De raad van de gemeente Laarbeek,
Gelezen het voorstel van het presidium van
Gelet op artikel 82 Gemeentewet
BESLUIT:
Vast te stellen het Reglement Auditcommissie gemeente Laarbeek 2022
Artikel 1 Begripsbepalingen
In reglement wordt verstaan onder:
- a.
Commissie: de auditcommissie
- b.
- c.
Het college: het college van burgemeester en wethouders
- d.
Accountant: de accountant die door de raad op grond van de verordening bedoeld in artikel 213 van de gemeentewet is belast met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening
- e.
De voorzitter: de voorzitter van de commissie
Artikel 2 Instelling en doel
- 1.
De raad stelt een Auditcommissie in.
- 2.
De auditcommissie wordt ingesteld met als doel de raad te assisteren in zijn controlerende functie door te adviseren over:
- a.
betrouwbaarheid en relevantie van de (tussentijdse) verslaggeving ten behoeve van de raad.
- b.
effectiviteit van beheersing van risico’s binnen de gemeente.
- c.
opdracht aan en functioneren van externe accountant.
- d.
opzet, bestaan en werking ‘interne’ audit instrumentarium.
- e.
controle op de rechtmatigheid en doelmatigheid van de gemeentelijke uitgaven op basis van bevindingen vanuit:
- f.
opvolging van aanbevelingen die komen vanuit:
- g.
naleving wet- en regelgeving en andere relevante voorschriften door de gemeente.
Artikel 3 Taken
De auditcommissie heeft de volgende taken:
- 1.
Adviseren van de raad over de eventuele aanpassing van de verordeningen bedoeld in de artikelen 212, 213 en 213a van de Gemeentewet.
- 2.
Het voeren van overleg met het college of met de portefeuillehouder financiën op het gebied van planning en control en advisering over planning van de Planning en control cyclus.
- 3.
Adviseren bij de aanbesteding, verlenging, evaluatie en eventuele beëindiging van de samenwerking met de accountant.
- 4.
Adviseren bij de inhoud van de controle door de externe accountant (opdrachtbrief en eventueel aanvullend onderzoek).
- 5.
Adviseren en beoordelen van het controleprotocol en normenkader alsmede het adviseren aan de raad over onderwerpen, die naast de reguliere controle zullen worden getoetst in het kader van de accountantscontrole.
- 6.
Het periodiek voeren van overleg met de accountant over de uitvoering van de opdracht in algemene zin en de uitgebrachte controlerapporten (controleverklaring, management letter en het verslag van bevindingen) specifiek.
- 7.
Het voorbereiden van de behandeling van de jaarrekening en jaarverslag in en door de raad. De commissie beoordeelt deze documenten op kwaliteit, rechtmatigheid en doelmatigheid. De commissie neemt kennis van de controleverklaring en het verslag van bevindingen en betrekt de inhoud daarvan bij haar oordeel.
- 8.
Adviseren over de inrichting van de interne controles en administratieve organisatie van de gemeente.
- 9.
Bevorderen van afstemming met overige onderzoeken zoals 213a onderzoeken en rekenkamercommissie voor 31 december voorafgaand aan het onderzoeksjaar.
- 10.
Adviseren over onderzoeksonderwerpen.
Artikel 4 Samenstelling en benoeming
- 1.
De commissie bestaat uit tenminste 2 en maximaal 4 leden, waarvan maximaal één lid per fractie, die door de raad worden aangewezen.
- 2.
De leden van de commissie zijn lid van de raad.
- 3.
De commissie benoemt uit haar midden een voorzitter.
- 4.
De commissie kan interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.
- 5.
Bij verhindering kan een commissielid zich door een ander lid uit zijn fractie laten vervangen.
- 6.
De griffier (of zijn plaatsvervanger) is secretaris van de commissie en coördineert haar ondersteuning.
Artikel 5 Zittingsduur
- 1.
De zittingsperiode van de leden van de commissie eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.
- 2.
Het lidmaatschap van de commissie vervalt door het niet meer voldoen aan het vereiste in artikel 4 lid 2, door ontslagname of door een met redenen omkleed besluit van de raad.
Artikel 6 Voorzitter
De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen en het bewaken van het doel en de taken. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de griffier of zijn plaatsvervanger.
Artikel 7 Vergaderingen, quorum, besluitvorming en verslaglegging
- 1.
De commissie vergadert minimaal twee maal per jaar of zo vaak als zij nodig acht, ter uitvoering van de in artikel 3 genoemde taken.
- 2.
De vergaderstukken worden tijdig voor de vergadering waarop zij betrekking hebben gepubliceerd in het vergadersysteem van de raad. Indien de vergaderstukken in onvoorziene omstandigheden niet tijdig kunnen worden verstrekt wordt dit kenbaar gemaakt aan de auditcommissie en worden hierover afspraken gemaakt.
- 3.
De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie in meerderheid anders bepaalt.
- 4.
De commissie kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.
- 5.
In haar adviezen aan de raad streeft de commissie naar consensus. Indien er een minderheidsstandpunt is wordt daarvan (met redenen omkleed) melding gemaakt.
- 6.
Besluiten van de commissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen.
- 7.
Van iedere vergadering wordt een conceptverslag op hoofdlijnen gemaakt onder verantwoordelijkheid van de griffier.
- 8.
Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.
- 9.
De verslagen worden ter kennis gebracht aan de raad en adviseurs van de commissie.
Artikel 8 Informeren raad
- 1.
De commissie informeert de raad over gemaakte afspraken met de accountant en / of andere adviseurs en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden.
- 2.
Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in een vergadering van de raad.
Artikel 9 Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Dit reglement treedt in werking op 1 april 2022.
- 2.
Het reglement kan worden aangehaald als Reglement Auditcommissie gemeente Laarbeek 2022.