Mandaatbesluit BAR-organisatie 2022

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a.

  Bedrijfsvoeringsbudget: budgetten voor personeels-, opleidingskosten, overige kosten ten behoeve van personeelsbeleid uit de begroting van de Gemeenschappelijke Regeling BAR-organisatie;

• b.

  Dagelijks Bestuur: het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling BAR-organisatie zoals bedoeld in artikel 14 Wet gemeenschappelijke regelingen;

• c.

  Directieraad: de directieraad van de BAR-organisatie bestaande uit de gemeentesecretarissen van Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk (algemeen directeuren) en drie directeuren;

• d.

  Directeur: lid van de directieraad die een aantal managers aanstuurt en integrale verantwoordelijkheid draagt voor de aan hem toegewezen clusters en programma’s;

• e.

  Hoofd Bureau Bestuursondersteuning c.q. Regieteam: de functionaris die belast is met de dagelijkse leiding over (de medewerkers van) Bureau Bestuursondersteuning c.q. het Regieteam en de integrale verantwoordelijkheid daarvoor draagt;

• f.

  Manager: functionaris verantwoordelijk en belast met de dagelijkse leiding van een cluster

• g.

  Teamleider: de functionaris verantwoordelijk en belast met de dagelijkse leiding van een team;

• h.

  Medewerker: een niet leidinggevend personeelslid werkzaam bij de BAR-organisatie op grond van een arbeids-, inhuur-, detacheringsovereenkomst, uitzendcontract, overeenkomst van opdracht (ZZP-er) ed.;

• i.

  Mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan een besluit te nemen in de zin van artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht;

• j.

  Volmacht: de bevoegdheid om in naam van een rechtspersoon privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

• k.

  Machtiging: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan of een rechtspersoon feitelijke handelingen te verrichten;

Artikel 2 Reikwijdte

• 1.

  Tenzij anders in dit besluit is bepaald, wordt in dit mandaatbesluit -en de daarop berustende onder-mandaatbesluiten- onder mandaat ook machtiging en volmacht verstaan.

• 2.

  Buiten het bereik van dit besluit vallen feitelijke handelingen en rechtshandelingen betreffende de rechtspositie van het personeel van de BAR-organisatie en de bevoegdheden ten aanzien van de treasury-functie. Hiervoor gelden het “HRM Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit BAR- organisatie”, de daarbij behorende “HRM Mandaat-, volmacht-, en machtigingsregeling” en het “Mandaatbesluit treasury-functie BAR-organisatie”.

Artikel 3 Algemeen mandaat Directieraad

Aan de Directieraad wordt een algemeen mandaat verleend voor de bevoegdheden van het Dagelijks Bestuur en de Voorzitter met uitzondering van:

• 1.

  Contact met het Algemeen Bestuur en gemeenten

  • a.

    het doen van voorstellen aan het Algemeen Bestuur;

  • b.

    het afleggen van verantwoording aan het Algemeen Bestuur;

  • c.

    het informeren van het Algemeen Bestuur;

  • d.

    het vaststellen van de prestatieafspraken van de BAR-organisatie gemaakt met de deelnemers van de Gemeenschappelijke Regeling;

• 2.

  Regelgeving en beleid

  • a.

    het vaststellen, wijzigen of intrekken van algemeen verbindende voorschriften, beleidsregels en/ of beleidsnota's;

  • b.

    het ondertekenen van besluiten van het Dagelijks Bestuur die niet zijn gemandateerd;

• 3.

  Financiën

  • a.

    besluiten tot overdracht van activa;

  • b.

    het vaststellen van Planning & Control-producten;

  • c.

    het vaststellen van het toetsingskader rechtmatigheid;

  • d.

    ieder besluit tot budgetafwijkingen¹ ;

  • e.

    (de bepaling over beperking van compensatie tussen budgetten uit BAR-begroting is komen te vervallen. Deze wordt vervangen door:) aanpassen van maatwerk(uren) en projectbudgetten welke zijn verstrekt door de deelnemende gemeenten² ;

  • f.

    besluit tot wijziging van budgetten ten laste van de voorzieningen;

  • g.

    besluit tot wijziging van investeringsbudgetten;

  • h.

    besluit tot overheveling van budgetten naar volgend jaar;

• 4.

  Privacy

  • a.

    het vaststellen, wijzigen of intrekken van regels met betrekking bescherming van persoonsgegevens (inclusief privacy-protocollen met instructies voor de BAR-organisatie);

• 5.

  overeenkomsten

  • a.

    het besluit tot het aangaan van een convenant of intentieovereenkomst;

  • b.

    het besluit tot het aangaan van een vaststellingsovereenkomst met de Belastingdienst;

  • c.

    het besluit tot het aangaan van een overeenkomst met een andere rechtspersoon van het BAR-concern, waaronder in ieder geval worden begrepen: de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk, NV BAR Afvalbeheer, Inge de Bruin zwembad BV, Sport Service Ridderkerk BV;

• 6.

  Procedures

  • a.

    besluiten op bezwaar tegen besluiten van de Directieraad in mandaat genomen;

  • b.

    het instemmen met alternatieve beslechting van het geschil met een partij die (hoger) beroep heeft ingesteld;

  • c.

    het besluit tot instellen en intrekken van (hoger) beroep;

  • d.

    het besluit om een procedure te starten bij de burgerlijke rechter;

  • e.

    het besluit om een procedure bij de burgerlijke rechter te beëindigen.

Artikel 4 Mandaten aan leidinggevenden

• 1.

  Aan de (algemeen) directeuren, concern controller, hoofd Bureau Bestuursondersteuning c.q. Regieteam, managers en teamleiders wordt mandaat verleend voor zowel de aansturing van de aan hen toegewezen programma’s, dossiers, clusters en teams als het managen van de uitvoering van de daarbij behorende taken, werkzaamheden en rollen zoals beschreven onder andere in artikelen 9, 12 en hoofdstuk 3 “Organisatieregeling en directieraadstatuut BAR-organisatie”.

• 2.

  Aan de naast hogere leidinggevende van de medewerker of leidinggevende die het primaire besluit heeft genomen, wordt mandaat verleend voor het gebruik van de bestuursrechtelijke bevoegdheid om te beslissen op bezwaar.

• 3.

  De naast hogere leidinggevende van de leidinggevende waarover een klacht is ingediend, neemt een besluit tot het afdoen van de klacht.

• 4.

  Aan de manager wordt mandaat verleend om een besluit te nemen tot:

  • a.

    aanbesteding en gunning;

  • b.

    aangaan van overeenkomsten;

  • c.

    aanvragen van subsidies;

  • d.

    rectificatie, gegevenswissing, beperking van de verwerking, dataportabiliteit (overdragen gegevens), besluit op bezwaar tegen verwerking en op het verzoek om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming (artikelen 16-23 AVG en artikel 41 Uitvoeringswet AVG); De voorzitter van de Directieraad beslist indien meerdere clusters verantwoordelijk zijn en/of de Privacy Officer en/of de CISO negatief hebben geadviseerd;

  • e.

    aansprakelijkheidsstellingen voor en terugvordering van schade toegebracht aan goederen van de BAR-organisatie;

  • f.

    doen van aangifte bij de politie voor diefstal of schade aan goederen of (financiële) middelen van de BAR-organisatie, data-inbreuken, bedreigingen of toebrengen van letsel aan medewerkers van de BAR-organisatie.

• 5.

  Aan de teamleider wordt een mandaat verleend om:

  • a.

    een besluit te nemen op een verzoek tot informatie of documenten op grond van een wettelijke regeling (WOB, WOO etc.);

  • b.

    een besluit te nemen tot het afdoen van een klacht of melding tenzij de klacht betrekking heeft op het handelen van een leidinggevende;

  • c.

    een besluit te nemen op een verzoek tot informatieverstrekking en inzage van een betrokkene (artikelen 13; 14 en 15 AVG) in overleg met de Privacy-Officer en/of CISO;

  • d.

    het aanwijzen van applicatiebeheerders;

• 6.

  Voor de toepassing van het eerste lid worden projectleiders gelijk gesteld met een manager met dien verstande dat de projectleiders alleen hun bevoegdheden uitoefenen voor zover dat betrekking heeft op het project, het valt binnen het projectbudget en de (bestuurlijke) kaders voor het project.

Artikel 5 mandaten voor financieel beheer

• 1.

  Aan de (hoofd- en sub-)budgethouder wordt mandaat verleend tot:

  • a.

    het doen van rechtmatige betalingen binnen het doel waarvoor het budget is verleend en voor zover het budget toereikend is;

  • b.

    het uitvoeren van verrekeningen;

  • c.

    het verrichten van administratieve overboekingen;

• binnen de kaders van door de BAR-organisatie gemaakte afspraken of aangegane verplichtingen, de financiële regeling, budgethoudersregeling, treasury-statuut ed.

• 2.

  Aan de hoofdbudgethouder (directeur of hoofd Bureau Bestuursondersteuning c.q. Regieteam) wordt mandaat verleend voor het aanwijzen van (sub-)budgethouders binnen de voorschriften van de regeling budgethouderschap BAR-organisatie.

• 3.

  Aan de budgethouder (manager) wordt mandaat verleend voor het aanwijzen van kredietbeheerders binnen de voorschriften van de regeling budgethouderschap BAR-organisatie.

• 4.

  Aan de manager van Financiën wordt mandaat verleend voor:

  • a.

    het indienen van de Vpb-aangifte en het doorgeven van correcties daarop;

  • b.

    uitwisselen van informatie, voeren van overleg en onderhandelingen met de Belastingdienst,

  • c.

    het verrichten van alle voorbereidende en uitvoerende handelingen voor het aangaan van vaststellingsovereenkomsten met de Belastingdienst;

  • d.

    het besluit tot het instellen en het indienen van bezwaar en beroep tegen btw- en vennootschapsbelasting-aanslagen.

• 5.

  Aan de medewerker financiële administratie wordt mandaat verleend voor het indienen van de btw-aangifte, het doorgeven van correcties daarop en het voeren van overleg met de Belastingdienst over btw-aangelegenheden.

Artikel 6 Compenseren van budgetten

Aan de manager en hoofd Bureau Bestuursondersteuning c.q. Regieteam wordt mandaat verleend om incidenteel en binnen het begrotingsjaar overschrijdingen op uitsluitend hun eigen bedrijfsvoeringsbudgetten te compenseren met onderschrijdingen op een ander bedrijfsvoeringsbudget van hun cluster.

Artikel 7 mandaten aan medewerkers

• 1.

  Aan medewerkers van de BAR-organisatie wordt mandaat verleend voor het verrichten van procedurele en feitelijke handelingen nodig voor de uitoefening van de opgedragen taken en rollen.

• 2.

  Aan de Applicatiebeheerder wordt mandaat verleend tot het autoriseren van verwerkers in bestanden en/of geautomatiseerde gegevensverwerkingen en het toekennen van verwerkingsrechten.

Artikel 8 Onder-mandatering

• 1.

  De Directieraad mag binnen de kaders van dit mandaatbesluit onder-mandaat verlenen.

• 2.

  De (algemeen) directeuren en hoofden Bureau Bestuursondersteuning c.q. Regieteam mogen binnen de kaders van dit mandaatbesluit onder-mandaat verlenen aan hun leidinggevenden en medewerkers. De mandaten uit artikel 4, 5 en 6 komen echter niet voor onder-mandatering in aanmerking.

• 3.

  Voor onder-mandatering komt niet in aanmerking een besluit voor de uitoefening van een hardheidsclausule.

Artikel 9 Kaders voor mandatering

• 1.

  De (onder-)gemandateerde oefent het mandaat uit binnen de normale inhoud van de functie, instructies, de opgedragen taken en werkzaamheden.

• 2.

  Onverminderd het bepaalde in het eerste lid wordt het mandaat uitgeoefend met inachtneming van de bepalingen uit dit mandaatbesluit en de specifieke voorwaarden, beperkingen en instructies die zijn vermeld in de (onder-)mandaatbesluiten.

• 3.

  De Mandaatgever en leidinggevende hebben de bevoegdheid om ook algemene instructies of instructies voor een bepaald geval te geven, die bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid in acht moeten worden genomen.

• 4.

  Het (onder-)mandaat omvat tevens het verrichten van alle voorbereidings- en uitvoeringshandelingen die bij de uitoefening van de mandaatbevoegdheid horen, zoals:

  • a.

    het verstrekken van mondelinge en/ of schriftelijke informatie over gegevens van feitelijke en objectieve aard;

  • b.

    het verzenden van ontvangstbewijzen;

  • c.

    het voeren van overige correspondentie en verrichten van administratieve handelingen,

  • d.

    het vragen van adviezen en inwinnen van inlichtingen en informatie;

  • e.

    het verzorgen van bekendmakingen, kennisgevingen en andere publicaties;

  • f.

    zorg dragen voor voorlichting en plaatsen van berichten op internetpagina van de BAR-organisatie en de sociale media van de BAR-organisatie;

  • g.

    het verwerken van (persoons)gegevens nodig voor het uitvoeren van de opgedragen werkzaamheden en het verwerken van (persoons)gegevens in (geautomatiseerde) bestanden waartoe de leidinggevende of medewerker is geautoriseerd.

• 5.

  Het (onder-)mandaat omvat de bevoegdheid tot het nemen van besluiten, de ondertekening van de in mandaat genomen besluiten alsmede de ondertekening van andere namens het Bestuursorgaan ter zake van die bevoegdheid uitgaande stukken. De ondertekening van besluiten en stukken op grond van een verstrekt mandaat vindt plaats conform artikel 12.

• 6.

  De bevoegdheid die verleend is aan een gemandateerde mag ook door al zijn hogere leidinggevenden worden uitgeoefend.

Artikel 10 Beperkingen voor uitoefening mandaat

• 1.

  De (onder-)gemandateerde leidinggevende of medewerker mag geen gebruik maken van de gemandateerde bevoegdheid, indien:

  • a.

    er sprake is van (rechts)handeling dat op grond van artikel 3 van dit besluit niet mag worden gemandateerd;

  • b.

    het besluit een afwijking zou inhouden van zowel regelgeving, circulaires, jurisprudentie als lokale regelingen, beleid, richtlijnen, voorschriften, instructies en dergelijke;

  • c.

    het besluit een overschrijding van budgetten of kredieten zou inhouden en/ of de budgetten uit de meerjarenbegroting ontoereikend zijn om aan alle meerjarige verplichtingen te kunnen voldoen;

  • d.

    het besluit mogelijk grote financiële aansprakelijkheid tot gevolg kan hebben;

  • e.

    er mogelijk sprake is van een gevoelige politieke of bestuurlijke aangelegenheid; in dit geval vindt er vooraf overleg plaats met de voorzitter van de Directieraad en de 3 portefeuillehouders van de afzonderlijke gemeenten, waarna de portefeuillehouders beslissen of een behandeling in en besluitvorming door het Dagelijks Bestuur nodig is;

  • f.

    een lid van het Dagelijks Bestuur of Directieraad heeft aangegeven dat hij/ zij de behandeling in het Dagelijks Bestuur of Directieraad wenselijk acht;

  • g.

    bij de uitvoering van een mandaat advies nodig is van een ander team van de BARorganisatie, dit advies en het eigen standpunt van de gemandateerde niet op elkaar aansluiten of niet tot dezelfde conclusie leiden;

  • h.

    de (onder-)gemandateerde een particulier belang heeft bij het gebruik van het mandaat.

• 2.

  Indien een situatie omschreven in sub a tot en met e uit het eerste lid zich voordoet, dan neemt het bevoegde (bestuurs-)orgaan zelf het besluit. In geval van sub f en g beslist de Directieraad.

Artikel 11 Vervanging van bevoegde personen

Wanneer de in dit besluit genoemde bevoegde leidinggevende of medewerker afwezig is, worden zijn/ haar bevoegdheden uitgeoefend door degene die hem kan vervangen op grond van de “Organisatieregeling en directieraadstatuut BAR-organisatie”.

Artikel 12 Ondertekening

• 1.

  Een krachtens mandaat en onder-mandaat genomen besluit of privaatrechtelijke rechtshandeling vermeldt als volgt namens welk bestuursorgaan het is genomen:

  • Namens het Dagelijks Bestuur van de BAR-organisatie,

    Directieraad van de BAR-organisatie

    directiesecretaris, voorzitter directieraad

     

    [handtekening] [handtekening]

    [naam] [naam]

     

    of

     

    Namens het Dagelijks Bestuur van de BAR-organisatie,

    [handtekening gemandateerde]

    [naam gemandateerde]

    [functie van de gemandateerde]

• 2.

  De voorgeschreven aanhef in overeenkomsten aangegaan door de BAR-organisatie is:

   

  De BAR-organisatie, gevestigd aan Koningsplein 1 (2981 EA) te Ridderkerk vertegenwoordigd door [roepnaam functie, cluster, naam functionaris], daartoe gevolmachtigd door de Voorzitter, handelend ter uitvoering van het besluit genomen krachtens het door de het Dagelijks Bestuur gegeven mandaat d.d. 15 december 2021.

Artikel 13 Inwerkingtreding en intrekking oude regeling

• 1.

  Het “Mandaatbesluit BAR-organisatie 2021” treedt in werking op 1 januari 2022.

• 2.

  Tegelijkertijd wordt ingetrokken het “Algemeen Mandaatbesluit BAR-organisatie 2020” en het “Algemeen Onder-Mandaatbesluit Directieraad BAR-organisatie 2020” d.d. 15 februari 2019.