Organisatie | Baarn |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Organisatiebesluit gemeente Baarn 2022 |
Citeertitel | Organisatiebesluit 2022 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
artikel 160 van de Gemeentewet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
25-03-2022 | Vervangende regeling | 15-03-2022 |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Baarn,
gelet op artikel 160, lid 1, onder c van de Gemeentewet,
gelet op het advies van de Ondernemingsraad d.d. 24 juni 2016,
gelet op het collegebesluit (16CV000247) “Organisatieontwikkeling” d.d. 5 juli 2016,
gelet op het advies van de Ondernemingsraad d.d. 8 oktober 2020
gelet op het collegebesluit (179118) d.d. “Eindrapportage BMC Quick scan organisatie ontwikkeling” d.d. 20 oktober 2020
het college van burgemeester en wethouders op 5 juli 2016 de visie en waarden van de gemeentelijke organisatie van de gemeente Baarn zoals opgenomen in ‘Organisatievisie Baarn’ heeft vastgesteld;
het college van burgemeester en wethouders op 5 juli 2016 de organisatiestructuur van de gemeentelijke organisatie zoals opgenomen in ‘Organisatievisie Baarn’ met als ingangsdatum 1 januari 2017 heeft vastgesteld;
de Ondernemingsraad op 24 juni 2016 heeft geadviseerd over de notitie “Organisatievisie Baarn”, in het bijzonder over:
het besturings- en managementmodel;
de visie en de waarden van de gemeentelijke organisatie;
het college op 20 oktober 2020 heeft besloten dat vanaf 1 januari 2021 wordt gewerkt met een eenhoofdige directie
in de ‘Organisatievisie Baarn’ de verschillende rollen en verantwoordelijkheden zijn uitgewerkt;
het wenselijk is deze rollen en verantwoordelijkheden expliciet op te nemen in een organisatiebesluit;
Ambtelijke organisatie: het geheel van personen in dienst van de gemeente, ongeacht hun rechtspositie, alsmede de (tijdelijke) verbanden waarin zij werkzaam zijn, met uitzondering van het onderwijs.
Gemeentesecretaris: de ambtenaar als bedoeld in hoofdstuk VII, § 2 van de Gemeentewet.
Algemeen directeur: gemeentesecretaris en het hoofd van de ambtelijke organisatie, geeft leiding en coacht de teammanagers en de concernstaf.
Teammanager: de ambtenaar die is belast met de dagelijkse leiding van een team.
Teams: organisatieonderdeel dat is belast met de ontwikkeling en uitvoering van werkzaamheden en/of ontwikkelen van beleid op daartoe door het college vastgestelde werkterreinen;
Managementteam: algemeen directeur en de teammanagers.
Managementteamoverleg: permanent ambtelijke overlegstructuur bestaande uit de algemeen directeur en de teammanagers, desgewenst aangevuld met adviseurs.
Procesmatig ingerichte organisatie: de organisatie is ingericht naar de aandachtsvelden interne dienstverlening, ontwikkeling en externe dienstverlening.
De visie zoals neergelegd in de Organisatievisie Baarn en door het college van burgemeester en wethouders vastgesteld op 5 juli 2016.
Artikel 3 Structuur van de ambtelijke organisatie
De ambtelijke organisatie is opgebouwd uit de algemeen directeur, de teams en een concernstaf en bestaat uit de organisatieonderdelen die genoemd worden in het organogram dat als bijlage 1 bij dit besluit is gevoegd. In de bijlagen 2 tot en met 8 zijn de kerntaken/werkterreinen van elk (sub)team en concernstaf beschreven.
Op basis van de in het voorgaande lid bedoelde taaktoedeling stelt het college van burgemeester en wethouders de structuur van de organisatie vast. Wijziging van deze structuur geschiedt niet dan nadat de ondernemingsraad daarvoor om advies is gevraagd in overeenstemming met de Wet op de Ondernemingsraden (WOR).
De ondernemingsraad heeft op 24 juni 2016 geadviseerd over de notitie “Organisatievisie Baarn” en op 8 oktober 2020 over “Eindrapportage BMC Quick scan organisatie ontwikkeling”. Dit organisatiebesluit is een uitwerking daarvan. De ondernemingsraad heeft aangegeven niet apart over het organisatiebesluit te hoeven adviseren.
De concernstaf is ondersteunend aan de gemeentesecretaris. De staf kenmerkt zich door een onafhankelijke positie en concernbrede blik. De staf richt zich op strategische advisering en de coördinatie en verbetering van bestuurlijke processen.
De kerntaken/werkgebieden van de concernstaf zijn:
Het team Intern advies is verantwoordelijk voor alle advisering aan de teams en het bestuur. Ze leveren advies aan andere teams over voorstellen en vraagstukken en ontwikkelen beleid op het eigen vakgebied. Team Intern advies bestaat uit de volgende subteams: Juridische Zaken, Communicatie, Financieel beleid, P&O en Informatieadvies.
De kerntaken/werkgebieden van Juridische zaken zijn:
1. Secretariaat adviescommissie bezwaarschriften
2. Coördinatie klachten in de zin van hoofdstuk 9 Algemene wet bestuursrecht (Awb)
4. Vertegenwoordigen van college en burgemeester in rechtsgedingen van privaatrechtelijke en bestuursrechtelijke aard.
5. Coördinatie en voorbereidingshandelingen Wob- en Whoverzoeken
6. Coördinatie en voorbereidingshandelingen inzageverzoeken AVG
7. Coördinatie en voorbereidingshandelingen ingebrekestellingen
8. (Ver)huur en (ver)koop gemeentelijke eigendommen
De kerntaken/werkgebieden van Communicatie zijn:
De kerntaken/werkgebieden van Financieel beleid zijn:
De kerntaken/werkgebieden van P&O zijn:
De kerntaken/werkgebieden van Informatieadvies zijn:
Het team Informatie is verantwoordelijk voor de uitvoering van de interne dienstverlening. De taken zijn beheersmatig en ondersteunend aan de andere teams. Informatie, gegevensbeheer en ondersteuning staan centraal. Team Informatie bestaat uit de volgende subteams: Secretariaat, Facilitaire Zaken, Belasting & Geoinformatie, Financieel beheer, Informatiebeheer.
De kerntaken/werkgebieden van subteam Secretariaat zijn:
- Voorbereiden van Koninklijke onderscheidingen
- Het bieden van secretariële ondersteuning
- Het uitvoeren van de bestuurlijke besluitvorming
- Uitvoeren cultuur- of vrijwilligersprijs
- Het behandelen van een voordracht voor een gemeentelijke erespeld
- Uitnodigen jubilarissen, gedecoreerden, nieuwe bewoners, veteranen, oud-gemeenteambtenaren
De kerntaken/werkgebieden van subteam Facilitaire Zaken zijn:
De kerntaken/werkgebieden van subteam Belasting & Geoinformatie zijn:
De kerntaken/werkgebieden van subteam Financieel beheer zijn:
De kerntaken/werkgebieden van subteam Informatiebeheer zijn:
- Beheer archief (incl. website)
- Bewaken van kwaliteit, inclusief de inhoudelijke kwaliteitsaudits
Bijlage 5 Team Ontwikkeling Samenleving
Het team Ontwikkeling Samenleving is verantwoordelijk voor de integrale beleidsontwikkeling, vaststelling, monitoring en evaluatie van beleid op het gebied van wonen, duurzaamheid, economische zaken, kunst en cultuur, sport, onderwijs, onderwijshuisvesting, jeugdzorg, participatie, maatschappelijke ondersteuning en gezondheid. Het speelt in op integrale vraagstukken vanuit de samenleving. Het team zorgt ook voor de regie op een aantal verbonden partijen.
De kerntaken/werkgebieden van team Ontwikkeling Samenleving zijn:
Bijlage 6 Team Ontwikkeling Ruimte Omgeving
In dit team vindt de planontwikkeling op ruimtelijk gebied plaats evenals vergunningverlening en openbare orde en handhaving. Het team is verantwoordelijk voor planvorming en realisatie van de omgevingswet. Het voert de regie op alle aanvragen in de ruimtelijke omgeving waarvoor een gemeentelijk besluit nodig is en zorgt voor de handhaving hiervan. Het team zorgt ook voor de regie op een aantal verbonden partijen.
Het team bestaat uit de subteams: Planontwikkeling, Vergunningverlening, Openbare orde en veiligheid, Handhaving.
De kerntaken/werkgebieden van Planontwikkeling zijn:
De kerntaken/werkgebieden van Vergunningverlening zijn:
De kerntaken/werkgebieden van Openbare orde en Veiligheid zijn:
De kerntaken/werkgebieden van Handhaving zijn:
Onder dit team valt Burgerzaken, Loketten en het Baarns contactcentrum. Het team richt zich op alle klantvragen en is het eerste gezicht van Baarn. De medewerkers zorgen ervoor dat de klant antwoord krijgt op zijn vraag, waarbij eenvoudige vragen zo veel mogelijk direct worden beantwoord. Complexere vragen worden zorgvuldig doorgeleid naar andere teams in de organisatie, waarbij duidelijk wordt aangegeven wie de regie hierover voert.
De kerntaken/werkgebieden van subteam Burgerzaken zijn:
- Uitvoering Wet op de Lijkbezorging
- Uitvoering Reglement rijbewijzen
- Beheer en verwerking van gegevens in de BRP
- Beheer en verwerking van gegevens in de registers van de Burgerlijke Stand door Ambtenaren Burgerlijke Stand (ABS).
- (Her) benoemen Buitengewoon ambtenaar Burgerlijke stand
- Beleid en reglement Burgerlijke Stand
- Beoordelen van identiteit- en brondocumenten ter voorkoming van fraude
- Bijdragen aan de aanpak (adres) van fraude, inclusief deelnemen aan ketenoverleg
- Bewaken van kwaliteit, inclusief de inhoudelijke kwaliteitsaudits.
- Uitvoeren Rijkswet op het Nederlanderschap
- Organiseren van verkiezingen
- Uitvoeren begraafplaatsadministratie
De kerntaken/werkgebieden van subteam Loketten zijn:
- Uitvoeren Wet maatschappelijke ondersteuning
- Uitvoeren Huisvestingsverordening (urgentieverklaringen en huisvestingsvergunningen)
- Uitvoeren minimaregelingen (Declaratiefonds, kidskaarten, regiotaxi 65+ e.d.).
- Leerplicht (leerplichtambtenaren)
De kerntaken/werkgebieden van subteam Baarns Contactcentrum zijn:
De kerntaken/werkgebieden van subteam Lokaal team zijn:
- Uitvoeren Wet maatschappelijke ondersteuning
- Sociaal Medische Indicatie (SIM) Kinderopvang
Bijlage 8 Team Beheer Ruimte Omgeving
Onder dit team valt Planvoorbereiding en Beheer. Het gaat hierbij om het opstellen van beleid voor en uitvoering van beheer van de openbare ruimte: de realisatie en het onderhoud van onder ander water, wegen, groen, gebouwen, begraafplaats.
De kerntaken/werkgebieden van team Beheer Ruimte omgeving zijn:
Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Baarn in haar vergadering van 15 maart 2022