. Mededeling aan de archivaris

De archivaris ontvangt tijdig mededeling van het voornemen tot:

• a.

  opheffing, samenvoeging of splitsing van de beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een ander organisatieonderdeel, overheidsorgaan of rechtspersoon;

• b.

  verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie;

• c.

  conversie, migratie of emulatie van informatie.

Artikel 7. Positief advies van de archivaris

In het geval het hoofd van de beheereenheid de hierna genoemde handelingen met betrekking tot informatie wil uitvoeren is vooraf positief advies van de archivaris vereist:

• a.

  ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een systeem waarmee en/of waarin informatie beheerd en/of bewaard wordt;

• b.

  vervanging als bedoeld in artikel 7 van de wet;

• c.

  vervreemding als bedoeld in artikel 8 van de wet;

• d.

  bouw, ingebruikneming, verbouw, inrichting, verandering van archiefruimten;

• e.

  overdracht van informatie van een organisatieonderdeel aan een ander organisatieonderdeel.

   

Artikel 8. Bewaartermijnen van de informatie

• 1.

  Het hoofd van de beheereenheid zorgt dat van informatie de bewaartermijn wordt vastgelegd overeenkomstig de daarvoor bij of krachtens de wet gegeven voorschriften.

• 2.

  Het hoofd van de beheereenheid stelt alvorens tot vernietiging van informatie over te gaan een lijst op van de te vernietigen informatie met inachtneming van de krachtens artikel 5 van de wet vastgestelde selectielijst.

• 3.

  De lijst van te vernietigen informatie behoeft de goedkeuring van de archivaris. De goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

Artikel 9. Overbrenging

Indien het hoofd van de beheereenheid op grond van artikel 12 van de wet het voornemen heeft om informatie over te brengen naar de archiefbewaarplaats voert hij daartoe zo spoedig mogelijk overleg met de archivaris.

Artikel 10. Beheervoorschriften voor overgebrachte informatie

De archivaris stelt ten aanzien van het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften op.

Artikel 11. Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking de dag na bekendmaking in het publicatieblad van de Gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten en werkt terug tot 1 januari 2022.

Artikel 12. Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: “Beheerregeling informatiebeheer Peelgemeenten 2022”.