Evenementenbeleid Waddinxveen

Het proces is op te splitsen in verschillende activiteiten en (proces)stappen. Dit zijn stappen om samen te komen tot een goede voorbereiding en uitvoering van het evenement. Het totale proces is als volgt weer te geven:

Figuur 1: processtappen evenementen

De gemeente maakt bij iedere vergunningaanvraag een risico inschatting, oftewel een (veiligheids)scan van het te organiseren evenement. Hiermee bepaalt de gemeente ook de behandelaanpak voor het evenement. Onderwerpen bij deze inschatting zijn onder meer het activiteiten-, locatie- en bezoekersprofiel. De gemeente onderscheidt de volgende vier categorieën bij het bepalen van de behandelaanpak:

De burgemeester besluit na advies van onder andere hulpdiensten en omgevingsdienst om de vergunning wel of niet te verstrekken. In de vergunning zijn bepaalde voorschriften opgenomen waar het evenement (minimaal) aan moet voldoen om door te mogen gaan.

Na het verstrekken van de vergunning door de burgemeester aan de organisator van het evenement bereiden de betrokken partijen zich voor op het evenement. De vergunning en planvorming zijn hierin leidend, waarbij huidige maatschappelijke ontwikkelingen worden meegenomen. Iedere partij werkt vanuit de eigen taken en verantwoordelijkheden, onderlinge afstemming in praktische of operationele zaken is hierin belangrijk. Bij grotere evenementen (B- en C-categorie) geven de partijen dit samen vorm en is er meer planvorming. De gemeente stuurt op de voorbereiding van het evenement en de afstemming tussen de samenwerkingspartners en partijen.

De organisator is verantwoordelijk voor het verloop van het evenement en geeft dit samen met eventuele medewerkers of vrijwilligersvorm. De samenwerkingspartners hebben mogelijk een operationele rol in het uitvoeren van maatregelen of juist in het uitvoeren van toezicht. Zo is het mogelijk dat de verschillende toezichthouders controleren of aan de vergunningseisen wordt voldaan. Dit wordt soms tegelijkertijd gedaan. Dit gezamenlijke controlemoment heet een schouw of integrale controle. De gemeente stuurt (waar nodig) op het uitvoeren van een schouw en draagt zorg voor de briefing van bijvoorbeeld de toezichthouders. Bij constatering van verbeterpunten worden deze doorgegeven aan de medewerker APV en Bijzondere Wetten. Dit is input voor de evaluatie van het evenement, dan wel wordt het meegenomen bij een volgend vergunningverleningsproces bij dezelfde organisator of terugkerend evenement.

Bij de grotere B-/C-evenementen monitoren de gemeente en haar samenwerkingspartners het evenement en nemen waar nodig extra maatregelen. Indien er nieuwe informatie beschikbaar komt, kan dit leiden tot extra voorschriften en of maatregelen voor de organisator.

De laatste stap in de cyclus is het evalueren van het evenement door de gemeente, organisator, hulpdiensten en andere betrokkenen. In de evaluatie wordt zowel de voorbereiding op, de uitvoering van en de afloop van het evenement meegenomen. De uitkomsten en ervaringen zijn te gebruiken om verbeterpunten te formuleren. Elke partij kan dit voor zichzelf vormgeven, maar bij een B-/C-evenement heeft de gemeente de regie op een gezamenlijke evaluatie.

Om als gemeente en hulpdiensten binnen de Veiligheidsregio Hollands Midden een goede analyse te kunnen maken van de evenementen in de regio, dient de gemeente vóór 1 november de B- en C- evenementen voor het jaar erna te laten opnemen in de regionale evenementenkalender. De regionale evenementenkalender heeft tot doel een overzicht te geven van de geplande evenementen in de regio. Dit helpt de betrokken partijen om (extra) risico’s te signaleren en rekening te houden met locatie en tijdstippen van de evenementen. Een organisator dient hierom het evenement voor 1 november te melden bij de gemeente. Minimale informatie is daarbij het soort evenement, locatie, datum, tijdstip en inschatting aantal bezoekers. Deze regionale kalender wordt vastgesteld door het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Hollands Midden. De gemeente houdt daarnaast een eigen lokale evenementenkalender bij.

Na indienen van de evenementenaanvraag ontvangt de aanvrager ontvangstbevestiging. Hierna voert de gemeente een ontvankelijkheidstoets uit op de aanvraag en mogelijk aanvullende informatie. Indien de aanvraag niet voldoet aan de vereisten en/of niet compleet is, dan neemt de gemeente de aanvraag niet in behandeling en volgt een buiten behandeling stelling van de aanvraag.

Indien de aanvraag compleet en volledig is ingediend wordt de aanvraag inhoudelijk getoetst. Hierbij is de risicoscan leidend voor de behandelaanpak. Het is tevens mogelijk dat de burgemeester besluit om het evenement niet toe te staan en om geen vergunning af te geven. In artikel 1:8 APV staat benoemd dat een vergunning is te weigeren als er negatieve effecten optreden binnen de thema’s: openbare orde, openbare veiligheid, volksgezondheid en het milieu. Hiervoor zijn de volgende omschrijvingen als definitie te hanteren:

• •

  Openbare orde: Verstoring (en overlast) van vrij gebruik (semi)publieke ruimte, als gevolg van gedrag van mensen.

• •

  Openbare veiligheid: voorkomen en of beperken van de schade aan personen, zaken en het milieu.

• •

  Volksgezondheid: de bescherming van het welzijn van aanwezigen, en de (kwetsbare) medemens zoals bewoners in de omgeving.

• •

  Milieu: het belang voor de bescherming van mensen, dieren, planten en goederen, van water, bodem en lucht en van landschappelijke, natuurwetenschappelijke en cultuurhistorische waarden en de beheersing van het klimaat.

Controle integriteit aanvrager

Bij bepaalde evenementenaanvragen kan er onduidelijkheid zijn over de integriteit van de aanvrager. De gemeente heeft daarom de mogelijkheid om een integriteitstoets, een zogenaamde BIBOB toets uit te voeren. Dit is in het kader van de Wet BIBOB. Indien er sprake is van een vergunningaanvraag voor een evenement met vechtsporten, zoals free fight, vale tudo, cage fight of kickboksen of er sprake is van een dancefeest, dan wordt er standaard een toets uitgevoerd naar de integriteit van de aanvrager.⁸ Bij andere evenementen kan indien daartoe aanleiding bestaat ook een BIBOB toets uitgevoerd worden.

Indien de gemeente zich voorneemt om de vergunning te weigeren, wordt dit voornemen kenbaar gemaakt aan de organisator.⁹ De organisator kan hierop een zienswijze (mondeling en/of schriftelijk) indienen. Indien er een zienswijze is, wordt opnieuw een afweging gemaakt voor de vergunningverlening. Indien dit geen aanleiding geeft om af te wijken van de voorgenomen weigering, dan volgt een weigeringsbesluit. Dit alles gaat in goed overleg tussen de organisator en gemeente.

De vergunning is pas onherroepelijk als er binnen de termijn van zes weken na bekendmaking (verzenddatum) geen bezwaren zijn ingediend of dan wel afgehandeld zijn. Wanneer een belanghebbende vindt dat zijn/haar directe belangen worden geschaad door de verlening van een vergunning/beschikking, is het mogelijk om binnen de zes weken termijn een gemotiveerd bezwaarschrift in te dienen tegen het besluit.

Met het indienen van een bezwaarschrift wordt de aanvang van de activiteiten niet tegengehouden. Om dat te voorkomen is een verzoek om een voorlopige voorziening via de post of digitaal in te dienen bij de Rechtbank ‘s-Gravenhage¹⁰. De rechter beslist dan of met de activiteit mag worden begonnen. Aan het indienen van zo een verzoek zijn kosten verbonden.

Geluid bij evenementen is gebonden aan regelgeving. Bij het mogelijke geluidsniveau is de locatie en omgeving bepalend. Zo is er verschil tussen een evenement in de openbare ruimte en festiviteiten in of op het terrein van een bedrijf of instelling. Het maximale geluidsniveau wordt op voorhand vastgesteld en – indien nodig – gecontroleerd op de gevels, en op de grens van de omliggende (geluidsgevoelige) terreinen.

In het vergunningverleningsproces adviseert en controleert de omgevingsdienst Midden Holland (ODMH) de geluidsnorm bij evenementen. De omgevingsdienst adviseert de gemeente bij de vergunningverlening, zij baseert zich daarbij op de ‘Nota evenementen met een luidruchtig karakter’ (1996)¹¹ en de Handleiding meten en rekenen industrielawaai (1999). De nota geeft daarmee richting voor de advisering en onderbouwen van de geluidsnormen. Het gebruik van de handleiding zorgt voor eenduidige metingen. Met een evenementenvergunning kan de gemeente toestemming verlenen voor bijvoorbeeld een harder geluidsvolume.

Bij evenementen kan er sprake zijn van constructies, waaronder tijdelijke bouwwerken zoals podia, tenten, tribunes, et cetera. Bij de aanvraag van het evenement dient de aanvrager hiervoor de tekeningen, materiaalgebruik en de certificaten (norm) aan te leveren. De omgevingsdienst hanteert bij het controleren en toetsen de ‘Richtlijn voor Constructieve Toetsingscriteria bij een aanvraag voor een Evenementenvergunning’ (Centraal overleg bouwconstructies, 2015).

Voor zowel geluid als constructie adviseert en controleert de omgevingsdienst namens de gemeente de aangeleverde stukken. Nadat de vergunning is verstrekt door de gemeente en het evenement plaats vindt, controleert de omgevingsdienst de praktijksituatie en handhaaft indien nodig als toezichthouder. Indien de geluidsnormen of bepalingen ten aanzien van de geluidsinstallatie zoals opgenomen in de evenementenvergunning overschreden worden, zal er conform het handhavingsbeleid evenementen van de ODMH gehandhaafd worden.

Op het evenement zelf is het verstandig rekening te houden met een maximale geluidsnorm voor de bezoekers en aanwezigen. Het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, de Nationale Hoorstichting en de evenementenbranche hebben hiervoor een richtlijn¹² opgesteld die hierbij kan helpen. De richtlijn is daarbij een maximum van 103 dB(A). GGD Nederland¹³ geeft voor jongeren(evenementen) als gezondheidskundige verantwoorde grens de adviesrichtlijn 92,5 dB(A).

Voor de brandveiligheid in gebouwen en of tijdelijke bouwwerken zijn er diverse wet- en regelgeving van toepassing, waaronder het Bouwbesluit. Binnen de gemeente is dit onder meer verder vormgegeven in de ‘Brandbeveiligingsverordening Waddinxveen 2009’. Bij evenementen is het belangrijk dat de organisator rekening houdt met de brandveiligheid van het evenement, locatie of nabijgelegen gebouwen. Onderscheid is te maken tussen een evenement in of buiten een gebouw. De organisator kan voor het beoordelen van de brandveiligheid gebruik maken van de kaders en richtlijnen die de brandweer hanteert bij het adviseren, controleren en toetsen. De regionale brandweer Hollands Midden heeft hiervoor twee kaders ontwikkeld: de ‘Handreiking advisering op brandveiligheid bij evenementen’ en de ‘Richtlijn brandveiligheidsadvisering bij evenementen’. Voor activiteiten die in een bouwwerk plaatsvinden zijn de brandveiligheidsvoorschriften van het Bouwbesluit van toepassing.

Een evenement kan op de openbare weg plaatsvinden of met bijvoorbeeld haar activiteiten of bezoekersstromen invloed hebben op de normale verkeersstromen in de gemeente. Afhankelijk van de risico’s en belemmeringen kunnen afzettingen, verkeers- en signaleringsborden, verkeersregelaars¹⁴ of andere maatregelen nodig zijn. Een organisator van het evenement is hiervoor verantwoordelijk en kan hier in overleg met de wegbeheerder (gemeente, provincie of Rijkswaterstaat) en gemeente afspraken maken. De gemeente kan hiervoor in de evenementenvergunning voorschriften opnemen.

Op evenementen zijn het sanitair en hygiëne van belang. Bij evenementen hanteert de gemeente en GGD Hollands Midden hiervoor de richtlijn van het RIVM, de ‘Landelijk Centrum Hygiëne en Veiligheid, Hygiënerichtlijn voor Evenementen’ (2016).¹⁵

Ook (extra) medische ondersteuning bij een evenement kan nodig zijn voor de bezoekers/deelnemers. Het kan hiervoor nodig zijn om als organisator bijvoorbeeld EHBO-ers of een EHBO-post als maatregel in te zetten bij het evenement. De ambulancedienst (RAV), GHOR en de GGD hebben voor reguliere (A-) evenementen een standaard advies opgesteld.¹⁶ Deze is te hanteren bij de voorbereiding van het evenement. Daarnaast worden deze partijen betrokken bij de advisering van meer risicovolle evenementen. Deze adviezen kunnen onderdeel uitmaken van de vergunningvoorschriften. Deze partijen hebben ook verschillende informatiebladen opgesteld voor de organisator/deelnemers, te hanteren in de voorbereiding voor verschillende soorten evenementen zoals een collor run, nieuwjaarsduik of een schaatstocht.¹⁷

Tijdens een evenement kan extra afval of verontreiniging ontstaan. Dit mag niet extra ten koste gaan van het milieu of de omgeving. De organisator van het evenement is verantwoordelijk voor het verwijderen en afvoeren van het afval en het schoonhouden van de locatie en de omgeving. Bij het organiseren van het evenement wordt dan ook rekening gehouden met het afval en op welke wijze dit is in te zamelen. Een organisator van het evenement zorgt daarmee voor voldoende voorzieningen en een adequaat beheer hiervan tijdens het evenement. Hiervoor geldt dat de locatie en omgeving na het evenement naar de geldende schoonheidsgraad wordt opgeleverd. De richtlijn Herkenbare afvalscheiding buitenhuis van Rijkswaterstaat kan een organisator hierbij helpen.¹⁸

Tijdens een evenement kan er sprake zijn van vandalisme, diefstal, geweld of andere criminaliteit. Door vooraf een risicoanalyse uit te voeren is dit inzichtelijk te maken en de mogelijke impact hiervan in te schatten. Om incidenten tegen te gaan zijn vele maatregelen mogelijk, waarvan de inzet van gecertificeerde beveiligers er één is. Andere mogelijkheden zijn bijvoorbeeld toegangseisen/controle, huisregels, de locatie afschermen/hekken en cameratoezicht. De inzet van de middelen en bijvoorbeeld beveiligers hangt samen met de rest van de organisatie. De politie kan op voorhand bij het evenement meedenken en adviseren.

Alcohol mag in Nederland niet geschonken of verkocht worden aan personen onder de achttien jaar. Vanaf achttien jaar mag iemand alcohol drinken, zo ook op een evenement mits dit in de evenementenvergunning is opgenomen. De gemeente hanteert een integraal alcoholbeleid¹⁹, waarin rekening wordt gehouden met evenementen voor jongeren. De gemeente hanteert als richtlijn voor evenementen en alcohol en drugs de handreiking van het Trimbos-instituut: ‘Alcohol en drugs bij evenementen – leidraad voor gemeenten’ (2016).²⁰

Bij het verstrekken van een evenementenvergunning houdt de gemeente rekening met dieren. Sinds 2015 geldt er in Nederland een verbod op optreden met wilde zoogdieren bij evenementen zoals in een circus. Uitzonderingen²¹ hierop zijn bijvoorbeeld paard, kameel en lama. Voor vrijlevende dieren volgt de gemeente de Wet natuurbescherming.²²

Een evenement kan op diverse plekken plaatsvinden binnen de gemeente. Bij bepaalde evenementen zoals een wielertocht zorgt de activiteit voor het gebruik van een groot gebied. Andere evenementen zoals een braderie, feesttent of een optreden vinden vaak op één plek plaats. Een terrein binnen de gemeente met een groot oppervlakte is het (parkeer)terrein bij de Sniepweg/Dreef. Dit terrein is onder meer geschikt voor bijvoorbeeld een kermis, circus en rommelmarkten. Daarnaast heeft de gemeente enkele locaties die zich beter lenen voor tijdelijke en kleinschalige evenementen, zoals het Burgemeester Warnaarplantsoen, Dorpsstraat en Kerkweg-West, Nesse en Zuidkade, Wingerd en de Zonnehof.

Doordat evenementen vaak buiten en/of in de openlucht plaatsvinden, kan het weer een grote impact hebben op het evenement. Extreme hitte, kou, regen en/of wind kan andere, nieuwe risico’s met zich meebrengen wat andere maatregelen noodzakelijk maakt. Het is hierbij van belang om de weersomstandigheden in de gaten te houden als organisator en waar nodig in de voorbereiding rekening mee te houden en maatregelen te treffen. Dit zelfde geldt bij een (voorwaarschuwing) weeralarm.

Indien er sprake is van het bereiden van etenswaren of het plaatsen van een bakwagen en dit samenvalt of onderdeel uitmaakt van het totale evenement kan dit in de evenementenvergunning worden meegenomen.

Als er een loterij of een verloting wordt georganiseerd is hiervoor een aparte toestemming op basis van de wet op de kansspelen nodig. De organisator van het evenement dient een loterij of een verloting minimaal 14 dagen voorafgaand aan de activiteit kenbaar te maken bij de gemeente. Deze aanvraag en de toestemming kunnen in de behandeling van de evenementenaanvraag worden meegenomen.

De organisator is als aanvrager verantwoordelijk voor de vergunningaanvraag, het evenement, evenemententerrein en de uitstraling van het evenement op de omgeving. De organisator is daarmee ook verantwoordelijk voor de deelnemers/bezoekers van het evenement. De organisator blijft hoofdverantwoordelijk, ook al kunnen onderdelen door verschillende partijen uitgevoerd worden. Een organisator en medewerkers hebben op basis van de Arbowet ook de plicht om te zorgen voor een veilig evenement (Arbowet art. 10 en 11). Een juiste voorbereiding, planvorming, afstemming met partijen en voldoen aan de vergunning dragen bij aan het goed en veilig uitvoeren van een evenement. Daarnaast is de organisator verantwoordelijk voor het afsluiten van een (aansprakelijkheids-)verzekering.

De gemeentelijke organisatie heeft diverse rollen, taken en verantwoordelijkheden bij evenementen in de gemeente Waddinxveen. De verschillende rollen zijn hieronder kort uiteen gezet.

De burgemeester verstrekt de vergunning voor het evenement. De medewerker APV en Bijzondere Wetten geeft in de praktijk namens de gemeente het vergunningverleningsproces vorm. De medewerker is in het totale proces van aanvraag tot evaluatie van het evenement betrokken en voor betrokken partijen het eerste aanspreekpunt. Waar nodig werken overige medewerkers op specifieke thema’s samen met de medewerker APV en Bijzondere Wetten.

De burgemeester heeft op basis van wet- en regelgeving, waaronder de Wet veiligheidsregio en de Gemeentewet, de verantwoordelijkheid en mogelijkheid tot het nemen van (preventieve) maatregelen ter bescherming van de openbare orde, openbare veiligheid en gezondheid. De burgemeester is ook belast met toezicht op de openbare samenkomsten en vermakelijkheden. Waar nodig kan de burgemeester noodbevoegdheden inzetten voor het waarborgen van de openbare orde en veiligheid, gebaseerd op beginselen van proportionaliteit en subsidiariteit. De beleidsadviseur Veiligheid adviseert en ondersteunt de burgemeester waar nodig.

De gemeente beschikt over materialen en middelen om te gebruiken bij evenementen. Te denken valt aan verkeersborden, dranghekken, vlaggen en masten, afvalbakken/containers en gereedschap. Al dan niet geplaatst met ondersteuning door het personeel van de buitendienst van de gemeente. Van deze dienstverlening is in overleg met de gemeente (al dan niet tegen betaling) gebruik te maken. Afstemming hierover gaat in eerste instantie via de betrokken medewerker APV en Bijzondere Wetten. Bij praktische vragen is er direct contact met de betrokken medewerker van de buitendienst.

De gemeenteraad stelt de algemene subsidie verordening vast, aanvragen om een subsidie worden getoetst aan het beleidskader Subsidiebeleid Waddinxveen. Dit beleid bestaat grofweg uit algemene subsidies aan organisaties en incidentele subsidies. Op maatschappelijke thema’s zoals sport en kunst en cultuur schetst het beleid wat de ambities en focus zijn in de gemeente Waddinxveen. Evenementen en organisatoren van evenementen krijgen hierin niet apart subsidie. Wel is onder het thema ‘kunst en cultuur’ mogelijk dat bijvoorbeeld bepaalde initiatieven rondom nationale feestdagen een subsidie aanvragen, waarmee bepaalde evenementen tijdens die feestdagen indirect wel worden gestimuleerd. De gemeente heeft jaarlijks ook een ‘incidenteel budget’ (relatief klein) waar een evenementenorganisator én organisaties een subsidieaanvraag voor kunnen doen. Aan deze subsidieaanvragen is per aanvrager een maximaal aantal keren verbonden, om de subsidies incidenteel te houden. Voor een buurtbarbecue is het mogelijk om een financiële bijdrage te vragen bij de gemeente via het wijkplatform²³. Deze bijdrage wordt pas verstrekt nadat er officieel melding is gemaakt van de buurtbarbecue bij de gemeente.

Tijdens het vergunningverleningsproces is het mogelijk dat een organisator diverse kosten heeft:

• •

  Het aanvragen van een vergunning bij de gemeente kost geld (leges). De hoogte van dit bedrag is afhankelijk van de categorie van het evenement.

• •

  Voor het plaatsen van objecten op de openbare weg moet een organisator precariokosten betalen. Hiervoor is een specifieke berekening. Zie hiervoor de precarioverordening.

• •

  Voor B- en C- evenementen en voor aanvragen voor een kermis en circus vraagt de gemeente een waarborgsom van de organisator als garantie voor de staat van de publieke ruimte.²⁴ Deze borg wordt weer teruggestort indien na afloop van het evenement de publieke ruimte in oorspronkelijke staat wordt achtergelaten.

De gemeente handhaaft bij evenementen de vergunningvoorschriften en andere wettelijke bepalingen. De uitvoering wordt gedaan door toezichthouders, zoals de BOA’s (Buitengewoon Opsporingsambtenaren) van de gemeente. Door toezicht te houden bij evenementen hebben de BOA’s zowel een signalerende als handhavende functie tijdens de verschillende fasen van het evenement. Zij hanteren daarbij de vergunning en bijbehorende plannen als uitgangspunt en werken hierbij nauw samen met de betrokken partijen en toezichthouders van andere partners. Mogelijk vormgegeven in een gezamenlijke schouw voorafgaande aan het evenement. De gemeente houdt risicogericht toezicht bij evenementen, waardoor er niet standaard toezicht is op alle evenementen.

De wijze van toezicht, handhaven en de sanctiestrategie zijn verder uitgewerkt in het handhavingsbeleid van de gemeente. De toezichthouders handhaven consequent en treden daarmee ook consequent op bij overtredingen. In de voorbereidingsfase van het evenement draait het vooral om constateren en waarschuwen bij overtreden. Bij voortdurende/ernstige overtreding wordt in overleg met de burgemeester het evenement stilgelegd en/of de vergunning ingetrokken. Bij het achteraf constateren van een overtreding krijgt de organisator een waarschuwing met precieze omschrijving en bij herhaling bijbehorende sanctie. Indien de geluidsnormen of bepalingen ten aanzien van de geluidsinstallatie zoals opgenomen in de evenementenvergunning overschreden worden, zal er conform het handhavingsbeleid evenementen van de ODMH gehandhaafd worden. Indien het eindtijdstip wordt overschreden kan door de politie en/of BOA een proces-verbaal opgemaakt worden en kan daarnaast ook een bestuursrechtelijk traject worden ingezet.

Doordat sommige evenementen op de openbare weg plaatsvinden of effect hebben op het reguliere verkeer, wordt dit aspect bij de vergunningverlening meegenomen. Een medewerker van verkeer/mobiliteit toetst de vergunningaanvraag op de mogelijke effecten van het evenement op de verkeerstromen en/of parkeergelegenheid. Ook worden bijvoorbeeld het bezoekersaantal, locatie, datum en tijdstip vergeleken met werkzaamheden aan de weg in of rondom de gemeente. Als de gemeente voor het evenement wegen moet afsluiten dan zijn er omleidingen nodig, inclusief communicatie hierover naar betrokkenen/omwonenden. Soms zijn voor de omleidingen verkeersborden of verkeersregelaars nodig. De medewerker van de gemeente stemt het advies en de potentiële maatregelen af met de politie en waar nodig met de andere hulpdiensten. Hierbij wordt rekening gehouden met de calamiteitenroutes binnen de gemeente.

De brandweer Hollands Midden adviseert bij het vergunningsverleningsproces over de brandveiligheid. De wijze waarop dit gebeurt binnen de gemeente Waddinxveen is opgenomen in de ‘Handreiking Advisering op brandveiligheid bij evenementen’ (2010). De brandweer heeft naast haar adviserende taak ook een toezichthoudende functie. Dit is verwoordt in de visie “toezicht op brandveiligheid’ van Brandweer Hollands Midden. Richtlijnen voor toezicht zijn bijvoorbeeld evenementen met tijdelijke bouwwerken of afgesloten terreinen waar meer dan 100 personen verblijven of evenementen op een afgesloten terrein waar meer dan 10 slapende of verminderd zelfredzame personen verblijven.

De politie richt zich bij evenementen op het waarborgen van de openbare orde en haar reguliere politietaken zoals mobiliteit en opsporing. De politie analyseert en adviseert waar nodig bij een evenement of er maatregelen nodig zijn voor bijvoorbeeld het waarborgen van de openbare orde. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om de inzet van beveiligers, het afbakenen van het terrein of het sturen van de bezoekersstromen (crowdmanagement). Ook over het verkeer en de bereikbaarheid van het evenement adviseert de politie. Zo kan een verkeersplan nodig zijn, moeten de calamiteitenroutes vrij worden gehouden en is soms inzet van verkeersregelaars nodig. Daarnaast zijn aandachtspunten voor de politie het toezicht en handhaven van de openbare orde tijdens het evenement. Hierbij blijft een organisator verantwoordelijk voor het evenemententerrein en de politie voor de openbare ruimte.

De geneeskundige hulpverlening in de regio (GHOR) en de Gemeentelijke Gezondheidsdienst (GGD) zijn bij evenementen betrokken bij het thema gezondheid. De GHOR en GGD analyseren en adviseren bij evenementen over bijvoorbeeld de hygiëne, het aantal aanwezige toiletten, mogelijk medische ondersteuning door EHBO-ers of de inzet van ambulances bij acute medische hulpverlening. De GGD kijkt daarbij ook naar specifieke zaken zoals de vereisten bij het plaatsen van tatoeages en piercings of het thema gehoorschade²⁵. De GGD werkt bij de tatoeages en piercings nauw samen met Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteiten (NVWA) en maakt gebruik van de hygiënerichtlijnen van het Landelijk Centrum voor Hygiëne en Veiligheid (LCHV).

De Omgevingsdienst Midden Holland (ODMH) voert specifieke milieu-, bouw- en woningtoezicht taken uit voor de gemeente Waddinxveen. Voor evenementen richt dit zich met name op twee facetten: geluid en constructies van tijdelijke bouwwerken en/of podiums. Bij de vergunningverlening voor evenementen vraagt de gemeente de omgevingsdienst om advies en handhaaft de omgevingsdienst op deze thema’s.

Daarnaast kunnen er nog aanvullende betrokken partijen zijn bij bijzondere evenementen of activiteiten. Eén van deze partijen is de provincie. De provincie Zuid-Holland is onder andere verantwoordelijk voor het verlenen van toestemming voor het afsteken van vuurwerk en voor het landen of opstijgen van bijvoorbeeld een helikopter of een heteluchtballon²⁶.