Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Utrecht

Besluit van gedeputeerde staten van Utrecht en van de commissaris van de Koning in de provincie Utrecht van 8 maart 2022, nummer 82441759, tot regeling van organisatorische zaken (Organisatiebesluit provincie Utrecht 2022)

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Utrecht
Organisatietype	Provincie
Officiële naam regeling	Besluit van gedeputeerde staten van Utrecht en van de commissaris van de Koning in de provincie Utrecht van 8 maart 2022, nummer 82441759, tot regeling van organisatorische zaken (Organisatiebesluit provincie Utrecht 2022)
Citeertitel	Organisatiebesluit provincie Utrecht 2022
Vastgesteld door	gedeputeerde staten
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
27-01-2024		hoofdstuk 4, artikel 19a, toelichting	19-12-2023 prb-2024-1159	UTSP-1332698155-1312
01-01-2024	27-01-2024	artikel 2	28-11-2023 prb-2023-14562	UTSP-1332698155-1310
24-03-2022	01-01-2024	Nieuwe regeling	08-03-2022 prb-2022-3332	2022-15

Tekst van de regeling

Intitulé

Besluit van gedeputeerde staten van Utrecht en van de commissaris van de Koning in de provincie Utrecht van 8 maart 2022, nummer 82441759, tot regeling van organisatorische zaken (Organisatiebesluit provincie Utrecht 2022)

Gedeputeerde staten van Utrecht;

Gelet op de artikelen 100, tweede lid, 103, eerste lid, en 158, eerste lid, onder c, van de Provinciewet;

De commissaris van de Koning in de provincie Utrecht;

Gelet op artikel 176, tweede lid, van de Provinciewet;

Besluiten:

Hoofdstuk 1 Algemeen

Artikel 1 Mandaat, volmacht en machtiging

Het bepaalde in dit besluit met betrekking tot mandaat is van overeenkomstige toepassing op een volmacht tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en op een machtiging tot het verrichten van feitelijke handelingen.

Hoofdstuk 2 Mandaat aan leden van gedeputeerde staten

Artikel 2 Bevoegdheden GS-leden

1.
Gedeputeerde staten verlenen geen algemeen mandaat aan hun leden, met uitzondering van de gevallen genoemd in het derde lid.
2.
Een mandaat voor een bepaald geval, verleend aan een lid van gedeputeerde staten, is slechts van kracht indien de verlening schriftelijk is vastgelegd.
3.
Het betrokken lid van gedeputeerde staten is bevoegd:
- a.
  brieven in het kader van interbestuurlijk toezicht vast te stellen en te ondertekenen die:
  - 1e.
    betrekking hebben op de beleidsdomeinen van de Verordening systematische toezichtinformatie provincie Utrecht, met toevoeging van huisvesting vergunninghouders; en
  - 2e.
    niet betreffen:
    I.
    een indeplaatsstellingsbesluit als bedoeld in artikel 124 Gemeentewet,
    II.
    artikel 32b Wet gemeenschappelijke regelingen en artikel 60 Waterschapswet, of een mededeling of kennisgeving in het kader van een schorsings- of vernietigingsprocedure als bedoeld in artikel 273a van de Gemeentewet;
- b.
  voor zover het de portefeuillehouder Financieel Toezicht betreft, besluiten te nemen als bedoeld in artikel 203 van de Gemeentewet, met dien verstande dat in mandaat genomen besluiten in de eerstvolgende collegevergadering worden bekrachtigd;
- c.
  brieven van informatieve aard vast te stellen en te ondertekenen;
- d.
  beleidsbrieven die betrekking hebben op door gedeputeerde staten vastgestelde strategische kaders, vast te stellen en te ondertekenen;
- e.
  zienswijzen op grond van de Algemene wet bestuursrecht in te dienen in het kader van besluiten van andere bestuursorganen, ieder lid voor zover het de eigen portefeuille betreft;
- f.
  overeenkomsten, vastgesteld en aangegaan door gedeputeerde staten, op ondergeschikte onderdelen of redactioneel te wijzigen alsmede overeenkomsten te ondertekenen;
- g.
  de besluiten van gedeputeerde staten op beslispunten uit een collegevoorstel op ondergeschikte onderdelen of redactioneel te wijzigen;
- h.
  subsidies bij de verschillende bestuursorganen van de rijksoverheid aan te vragen en te verantwoorden;
- i.
  voor zover het de portefeuillehouder Ruimtelijke Ontwikkeling betreft, bezwaar te maken tegen een buitenplanse omgevingsplanactiviteit.

Hoofdstuk 3 De secretaris

Artikel 3 Bijstand aan het bestuur

1.
De secretaris verleent bijstand aan het bestuur als bedoeld in artikel 100, eerste lid, van de Provinciewet. De secretaris geeft gedeputeerde staten en de commissaris van de Koning desgevraagd en, indien de secretaris dat nodig acht, uit eigen beweging adviezen en inlichtingen.
2.
De secretaris adviseert gedeputeerde staten, op verzoek of uit eigen beweging, over de gevolgen die feitelijk en voorgenomen beleid en beheer kunnen hebben voor de ambtelijke organisatie.

Artikel 4 Overleg

1.
De secretaris pleegt regelmatig overleg met de leden van gedeputeerde staten over de zaken die zij behartigen.
2.
De secretaris kan zich bij het overleg, bedoeld in artikel 13, tweede lid, laten vervangen door een, in overeenstemming met het betrokken lid van gedeputeerde staten aangewezen functionaris.

Artikel 5 Bekendmaking beslissingen, regelingen en instructies

1.
De secretaris draagt zorg dat de beslissingen van de bestuursorganen bekend worden gemaakt binnen de organisatie.
2.
De secretaris draagt zorg dat de regelingen en instructies die de organisatie als zodanig betreffen, daarin bekend worden gemaakt en bekend blijven.
3.
De secretaris draagt zorg voor de beschikbaarheid van de besluiten, inhoudende algemeen verbindende voorschriften, beleidsregels en andere besluiten die niet tot een of meer belanghebbenden zijn gericht als bedoeld in artikel 6 van de Bekendmakingswet, in een zo begrijpelijk mogelijke vorm.

Artikel 6 Vervanging secretaris

1.
Gedeputeerde staten wijzen de persoon of personen aan die de secretaris bij zijn verhindering of ontstentenis vervangen, met inachtneming van artikel 103 van de Provinciewet.
2.
De secretaris doet het college daartoe een voorstel voor diens vervanging als secretaris.

Hoofdstuk 4 Ambtelijke organisatie

Paragraaf 4.1 Algemeen

Artikel 7 Secretaris

1.
De secretaris is hoofd van de ambtelijke organisatie en in die hoedanigheid algemeen directeur.
2.
Jegens gedeputeerde staten is de secretaris verantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie.

Artikel 8 Lijnorganisatie

De organisatie bestaat uit een lijnorganisatie. Daarbinnen kunnen tijdelijke opgaveteams worden geformeerd.

Paragraaf 4.2 Lijnorganisatie

Artikel 9 Algemeen directeur

1.
De algemeen directeur is de leidinggevende van de directeuren. De algemeen directeur is tevens de leidinggevende van de chef Kabinet met inachtneming van artikel 10a, vierde lid en de concerncontroller met inachtneming van artikel 13a.
2.
De algemeen directeur beslist in overleg met de leden van het concernmanagementteam (CMT) in hoeverre directeuren worden belast met concernbrede aandachtsgebieden en informeert het college hier schriftelijk over.
3.
De secretaris/algemeen directeur regelt zelf diens vervanging als algemeen directeur en legt deze vast in het Mandaatbesluit secretaris.

Artikel 10 Domeinen

1.
De organisatie is verdeeld in domeinen.
2.
De domeinen worden aangestuurd door een directeur.
3.
De directeur geeft leiding aan een domein en is integraal verantwoordelijk voor de resultaten in het domein, de integraliteit zowel binnen het domein als in de relatie naar de andere domeinen, opgaveteams en concerncontrol.
4.
Een domein kan in voorkomende situaties worden aangestuurd door twee directeuren.
5.
De algemeen directeur stelt in overleg met het concernmanagementteam (CMT) de verdeling van taken en verantwoordelijkheden over de domeinen en directeuren vast, informeert het college schriftelijk en legt de verdeling vast in het Mandaatbesluit secretaris.

Artikel 10a Kabinet commissaris van de Koning

1.
Het kabinet commissaris van de Koning (kabinet CvdK) is ondergebracht in het domein Bestuurs- en Directieondersteuning.
2.
Het kabinet CvdK bestaat uit één team met gelijkluidende naam, dat wordt aangestuurd door de chef Kabinet.
3.
De chef Kabinet wordt voor de toepassing van dit besluit en zijn bevoegdheden beschouwd als teamleider van een expertiseteam.
4.
De chef Kabinet is integraal verantwoordelijk voor het functioneren van het kabinet.
- a.
  De chef Kabinet legt voor financiën, personeelsbeleid en overige bedrijfsvoering verantwoording af aan de algemeen directeur.
- b.
  De chef Kabinet stemt zijn werkzaamheden inhoudelijk af met de commissaris van de Koning.

Artikel 11 Concernmanagementteam

1.
De algemeen directeur en de directeuren vormen samen het concernmanagementteam (CMT).
2.
Het directieteam stuurt op de strategische koers van de organisatie, het vaststellen van concernbrede kaders, het programmeren van concernopgaven, het toewijzen van opgaven aan directeuren, concernbrede bedrijfsvoering, concerncontrol en andere zaken die de aansturing van het CMT behoeven.
3.
De algemeen directeur is de voorzitter van het directieteam. De algemeen directeur beslist na raadpleging van de andere leden van het directieteam.
4.
De concerncontroller kan de vergaderingen van het directieteam bijwonen en, als adviseur, deelnemen aan de beraadslagingen.

Artikel 12 Expertiseteams en opgaveteams

1.
De domeinen zijn verdeeld in expertiseteams en opgaveteams.
2.
De algemeen directeur stelt in overleg met de betrokken concernmanagers per domein het aantal teams en de verdeling van taken en verantwoordelijkheden over de teams vast, informeert het college schriftelijk en legt de verdeling vast in het Mandaatbesluit secretaris.
3.
De expertiseteams worden aangestuurd door een teamleider. De directeur is de leidinggevende van de teamleiders in het domein. Daar waar sprake is van twee directeuren voor één domein, wordt de verdeling van de teams over deze directeuren gelijktijdig bepaald met de taak- en verantwoordelijkheidsverdeling, bedoeld in het tweede lid van dit artikel.
4.
De teamleider geeft leiding aan een expertiseteam en is integraal verantwoordelijk voor de resultaten in het team, de integraliteit zowel binnen het expertiseteam als in de relatie naar de andere expertise- en opgaveteams en concerncontrol.
5.
De teamleider is verantwoordelijk voor vakinhoudelijke ontwikkeling op de relevante kennisgebieden, alsmede de professionele ontwikkeling van medewerkers binnen het team.
6.
De teamleider is verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van personele capaciteit aan de opgaveteams, genoemd in artikel 8.
7.
Gedeputeerde staten stellen op voorstel van de algemeen directeur een statuut lokaal spoor vast waarin de opzet, inrichting en werkwijze met betrekking tot de taken op grond van de Wet lokaal spoor zijn uitgewerkt.

Artikel 13 Opgaveteams

1.
Na overleg met het college worden concernopgaven door het directieteam vastgesteld met een naar inhoud, tijd en budget nader bepaalde scope.
2.
De secretaris/algemeen directeur of een directeur is ambtelijk opdrachtgever van een concernopgave.
3.
Een concernopgave wordt uitgevoerd binnen het domein van de directeur aan wie de concernopgave is toegewezen, rekening houdend met de programmabegroting.
4.
De secretaris/algemeen directeur of de directeur kan het ambtelijk opdrachtgeverschap van een concernopgave mandateren aan een opgavemanager.
5.
Van het mandaat door een directeur mag slechts gebruik worden gemaakt als de secretaris/algemeen directeur daarmee schriftelijk instemt.
6.
De realisatie van de concernopgave wordt in een besluit geregistreerd onder vermelding van een lid van gedeputeerde staten in de rol van bestuurlijk opdrachtgever, de algemeen directeur of een directeur in de rol van ambtelijk opdrachtgever en voor zover van toepassing een opgavemanager in de rol van gemandateerd ambtelijk opdrachtgever. Voor de inrichting van dit besluit kan de algemeen directeur nadere regels stellen.
7.
Het directieteam stelt vast welke ambtelijke capaciteit beschikbaar is voor de concernopgave.
8.
Het opgaveteam wordt aangestuurd door de ambtelijk opdrachtgever, dan wel de opgavemanager als gemandateerd ambtelijk opdrachtgever.
9.
De teamleider PMB is de leidinggevende van alle opgavemanagers, ongeacht in welk domein het opgaveteam is gesitueerd.
10.
De ambtelijk opdrachtgever of de opgavemanager als gemandateerd ambtelijk opdrachtgever, rapporteert over de voortgang, de financiën en andere relevante aspecten aan het directieteam.
11.
De ambtelijk opdrachtnemer stuurt medewerkers in het opgaveteam functioneel-inhoudelijk aan voor zover zij aan het opgaveteam ter beschikking zijn gesteld.
12.
De ambtelijk opdrachtnemer bewaakt de integraliteit onder verantwoordelijkheid van de ambtelijk opdrachtgever of van de opgavemanager als gemandateerd ambtelijk opdrachtgever zowel binnen het opgaveteam als in de relatie naar de andere expert- en opgaveteams en concerncontrol.
13.
De ambtelijk opdrachtnemer stelt de ambtelijke adviezen en collegevoorstellen op, onder verantwoordelijkheid van de ambtelijk opdrachtgever of van de opgavemanager als gemandateerd ambtelijk opdrachtgever.
14.
Ter afsluiting van de concernopgave stelt de ambtelijk opdrachtgever of de opgavemanager als gemandateerd ambtelijk opdrachtgever een verantwoordingsverslag op, op grond waarvan de algemeen directeur, gehoord hebbende het directieteam, decharge verleent. Het ondertekende decharge besluit wordt toegestuurd aan team financiën.

Paragraaf 4.3 Concerncontrol en gegevensbescherming

Artikel 13a Concerncontrol

1.
De organisatie heeft een eenheid Concerncontrol die bestaat uit één team met gelijkluidende naam.
2.
De eenheid Concerncontrol wordt aangestuurd door de concerncontroller. Onverminderd het bepaalde in artikel 11, vierde lid, wordt de concerncontroller voor de toepassing van dit besluit en zijn bevoegdheden beschouwd als teamleider van een expertiseteam.
3.
De concerncontroller, en de onder hem ressorterende medewerkers, hebben een belangrijke adviserende en betrokken rol ten behoeve van het directieteam en gedeputeerde staten. De concerncontroller kan gevraagd en ongevraagd informatie verstrekken.
4.
De concerncontroller kan, indien deze dat nodig vindt en met medeweten van de secretaris, rechtstreeks aan gedeputeerde staten informatie en adviezen geven.
5.
De concerncontroller heeft toegang tot alle informatie in de organisatie, mits de toegang tot die informatie noodzakelijk is voor de uitoefening van de functie van concerncontroller en met inachtneming van de Algemene verordening gegevensbescherming.
6.
De concerncontroller is verantwoordelijk voor:
- a.
  de control op de concernvoorwaarden met betrekking tot de middelenfuncties, alsmede de concernbrede kaders, de strategische koers van de organisatie en de concernopgaven;
- b.
  de control op systeemniveau, waartoe behoren de concernbrede Planning- en Controlcyclus en sturingscycli binnen de expertiseteams en de opgaveteams;
- c.
  het ontwikkelen en implementeren van kwaliteitsmanagement en risicomanagement op concernniveau.
7.
Gedeputeerde staten stellen op voorstel van de concerncontroller een controllerstatuut vast waarin de opzet, inrichting en werkwijze van de controlfunctie voor de gehele organisatie zijn uitgewerkt.

Artikel 13b Gegevensbescherming

1.
De functionaris gegevensbescherming is ondergebracht bij de eenheid Concerncontrol.
2.
De functionaris gegevensbescherming heeft een belangrijke adviserende en betrokken rol ten behoeve van het directieteam en gedeputeerde staten. De functionaris gegevensbescherming kan gevraagd en ongevraagd informatie verstrekken.
3.
De functionaris gegevensbescherming kan, indien deze dat nodig vindt en met medeweten van de secretaris, rechtstreeks aan gedeputeerde staten informatie en adviezen geven.
4.
Gedeputeerde staten stellen op voorstel van de functionaris gegevensbescherming een statuut gegevensbescherming vast waarin de inrichting en werkwijze met betrekking tot de gegevensbescherming zijn uitgewerkt.

Paragraaf 4.4 Mandaat aan ambtenaren

Artikel 14 Mandaat secretaris

1.
De secretaris heeft een algemeen mandaat tot het nemen van alle beslissingen die gedeputeerde staten onderscheidenlijk de commissaris van de Koning kunnen nemen tenzij de aard van de bevoegdheid zich daartegen verzet als bedoeld in artikel 10:3, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht of tenzij bij of krachtens wettelijk voorschrift anders is bepaald; bij of krachtens dit besluit anders is bepaald of gedeputeerde staten of de commissaris van de Koning in het algemeen of voor een bepaald geval anders bepalen of het mandaat intrekken
2.
De secretaris heeft geen algemeen mandaat inzake de uitvoering van de taken van de commissaris van de Koning die zijn geregeld in diens ambtsinstructie.

Artikel 15 Uitzonderingen mandaat secretaris

1.
Het algemene mandaat van de secretaris geldt niet voor:
- a.
  het vaststellen van nieuw beleid of wijzigen van bestaand beleid;
- b.
  het vaststellen van stukken die van gedeputeerde staten of van de commissaris van de Koning uitgaan en aan provinciale staten of aan een statencommissie zijn gericht;
- c.
  het doen van uitingen, gericht tot andere bestuursorganen, tenzij ter uitvoering van een wettelijke taak en in overeenstemming met bij het betrokken orgaan bekend beleid of met geheel bij de wettelijke regeling of jurisprudentie bepaald beleid;
- d.
  het beslissen op bezwaarschriften;
- e.
  besluiten om namens de provincie, provinciale staten of gedeputeerde staten rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures te gaan voeren;
- f.
  besluiten om met personeelsleden in de functie van concerncontroller of functionaris gegevensbescherming een arbeidsovereenkomst aan te gaan, of hen te schorsen of te ontslaan;
- g.
  vervallen
- h.
  het aangaan van verplichtingen in strijd met de programmabegroting, bedoeld in de Financiële verordening provincie Utrecht;
- i.
  het uitzetten van provinciale tegoeden voor bedragen vanaf € 10 miljoen per uitzetting, voorzover het uitzettingen betreft anders dan uitzettingen bij de Schatkist van het Ministerie van Financiën;
- j.
  het toekennen van structurele pensionkostenvergoedingen aan medewerkers in het kader van woon-werkverkeer.
2.
De uitzonderingen, bedoeld in het eerste lid, onder b en c, zijn niet van toepassing indien het uitvoering betreft van een eenduidig besluit van provinciale staten, gedeputeerde staten of de commissaris van de Koning.

Artikel 16 Voorleggen aan het bestuur

1.
Gedeputeerde staten respectievelijk de commissaris kunnen besluiten een gemandateerde bevoegdheid zelf uit te oefenen.
2.
Onverminderd het bepaalde in het eerste lid, stelt de secretaris het college dan wel de commissaris voor een gemandateerde bevoegdheid zelf uit te oefenen, indien:
- a.
  bekend is of verwacht mag worden dat het bestuursorgaan zich meer dan gebruikelijk bij de te nemen beslissing betrokken zal voelen of er bezwaren tegen zal hebben, of
- b.
  de beslissing de publieke aandacht zal trekken.
3.
Indien de secretaris de verplichting bedoeld in het tweede lid niet nakomt, blijft de krachtens het mandaat door hem genomen beslissing van kracht.

Artikel 17 Ondermandaat

1.
De secretaris kan ondermandaat verlenen. Hij verleent ondermandaat aan de functionarissen bij de ambtelijke organisatie voor zover dat in overeenstemming is met hun taak en hun werkwijze.
2.
Hij kan, in het algemeen of voor een bepaald geval, bepalen dat de ondergemandateerde verder ondermandaat kan verlenen.
3.
De secretaris verleent geen algemeen ondermandaat met betrekking tot de treasury aan andere functionarissen dan werkzaam bij een nader in het Mandaatbesluit secretaris te bepalen team.
4.
Artikel 16 is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 18 Tekenbevoegdheid

1.
Een krachtens mandaat of ondermandaat genomen besluit, al dan niet als bedoeld in dit besluit, wordt door de gemandateerde dan wel de ondergemandateerde ondertekend, doch uitdrukkelijk namens gedeputeerde staten dan wel de commissaris van de Koning.
2.
Bij het verlenen van een mandaat of ondermandaat kan worden bepaald dat de betreffende besluiten door een ander dan de gemandateerde of de ondergemandateerde worden ondertekend.

Artikel 19 Registratie mandaten

1.
Algemene mandaten en ondermandaten worden geregistreerd.
2.
Algemene verdere ondermandaten als bedoeld in artikel 17, tweede lid, worden toegezonden aan de secretaris.
3.
De secretaris draagt zorg voor terinzagelegging van de registraties.

Paragraaf 4.5 Heffing en invordering

Artikel 19a Inspecteur en ontvanger provinciale belastingen

1.
De provincieambtenaar, belast met de heffing van provinciale belastingen, bedoeld in artikel 227a, tweede lid, onder b, van de Provinciewet, is de teamleider Financiën 1 van het domein Bedrijfsvoering. Hij kan in deze functie worden aangeduid als: inspecteur provinciale belastingen.
2.
De provincieambtenaar belast met de invordering van provinciale belastingen, bedoeld in artikel 227a, tweede lid, onder c, van de Provinciewet, is de teamleider Financiën 2 van het domein Bedrijfsvoering. Hij kan in deze functie worden aangeduid als: ontvanger provinciale belastingen.
3.
De ontvanger is tevens de belastingdeurwaarder, bedoeld in artikel 227a, tweede lid, onder e, van de Provinciewet. Hij kan zijn werkzaamheden in die functie opdragen aan een gediplomeerd deurwaarder.

Artikel 19b Ambtelijke organisatie en bezwarencommissie

1.
De inspecteur provinciale belastingen en de ontvanger provinciale belastingen kunnen voor de uitvoering van hun taken gebruik maken van de ambtelijke organisatie met inachtneming van de binnen de organisatie geldende taakverdeling.
2.
Indien bezwaar wordt gemaakt tegen hun besluiten kunnen zij advies vragen aan de betrokken commissie als bedoeld in het Verordening bezwaarschriften, klachten en administratief beroep provincie Utrecht 2021 met inachtneming van het in die verordening bepaalde.

Paragraaf 4.6 Managementrapportage

Artikel 20 Managementrapportage

1.
De secretaris draagt zorg dat hem ten minste twee maal per jaar een volledige rapportage wordt gedaan inzake de beleids- en de beheersvoering.
2.
Hij bepaalt de data en de te leveren gegevens nader.
3.
Binnen vier weken na de nader bepaalde data geeft de secretaris gedeputeerde staten een overzicht van de voor hen van belang zijnde gegevens uit de in het eerste lid bedoelde rapportage. Hij voegt daarbij zijn conclusies en vermeldt de maatregelen die hij op grond daarvan voornemens is te treffen.

Hoofdstuk 5 Budgetbeheer

Artikel 21 Budgetbeheer

1.
Voor zover het het beheer van de budgetten betreft, kan de secretaris dan wel de gemachtigde aan wie hij dat beheer heeft opgedragen, worden aangeduid als: budgethouder.
2.
Gedeputeerde staten kunnen budgethouders aanwijzen voor bijzondere gevallen. Zij kunnen daarbij regelingen voor het beheer geven die afwijken van dit besluit.

Artikel 22 Aangaan financiële verplichtingen

1.
Het aangaan van financiële verplichtingen is uitsluitend mogelijk door of na goedkeuring van de bevoegde budgethouder.
2.
De secretaris kan, in het algemeen of voor bepaalde gevallen, bepalen dat zijn goedkeuring vereist is naast de beslissing van de ondergemandateerde budgethouder.
3.
Een mandaat aan een lid van gedeputeerde staten kan inhouden dat het eerste of tweede lid niet van toepassing is.
4.
Budgetten worden niet overschreden.

Artikel 23 Goed beheer budgetten

1.
De secretaris geeft de ondergemandateerde budgethouders de opdrachten en de bevoegdheden die voor een goed beheer van hun budgetten nodig zijn.
2.
Hij regelt het dagelijks toezicht op het budgetbeheer.
3.
Hij kan nadere algemene regels geven.

Artikel 24 Inhoud managementrapportage

1.
Bij de rapportage, bedoeld in artikel 20, eerste lid, rapporteren de ondergemandateerde budgethouders:
- a.
  de inkomsten en uitgaven,
- b.
  hun doelen en resultaten,
- c.
  de reden van eventuele verschillen tussen de feitelijke bedragen en de ramingen,
- d.
  de waarschijnlijke ontwikkelingen.
2.
De secretaris kan zijn toezicht op het financieel beheer geheel of gedeeltelijk opdragen aan een andere functionaris.

Hoofdstuk 6 Het aangaan van verplichtingen

Artikel 25a Aanbesteding van werken

1.
Werken waarvan de geraamde bouwsom, exclusief BTW, gelijk is aan of meer bedraagt dan het vigerende Europese drempelbedrag worden aanbesteed op basis van een Europese openbare of niet-openbare procedure. Van deze procedures kan in bijzondere gevallen worden afgeweken.
2.
Werken met een geraamde bouwsom, exclusief BTW, lager dan het vigerende Europese drempelbedrag maar hoger dan of gelijk aan € 1.500.000, worden minimaal aanbesteed op basis van een nationale openbare procedure of nationale niet-openbare procedure. Op deze aanbestedingen is het Aanbestedingsreglement Werken 2012 (ARW 2012) van toepassing. Van deze procedures kan in bijzondere gevallen worden afgeweken.
3.
Werken met een geraamde bouwsom, exclusief BTW, lager dan € 1.500.000 maar hoger dan of gelijk aan € 150.000 worden minimaal aanbesteed op basis van een meervoudig onderhandse procedure. Op deze onderhandse procedure is het ARW 2012 van toepassing. Van deze procedure kan in bijzondere gevallen worden afgeweken.
4.
Werken met een geraamde bouwsom, exclusief BTW, lager dan € 150.000,– kunnen door middel van een enkelvoudige uitnodiging worden aanbesteed.

Artikel 25b Aanbesteding van leveringen

1.
Leveringen waarvan de geraamde waarde, exclusief BTW, gelijk is aan of meer bedraagt dan het vigerende Europese drempelbedrag worden aanbesteed op basis van een Europese openbare of niet-openbare procedure. Van deze procedures kan in bijzondere gevallen worden afgeweken.
2.
Leveringen met een geraamde waarde, exclusief BTW, lager dan het vigerende Europese drempelbedrag maar hoger dan of gelijk aan € 50.000,– worden minimaal aanbesteed op basis van een meervoudig onderhandse procedure. Van deze procedure kan in bijzondere gevallen worden afgeweken.
3.
Leveringen met een geraamde waarde, exclusief BTW, lager dan € 50.000,– kunnen door middel van een enkelvoudige uitnodiging worden aanbesteed.

Artikel 25c Aanbesteding van diensten

1.
Diensten waarvan de geraamde waarde, exclusief BTW, gelijk is aan of meer bedraagt dan het vigerende Europese drempelbedrag worden aanbesteed op basis van een Europese openbare of niet-openbare procedure. Van deze procedures kan in bijzondere gevallen worden afgeweken.
2.
Diensten met een geraamde waarde, exclusief BTW, lager dan het vigerende Europese drempelbedrag maar hoger dan of gelijk aan € 50.000,– worden minimaal aanbesteed op basis van een meervoudig onderhandse procedure. Van deze procedure kan in bijzondere gevallen worden afgeweken.
3.
Diensten met een geraamde waarde, exclusief BTW, lager dan € 50.000,–, kunnen door middel van een enkelvoudige uitnodiging worden aanbesteed. In afwijking hiervan wordt in het geval van de inhuur van personeel minimaal de meervoudig onderhandse procedure gevolgd. Van deze verplichting kan echter in bijzondere gevallen worden afgeweken.

Artikel 26 Aanwijzingen secretaris

De secretaris heeft mandaat om aanwijzingen te geven ter uitvoering van het bepaalde in de artikelen 25a, 25b en 25c.

Hoofdstuk 7 Overgangs- en slotbepalingen

Artikel 27 Intrekking

1.
Het Organisatiebesluit provincie Utrecht 2004 wordt ingetrokken.
2.
Al hetgeen is beslist krachtens het Organisatiebesluit provincie Utrecht 2004 blijft van kracht totdat het met inachtneming van dit besluit is gewijzigd of ingetrokken.

Artikel 28 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het provinciaal blad waarin het wordt geplaatst.

Artikel 29 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Organisatiebesluit provincie Utrecht 2022.

Gedeputeerde staten,

Voorzitter,

mr. J.H.Oosters

Secretaris,

mr. drs. A.G.Knol-van Leeuwen

Commissaris van de Koning,

mr. J.H.Oosters

Toelichting

Met dit besluit wordt het Organisatiebesluit provincie Utrecht 2004 vervangen.

De toelichting is als volgt.

Aanleiding

Medio 2019 is het opgavegericht werken ingevoerd, waarbij aparte sturingslijnen zijn ingevoerd voor enerzijds de reguliere werkzaamheden binnen de organisatie en anderzijds de concernopgaven die door de algemeen directeur in overleg met het concernmanagementteam (CMT) als zodanig zijn aangewezen. Doel hiervan was een effectieve aansturing van opgaven te realiseren met korte lijnen.

Gebleken is echter dat de huidige scheiding tussen een lijnorganisatie en daarnaast een tweede sturingslijn voor opgaven zorgde voor onduidelijkheid op het gebied van personele bezetting, aansturing en verantwoordelijkheden. Hiermee ging binnen de organisatie veel energie verloren.

Met de organisatiewijziging, zoals verwoord in de nota: “een opgavegerichte organisatie in ontwikkeling”, willen de secretaris en het directieteam hierin verbetering brengen. Als oplossing voor het geschetste probleem is voorgesteld om de huidige aparte sturingslijn voor opgavemanagers op te heffen en hen onder verantwoordelijkheid van de directeuren te brengen. Gedeputeerde staten bespraken de hiervoor genoemde nota in hun vergadering van 23 maart 2021 en gaven de secretaris opdracht om het Organisatiebesluit te wijzigen.

Op 25 maart 2021 is het directieteam bijeen geweest om te spreken over de gewenste versterking van de ambtelijke organisatie en werkprocessen. Vervolgens heeft het directieteam de hiervoor genoemde nota op 28 april 2021 in zijn vergadering besproken en heeft het opdracht gegeven de in de nota voorgestelde wijzigingen uit te werken.

Eén sturingslijn

Met dit herziene Organisatiebesluit hanteert de provincie Utrecht één sturingsmodel voor zowel lijnwerkzaamheden als concernopgaven. Daarmee is het Organisatiebesluit in overeenstemming gebracht met de hiervoor genoemde organisatieontwikkeling.

Sturingsmodel provincie Utrecht

De provincie Utrecht hanteert na vaststelling van dit besluit één sturingsmodel voor zowel lijnwerkzaamheden als concernopgaven. Een deel van de genoemde wijzigingen is vastgelegd in het Mandaatbesluit secretaris.

De secretaris

De secretaris verleent bijstand aan het bestuur en adviseert gedeputeerde staten. De secretaris is ook hoofd van de ambtelijke organisatie en is verantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie. De secretaris heet in die hoedanigheid algemeen directeur.

Algemeen directeur

De algemeen directeur is de leidinggevende van de directeuren. De algemeen directeur is ook leidinggevende van de chef Kabinet commissaris van de Koning, voor zover het financiën, personeelsbeleid en overige bedrijfsvoering betreft. De algemeen directeur en de directeuren vormen samen het concernmanagementteam (CMT).

Directeur

De directeur geeft leiding aan de teamleiders binnen zijn/haar domein. De directeur is verantwoordelijk voor de ambtelijke uitvoering van concernopgaven en lijnwerkzaamheden. De domeinen zijn verdeeld in teams. De algemeen directeur stelt in overleg met de directeur het aantal teams en de verdeling van taken en verantwoordelijkheden over het team vast. Naast concernopgaven die domeinen uitvoeren kent de organisatie specifieke concernbrede opgaven. Alle concernopgaven worden periodiek door de algemeen directeur na raadpleging van de andere leden van het directieteam vastgesteld. Een concernopgave valt binnen het domein dat de meeste capaciteit levert voor het vervullen van de concernopgave of al reguliere taken vervult rondom de concernopgave. De directeur is verantwoordelijk voor het inhoudelijk functioneren van de opgavemanager binnen zijn domein. De opgavemanager legt aan de mandaatgever (directeur of secretaris / algemeen directeur) verantwoording af.

Teamleider

De teamleider geeft leiding aan het team en is integraal verantwoordelijk voor de resultaten in het team, de integriteit, vakinhoudelijke ontwikkeling en de professionele ontwikkeling van medewerkers binnen het team. De teamleider van het PMB is hiërarchisch leidinggevende van de opgavemanagers.

Opgavemanager

Gedeputeerde staten zijn bestuurlijk opdrachtgever van de concernopgaven. De directeur of de secretaris/algemeen directeur is ambtelijk opdrachtgever en kan de opgavemanager ondermandateren om ambtelijk opdrachtgever te zijn. De aansturing van de concernopgave vindt plaats door de bestuurder (een gedeputeerde), de secretaris/algemeen directeur of een directeur als ambtelijk opdrachtgever samen met de opgavemanager als gemandateerd ambtelijk opdrachtgever, en daarnaast een projectleider of programmanager als ambtelijk opdrachtnemer. De opgavemanager stuurt op de voortgang van de concernopgave, geeft functioneel leiding aan het opgaveteam en is integraal verantwoordelijk voor de resultaten. De opgavemanager heeft geen mandaat om personeelsbesluiten te nemen. De opgavemanager vertegenwoordigt de provincie bij externe overleggen met andere overheden, organisaties en instellingen.

In geval aan de opgavemanager ondermandaat is verleend om als ambtelijk opdrachtgever op te treden dan zijn zowel de directeur als de opgavemanager bevoegd tot het aangaan van financiële verplichtingen en betaalbaar stellen voor de leveringen van goederen en diensten en de uitvoering van werken tot een bedrag van € 1.000.000,-.