| Organisatie | Schouwen-Duiveland |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Privacyreglement basisregistratie personen Schouwen-Duiveland 2021 |
| Citeertitel | |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 11-03-2022 | Vervanging oude regeling | 01-03-2022 |
Burgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland;
Gezien het voorstel van de afdeling Werken, Wonen en Leven (WWL) van 1 maart 2022, met zaaknummer 494491;
- de artikelen 3.8 en 3.9 van de Wet basisregistratie personen (Wet BRP);
- de Algemene verordening gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG);
- artikel 156 van de Gemeentewet;
- de Verordening gegevensverstrekking BRP Schouwen-Duiveland 2021;
Vast te stellen het volgende Privacyreglement basisregistratie personen Schouwen-Duiveland 2021
Artikel 1 Verstrekkingen aan een orgaan van de gemeente
1. Gelet op artikel 3.8 van de Wet BRP en gelet op artikel 6 lid 1 sub c of artikel 6 lid 1 sub e van de AVG, kunnen gegevens uit de basisregistratie personen van de gemeente Schouwen-Duiveland aan organen van de gemeente Schouwen-Duiveland worden verstrekt, voor zover deze organen dit nodig hebben voor de uitvoering van hun wettelijke taken.
2. De verstrekkingen als bedoeld in lid 1, kunnen plaatsvinden door middel van rechtstreekse raadpleging van de basisregistratie personen (ad hoc verstrekkingen), door systematische verstrekkingen en selectie.
3. De organen van de gemeente aan wie gegevens worden verstrekt, de categorieën van personen die het betreft, de wijze van verstrekken en de gegevens die worden verstrekt zijn vermeld in bijlage 1.
Artikel 2 Verstrekkingen aan derden
1. Gelet op artikel 3.9 van de Wet BRP en met inachtneming van het bepaalde in artikel 3 van dit reglement, kunnen over een ingeschrevene van de gemeente Schouwen-Duiveland gegevens uit de basisregistratie personen worden verstrekt aan derden die werkzaamheden uitvoeren met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente.
2. Over een ingeschrevene van de gemeente Schouwen-Duiveland kunnen ook gegevens uit de basisregistratie personen worden verstrekt aan een derde die voorafgaande schriftelijke toestemming heeft van de ingeschrevene over wie gegevens worden verstrekt.
3. De verstrekking als bedoeld in het eerste lid van dit artikel vindt slechts plaats voor zover deze noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de derde en het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de ingeschrevene niet aan de verstrekking in de weg staan.
4. De verstrekking als bedoeld in dit artikel kan, gelet op het artikel 3.9, vierde lid, van de Wet BRP uitsluitend betrekking hebben op de algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden.
5.De verstrekking op grond van dit artikel blijft achterwege indien de ingeschrevene een verstrekkingsbeperking heeft in de zin van artikel 3.21, eerste lid, van de Wet BRP.
Artikel 3 Aanwijzing gewichtig maatschappelijk belang en categorieën derden
1. Als werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang worden aangewezen de werkzaamheden als genoemd in bijlage 2 van dit reglement;
2. Als categorieën van derden die de in lid 1 genoemde werkzaamheden uitvoeren, worden aangewezen de categorieën als genoemd in bijlage 2 van dit reglement;
Artikel 4 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking
Aan een medewerker van de gemeente wordt slechts telefonisch gegevens verstrekt nadat de identiteit van de verzoeker is vastgesteld en is gecontroleerd dat het verzoek in overeenstemming is met het doel waarvoor de informatie wordt verzocht. Bij telefonische verzoeken aan derden worden er géén gegevens verstrekt.
Artikel 5 Beheer van de basisregistratie personen (BRP)
1. De beheerder van de BRP is het hoofd van de afdeling Wonen, Werken en Leven.
2. De beheerder beoordeelt welke aangewezen ambtenaren, binnengemeentelijke organen de BRP rechtstreeks mogen raadplegen en welke gegevens zij verstrekt krijgen, ten behoeve van de daarbij aangegeven doelen.
3. De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan (te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties, op grond van artikel 3.8 van de Wet BRP, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens.
4. De beheerder is bevoegd in de toekomst organisatieonderdelen, functies en derden toe te voegen en wijzigingen aan te brengen.
5. De beheerder is verplicht om elke 2 jaar dit reglement opnieuw te toetsen en eventueel te actualiseren conform wet- en regelgeving. Indien door gewijzigde wetgeving het noodzakelijk is om dit eerder te actualiseren dan zal dit onmiddellijk opgepakt dienen te worden.
6. Conform de mandaatregeling en mandaatregister van de gemeente Schouwen-Duiveland is het beheer en onderhoud gemandateerd aan de behandelende ambtenaar van Burgerzaken.
Artikel 6 Verstrekking aan binnengemeentelijke organen die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt
1. De beheerder beoordeelt welke binnengemeentelijke organen systematisch of incidenteel gegevens uit de BRP verstrekt krijgen, ten behoeve van de daarbij aangegeven doelen.
2. Op schriftelijk verzoek kunnen aan andere overheidsorganen systematisch of incidenteel gegevens verstrekt worden.
3. Bij iedere nieuwe aanvraag beslist de beheerder na advies te hebben gevraagd aan de functionaris gegevensbescherming over honorering van een schriftelijk verzoek om gegevensverstrekking. Deze aanvraag wordt conform artikel 3.9 van de Wet BRP en artikel 5 van de AVG getoetst.
1. Een medewerker/orgaan van de eigen gemeente die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat is verstrekt uit de BRP of de GBA-V, doet hiervan mededeling aan de beheerder BRP.
2. De beheerder regelt de wijze waarop terugmeldingen door organen van de gemeente plaatsvinden en de wijze waarop deze meldingen worden afgehandeld. Hierbij wordt rekening gehouden met het bepaalde in artikel 2.34 van de Wet BRP en de daaruit voortvloeiende uitvoeringsregelingen.
1. De beheerder houdt gedurende twintig jaren volgend op de verstrekking aantekening van de verstrekking in overeenstemming met artikel 3.11 van de Wet BRP.
2. De beheerder regelt de wijze waarop de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de protocolplicht worden uitgevoerd.
Artikel 9 Inwerkingtreding, intrekken oude regeling en citeertitel
1. Dit Privacyreglement treedt met terugwerkende kracht in werking op de dag van bekendmaking van de Verordening gegevensverstrekking Schouwen-Duiveland 2021.
2. Bij de inwerkingtreding van dit reglement wordt de op 3 juni 2014 vastgestelde "Privacyreglement basisregistratie personen Schouwen-Duiveland" ingetrokken.
3. Dit reglement wordt aangehaald als: "Privacyreglement basisregistratie personen Schouwen-Duiveland 2021".
Aldus vastgesteld in de vergadering van 1 maart 2022,
Burgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland,
Sinds 1 januari 2010 zijn alle overheidsorganen, waaronder de gemeenten en haar organisatieonderdelen, verplicht om bij de verwerking van persoonsgegevens, de basisgegevens uit de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) te betrekken. Burgers hoeven sindsdien ook niet meer de bij de basisregistratie bekende gegevens opnieuw te verstrekken bij contact met de overheid.
Met ingang van 6 januari 2014 is het wettelijk kader voor de GBA vervangen door de Wet BRP. In deze wet wordt het verwerken en de bescherming van persoonsgegevens (privacy) geregeld. Dit betreft alleen de gegevens, die juridisch deel uitmaken van de zogenaamde persoonslijst volgens de Wet BRP. De Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG) is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens voor zover daarop de Wet BRP, de Kieswet of de Wet raadgevend referendum van toepassing is. De persoonsgegevens van de BRP vallen zowel onder de werking van de Wet BRP als onder de werking van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Deze regeling gaat ook over de gegevensverstrekking door het college waarop de AVG van toepassing is, zoals de gegevensverstrekking vanuit een gemeentelijke gegevensbank of gegevensmagazijn.
Bevoegdheid college van burgemeester en wethouders
De wetgever laat het volgens art. 3.8 Wet BRP aan het inzicht van de gemeenteraad over, om dit al dan niet voor het binnengemeentelijke gebruik van gegevens uit de basisregistratie te doen. Informatievoorziening, waaronder persoonsinformatie, heeft zich ontwikkeld tot een volwaardig bedrijfsmiddel, waarvan de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering volledig afhankelijk zijn geworden. Vanuit dat belang, is het noodzakelijk dat de gemeenteraad meer in het algemeen kaders stelt voor beleid, organisatie en beheer van de informatievoorziening, waarvan de persoonsinformatievoorziening deel uitmaakt.
De gemeenteraad heeft op 23 december 2021 in de "Verordening gegevensverstrekking BRP Schouwen-Duiveland 2021" geregeld dat zowel de verstrekkingen aan derden als aan organen van de gemeente Schouwen-Duiveland over te laten aan het college van burgemeester en wethouders. Deze verordening is in werking getreden op de eerste dag na de bekendmaking.
Persoonsgegevens van 'eigen inwoners'
De verstrekking van persoonsgegevens uit de BRP van de inwoners van Schouwen-Duiveland aan derden en aan de organen (medewerkers/afdelingen/domeinen/teams) van de Gemeente Schouwen-Duiveland wordt geregeld in deze regeling. Deze bevoegdheid vloeit voort uit artikel 3.8 van de Wet BRP. De grondslag voor het verwerken van zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’ is te vinden in art. 6 lid 1 sub e AVG. Deze verordening regelt alleen het verstrekken van gegevens van personen die in deze gemeente ingeschreven zijn of die tot hun overlijden in deze gemeente ingeschreven waren.
Deze regeling gaat niet over gegevensverstrekking door het college die al is geregeld in de Wet BRP zelf, zoals bedoeld in Hoofdstuk 3, Paragraaf 2, van de Wet BRP.
De begrippen uit de Wet BRP die relevant zijn voor de inhoud van deze regeling, zijn integraal overgenomen van artikel 1 van de Wet BRP. Het betreft de begrippen basisregistratie, orgaan, ingeschrevene, ingezetene en derde.
Juridisch gezien is sprake van één basisregistratie personen, die vooralsnog bestaat uit centrale door het rijk beheerde en lokale door de gemeente Schouwen-Duiveland beheerde voorzieningen die persoonsgegevens bevatten over ingezetenen van Nederland, respectievelijk inwoners van de gemeente Schouwen-Duiveland. De basisregistratie bevat persoonsgegevens over niet-ingezetenen (RNI) voor zover de Wet BRP daarin voorziet.
Een onderdeel van de gemeentelijke organisatie van Schouwen-Duiveland. Dit kan een medewerker zijn, maar ook een groep personen (cluster, domein of afdeling).
Degene ten aanzien van wie een persoonslijst in de basisregistratie is opgenomen.
Een derde is volgens de Wet BRP elk natuurlijke persoon niet zijnde een overheidsorgaan of een ingeschrevene zelf en elk rechtspersoon die niet krachtens publiekrecht is ingesteld, noch met enig openbaar gezag is bekleed.
Artikel 1 Verstrekkingen aan een orgaan van de gemeente
Dit artikel regelt de verstrekking van persoonsgegevens van inwoners van de gemeente Schouwen-Duiveland aan medewerkers en/of teams, clusters, afdelingen van de gemeente Schouwen-Duiveland. Daarbij geldt de voorwaarde dat slechts gegevens worden verstrekt die noodzakelijk zijn voor de goede vervulling van de gemeentelijke of wettelijke taak van de betreffende organen (zie hiervoor de bepaling in artikel 3.8, tweede lid, van de Wet BRP).
De grondslag voor het verwerken van de aangehaakte gegevens is opgenomen in artikel 6 lid 1 sub e AVG. In bijlage 1 wordt geregeld voor welke taken en op welke wijze de verschillende gemeentelijke teams/clusters de gegevens verstrekt krijgen.
Rechtstreekse toegang tot de BRP
Met rechtstreekse toegang wordt gedoeld op de mogelijkheid dat geautoriseerde als raadpleger de beschikking krijgen over een inzagescherm. Hierop kunnen zij rechtstreeks de persoonsgegevens bekijken die zij nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. De medewerker krijgt toegang door een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen en een toelichting op het gebruik, als onderdeel van zijn autorisatieaanvraag. De mogelijkheid om persoonsgegevens te wijzigen, te corrigeren, te actualiseren of te muteren is hiervan uitdrukkelijk uitgesloten.
Authentieke gegevens en verplicht gebruik
Wanneer een bestuursorgaan een persoonsgegeven gebruikt bij de uitvoering van zijn taken en dat gegeven is als authentiek gegeven opgenomen in de BRP, moet hij sinds 1 januari 2010, dat gegeven, uit de BRP betrekken. Dit reglement geldt ook voor organen van de gemeente.
Dit reglement gaat ook over de gegevensverstrekking door het college waarop de AVG van toepassing is, zoals de gegevensverstrekking vanuit een gemeentelijke gegevensbank of gegevensmagazijn.
Met organen van de gemeente wordt bedoeld: medewerkers, teams, clusters, afdelingen, van de gemeente Schouwen-Duiveland. De wijze van verstrekken en de gegevens die verstrekt worden aan deze organen is geregeld in bijlage 1.
Artikel 2 en 3 Verstrekkingen aan derden (met een gewichtig maatschappelijk belang)
Derden die werkzaamheden verrichten met gewichtig maatschappelijk belang.
De wetgever heeft de verstrekking van gegevens uit de BRP aan een groot aantal derden al voorzien in de Wet BRP. Desondanks kunnen er lokale maatschappelijke belangen zijn, waarin de wetgever niet heeft voorzien. In die gevallen is het gemeentebestuur bevoegd om werkzaamheden met een maatschappelijk belang, die samenvallen met een gemeentebelang, aan te wijzen als werkzaamheden waarvoor gegevens mogen worden verstrekt over inwoners van de gemeente Schouwen-Duiveland. Die gegevens mogen worden verstrekt aan nader te bepalen categorieën derden die dit nodig hebben om hun werkzaamheden uit te kunnen voeren, zoals opgenomen in bijlage 2 van dit reglement.
Derden met schriftelijke toestemming
Naast de mogelijkheid tot het verstrekken van gegevens aan derden die werkzaamheden uitvoeren met een maatschappelijk belang, is het ook mogelijk gegevens te verstrekken aan een derde, wanneer deze voorafgaande schriftelijke toestemming heeft verkregen van degene over wie gegevens worden gevraagd.
Op grond van artikel 3.9, vierde lid, van de Wet BRP kan de verstrekking uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden.
Verstrekkingsbeperking (geheimhouding)
Verstrekking blijft achterwege indien de betrokkene op grond van artikel 3.21 van de Wet BRP verzocht heeft om een verstrekkingsbeperking.
Artikel 4 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking
De identiteit van de verzoeker moet altijd kunnen worden vastgesteld en telefonische verstrekking is daarom niet mogelijk aan derden.
Natuurlijk moet er wel een mogelijkheid zijn om aan organen van de gemeente telefonisch gegevens te verstrekken. Ondanks dat de meeste medewerkers als raadpleger rechtstreekse toegang tot de BRP zullen hebben, is het in het belang van betrokkene en de gemeente, dat een mondelinge verificatie kan plaatsvinden. Hierbij moet de medewerker die gevraagd wordt gegevens te verstrekken wel eenduidig vaststellen met welke persoon deze te maken heeft en dat het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd overeenstemt met de autorisatie van de verzoeker. Dit houdt in dat bij telefonische verstrekking aan collega’s van andere afdelingen niet meer gegevens mogen worden verstrekt dan waar de verzoeker recht op heeft. Bij twijfel kan de beheerder van de BRP worden ingeschakeld.
Ook aan collega’s van andere gemeenten kan worden verstrekt. Voorwaarde is dat dit uitzonderlijke noodsituaties betreft en dat nooit direct informatie wordt verstrekt, maar dat de verzoeker wordt teruggebeld via het algemene nummer van de verzoekende gemeente. Ook hier moet zekerheid bestaan dat het een collega van Burgerzaken is en dat de gegevens noodzakelijk zijn voor de betreffende taak (bijvoorbeeld geboorte- of overlijdensaangifte).
Indien de ingeschrevene over wie gegevens wordt gevraagd een verstrekkingsbeperking heeft, dan wordt extra zorgvuldigheid verlangd. Bij twijfel wordt geen informatie verstrekt.
Artikel 5 Beheer van de basisregistratie personen (BRP)
Door het college van burgemeester en wethouders is de mandaatbevoegdheid voor het beheer van de BRP weerlegd bij het afdelingshoofd van Wonen, Werken en Leven (WWL).
De bevoegdheid om de verstrekking uit de BRP aan de binnengemeentelijke organen te regelen is uit praktische overwegingen gemandateerd aan de coördinator Burgerzaken. Dit biedt de mogelijkheid om op flexibele wijze te kunnen inspelen op de voortdurende wijzigende vraag om gegevens uit de organisatie.
De bevoegdheid voor het beheer en onderhoud van dit reglement zal worden bijgehouden door de behandelende ambtenaar; de beleidsmedewerker/kwaliteitsmedewerker Burgerzaken.
Artikel 6 Verstrekking aan binnengemeentelijke organen die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt
Met inachtneming van de artikelen 3.8 en 3.9 van de Wet BRP worden aan de binnengemeentelijke organen de door hen aangegeven gegevens systematisch of incidenteel verstrekt ten behoeve van de eveneens aldaar aangegeven doeleinden voor de uitvoering van hun taak of wettelijke verplichting.
Voor het functioneren van de overheid is de kwaliteit van de BRP van essentieel belang. Kwaliteit kan alleen bereikt worden als bestuursorganen melding maken van onjuiste gegevens. Indien een orgaan van de gemeente is geautoriseerd om bepaalde gegevens uit de BRP te mogen ontvangen, dan is hij verplicht om bij gerede twijfel aan de juistheid een terugmelding te doen. Deze wettelijke verplichting staat vastgelegd in artikel 2.34 van de Wet BRP.
Protocollering is het houden van aantekening van een verstrekking. Protocolleren heeft tot doel om uitvoering te kunnen geven aan het in artikel 3.22 van de Wet BRP geregelde recht van de burger op mededeling betreffende de verstrekkingen die over de persoon zijn gedaan. Er wordt vastgelegd welke gegevens zijn verstrekt, aan wie de gegevens zijn verstrekt, waarom verstrekking heeft plaatsgevonden, door wie de gegevens zijn verstrekt, en de data waarop al deze handelingen werden verricht. Op deze wijze is altijd herleidbaar (en dus controleerbaar) hoe met verstrekking van deze gegevens wordt omgegaan.
Gegevensverstrekking in het kader van de veiligheid van de staat of de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten worden niet geprotocolleerd.
Artikel 9 Inwerkingtreding, intrekken oude regeling en citeertitel
Dit reglement treedt in werking op de eerste dag na de bekendmaking.
Bijlage 1 Privacyreglement BRP (organen gemeente)
Bijlage 2 Privacyreglement BRP (derden met een gewichtig maatschappelijk belang)