| Organisatie | Epe |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Epe |
| Citeertitel | Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Epe |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Epe |
beleidsregels inkoop- en aanbesteding Gemeente Epe
Onbekend
n.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 31-03-2022 | nieuwe regeling | 25-01-2022 | 368407 |
De gemeente Epe koopt jaarlijks voor vele miljoenen euro’s in. Gezien het financiële en inhoudelijke belang dat hiermee gemoeid is, zijn uitgangspunten, ambities en kaders ontwikkeld op grond waarvan de aanbestedingen worden uitgevoerd.
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid biedt Opdrachtgever en Ondernemers handvatten voor professionele samenwerking voorafgaande, gedurende en na afronding van aanbestedingstrajecten.
De gemeente Epe spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk. Dit doet zij zelfstandig, maar ook met behulp van het inkoopplatform Stedendriehoek waar de gemeente Epe in is vertegenwoordigd.
Het doel van dit beleid is het schetsen van een kader waarbinnen het inkopen en aanbestedingen van Werken, Leveringen en Diensten van de gemeente Epe vorm krijgen. Dit is noodzakelijk om de rechtmatigheid en doelmatigheid van iedere inkoop/aanbesteding te borgen. De gemeentelijke inkooporganisatie is verder geprofessionaliseerd waarbij de processen en de invulling van maatschappelijk verantwoord inkopen zijn geoptimaliseerd. Dit is tevens de aanleiding waarom het beleid is vernieuwd. Onderscheidend in dit beleid is de wijze waarop invulling wordt gegeven aan het thema duurzaamheid.
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen het inkopen/aanbesteden van Werken, Leveringen en Diensten in de gemeente Epe plaatsvindt. De gemeente Epe streeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 3). Aangezien het inkopen/aanbesteden van Werken, Leveringen en Diensten plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de gemeente Epe continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op deze doelstellingen.
Daarnaast gaat de gemeente Epe bij het inkopen/aanbesteden van Werken, Leveringen of Diensten uit van:
Voor u ligt het geactualiseerde inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Epe.
Het inkoop en aanbestedingsbeleid is vastgesteld voor de periode van 6 jaar en wordt in ieder geval elke drie jaar geëvalueerd en zo nodig herijkt. Indien wenselijk c.q. noodzakelijk kan dit ook eerder gebeuren. De ontwikkelingen in de Europese regelgeving worden gevolgd en nieuwe regelgeving wordt integraal in dit beleid van toepassing verklaard.
De afgelopen jaren zijn er diverse ontwikkelingen geweest die aanpassing en actualisering van het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid (uit 2013) noodzakelijk maken.
Ten eerste is de externe wet- en regelgeving op verschillende punten gewijzigd. Per 1 juli 2016 is de (gewijzigde) Aanbestedingswet 2012 in werking getreden. Per 25 mei 2018 is de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. De wetgeving rondom privacy noodzaakt de gemeente Epe hier nog bewuster mee om te gaan. Dat is ook van toepassing op het proces van inkopen en aanbestedingen.
Ten tweede zijn de decentralisaties in het sociaal domein belangrijk geweest bij het ontwikkelen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid. In het vorige inkoop- en aanbestedingsbeleid was nog niet geanticipeerd op deze ontwikkeling. De decentralisaties hebben een enorme stijging van het inkoopvolume tot gevolg gehad.
Als laatste heeft het belang van duurzaam inkopen en innovatief inkopen een enorme vlucht genomen. De urgentie om als overheid bij te dragen aan maatschappelijke doelen als het terugdringen van de CO2-uitstoot of gelijkwaardige deelname aan de samenleving door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt is groot. Door bij inkopen en aanbestedingen sociale, ecologische en economische aspecten zoveel mogelijk mee te nemen wil gemeente Epe hieraan bijdragen.
Het professionaliseren van de gemeentelijke inkoopfunctie is een continu proces. Ook de komende jaren stelt de gemeente Epe alles in het werk om door middel van haar Inkopen en Aanbestedingen maximale toegevoegde maatschappelijke waarde te leveren voor de gemeente en optimaal om te gaan met het geld van haar burgers.
Dit beleid geeft de kaders voor het inkopen en aanbesteden van Leveringen, Diensten en Werken door de gemeente Epe en vormt de basis voor rechtmatig en doelmatig inkopen.
Het draagt ook zorg voor een juiste inbedding van beleid van de gemeenteraad rondom een aantal onderwerpen die betrekking hebben op maatschappelijk verantwoord inkopen, zoals verduurzaming, circulaire economie, CO2-reductie, social return en maatschappelijke betrokkenheid.
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:
Budgethouder: een medewerker in loondienst, die bevoegd is ten laste van het aan hem/haar toegekende budget en krediet, verplichtingen aan te gaan dan wel uitgaven te doen of ten gunste van zijn budget inkomsten te genereren en die verantwoordelijk is voor het financieel beheer en beleid van de toegekende Budgetten en uitvoering geeft aan het inkoop- en aanbestedingsbeleid;
1.4 Inkoopsamenwerking regiogemeenten Stedendriehoek
De gemeenten in de Stedendriehoek kennen een lange historie van samenwerking op het gebied van inkoop en aanbesteden met als doel het bevorderen van de professionaliteit van de inkoopfunctie en verlagen van de inkoopkosten.
De samenwerking is gericht op:
De onderstaande gemeenten maken deel uit van de inkoopsamenwerking regio Stedendriehoek (in alfabetische volgorde): Apeldoorn, Brummen, Deventer, Epe, Lochem, Olst-Wijhe, Raalte, Voorst en Zutphen. Er bestaat de mogelijkheid dat de komende jaren meerdere gemeenten aan zullen sluiten bij de inkoopsamenwerking.
De gemeente Epe wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.
De gemeente Epe leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de gemeente Epe efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De gemeente Epe houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.
Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.
Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkopen en Aanbestedingen. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Ondernemer en in wederzijds respect tussen de gemeente Epe en de Ondernemer. De gemeente Epe spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs/kwaliteitverhouding.
Bij het inkopen van Werken, Leveringen en Diensten kan de gemeente Epe ook interne en andere gemeentelijke en maatschappelijke kosten betrekken in haar afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van de gemeente Epe.
De gemeente Epe heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. De gemeente Epe wil bij het inkopen van Werken, Leveringen en Diensten waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan.
Zowel de gemeente Epe als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De gemeente Epe verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Gemeente Epe streeft er naar het Inkoopproces volledig digitaal te laten verlopen. Voor Europese aanbesteding is het verplicht om de procedure volledig digitaal te laten verlopen. Naast de procedurele verlichting zorgt dit ook voor rechtmatigheidsborging.
De gemeente Epe leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving worden door de gemeente Epe restrictief toegepast.
De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen en ‘Concessierichtlijn’ kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.
De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 implementeert sinds 1 juli 2016 de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’), Concessierichtlijnen 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheids- en concessieopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.
In het ARW 2016 zijn procedurevoorschriften opgenomen met betrekking tot de wijze waarop aanbestedingen voor Werken moeten verlopen.
In de Aanbestedingswet 2012 is proportionaliteit als beginsel geïntroduceerd. Dit beginsel is uitgewerkt in de (herziene) Gids Proportionaliteit 2022 en heeft een directe relatie met de voorgenomen opdracht, de keuze voor een aanbestedingsprocedure en de contractvorm met inkoopvoorwaarden. De Gids Proportionaliteit geeft door middel van voorschriften een uitleg aan de bedoeling van de wetsartikelen, onder het motto: toepassen of gemotiveerd afwijken.
Het wettelijke kader voor overeenkomsten.
Het wettelijke kader voor gemeenten.
Het opereren van marktpartijen wordt onder andere gereguleerd door de Mededingingswet. Bij aanbestedingen is het niet toegestaan dat Inschrijvers door concurrentievervalsing een opdracht gegund krijgen.
3.2 Algemene beginsselen bij Inkopen
De gemeente Epe neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten, zowel boven als onder de (Europese) drempelwaarden de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
Discriminatie op grond van nationaliteit is niet toegestaan;
De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.
De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente Epe past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de gemeente Epe.
Het optreden van de gemeente Epe moet niet alleen transparant, maar ook objectief en (op de inhoudelijke merites) controleerbaar zijn.
De gemeente Epe neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.
De gemeente Epe streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd.
Voor het uitvoeren van aanbestedingen heeft team Inkoop standaard aanbestedingsdocumenten beschikbaar en wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van een digitaal aanbestedingssysteem.
De gemeente Epe geeft er de voorkeur aan om digitaal aan te besteden. Dit is verplicht voor Nationale en Europese aanbestedingen. Overige aanbestedingen (vooral meervoudig onderhandse) verlopen ook digitaal met ondersteuning van team inkoop.
De gemeente Epe verklaart in beginsel onderstaande voorwaarden van toepassing in de vermelde situatie. Andere voorwaarden, waaronder de leveringsvoorwaarden van inschrijvers worden in principe van de hand gewezen. Afwijken van de voorgeschreven voorwaarden gebeurt in overleg met team inkoop en/of juridische zaken.
3.4 Grensoverschrijdend belang
Overheidsopdrachten en Concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn Overheidsopdrachten en Concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.
Of een Overheidsopdracht of een Concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.
Voor Overheidsopdrachten of Concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal gemeente Epe een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel.
Bij een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de gemeente Epe publiceren op TenderNed en/of publiceren op een ander gebruikelijk digitaal (aanbestedings)platform of media.
Inkopen vindt plaats met inachtneming van de vigerende budgethoudersregeling en bevoegdheden- en mandaatregister van de gemeente Epe. De gemeente Epe wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en
Elk verzoek om af te wijken van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid bevat naast een deugdelijke motivatie van de Budgethouder tevens een advies van de Inkoopadviseur betreffende dit verzoek.
Het uitgangspunt is dat de Gemeente alle aanbestedingstrajecten zodanig inricht en zodanig vast legt dat het verloop van het traject altijd te reconstrueren is. Gemaakte keuzes in het traject dienen daarbij steeds op valide argumenten te zijn gebaseerd.
De Aanbestedingswet 2012 kent – als flankerend beleid – het advies ‘Klachtafhandeling bij aanbesteden’. Dit advies bevat een standaard voor het vrijwillig (lokaal) afhandelen van klachten bij aanbestedingen. Daarnaast geeft het een kader voor de werkwijze van de landelijke Commissie van Aanbestedingsexperts. De Commissie van Aanbestedingsexperts neemt geen klachten in behandeling die niet eerst zijn ingediend bij de aanbestedende dienst.
Gestimuleerd wordt dat de gemeente Epe en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de Offerteaanvraag kan de gemeente Epe opnemen hoe een klacht wordt ingediend en op welke wijze de gemeente Epe de klacht vervolgens zal behandelen.
Gemeente Epe heeft er voor gekozen alle geschillen die mochten ontstaan rond aanbestedingen, voor te leggen aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Gelderland. Ditzelfde geldt ook voor geschillen ontstaan tijdens de precontractuele fase. Dit wordt in de aanbestedingsdocumenten opgenomen.
4. Ethische en ideële uitgangspunten
Het uitvoeren van inkoop- en aanbestedingsprocedures is vanuit integriteitsoogpunt een kwetsbaar proces. Met dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wordt beoogd om dit proces transparant, objectief en niet-discriminerend te laten verlopen.
a. De gemeente Epe stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.
Van bestuurders en ambtenaren wordt verwacht dat zij te allen tijde integer zijn en zich houden aan de binnen de gemeente Epe vastgestelde gedragscodes (Voor bestuurders geldt de Gedragscode integriteit burgemeester en wethouders gemeente Epe 2019 en voor ambtenaren de Gedragscode ambtenaren).
Zij dienen zakelijk en objectief te handelen, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. Dit betekent dat men altijd in staat is verantwoording af te leggen over gemaakte keuzes zowel naar interne als externe betrokkenen. Deze transparantie geldt voor alle activiteiten binnen het inkoopproces.
b. De gemeente Epe contracteert uitsluitend integere Ondernemers.
Gemeente Epe verwacht ook dat Ondernemers integer handelen. Gemeente Epe wil enkel zakendoen met betrouwbare Ondernemers die zich bijvoorbeeld niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Op het moment dat hier niet aan wordt voldaan, wordt men uitgesloten als (mogelijke) leverancier. Potentiële leveranciers kunnen hierop worden getoetst met inachtneming van de uitsluitingsgronden van de Aanbestedingswet 2012.
Als er reële vermoedens zijn van onregelmatigheden aan de zijde van de inschrijver(s), zoals bijvoorbeeld vooroverleg en/of prijsafspraken tussen inschrijvers, zal de inkopende afdeling aan het college een voorstel voorleggen om daarvan melding te doen bij de Autoriteit Consument & Markt (ACM).
De gemeente Epe kan bij aanbestedingen ook het Landelijk Bureau Bibob (LBB) om advies vragen.
Derden die tijdelijk en onder aansturing van gemeentelijk personeel taken voor de gemeente Epe vervullen houden zich aan de vastgestelde gedragscodes.
4.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat de gemeente Epe de effecten op People, Planet en Profit meeneemt bij het inkopen van Werken, Leveringen en Diensten. Met een goed Inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (Inkopen met impact). De gemeente Epe stimuleert daarom sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij het inkopen en aanbesteden van Werken, Diensten en Leveringen.
De gemeente Epe heeft ook als aanbestedende dienst een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer.
Daarnaast heeft de gemeente Epe als aanbestedende dienst invloed op Ondernemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil zij een duurzaam beleid door Ondernemers stimuleren.
De gemeente Epe vergroot de impact van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.
De gemeente vindt maatschappelijk verantwoord inkopen belangrijk. Dit blijkt onder andere uit:
De gemeente wil zoveel mogelijk duurzaam inkopen en zal daartoe de door de rijksoverheid vastgestelde minimumeisen en eventueel aanvullende gunningscriteria voor duurzaam inkopen (o.a. via www.mvicriteria.nl te benaderen) van toepassing verklaring indien het onderwerp van de aanbesteding in de betreffende productgroep valt.
De gemeente zal indien mogelijk circulair inkopen. Bij circulair Inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. De gemeente Epe kan bij Inkopen en aanbestedingen bijvoorbeeld het hergebruik van materialen en afvalreductie vereisen..
De Gemeente streeft ernaar waar mogelijk en gewenst biobased producten in te kopen. Bij biobased Inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt teruggedrongen, waardoor de transitie naar een koolstofarme economie wordt ondersteund.
Iedereen moet volwaardig mee kunnen doen in onze samenleving. Daarom vraagt de gemeente Epe aan haar opdrachtnemers om iets sociaals terug te doen voor de gemeenschap. Dit doen wij via het SROI (social return on investment) model. Het leveren van een bijdrage kan via het bieden van werkgelegenheid aan personen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Het beperkt zich echter niet hier toe. Op andere manier is het ook mogelijk een bijdrage te leveren aan de sociale opgaven van de gemeente Epe.
Ter ondersteuning hier van heeft de gemeente Epe in 2019 het Convenant Social Return Oost Nederland getekend. De invulling van deze afspraken gebeurt middels het bouwblokkenmodel Oost Nederland[1] onder begeleiding van onze SROI coördinator.
De voorwaarde ‘social return’ wordt in ieder geval toegepast voor de inkoop van levering, diensten en werken conform de volgende richtlijnen:
*Gemeente Epe kan afwijkende percentages in de aanbesteding of offertevraag opnemen, of de social return verplichting beargumenteerd (op onderdelen of geheel) niet van toepassing verklaren. Afwijking van de standaard vindt altijd plaats na overleg met de SROI-coördinator.
Binnen het inkoopproces wordt bepaald op welke wijze de monitoring van de verplichting zal plaatsvinden.
[1] https://zutphen.nl/sites/default/files/inkoop/Nieuwe%20Zutphense%20bouwblokkenmodel.pdf
De inkoopprocessen van de gemeente Epe zijn zo ingericht dat daarmee de stedelijke en regionale economie wordt versterkt. Als publiek opdrachtgever gaat de gemeente Epe uit van de kracht van Ondernemers en overheden bij het creëren van maatschappelijke waarde.
De voorbereiding van het inkoopproces start met het vaststellen van de inkoopbehoefte. Vervolgens wordt bepaald of de gemeentelijke organisatie zelf in deze behoefte kan en wil voorzien, of dat er ingekocht moet worden.
Wordt besloten tot het inkopen van de behoefte, dan is vervolgens de vraag hoe de gemeente Epe de markt het beste kan benaderen.
De gemeente Epe acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product- en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden Een marktconsulatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.
5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
De gemeente Epe streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeente Epe moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de gemeente Epe door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. Gemeente Epe kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.
De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.
5.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen
In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers.
Voor (enkelvoudig en meervoudig) onderhandse aanbestedingen geldt dat waar mogelijk een lokale (gemeente Epe) ondernemer wordt uitgenodigd een offerte in te dienen.
Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de gemeente Epe moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Lokaal inkopen’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop.
Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeente Epe houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de gemeente Epe doen door onder andere gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, niet onnodig samenvoegen van opdrachten, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.
Bij Inkopen kan de gemeente Epe opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen.
Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.
Gemeente Epe moedigt, daar waar mogelijk, innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat gemeente Epe ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.
De gemeente Epe zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen.
Hierbij kan gedacht worden aan de `right to challenge’ en Inkopen bij sociale ondernemingen.
De gemeente Epe hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. De gemeente Epe streeft niet alleen naar Gemeente-brede samenwerking, maar zoekt ook naar regionale inkoopsamenwerking (Stedendriehoek). Naast kennisuitwisseling kunnen hier ook gezamenlijke aanbestedingen uit voortkomen.
5.6 Bepalen van de aanbestedingsprocedure
De gemeente Epe heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt.
Indien de gemeente Epe kiest voor een bepaalde aanbestedingsprocedure, hanteert zij (onder meer) het onderstaande uitgangspunt. Bij deze afweging is onder meer het type Werk, Dienst of Levering en de markt van belang.
De gemeente Epe zal conform de Gids Proportionaliteit de volgende aspecten meewegen bij het bepalen van de aanbestedingsprocedure:
Per aanbesteding wordt de keuze voor een passende procedure gemaakt. De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 onderscheidt een aantal mogelijke procedures. De gemeente Epe streeft in haar inkooppraktijk naar het toepassen van innovatieve aanbestedingsvormen en flexibele contracten om zo de kwaliteit van haar inkoop te verbeteren.
De gemeente Epe zal bij de onderstaande bedragen de daarbij genoemde procedures hanteren. Deze bedragen zijn gebaseerd op een kosten baten overweging. Voorwaarde is dat de procedure aansluit bij het type Inkoop en het karakter van de markt waarin de Ondernemers opereren. Als dat niet het geval is, kan de gemeente Epe ook kiezen voor een andere procedure. De drempelwaarden zijn in lijn met Richtlijn 2014/24/EU. Deze wordt door de Europese Commissie elke twee jaar bij verordening opnieuw vastgesteld.
De gemeente Epe zal met inachtneming van de onderstaande figuren, zoals vermeld in de Gids Proportionaliteit, de onder- staande procedures toepassen, tenzij de gemeente Epe gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan wenst af te wijken.
Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag
De gemeente Epe vraagt aan één Ondernemer een Offerte.
Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag
De gemeente Epe vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf [1] Ondernemers een Offerte en is in staat de keuze van de uitgenodigde Ondernemers te motiveren, indien daartoe een verzoek komt. In uitzonderlijke gevallen is het toegestaan om meerdere (meer dan 5) Ondernemers uit te nodigen voor een het indienen van een offerte.
Onder de (Europese) drempelbedragen zal Gemeente Epe conform het Schema drempelbedragen van inkoopprocedures nationaal aanbesteden. Bij een nationale aanbesteding zal de gemeente Epe voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen op TenderNed. Een nationale procedure kan zowel openbaar als niet-openbaar (met voorselectie) zijn.
Boven de (Europese) drempelbedragen zal de gemeente Epe in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving. Boven de grens van Europees aanbesteden is een aantal procedures mogelijk, waarvan de openbare en niet-openbare procedure de bekendste en meest gebruikte zijn.
Voor Sociale en andere specifieke diensten, in de Europese Richtlijn 2014/24/EU beschreven in artikel 74 ev. en opgesomd in bijlage XIV, geldt een verlicht aanbestedingsregime. De aanbestedende dienst dient in ieder geval een aankondiging of vooraankondiging en een gunningsbericht te publiceren. De procedure voor het aanbesteden van een aantal diensten wordt hierdoor eenvoudiger.
Het gaat bijvoorbeeld om gezondheidszorg, maatschappelijke diensten, onderwijsvoorzieningen, hotel en restaurant diensten, onderzoek en veiligheidsdiensten, juridische diensten, post en internationale diensten.
[1] Deze aantallen komen uit de Gids Proportionaliteit.
Voor Concessieovereenkomsten voor diensten en werken, zal de gemeente Epe, concessieopdrachten boven het Europese drempelbedrag in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.
Boven de EU-drempel, richtlijn 2014/23/EU, gelden de regels beschreven in deel 2A van de Aanbestedingswet.
5.7 Raming en financiële budget
Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeente Epe wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen. Daarbij kan in de raming en strategievorming worden ingespeeld op de Total Cost of Ownerschip (TCO), Total Cost of Usage (TCU) dan wel levenscycluskosten. De gemeente Epe streeft na dat een afwegingskader voor alle fasen van het product (aanschaffase, gebruiksfase en verwijderingsfase) wordt opgesteld.
5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
De gemeente Epe bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de gemeente Epe een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeente Epe wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
5.10 Vergoeding inschrijvingskosten
Bij het toepassen van sommige vernieuwingen tegelijk of bij vernieuwingen lopen de transactiekosten voor de markt over het algemeen op. Geïntegreerde contracten en zeker een concurrentiegerichte dialoog / BVP-trajecten vragen van marktpartijen kostbare inspanningen.
Het is in Nederland gebruikelijk een ontwerpvergoeding (vergoeding van inschrijvingskosten) toe te kennen aan marktpartijen indien er een grote inspanning met hoge tenderkosten wordt verwacht.
Gemeente Epe hanteert het beleid om in uitzonderlijke gevallen een vergoeding van inschrijvingskosten toe te kennen. Deze zal worden versterkt indien blijkt dat die noodzakelijk zijn om te komen tot een goed aanbestedingsresultaat. Gemeente Epe zal, indien er sprake is van een vergoeding van inschrijfkosten, dit in de Offerteaanvraag opnemen.
Tijdens een aanbestedingsprocedure wordt een veelheid aan documenten geproduceerd, zowel intern als extern, die voor het vormen van het dossier van belang zijn.
Het is belangrijk dat dossiers van aanbestedingen en inkooptrajecten centraal te raadplegen zijn o.a. vanwege:
Daartoe wordt binnen de gemeente Epe in het zaaksysteem een aanbestedingsdossier aangelegd.
6. Organisatorische uitgangspunten
De inkoopfunctie wordt gedefinieerd als ‘Het geheel van activiteiten die in organisaties wordt vervuld om producten (Leveringen, Diensten en Werken) van externe bronnen te betrekken tegen de voor de gemeente Epe meest gunstige voorwaarden’. De inkoopfunctie bestaat uit een strategisch, tactisch en een operationeel proces. Deze inkoopfunctie wordt gevisualiseerd in onderstaand figuur en bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.
Lagere inkoopkosten en een hogere kwaliteit worden bereikt door professionele marktbenadering en een beheerst en beheersbaar inkoopproces.
Het inkoopproces bestaat uit zes stappen: specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken en evalueren. Het inkoopproces is cyclisch; na de bestel-, lever- en evaluatiefase start het inkoopproces weer opnieuw. Daarmee zijn inkoop en contractmanagement aan elkaar gekoppeld.
De kaderstelling en toetsing aan het inkoopbeleid is binnen de gemeente Epe op één centrale plek gepositioneerd. Als afgeleide hiervan kiest de organisatie voor het model van gecoördineerde inkoop, waarbij de gemeente Epe als één aanbestedende dienst optreedt en de versnippering van inkopen wordt tegengegaan.
De gemeente Epe koopt rechtmatig en doelmatig in. Daarnaast zijn de inkoopdoelstellingen op het organisatorische vlak onder meer:
In het model van de gecoördineerde inkoopfunctie vindt centraal de kaderstelling, advisering, coördinatie, informatievoorziening en kennisoverdracht plaats. De feitelijke inkoop, waarbij inkoopvolumes zoveel mogelijk worden gebundeld en uitgenut, vindt decentraal plaats en wordt uitgevoerd door budgethouders.
Team Inkoop formuleert de Gemeente-brede kaderstelling en is verantwoordelijk voor de toetsing, coördinatie, informatievoorziening en kennisoverdracht.
Boven een opdrachtwaarde van € 25.000,- moet team Inkoop worden betrokken in de procedure. Elke inkoop van een Levering, Dienst of Werk die de opdrachtwaarde van € 25.000,- overstijgt, moet worden aangemeld in de vorm van een startformulier inkoop- en aanbesteding. Team Inkoop geeft advies over de inkoopprocedure en inkoopstrategie.
De afdelingsmanagers en budgethouders zien toe op doelmatigheid (scherper inkopen, betere condities, uniforme en structurele afweging van de te kiezen inkoopstrategie) en rechtmatigheid (de gemeente Epe opereert als één aanbestedende dienst conform wet- en regelgeving).
Het afdelingshoofd accordeert elk inkoopstartformulier.
In algemene zin zijn de rollen zoals hieronder uiteengezet.
Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat.
Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Binnen het college zijn de burgemeester en de verschillende wethouders, afhankelijk van hun portefeuille verantwoordelijk voor de inkoop van verschillende typen leveringen, diensten en werken.
De uitvoering zal zoveel mogelijk in procesbeschrijvingen, standaardformulieren/documenten en overige hulpmiddelen worden uitgewerkt.
De belangrijkste taak en verantwoordelijkheid van de inkopende budgethouder is het volgen van het inkoopproces, conform het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid.
De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden zijn:
Aldus vastgesteld in de vergadering van 25 januari 2022
Burgemeester en wethouders van Epe,