| Organisatie | Houten |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Inkoop- en aanbestedingsbeleid |
| Citeertitel | Inkoop- en aanbestedingsbeleid versie 2022 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp | |
| Externe bijlage | Inkoop- en aanbestedingsbeleid versie 2022 |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 05-04-2022 | Nieuwe regeling | 08-03-2022 |
Slim en toekomstbewust inkopen
1.3 Verschil tussen inkoop en aanbesteding
2 Maatschappelijke uitgangspunten
2.1 Duurzaamheid “circulair tenzij, …”
2.1.2 Wat gaan we ervoor doen?
2.2.2 Wat gaan we ervoor doen?
3.2.1 Uniforme documenten en middelen gebruiken
3.2.2 Aanbestedingswijze en drempelbedragen
3.2.3 Bij welke omstandigheden wijken wij af van eigen drempelbedragen
3.2.4 Overeenkomsten op basis van Houtens model en inkoopvoorwaarden
3.2.6 Diensten die vallen onder bijlage XIV van de Europese richtlijn
4.2.1 Aanbesteden op basis van beste-prijs-kwaliteitverhouding (bpkv) tenzij
4.2.2 Product- en marktanalyse
4.2.3 Focus op Total Cost of Ownership (TCO)
4.2.4 Mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) stimuleren
4.2.5 Kansen bieden aan de lokale/regionale economie
4.2.6 Innovatieve oplossingen aanmoedigen
4.2.7 Zoveel mogelijk digitaal inkopen
4.2.8 Terughoudend zijn in het communiceren over ontvangen prijsopgaven
5 Organisatorische uitgangspunten
5.1.1 Bestuurlijke betrokkenheid
5.1.2 Ambtelijke betrokkenheid
5.2.1 Gelijksoortige inkopen bundelen
5.2.2 Inkoop centraal gecoördineerd
5.2.4 Integriteitseisen stellen aan opdrachtnemers
Bijlage 1: Voorgeschreven aanbestedingswijze
Bijlage 2: Klachtenregeling aanbestedingen
Wat kunnen partijen van elkaar verwachten?
Wat is een klacht en waarover kan geklaagd worden?
Werkwijze klachtenregeling bij de gemeente
Bijlage 4: Social Return on Investment (SROI) en Prestatieladder Sociaal Ondernemen (PSO)
Bijlage 5: Vervoer & Transport
Om haar bestuurlijke doelen en ambities te vervullen heeft de gemeente Houten een aantal instrumenten ter beschikking. Inkoop is één van deze instrumenten. De gemeente heeft een jaarlijks inkoopvolume van ongeveer 33 miljoen euro en dat is exclusief voor het sociaal domein, die circa 15 miljoen euro bedragen.
Bij de gemeente Houten is de Regionale Backoffice Lekstroom (RBL) gevestigd. Hier wordt centraal voor de Lekstroomgemeenten (Nieuwegein, Houten, IJsselstein, Vijfheerenlanden en Lopik) de administratie en de inkoop verzorgd in het kader van de Jeugdzorg en deels ook voor de WMO (nieuw). Dit inkoopbeleid is ook van toepassing op inkopen, die in dit kader worden gedaan.
In deze versie van het inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn verwijzingen naar wetgevingen en intern beleid geactualiseerd. Daarnaast is de PSO prestatieladder bij SROI opgenomen.
Het doel van het inkoopbeleid is het vastleggen van alle uitgangspunten die de gemeente hanteert bij het inrichten van de inkoopfunctie en het uitvoeren van alle inkooptaken in de komende jaren. Het is een leidraad voor interne inkoopinitiators en de inkoopadviseurs.
Voor inschrijvers en burgers is dit inkoopbeleid een wegwijzer voor waar wij als gemeente aan willen bijdragen met onze inkopen. Daarnaast geeft deze nota inzicht in hoe de inkoop bij de gemeente is georganiseerd.
Bij het inkopen van werken, leveringen en diensten betrekt de gemeente ook andere aspecten in de afweging dan enkel de aanschafprijs zoals kwaliteit en duurzaamheid. Deze zijn minstens zo belangrijk, zo niet belangrijker.
Inkoop heeft een ondersteunende en verbindende functie binnen de gemeente. De maatschappelijke en economische uitgangspunten, zoals omschreven in hoofdstuk 2 en hoofdstuk 4 zijn rechtstreeks afgeleid van de maatschappelijke doelstellingen van de gemeente. Dit betekent dat het mogelijk is dat aan het college de afweging wordt voorgelegd tussen prijs en maatschappelijke doelen.
De gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving na. Alle inkopen van de gemeente Houten voeren we op objectieve, transparante, proportionele en niet-discriminerende wijze uit. Binnen onze mogelijkheden richten we ons daarnaast op de mate waarin ondernemers verantwoord en transparant ondernemen. Zowel in hun bedrijfsvoering (denk aan Wet Normering Topinkomens) als in de gehele keten (eerlijke handel).
Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkoop. We investeren continu in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. De gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop. In hoofdstuk 5 komt het onderwerp integriteit aan de orde.
Zowel de gemeente als ondernemers verrichten veel administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De gemeente verlicht deze lasten door proportionele eisen en criteria te stellen, door digitalisering en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren.
1.3 Verschil tussen inkoop en aanbesteding
De termen ‘inkoop’ en ‘aanbesteding’ worden vaak door elkaar heen gebruikt. Het figuur aan het einde van dit hoofdstuk geeft inzicht in de processtappen die horen bij een ‘aanbesteding’ en welke onderdeel uit maken van de ‘inkoopfunctie’. Uit dit figuur blijkt, dat de inkoopfunctie alle stappen bevat en dat aanbesteding een onderdeel van het inkoopproces is. Dit inkoopbeleid omvat de hele inkoopfunctie.
In hoofdstuk 2 komen de maatschappelijke uitgangspunten aan de orde. Hier staan mens en milieu centraal. Hoofdstuk 3 zoomt in op de juridische uitgangspunten. Economische uitgangspunten zijn opgenomen in hoofdstuk 4 en tot slot worden in hoofdstuk 5 de organisatorische en ethische uitgangspunten benoemd. Per hoofdstuk wordt eerst beschreven wat de gemeente wil bereiken en vervolgens hoe zij dat gaat doen.
De gegevens die aan veranderingen onderhevig zijn, zoals drempelwaarden, klachtenregeling aanbestedingen en informatie over Social Return on Investment (SROI) zijn opgenomen in de bijlagen. Bij veranderingen worden deze separaat ter goedkeuring voorgelegd aan het college en waar nodig aan de gemeenteraad.
2 Maatschappelijke uitgangspunten
De gemeente koopt op maatschappelijk verantwoorde wijze in. Het inkoopproces is gericht op het bereiken van een zo groot mogelijke maatschappelijke waarde. Bij iedere inkoop wordt daarom in eerste instantie gezocht naar duurzame oplossingen. Daarnaast wordt beoordeeld of de opdracht kansen creëert voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.
De gemeente Houten heeft het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) ondertekend. Hiermee erkent zij het belang van mensen (people), milieu (planet) en financiën/winst (profit). Het Manifest heeft als doel de samenwerking tussen overheden te intensiveren om hun inkoopkracht en opdrachtgeverschap te versterken en MVI integraal in de organisatie te bevorderen.
2.1 Duurzaamheid “circulair tenzij, …”
Het manifest MVI sluit aan bij het duurzaamheidsbeginsel van de gemeente. Dit is vastgelegd in het Milieubeleidsplan, waarin de duurzame ambities voor 2040 staan en in het Klimaatplan 2022. Het Klimaatplan valt uiteen in drie delen, die apart zijn vastgesteld. Het gaat om de onderdelen: ‘energieplan’ (vastgesteld in 2020), het’ klimaatadaptieplan’ (vastgesteld in 2021) en het ‘plan voor circulaire economie’ (vastgesteld in 2022). De focus ligt bij inkopen op circulariteit. Dit betekent dat duurzame oplossingen uitgangspunt zijn, die verwerkt worden in de eisen en/of deel uitmaken van de gunningscriteria.
2.1.2 Wat gaan we ervoor doen?
2.1.2.1 Focus op inkoopgroepen
Wanneer een inkoop een grote impact heeft op het milieu, een grote zichtbaarheid heeft en/of relatief gemakkelijk te verduurzamen is, dan is deze relevant voor circulair inkopen. Deze inkopen zijn vooral te vinden in de inkoopgroepen Aanleg en onderhoud Grond-, Weg- en Waterbouw (GWW), Personeel gerelateerde zaken en kantoorbenodigdheden en beheer en exploitatie gebouwen.
2.1.2.2 Duurzaamheidseisen opnemen
Het inkoopteam en het duurzaamheidsteam worden beiden betrokken bij iedere inkoop boven € 5.000. In overleg met de inkoopinitiator en –adviseur beoordeelt de duurzaamheidsadviseur welke eisen met betrekking tot duurzaamheid bij de inkoop worden gesteld.
2.1.2.3 Duurzaamheidsaspecten als belangrijk gunningcriterium
De volgende duurzaamheidscriteria komen veelvuldig voor in aanbestedingen:
Bij het vaststellen van de eisen en gunningscriteria op het gebied van duurzaamheid (milieu) wordt, afhankelijk van de inkoop en de mogelijkheden voor duurzaamheid, gebruik gemaakt van:
De gemeente neemt passende maatregelen bij producten die niet onder aanvaardbare arbeidsomstandigheden tot stand zijn gekomen. In de rol van opdrachtgever stimuleert de gemeente arbeidsmogelijkheden voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dit mag uiteraard nooit leiden tot verdringing van de mensen die reeds in dienst zijn bij partijen, die opdrachten voor de gemeente uitvoeren.
2.2.2 Wat gaan we ervoor doen?
Houten is een Fairtrade gemeente. De uitgangspunten van Fairtrade zijn waar van toepassing onderdeel bij de aanbestedingen.
2.2.2.2 Opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaats (of opvolger)
Inkoopopdrachten met een groot aandeel aan lager gekwalificeerde arbeid behouden we voor aan sociale werkvoorzieningen.
2.2.2.3 Social Return on Investment (SROI)
Social Return houdt in dat investeringen niet alleen een economisch rendement opleveren, maar ook een sociale opbrengst hebben. Hiermee wordt bedoeld, dat mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk worden geholpen.
Ten aanzien van SROI past de gemeente al jaren de ‘bouwblokkenmethode’ toe en gaat daar de komende jaren mee door. Aanvullend op de bouwblokkenmethode zullen ook de inspanningen voor de PSO prestatieladder* worden meegeteld. In samenwerking met het Werkgeversservicepunt Lekstroom (WGSP) wordt bij inkopen van €100.000 of hoger afgestemd hoe SROI een goede plek kan krijgen bij de uitvoering van de opdracht.
Met de invoering van de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 op 1 juli 2016 is er wel een verschil in de invulling van SROI bij aanbestedingen onder of boven de drempel gekomen. Boven de drempel moet de invulling opdracht gerelateerd zijn. Onder de drempel is er ruimte voor een creatievere invulling. Een uitgebreidere beschrijving van de toepassing van SROI is te vinden in bijlage 4.
*https://www.pso-nederland.nl/over-de-pso/Over-de-Prestatieladder-Socialer-Ondernemen
De gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na. Bij al onze inkopen gelden onderstaande algemene beginselen van het aanbestedingsrecht:
Gelijke omstandigheden worden niet verschillend behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is.
Ondernemers uit EU-lidstaten en uit niet-lidstaten moeten gelijke kansen hebben om de opdracht te verwerven.
De gevolgde procedure moet navolgbaar (en dus controleerbaar) zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.
De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers zijn niet onevenredig in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
Op basis van wederzijdse erkenning laat een lidstaat goederen of diensten van een andere lidstaat toe op zijn grondgebied, als deze in die lidstaat op rechtmatige wijze zijn geproduceerd en op de markt gebracht. Het beginsel maakt vrij verkeer van goederen en diensten mogelijk, zonder dat nationale regelingen van lidstaten geharmoniseerd moeten worden.
De gemeente gaat bij alle inkopen uit van de algemene beginselen van behoorlijk bestuur zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel. Daarnaast werkt de gemeente bij haar inkopen mee aan deregulering: ‘regels dienen de mens’.
3.2.1 Uniforme documenten en middelen gebruiken
De in paragraaf 3.1 genoemde beginselen dienen we het best als we gebruik maken van uniforme – meestal landelijke – aanbestedingsreglementen, standaard bestekken en inkoopvoorwaarden. De gemeente gebruikt uniforme documenten en middelen, tenzij een concreet geval dit niet toelaat.
Voor de gemeente Houten zijn onder andere van toepassing:
* er wordt altijd gebruik gemaakt van de meest recente versie.
3.2.2 Aanbestedingswijze en drempelbedragen
Zowel boven als onder de drempel is het van belang dat een procedure wordt gekozen, die aansluit bij het onderwerp van de betreffende inkoop. Daarom wordt per opdracht beoordeelt welke aanbestedingsprocedure geschikt en proportioneel is op basis van volgende aspecten:
De gemeente volgt de drempelbedragen zoals tweejaarlijks op Europees niveau vastgesteld en het gestelde in de Gids Proportionaliteit. Zie bijlage 1.
3.2.3 Bij welke omstandigheden wijken wij af van eigen drempelbedragen
Regels dienen de mens. Als blijkt dat een andere vorm van aanbesteden beter past dan de in bijlage 1 genoemde richtlijn, wordt er gemotiveerd afgeweken. De motivatie maakt onderdeel uit van het inkoopdossier. Dit zullen wij doen bij één van de volgende situaties:
We kunnen niet van de Aanbestedingswet afwijken. Dit betekent dat afwijken alleen kan bij aanbestedingen onder de drempel.
3.2.4 Overeenkomsten op basis van Houtens model en inkoopvoorwaarden
Bij het sluiten van een overeenkomst van leveringen en/of diensten stelt de gemeente het contract op, inclusief de van toepassing zijnde voorwaarden. Dit zijn bij voorkeur de algemene inkoopvoorwaarden van de Gemeente Houten. De Aanbestedingswet 2012 kent in beginsel geen beperkingen in de maximale duur van een overeenkomst. Echter een raamovereenkomst heeft in beginsel een looptijd van maximaal vier jaar, inclusief de mogelijkheden tot verlenging. Hier wijken we deugdelijk gemotiveerd van af op het moment dat het gebruikelijk is in een bepaalde markt om voor een langere periode een raamovereenkomst af te sluiten. Alle overeenkomsten hebben een einddatum (dus geen stilzwijgende verlenging).
In het kader van een aanbestedingsprocedure kan het voorkomen dat tussen de gemeente en ondernemers ontevredenheid ontstaat over hoe door partijen in de aanbestedingsprocedure gehandeld wordt. Dit kan leiden tot een klacht. De gemeente werkt conform de hiervoor opgestelde klachtenregeling (zie bijlage 2).
3.2.6 Diensten die vallen onder bijlage XIV van de Europese richtlijn
Voor zogenoemde sociale en andere specifieke diensten geldt een vereenvoudigde procedure, gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze diensten. Denk bijvoorbeeld aan diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening, catering, administratiediensten voor onderwijs en enkele juridisch diensten.
De vereenvoudigde procedure kan worden toegepast voor inkopen onder de drempelwaarde van het verlichte regime, zijnde € 750.000,00. Daarboven moet een reguliere aanbestedingsprocedure gevolgd worden. In het overzicht CPV (Common Procurement Vocabulary)-codes staan de diensten vermeld die onder het regime van de sociale en andere specifieke diensten vallen.
4 Juridische uitgangspunten Economische uitgangspunten
De gemeente gebruikt publieke middelen voor haar uitgaven. Het inkoopbeleid van de gemeente is gericht op het beheersen en verlagen van de totale kosten voor de gemeente. Daarnaast ligt de focus op inkopen bij lokale en regionale partijen en het midden- en kleinbedrijf. Tenzij dit volgens de aanbestedingswet niet kan.
De gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers krijgen een eerlijke kans op gunning van de opdracht. De gemeente wenst geen ondernemers in het inkoopproces te betrekken die de mededinging vervalsen.
De gemeente daagt bij haar aanbestedingen aanbieders uit om met creatieve, milieu en kostenbesparende oplossingen te komen, die voor belanghebbenden een win-winsituatie opleveren.
4.2.1 Aanbesteden op basis van beste-prijs-kwaliteitverhouding (bpkv) tenzij…
De gemeente hanteert het gunningscriterium beste prijs-kwaliteitverhouding. Hiermee laat de gemeente zien, dat de prijs en de kwaliteit (waaronder duurzaamheid) minstens even belangrijk zijn. De standaard verhouding voor prijs kwaliteit is 40% - 60%. Wanneer er weinig verschil in prijs worden verwacht of waar duurzaamheid of kwaliteit erg belangrijk worden gevonden, is het percentage kwaliteit hoger dan 60%. Op het moment dat het om een inkoop gaat, waar partijen zich echt NIET van elkaar kunnen onderscheiden anders dan op prijs, besteedt de gemeente aan op basis van het gunningscriterium ‘laagste prijs’.
4.2.2 Product- en marktanalyse
Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. Bij deze analyse zijn duurzaamheidsaspecten een vast onderdeel. De gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren.
Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’. Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.
4.2.3 Focus op Total Cost of Ownership (TCO)
Duurzame inkopen vragen soms een hogere investering vooraf, maar betalen dit terug door lagere onderhoudskosten of een hogere restwaarde. Door naar de total cost of ownership te kijken, kunnen duurzame oplossingen uiteindelijk goedkoper zijn dan reguliere oplossingen. Zeker wanneer ook (kosten voor het verminderen/opheffen van) een negatieve milieu-impact wordt meegenomen. De gemeente Houten betrekt bij haar inkopen niet meer alleen de aanschafkosten, maar ook de totale kosten over de gehele gebruiksduur.
4.2.4 Mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) stimuleren
De gemeente biedt het MKB bij haar inkoop kansen. Dit doen wij door:
4.2.5 Kansen bieden aan de lokale/regionale economie
‘Local sourcing’ draagt in principe bij aan de doelmatigheid en duurzaamheid van de inkoop. Door producten en diensten van dichtbij te halen wordt de CO2-uitstoot verminderd. Hierbij wordt wel naar de keten gekeken. Wanneer een lokale ondernemer zijn producten van ver weg haalt, wordt de CO2-uitstoot niet verminderd. In gevallen waar een meervoudig onderhandse offerteaanvraag is toegestaan, nodigt de gemeente, waar beschikbaar, lokale/regionale ondernemers uit, mits de gemeente in de afgelopen twee jaar geen slechte ervaringen met deze ondernemers had.
4.2.6 Innovatieve oplossingen aanmoedigen
Bij innovatiegericht inkopen dagen we de aanbieders uit om met een creatieve invulling van de opdracht te komen. Dit doen we door te gunnen, mits proportioneel en geschikt, op basis van beste prijs-kwaliteitverhouding, het bekend maken van de maximumprijs, volledig gunnen op kwaliteit/innovatie, de opdracht functioneel te omschrijven en/of door geïntegreerde contractvormen toe te passen. De gemeente gaat er verder van uit, dat de meest duurzame oplossingen voor producten met een hoog milieu-impact vaak ook innovatief zijn.
4.2.7 Zoveel mogelijk digitaal inkopen
De gemeente publiceert openbare aanbestedingen en bij voorkeur ook meervoudig onderhandse aanbestedingen digitaal, waarbij inschrijvers tevens digitaal inschrijven. We gebruiken hiervoor het platform TenderNed.
4.2.8 Terughoudend zijn in het communiceren over ontvangen prijsopgaven
De gemeente handelt zeer terughoudend in het vrijgeven van prijzen van andere ondernemers aan derden, tenzij dit wettelijk is voorgeschreven. Hiermee beschermen we de rechtmatige commerciële belangen van de ondernemers. Bij een aanbesteding die gegund wordt op basis van beste prijs-kwaliteitverhouding maken wij de totaalscores bekend. Deze worden deugdelijk gemotiveerd. Bij een aanbesteding op laagste prijs, maakt de gemeente de ingediende prijzen bekend.
5 Organisatorische uitgangspunten
De gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop. Dit betekent dat:
5.1.1 Bestuurlijke betrokkenheid
In het duale bestel is de gemeenteraad het bevoegde orgaan voor het stellen van kaders van het inkoopbeleid. De wijze waarop daar binnen deze kaders invulling aan wordt gegeven is voorbehouden aan het college. De raad controleert vervolgens of het college bij de uitvoering van het inkoopbeleid binnen de vastgestelde beleidskaders is gebleven.
5.1.2 Ambtelijke betrokkenheid
De wethouder financiën is integraal verantwoordelijk voor het aanbestedingsbeleid en geeft invulling aan de door de raad gestelde kaders. Binnen het college zijn de burgemeester en overige wethouders, afhankelijk van hun portefeuille, verantwoordelijk voor de inkoop van verschillende type leveringen, diensten en werken. De ambtelijke betrokkenheid richt zich op de uitvoering van het beleid, onder verantwoording van het college van burgemeester en wethouders.
5.2.1 Gelijksoortige inkopen bundelen
De gemeente bundelt gelijksoortige inkoopbehoeften van de hele organisatie samen. Dit betekent dat er raamovereenkomsten worden afgesloten. Hierbij krijgt ook het midden- en kleinbedrijf de kans om al dan niet in combinatie in te schrijven. De gemeente voegt niet onnodig opdrachten samen.
5.2.2 Inkoop centraal gecoördineerd
De gemeente heeft per 2017 centraal gecoördineerde inkoop ingericht. Iedere inkoop vanaf € 5.000 wordt op deze manier een samenspel tussen de inkoopinitiator, de duurzaamheids- en de inkoopadviseur.
Concreet betekent dit, dat de inkoopinitiator zich richt op de inhoud en dat de inkoopadviseur adviseert over de juiste aanbestedingswijze en ondersteunt bij het opstellen van de benodigde documenten bij een offerteaanvraag.
Vakgroep inkoop is niet betrokken bij ‘inhuur personeel’. Dit is een samenspel tussen het inhoudelijke team en vakgroep Personeel & Organisatie.
De gemeente werkt op het gebied van inkopen samen. Het gaat om samenwerkingen binnen de eigen organisatie maar ook met andere (regionale) gemeenten of andere aanbestedende diensten. Het doel van samenwerken is het creëren van meerwaarde ten opzichte van wat de gemeente individueel tot stand kan brengen. Deze meerwaarde hoeft niet per definitie alleen tot een financieel voordeel te leiden, maar het kan ook leiden tot efficiency-, kennis-, capaciteits- en/of duurzaamheidsvoordelen.
Indien er samen met één of meerdere aanbestedende diensten een aanbesteding op de markt wordt gebracht, wordt ervoor gewaakt dat een opdracht niet onnodig groot wordt.
Daarnaast zal er op het gebied van circulariteit in de toekomst steeds vaker in de keten worden gezocht naar oplossingen om minder grondstoffen te verbruiken. Zolang het past binnen de aanbestedingswet kiest de gemeente ook voor samenwerkingsverbanden in de keten.
5.2.4 Integriteitseisen stellen aan opdrachtnemers
De gemeente doet alleen zaken met integere ondernemers, die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Bij openbare aanbestedingen gebruikt de gemeente daarom het Uniform Europees Aanbestedingsdocument. Ook onder de drempel gebruiken wij in principe dit document tenzij het volume van de opdracht niet proportioneel is. Als daarvoor aanleiding bestaat, behoudt de gemeente zich het recht voor om een Bibob-onderzoek naar de (potentiële) opdrachtnemer te laten uitvoeren.
Bijlage 1: Voorgeschreven aanbestedingswijze
De gemeente onderscheidt vier basisvormen van aanbestedingswijzen:
Nationaal openbaar aanbesteden met of zonder voorafgaande selectie: de gemeente publiceert nationaal een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle mogelijke nationale opdrachtnemers. Met voorafgaande selectie wordt uit de gegadigden minimaal drie potentiële opdrachtnemers geselecteerd, die een offerte mogen uitbrengen.
Europees openbaar aanbesteden met of zonder voorafgaande selectie: de gemeente publiceert op Europees niveau een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle Europese opdrachtnemers. Met voorafgaande selectie wordt uit de gegadigden minimaal vijf potentiële opdrachtnemers geselecteerd, die een offerte mogen uitbrengen.
De gemeente volgt de in de Gids Proportionaliteit aangegeven richtlijn, zie onderstaande tabellen.
Iedere twee jaar stelt de Europese commissie de drempelbedragen waarboven Europees moet worden aanbesteed vast. Voor de periode 1 januari 2022 tot en met 31 december 2023 gelden de volgende drempelbedragen.
Diensten en leveringen: € 215.000
Sociale en andere specifieke diensten € 750.000
Concessies voor diensten en werken € 5.382.000
Op het moment dat tijdens de looptijd van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de drempelbedragen worden aangepast, zijn bovenstaande drempelbedragen niet meer geldig en gelden de recentste drempelbedragen als vastgesteld door de Europese commissie.
Bijlage 2: Klachtenregeling aanbestedingen
In het kader van een aanbestedingsprocedure kan het voorkomen dat tussen gemeente en ondernemers ontevredenheid ontstaat over hoe de gemeente handelt. In deze bijlage staan de uitgangspunten en werkwijze van de klachtenregeling aanbestedingen.
Wat kunnen partijen van elkaar verwachten?
Verwacht wordt dat zowel de gemeente als de ondernemer zich professioneel opstelt. Zij gaan daarom met elkaar om op basis van wederzijds respect en met begrip voor elkaars posities en verantwoordelijkheden. Ook mag van beide partijen verwacht worden dat zij kennis van het aanbestedingsproces hebben en dat de rechten en plichten die daaruit voortvloeien bekend zijn.
Om de aanbestedende dienst zo vroeg als mogelijk in de aanbestedingsprocedure op een probleem te wijzen, stelt de ondernemer in beginsel eerst een vraag aan de gemeente. Als de ondernemer niet tevreden is met de beantwoording of beantwoording blijft uit, kan de ondernemer een klacht indienen bij het klachtenloket.
Een ingediende klacht kan een opschortende werking hebben. Er zal op dat moment gekeken worden naar wat proportioneel is.
Een ondernemer die een klacht heeft ingediend kan te allen tijde alsnog naar de rechter stappen om de kwestie in een kort geding te beslechten. De afhandeling van een al ingediende klacht wordt in de regel opgeschort door de gemeente tot na de uitspraak van de rechter.
Wat is een klacht en waarover kan geklaagd worden?
Een klacht is een uiting van ontevredenheid met een corrigerend of afwijzend karakter. Om misverstanden te voorkomen moet een klacht duidelijk als zodanig worden benoemd.
De ondernemer kan een klacht indienen over:
Anoniem klagen kan niet. Wel kan een brancheorganisatie op eigen titel bezwaren met betrekking tot een specifieke aanbesteding, die bij een of meer ondernemers van de branche leven, als klachtindienen.
Voor alle soorten klachten is het algemene uitgangspunt dat de ondernemer tijdig klaagt en dat de gemeente deze klacht tijdig afhandelt.
Werkwijze klachtenregeling bij de gemeente
Bij elke aanbesteding geeft de gemeente aan, waar belanghebbende ondernemers een klacht kunnen indienen. Dit is veelal een algemeen mailadres van de gemeente. De klacht wordt behandeld door een juridisch specialist van de gemeente of door de huisadvocaat van de gemeente.
De stappen van een standaard klachtenafhandeling zijn als volgt:
De ondernemer dient zijn klacht in per e-mail. In deze schriftelijke klacht maakt hij duidelijk dat het over een klacht gaat en waarover hij klaagt en hoe volgens hem het knelpunt zou kunnen worden verholpen. De klacht bevat verder de dagtekening, naam en adres van de ondernemer en de aanduiding van de aanbesteding.
Als de indiener van de klacht zich niet kan vinden in de reactie van de gemeente, staat het de ondernemer altijd vrij om de klacht voor te leggen aan de Commissie van Aanbestedingsexperts of aan een rechter.
De gemeente legt jaarlijks intern verantwoording af over de klachtenafhandeling en rapporteert hierover, zodat de gemeente hiervan kan leren. De manier van rapporteren is vormvrij. In ieder geval moet gerapporteerd worden over:
Bijlage 2: Klachtenregeling aanbestedingen
De inkoopgroepen waarbij de gemeente circulair, energiezuinig, of op een andere manier duurzaam inkopen stimuleert zijn:
De gemeente Houten is een Fairtrade gemeente. Daarom stimuleert de gemeente Houten met haar inkopen de kenmerken van Fairtrade:
Bijlage 4: Social Return on Investment (SROI) en Prestatieladder Sociaal Ondernemen (PSO)
De gemeenten waarvoor Werkgeversservicepunt (WGSP) Lekstroom werkt (Lopik, Houten, Nieuwegein en IJsselstein) willen zoveel mogelijk mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk helpen en hen ondersteunen op de weg daar naartoe. Daarom is social return onderdeel van het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Houten.
Wat betekent dat: social return?
Dit houdt in dat de gecontracteerde opdrachtnemer bij de uitvoering van een opdracht een percentage van de opdrachtsom invult door social return. Deze invulling geldt ook als er sprake is van meerwerk binnen de opdracht. In de meeste gevallen is opdrachtnemer verplicht om 5% van de opdrachtsom (in een aantal gevallen van de loonsom) in te zetten voor social return. Soms valt dit percentage hoger of lager uit.
Onderstaand geven wij aan hoe de opdrachtnemer invulling kan geven aan social return. Daarnaast laten we zien hoe de bouwblokkenmethode werkt om de inspanningen voor de social return verplichting – de inspanningswaarde – te meten.
De opdrachtnemer kan op verschillende manieren invulling geven aan social return. Bijvoorbeeld door:
Meer informatie over social return staat op de website van het werkgevers service punt www.wgsp-lekstroom.nl.
Kaders invulling social return
Heeft de opdrachtnemer maximaal 6 maanden voor gunning van de opdracht een medewerker uit de doelgroep aangenomen, dan wil de gemeente deze inzet graag belonen en waarderen. Op dat moment geldt als invulling van social return de datum van de gunning tot maximaal 12 maanden na aanvang van de arbeidsovereenkomst.
Inspanningswaarden in bouwblokken
Om de waarde van de inspanningen voor de social return verplichting te meten, wordt de bouwblokkenmethode gebruikt. Daarbij wordt de gerealiseerde waarde van social return uitgedrukt in inspanningswaarde. Deze inspanningswaarde staat niet in relatie tot de werkelijke uitgaven aan bijvoorbeeld uitkeringen en loon, maar heeft te maken met de afstand van de doelgroep tot de arbeidsmarkt en de inspanning die de opdrachtnemer levert om kansen te creëren voor de doelgroep social return.
Is de opdracht definitief gegund? Dan neemt de opdrachtnemer binnen een week contact op met de adviseur social return via info@wgsp-lekstroom.nl voor een adviesgesprek. Samen met deze adviseur stelt opdrachtnemer een plan van aanpak op. Hierin staat:
Het resultaat van deze fase is een plan dat concreet en realiseerbaar is. De opdrachtnemer zorgt ervoor dat het definitieve plan binnen drie weken na het adviesgesprek wordt voorgelegd aan de adviseur social return. De adviseur social return kan deze termijn op verzoek van opdrachtnemer tot maximaal twaalf weken verlengen.
De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het nakomen van alle overeengekomen social return verplichtingen en legt deze vast in het daartoe aangewezen registratie – en monitoringssysteem.
De opdrachtnemer kan tevens aan de uitvoeringsvoorwaarde voor sociaal maatschappelijk ondernemen voldoen, indien hij kan aantonen dat hij over een geldig certificaat (minimaal trede 2) beschikt van PSO (Prestatieladder Socialer Ondernemen). Het is niet verplicht om het certificaat bij de aanbieding te voegen, het dient echter wel binnen zeven kalenderdagen na opvraag aangeleverd te kunnen worden door de opdrachtnemer
Met vragen of opmerkingen over social return kan per contact worden opgenomen met info@wgsp-lekstroom.nl
De te volgen inkoopprocedure bij inkopen van leveringen en diensten boven de € 5.000 dient in overleg met de inkoopadviseur vastgesteld te worden. Afwijken van de richtlijn van de Gids Proportionaliteit tot het Europese drempelbedrag gebeurt eveneens in afstemming met de inkoopadviseur.
Bijlage 5: Vervoer & Transport
E-mail aanbesteding@houten.nl
Website www.houten.nl/ondernemers/aanbestedingen
[1] Arabische cijfers zijn voor personenauto’s en bestelbusjes, Romeinse cijfers zijn voor vrachtauto’s en bussen.
Waarom? Auto’s, bestelbusjes, vrachtwagens en landbouw voertuigen rijden vaak op fossiele brandstoffen. Dit zorgt voor luchtvervuiling en draagt bij aan klimaatverandering. | ||
Euronorm – De EU heeft normen opgesteld die aangeven hoe milieuvervuilend een voertuig is. EURO 6 of VI[1] is op dit moment het minst milieuvervuilend voor (vracht)auto’s en bussen. Voor landbouwvoertuigen geldt de norm Stage III en vanaf 1-1-2019 Stage IV. Hoe hoger de norm, hoe duurzamer. De euronorm van een voertuig kun je vinden via https://ovi.rdw.nl/. Ga naar ''Motor&Milieu'' → ''Milieuprestatie'' → ''Milieuclassificatie''. CO2-compensatie – De CO2-uitstoot van een voertuig kan gecompenseerd worden door certificaten. Elders in de wereld worden dan bijvoorbeeld bomen geplant of schonere kooktoestellen geplaatst. Kijk hier voor een overzicht van mogelijke CO2-certificaten. | ||
| Voor duurzamere voertuigen ontvangt de inschrijver meer punten:
De gestelde eisen kunnen bij de inschrijver gecontroleerd worden, bijvoorbeeld door certificaten. | |
| ||