| Organisatie | Baarle-Nassau |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Handboek Vervanging bouwvergunningen gemeente Baarle-Nassau |
| Citeertitel | Handboek Vervanging bouwvergunningen gemeente Baarle-Nassau |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 18-03-2022 | nieuwe regeling | 08-03-2022 |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Baarle-Nassau,
Artikel 7 van de Archiefwet 1995 en de Artikelen 2, lid 1 sub. c en d, 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995 en de in artikel 26b van de Archiefregeling gestelde eisen;
Dat de wenselijkheid van de vervanging is beschreven in hoofdstuk 2 van het opgestelde Handboek Vervanging vergunningen gemeente Baarle-Nassau.
Dat reikwijdte van het vervangingsproces is beschreven in het Handboek Vervanging vergunningen gemeente Baarle-Nassau.
Dat het belang van de gegevens voor de recht- of bewijszoekende en historisch onderzoek eveneens is gewaarborgd door het gebruik en het toepassen van de kwaliteitscontroles over het gehele proces van digitalisering, opname en opslag.
Dat het belang van de gegevens voor de gemeente is gewaarborgd door het toepassen van kwaliteitscontroles over het gehele proces van digitalisering, opname en opslag. De kwaliteitscontroles garanderen het behoud van de betrouwbaarheid, authenticiteit, integriteit en bruikbaarheid van de betreffende archiefbescheiden.
Dat de reproducties een voldoende waarborg bieden voor het behoud van de in de archiefbescheiden vervatte gegevens en hun toegankelijkheid, daar de voorzorgen in acht zijn genomen, die zijn beschreven in het voor de vervanging opgestelde Handboek Vervanging vergunningen gemeente Baarle-Nassau. Dit Handboek Vervanging maakt deel uit van dit besluit.
Dat de gemeentearchivaris, als toezichthouder op het archiefbeheer, een positief advies op dit besluit heeft gegeven.
Dat ten behoeve van de openbaarheid de digitale archiefbescheiden zo spoedig mogelijk overgebracht worden naar de archiefbewaarplaats en opgenomen worden in het e-depot.
over te gaan tot vervanging van de archiefbescheiden zoals beschreven en uitgevoerd in het Handboek Vervanging vergunningen gemeente Baarle-Nassau en deze archiefbescheiden te vernietigen zodra bestanden zijn opgeslagen in e-depot.
de vervanging is gebeurd met een juiste en volledige weergave. Voor de beschrijving van het vervangingsproces is als bijlage het Handboek Vervanging vergunningen gemeente Baarle-Nassau toegevoegd. Deze bijlage maakt integraal onderdeel uit van dit besluit.
Dit besluit kan worden aangehaald als: Handboek Vervanging bouwvergunningen gemeente Baarle-Nassau.
Aldus vastgesteld in de vergadering van burgermeester en wethouders gemeente Baarle-Nassau op 8 maart 2022.
Tegen dit besluit bestaat voor belanghebbenden de mogelijkheid schriftelijk bezwaar in te dienen binnen 6 weken na datum van deze bekendmaking. Een gemotiveerd bezwaarschrift onder vermelding van bezwaar vervanging bouwvergunningen gemeente Baarle-Nassau moet worden gericht aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Baarle-Nassau
Bijlage 1 Handboek Vervanging vergunningen Baarle-Nassau
Op dit moment werkt de gemeente Baarle-Nassau digitaal. Een handboek en vervangingsbesluit zijn rondom de ambtelijke fusie in november 2015 vastgesteld. Dit betekent dat vergunningen vanaf dat moment enkel digitaal worden opgemaakt.
Dit Handboek heeft betrekking op het backlog (met terugwerkende kracht) scannen van vergunningen. Het digitaal beschikbaar hebben van bouw, milieu- en omgevingsvergunningen is steeds meer noodzakelijk. Niet alleen de interne organisatie, verspreid over meerdere locaties, maar ook burgers, bedrijven en ketenpartners vragen steeds meer om plaats- en tijdonafhankelijke raadpleging van deze informatie.
De gemeente is aangesloten bij het Regionaal Archief Tilburg als archiefbewaarplaats. De analoge historie van de gemeenten ligt hier opgeslagen en wordt toegankelijk gemaakt voor belangstellenden. Ook voor overbrenging van onze digitale informatievoorziening zijn we aangesloten bij het e-depot van het Regionaal Archief Tilburg.
Conform de Archiefwet moeten bouw, milieu- en omgevingsvergunningen worden overgedragen aan onze archiefbewaarplaats, zodat ze openbaar toegankelijk worden. Dit Handboek bewerkstelligt dat vergunningen in digitale vorm worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Daarmee worden deze vergunningen een openbaar raadpleegbare bron.
Om digitale overbrenging mogelijk te maken, dient eerst een Vervangingsbesluit door de zorgdrager te worden genomen. De analoge archiefbescheiden worden door het nemen van een Vervangingsbesluit formeel vervangen door digitale reproducties. De oorspronkelijke analoge documenten worden daarna vernietigd.
Dit Handboek Vervanging vergunningen Baarle-Nassau maakt integraal onderdeel uit van het Vervangingsbesluit. De vervangingsbesluiten kunnen in onderdelen worden genomen. Als bijlage 1 is het te nemen vervangingsbesluit toegevoegd.
Bouw, milieu- en omgevingsvergunningen worden veel geraadpleegd. Het Klant Contact Centrum stelt dossiers aan klanten (burgers en bedrijven) beschikbaar. Daarnaast worden de dossiers voor de interne bedrijfsvoering (afdelingen Vergunningen en Veiligheid/Handhaving en de werkzaamheden ten behoeve van WOZ, cluster Basisregistratie en Belastingen) opgevraagd. Daarnaast vragen ketenpartners als de OMWB ook veel bouw, milieu- en omgevingsvergunningen op. Met opzoeken, versturen, afleveren en terugplaatsen is veel tijd gemoeid.
De ABG organisatie werkt op basis van digitaal en plaats onafhankelijk werken.
Met het oog op de verbetering van de dienstverlening, de interne bedrijfsvoering en de duurzame toegankelijkheid is besloten de analoge dossiers in digitale vorm beschikbaar te stellen.
De Archiefwet 1995 geeft zorgdragers de mogelijkheid archiefbescheiden te vervangen door digitale reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen 1 . De reproducties nemen volledig de plaats in van de oorspronkelijke bescheiden en zijn daarmee archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 19952 . Deze reproducties hebben dus dezelfde rechts- en bewijskracht als de oorspronkelijke archiefbescheiden. De bewijsfunctie voor de gemeente en andere recht- en bewijszoekenden, historisch onderzoek en de waarde als bestanddeel van het cultureel erfgoed blijft gewaarborgd.
Het college van B&W is belast met de zorg voor haar archiefbescheiden en daarmee bevoegd om door middel van het nemen van een Vervangingsbesluit, tot vervanging over te gaan. De gemeentearchivaris heeft, als toezichthouder op het archiefbeheer, een advies over de vervanging gegeven.
De analoge archiefbescheiden worden door het nemen van een Vervangingsbesluit formeel vervangen door digitale reproducties. De oorspronkelijk analoge archiefbescheiden worden daarna vernietigd. Vervanging is een onomkeerbaar proces. De kwaliteit is daarom van cruciaal belang. Dit “Handboek Vervanging vergunningen Baarle-Nassau” (Handboek Vervanging) maakt deel uit van het Vervangingsbesluit. Het doel van het Handboek Vervanging is “de juiste en volledige weergave van in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens”3 te waarborgen en onderbouwt het vervangingsbesluit.
De beeldkwaliteit, technische-, procesinrichting en kwaliteitsprocedures van de vervanging zijn op hoofdlijnen in het Handboek Vervanging beschreven.
2.4 Reikwijdte Vervangingsbesluit
Onder de reikwijdte van het vervangingsbesluit vallen alle nog over te dragen bouw, milieu- en omgevingsvergunningen van de gemeente Baarle-Nassau.
De vergunningen zijn opgedeeld in deelarchieven:
2.5 Uitzonderingen op vervanging
Aangezien analoge bouw- en omgevingsdossiers van monumenten ook erfgoedwaarde hebben, worden deze uitgezonderd van vervanging. Op basis van vigerende monumentenlijsten zullen deze van vervanging uitgezonderde analoge bouwdossiers analoog worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
De digitalisering is een uitgebreid proces. De schoning is uitgevoerd door Archiefondersteuning Benelux. De beschrijving van de dossiers en poststukken is intern door cluster DIM gedaan. De uiteindelijke scanning is uitgevoerd door de scanleverancier. Voor de kwaliteitscontrole is een onafhankelijke partij gekozen, Elveo.
Voorafgaand aan de daadwerkelijke digitalisering is binnen de ABG organisatie overleg gevoerd met betrokken afdelingen en teams. Het Regionaal Archief Tilburg en onze gemeentearchivaris zijn tijdens het hele proces betrokken.
De vergunningendossiers bevindingen zich in de archiefruimte van de betreffende gemeenten. Ze zijn destijds ongeschoond aangeleverd door de afdeling Vergunningen en geregistreerd in Corsa door cluster DIM. Uitgangspunt is scanning van de (permanent te bewaren) vergunningsstukken.
Er vindt selectie plaats van de documenten in te bewaren en te vernietigen. De dossiers worden t.b.v. de latere digitalisering voorzien van uniforme indeling (vergunning, aanvraag, bestektekeningen, constructieberekeningen, constructietekeningen, sondeerrapporten, overige berekeningen en overige controles). Hiervoor worden scheidingsvellen gebruikt, voorzien van een unieke barcode van een poststuknummer uit Corsa. De documenten worden scanklaar gemaakt en in omslagmappen gedaan. De omslagmappen worden in archiefdozen gedaan.
3.2 Metadatering dossiers en documenten
Per vergunning zijn metadata vastgelegd zoals dossiercode, aanvrager, datum vergunning, locatie en onderwerp van de bouwvergunning. Deze worden gecontroleerd en waar nodig aangevuld in Corsa. De documenten worden in Corsa aan het dossier gekoppeld. Bij de tekeningen worden de beschrijvingen uit de stempel overgenomen. Het dossiers krijgt een sticker met basisgegevens en uiteindelijk worden ook de archiefdozen gestickerd.
Als bijlage zijn de uiteindelijke metadata weergegeven van document en dossier die vanuit de velden en kenmerken van Corsa gevuld worden in kenmerken ten behoeve van vulling e-depot.
Met het scanproces wordt een juiste en volledige weergave van de scans geëist voor de formele vervanging van archiefbescheiden. Deze wordt gewaarborgd door het navolgende scanproces:
De fysieke dossiers worden door de scanleverancier opgehaald en, na scanning, geretourneerd bij de gemeente Baarle-Nassau.
Het gebruikte bestandsformaat is van belang voor het duurzaam toegankelijk houden van de documenten. Volgens de Archiefregeling moeten digitale archiefbestanden opgeslagen worden in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard9. De gekozen PDF/A -1 voldoet aan deze eisen. De specificaties van de PDF/A-1 zijn opgenomen in NEN ISO 19005-1:2005.
3.5 Kwaliteitscontrole na oplevering
3.5.1 Kwaliteitscontrole scanleverancier
Om binnen het digitaliseringsproces de kwaliteit te waarborgen beschikt scanleverancier over scansoftware die zwarte randen en scheefstand van informatie corrigeert.
Scanleverancier geeft kwaliteitsgaranties na afronding van het scanningsproces:
Het percentage wordt vastgesteld aan de hand van tellingen. Uitgegaan wordt van een relevante steekproef, hetgeen bij grotere aantallen inhoudt dat 5% van de geproduceerde scans visueel wordt gecontroleerd. Daar worden tellingen van bijgehouden zodat ná de uitvoering van de controle kan worden vastgesteld welk percentage of promillage aan zware of lichte fouten is gevonden.
Bij een positieve kwaliteitscontrole zal de scanleverancier de bestanden uitleveren aan ELVEO voor een extra, onafhankelijke, kwaliteitscontrole van de eindresultaten. Ook de resultaten van de kwaliteitsborging door de scanleverancier zullen aan ELVEO worden uitgeleverd.
3.5.2 Kwaliteitscontrole ELVEO
De kwaliteitscontrole wordt uitgevoerd conform de ISO 2859 methode.
Dat wil zeggen dat in eerste instantie een controle wordt uitgevoerd op 5% van alle geproduceerde images. Indien na afronding van de te controleren batch blijkt dat de aangetroffen foutmarges boven de hieronder genoemde percentages komen, dan wordt de steekproef opnieuw uitgevoerd, maar dan uitgebreid met 5% tot in totaal 10% van alle images met uitsluiting van de uit de eerste steekproef afgekeurde images.
Een foutmarge van maximaal 0,2% wordt geaccepteerd voor de categorie zware fouten en 3% wordt geaccepteerd voor de categorie lichte fouten.
Er worden hiervoor twee percentages gehanteerd. Een voor zware fouten en een voor lichte fouten. Zware fouten zijn alle fouten die de leesbaarheid van een document aantasten, zoals bijvoorbeeld, maar niet uitsluitend:
Lichte fouten zijn alle fouten die de integriteit van het document niet benadelen, doch vanuit cosmetisch oogpunt ongewenst zijn, bijvoorbeeld:
De resultaten van de kwaliteitscontrole zullen door middel van een schriftelijke rapportage opgeleverd worden. Bij een negatief resultaat zal ELVEO met de scanleverancier herscanning afstemmen. Bij een positief resultaat, gegeven door ELVEO, zal de scanleverancier uitleveren aan de ABG organisatie.
De gedigitaliseerde archiefbestanden zijn door de scanleverancier ter beschikking gesteld op een externe harde schijf en overgedragen aan de ABG organisatie. Ook de ABG organisatie zal de bestanden steekproefsgewijs nog controleren. Vervolgens worden de bestanden geïmporteerd in Corsa.
Ook de fysieke dossiers komen retour naar de gemeente. Deze dossiers zijn in dezelfde staat als waarin ze door de gemeente zijn uitgeleverd aan de scanleverancier. De fysieke dossiers worden later in dit traject vernietigd, als de digitale bestanden zijn overgedragen aan het e-depot.
De gedigitaliseerde vergunningen zijn binnen Baarle-Nassau in de Bouwtool raadpleegbaar. De Bouwtool is een applicatie van het Regionaal Archief Tilburg waarin vergunningen toegankelijk zijn. Alle medewerkers van de ABG organisatie hebben toegang tot de Bouwtool. Indien gewenst worden de betreffende bestanden ter beschikking gesteld aan de burgers en bedrijven. Zij kunnen de bouwvergunningen ook inzien bij de publieksbalie op het gemeentehuis. Ook ketenpartners zoals Omgevingsdienst Midden – en West Brabant kunnen hier gebruik van maken.
5.2 Openbaar, betrouwbaar en toegankelijk in e-depot
De gemeente Baarle-Nassau is aangesloten op het e-depot van het Regionaal Archief Tilburg. De gedigitaliseerde archiefbescheiden van de vergunningen worden naar de digitale archiefbewaarplaats, het e-depot, overgebracht. Na overbrenging naar de archiefbewaarplaats en opname in het e-depot worden de vergunningen openbaar.
Schetsen, foto’s en bouwtekeningen zijn auteursrechtelijk beschermd. De AVG gaat over bescherming van privacy. Sommige objecten zijn uitgezonderd voor openbaarheid vanuit oogpunt van veiligheid (banken, vliegveld, e.d.). Op deze digitale bestanden zal er een beperking in de toegankelijkheid en openbaarheid gelden.
Nadat college van B&W het Vervangingsbesluit heeft vastgesteld en het besluit is gepubliceerd, kunnen de vervangen analoge bouwdossiers worden vernietigd.
De vernietiging van de vervangen analoge archiefbescheiden wordt door een erkend archiefvernietigingsbedrijf uitgevoerd.
Van alle vervangen archiefbescheiden wordt te zijner tijd conform art. 8 van het Archiefbesluit 1995 in één keer een verklaring van vervanging opgesteld. Aan deze verklaring is tevens een specificatie van de van vervanging uitgezonderde bescheiden toegevoegd. Deze uitzonderingen blijven archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 en worden analoog overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Besluit tot Vervanging van het bouw, milieu- en omgevingsvergunningen 1981 t/m 2015 van de gemeente Baarle-Nassau
Burgemeester en wethouders van de gemeente Baarle-Nassau,
Artikel 7 van de Archiefwet 1995 en de Artikelen 2, lid 1 sub. c en d, 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995 en de in artikel 26b van de Archiefregeling gestelde eisen;
Dat de wenselijkheid van de vervanging is beschreven in hoofdstuk 2 van het opgestelde Handboek Vervanging vergunningen gemeente Baarle-Nassau.
Dat reikwijdte van het vervangingsproces is beschreven in het Handboek Vervanging vergunningen gemeente Baarle-Nassau.
Dat het belang van de gegevens voor de recht- of bewijszoekende en historisch onderzoek eveneens is gewaarborgd door het gebruik en het toepassen van de kwaliteitscontroles over het gehele proces van digitalisering, opname en opslag.
Dat het belang van de gegevens voor de gemeente is gewaarborgd door het toepassen van kwaliteitscontroles over het gehele proces van digitalisering, opname en opslag. De kwaliteitscontroles garanderen het behoud van de betrouwbaarheid, authenticiteit, integriteit en bruikbaarheid van de betreffende archiefbescheiden.
Dat de reproducties een voldoende waarborg bieden voor het behoud van de in de archiefbescheiden vervatte gegevens en hun toegankelijkheid, daar de voorzorgen in acht zijn genomen, die zijn beschreven in het voor de vervanging opgestelde Handboek Vervanging vergunningen gemeente Baarle-Nassau. Dit Handboek Vervanging maakt deel uit van dit besluit.
Dat de gemeentearchivaris, als toezichthouder op het archiefbeheer, een positief advies op dit besluit heeft gegeven.
Dat ten behoeve van de openbaarheid de digitale archiefbescheiden zo spoedig mogelijk overgebracht worden naar de archiefbewaarplaats en opgenomen worden in het e-depot.
over te gaan tot vervanging van de archiefbescheiden zoals beschreven en uitgevoerd in het Handboek Vervanging vergunningen gemeente Baarle-Nassau en deze archiefbescheiden te vernietigen in zodra bestanden zijn opgeslagen in e-depot.
de vervanging is gebeurd met een juiste en volledige weergave. Voor de beschrijving van het vervangingsproces is als bijlage het Handboek Vervanging vergunningen gemeente Baarle-Nassau toegevoegd. Deze bijlage maakt integraal onderdeel uit van dit besluit.
Dit besluit kan worden aangehaald als: Handboek Vervanging vergunningen gemeente Baarle-Nassau.
Dit besluit treedt één dag na bekendmaking in werking.
Aldus vastgesteld in de vergadering van burgermeester en wethouders gemeente 8 maart 2022.
Tegen dit besluit bestaat voor belanghebbenden de mogelijkheid schriftelijk bezwaar in te dienen binnen 6 weken na datum van deze bekendmaking. Een gemotiveerd bezwaarschrift onder vermelding van bezwaar vervanging vergunningen gemeente Baarle-Nassau moet worden gericht aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Baarle-Nassau