Organisatie | Peelgemeenten |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Beheerregeling informatiebeheer Peelgemeenten 2022 |
Citeertitel | Beheerregeling informatiebeheer Peelgemeenten 2022 |
Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
31-03-2022 | 01-01-2022 | Beheerregeling informatiebeheer Peelgemeenten 2022 | 24-03-2022 |
Het Dagelijks bestuur van het openbaar lichaam Peelgemeenten,
Artikel 6 van de Archiefverordening 2022;
- in het kader van de uitvoering van taken voortvloeiende uit de Gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten, informatie wordt ontvangen, gecreëerd, uitgewisseld en gearchiveerd;
- deze informatie een basis vormt voor de bedrijfsvoering van de Gemeenschappelijke regeling;
- deze informatie van belang kan zijn als bewijs van rechten en plichten van de Gemeenschappelijke regeling;
- deze informatie een basis vormt voor de verantwoording van het handelen van de Gemeenschappelijke regeling en de democratische controle;
- deze informatie van belang kan zijn voor kennis van de geschiedenis van de Gemeenschappelijke regeling in de ruimste betekenis en als bestanddeel van het cultureel erfgoed;
- het Besluit informatiebeheer Peelgemeenten 2017 geactualiseerd dient te worden.
I. vast te stellen de Beheerregeling informatiebeheer Peelgemeenten 2022
II. in te trekken het Besluit informatiebeheer Peelgemeenten 2017
HOOFDSTUK 1 Algemene bepalingen
informatie: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet, zijnde het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de Gemeenschappelijke Regeling Peelgemeenten;
informatiebeheer: het geheel aan maatregelen om de informatie in duurzame, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn zodanig dat de authenticiteit ervan kan worden aangetoond en de informatie volledig, actueel en betrouwbaar, in leesbare en interpreteerbare vorm, beschikbaar kan worden gesteld;
HOOFDSTUK 2 De inrichting en uitvoering van het informatiebeheer
Het Dagelijks bestuur bepaalt dat er een integraal kwaliteitssysteem informatiebeheer wordt gehanteerd.
Artikel 4 Verantwoordelijkheid voor het beheer van niet naar de archiefplaats overgebrachte informatie
De inrichting van het informatiebeheer omvat ten minste:
a. de organisatie van het informatiebeheer
b. de (onder)mandatering van bevoegdheden aan functionarissen
c. het beleggen van verantwoordelijkheden voor de uitvoering van informatiebeheertaken bij functionarissen
d. procedures voor het beheer van informatie waardoor de ordening en toegankelijkheid, de authenticatie, de duurzaamheid en de beveiliging van de informatie worden gewaarborgd
e. het opzetten en bijhouden van een systematisch overzicht van de informatie binnen de organisatie op basis en met behulp van een vast te stellen metagegevensschema, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt beheerd
f. het bijhouden van een overzicht met knelpunten en van een plan van aanpak voor het treffen van verbetermaatregelen.
Artikel 6. Mededeling aan de archivaris
De archivaris ontvangt tijdig mededeling van het voornemen tot:
Artikel 7. Positief advies van de archivaris
In het geval het hoofd van de beheereenheid de hierna genoemde handelingen met betrekking tot informatie wil uitvoeren is vooraf positief advies van de archivaris vereist: