Artikel 1. De commissie
Er is een commissie van advies aan de gemeenteraad zoals bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet, genaamd de Auditcommissie.
Artikel 2. Samenstelling en benoeming
- 1.
De Auditcommissie bestaat uit ten minste vijf leden. Van elke in de gemeenteraad vertegenwoordigde fractie kan maximaal één raadslid in de Auditcommissie worden benoemd. Zowel raadsleden als burgerraadsleden, als bedoeld in artikel 1, lid a van het Reglement van orde gemeenteraad Tilburg 2022 kunnen lid zijn van de Auditcommissie.
- 2.
Elke fractievoorzitter kan één lid van de Auditcommissie voordragen, met uitzondering van de fractie waarin de voorzitter van de Auditcommissie zitting heeft: de fractievoorzitter van laatstbedoelde fractie mag een extra lid voordragen. In dat geval heeft de voorzitter geen stem in de commissie.
- 3.
De leden en de plaatsvervangend leden worden door de gemeenteraad benoemd.
- 4.
De benoeming geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende gemeenteraad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.
- 5.
Het lidmaatschap van de Auditcommissie vervalt door het verlies van de hoedanigheid van (burger) raadslid, door(tijdelijke) ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de gemeenteraad.
- 6.
Indien door een vacature het aantal leden onder het in het eerste lid benoemde minimum is gekomen, voorziet de gemeenteraad onverwijld in de ontstane vacature.
- 7.
Leden van de Auditcommissie kunnen bij afwezigheid worden vervangen door een plaatsvervangend raadslid van de betreffende fractie.
- 8.
De Auditcommissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.
- 9.
De Auditcommissie wordt bijgestaan door een ambtelijk secretaris, die door de griffier wordt aangewezen.
- 10.
De Auditcommissie wordt ondersteund door adviseurs, zoals de controller, manager planning & control, de portefeuillehouder financiën, de accountant en overige functionarissen die als adviseur door de Auditcommissie kunnen worden uitgenodigd.
Artikel 3. Taken en bevoegdheden
- 1.
De Auditcommissie is belast met advisering aan en overleg namens de gemeenteraad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid, en het kunnen vervullen van haar toezichthoudende en controlerende bevoegdheid.
- 2.
Onder de lid a bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:
- a.
De advisering over het Programma van Eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole, de voorbereiding van het aanbestedingstraject voor het contract met de accountant en een voorstel aan de gemeenteraad over de benoeming van de accountant. Indien in het contract met de accountant een verlengingsoptie is opgenomen, adviseert de Auditcommissie (na evaluatie als bedoeld in lid 5 van dit artikel) over verlenging van het contract.
- b.
De vaststelling van het normenkader met daarin alle relevante externe en interne wet- en regelgeving ten behoeve van de rechtmatigheidscontrole, alsmede de verantwoordingsgrens en de rapportagegrens.
- c.
De vaststelling van het controleprotocol voor de accountantscontrole, inclusief het meegeven van eventuele bijzondere onderzoeksonderwerpen namens de gemeenteraad.
- d.
De bespreking van het rapport van bevindingen over de interim controle en de jaarrekeningcontrole met de accountant en de advisering hierover aan de gemeenteraad.
- e.
Richting geven aan de werkzaamheden van de accountant en evaluatie van de samenwerking met de accountant.
- f.
Het afstemmen van geplande onderzoeken vanuit de accountantscontrole, de rekenkamercommissie, het college van B&W en het toezicht op de opvolging van door de gemeenteraad aangenomen aanbevelingen voortvloeiend uit deze onderzoeken.
- g.
Het onderzoek van de documenten behorend bij de verantwoordingskant van de Planning& Control cyclus (jaarstukken, tussentijdse rapportages) als financiële sturingsinstrumenten voor de gemeenteraad, evenals de beoordeling van de kwaliteit en informatiewaarde van deze documenten, uitmondend in een advies aan de gemeenteraad. De Auditcommissie kan tevens de jaarrekeningen behandelen van verbonden partijen, waarbij de gemeente financieel en bestuurlijk betrokken is.
- h.
De uitwerking en naleving door het college van B&W van de uit artikel 212 Gemeentewet, artikel 213 Gemeentewet, artikel 213a Gemeentewet en Nota Kaderstelling 2022 voortvloeiende verordeningen, kadernota’s en beleidsnota’s waaronder de Visie Planning & Control, Nota Financiële Positie, Nota Financieel Beleid, Financiële beheersverordening.
- i.
Onderzoek naar en toezien op de adequate uitvoering van het informatiebeveiligingsbeleid en privacybescherming en zo nodig aanbevelingen ter zake te doen aan college en raad.
- j.
Naast de in lid b genoemde onderwerpen kan de Auditcommissie het verzoek doen aan het college van B&W om zich te laten informeren over andere onderwerpen die zijn gerelateerd aan financiën, control en rechtmatigheid.
- k.
Naast de in lid b en c genoemde onderwerpen kan de Auditcommissie de Perspectiefnota en de Programmabegroting agenderen voor behandeling in de Auditcommissie en hierover advies uitbrengen aan de gemeenteraad. Daarnaast kan zij de provincie Noord-Brabant, in haar rol als financieel toezichthouder, uitnodigen voor een toelichting op het toezicht regime.
- l.
Op verzoek van de raad of op eigen initiatief onderzoek doen naar het gevoerde beleid ten aanzien van nader door de raad aangegeven aangelegenheden of projecten, waarbij gemeentefinanciën in het geding zijn.
- 1.
Indien het voornemen bestaat om een onderzoek te starten, dan stelt de commissie eerst een onderzoeksplan op.
- 2.
Dit onderzoeksplan wordt ter kennis van de raad gebracht. Indien er sprake is van een benodigd budget en/of een zwaarwegend belang wordt dit onderzoeksplan, vergezeld van een opgave van het daarvoor benodigde budget en een dekkingsvoorstel, tevens aan de raad ter besluitvorming aangeboden.
- 3.
De commissie kan in het onderzoeksplan een ambtelijk onderzoeksteam, waarin in elk geval de secretaris van de commissie zitting heeft, belasten met vooronderzoek.
- m.
De Auditcommissie is bevoegd aan de gemeenteraad over de hiervoor genoemde taken voorstellen of adviezen uit te brengen, die indien van toepassing voorzien zijn van een ontwerp van de door de gemeenteraad te nemen besluiten.
Artikel 4. Vergadering, quorum, besluitvorming en verslaglegging
- 1.
De Auditcommissie vergadert afhankelijk van de behoefte tot een vergadering, maar in ieder geval vier maal per jaar.
- 2.
De vergadering van de commissie gaat door indien tenminste de helft van de leden aanwezig is.
- 3.
De voorzitter bepaalt in samenspraak met de secretaris plaats, datum, uur en agenda van de vergadering.
- 4.
De oproepingen worden – spoedeisende gevallen uitgezonderd – ten minste een week voor de aanvang van de vergadering verstuurd. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd met de oproepingen aan de leden toegezonden. In geval van nazending van stukken, wordt dit vooraf kenbaar gemaakt.
- 5.
De vergaderingen van de Auditcommissie zijn besloten, de agenda en de verslagen zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.
- 6.
In haar adviezen en voorstellen aan de gemeenteraad streeft de commissie naar consensus. Indien er een minderheidsstandpunt is, wordt daarvan (met redenen omkleed) melding gemaakt.
- 7.
De secretaris maakt een beknopt verslag van het besprokene in de vergadering en draagt zorg voor agendering van dit verslag in de eerstvolgende vergadering van de Auditcommissie.
Artikel 5. Geheimhouding
- 1.
De Auditcommissie kan in een vergadering, op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in die vergadering met gesloten deuren behandelde en omtrent de inhoud van aan hem overgelegde stukken geheimhouding opleggen. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig zijn en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen in acht genomen totdat de Auditcommissie haar opheft.
- 2.
Indien de Auditcommissie zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de gemeenteraad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de gemeenteraad haar opheft.
- 3.
De Auditcommissie kan op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, geheimhouding opleggen ten aanzien van stukken die zij aan het college van B&W of de leden van de gemeenteraad overlegt.
Artikel 6. Uitleg verordening
Bij twijfel over de betekenis of de toepassing van deze verordening of in gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de voorzitter van de commissie.
Artikel 7. Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na die van bekendmaking.
- 2.
Op dat tijdstip vervalt de Verordening op de auditcommissie 2015.
- 3.
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening Auditcommissie Tilburg 2022.