| Organisatie | Nederweert |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2022 |
| Citeertitel | Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2022 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2005.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-04-2022 | nieuwe regeling | 08-03-2022 |
Artikel 2 Verzoek om informatie
Een raadslid kan de griffie verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage in of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat. Een verzoek kan namens een raadslid gedaan worden door een fractieondersteuner.
De griffie verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffie de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.
Als de secretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.
Artikel 4 Geschil over verleende ambtelijke bijstand
als overleg met de secretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.
Artikel 7 Besteding financiële bijdrage
De financiële bijdrage wordt in ieder geval niet gebruikt ter bekostiging van:
betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie op basis van gespecificeerde, reële declaraties;
Artikel 8 Financiële bijdrage op basis van declaraties
In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden is een deel van het budget voor fractieondersteuning beschikbaar voor de zittende fracties. Het deel wordt bepaald door het jaarbudget van de fractie te delen door twaalf en te vermenigvuldigen met het aantal maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. De rest van het jaarbudget per fractie is beschikbaar voor de fracties die vertegenwoordigd zijn in de raad na de verkiezingen.
Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van Nederweert op 8 maart 2022
De griffier,
Drs. E.G. (Esther) Schrier
De voorzitter,
B.M.T.J. (Birgit) Op de Laak
Artikel 33 van de Gemeentewet (hierna: wet) bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand (eerste lid) en dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen (de fracties) recht hebben op ondersteuning (tweede lid). Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van fracties moet de raad een verordening vaststellen die ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat (derde lid). Met deze verordening wordt hieraan uitvoering gegeven.
De formulering van artikel 33 van de wet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.
De financiële bijdrage voor de fractieondersteuning is een subsidie als bedoeld in artikel 4:21, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Dit betekent dat titel 4.2 van de Awb van toepassing is op het verstrekken van de financiële bijdrage en vatbaar is voor bezwaar en beroep.
In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad; de griffier is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om informatie en bijstand.
De griffier vervult, via de secretaris, ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Dat de raad over een griffier beschikt die bijstand kan verlenen, betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal in bepaalde gevallen een beroep op deze organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal daarom de secretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de ambtelijke bijstand verleent moeten aanwijzen. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de gemeentesecretaris in deze verordening nader uitgewerkt. Dat is van belang om de rol van de secretaris op een juiste wijze vorm te geven nu er een splitsing heeft plaatsgevonden tussen griffie en reguliere ambtelijke organisatie.
In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.
Bijstand in de vorm van ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties kan verleend worden door ambtenaren die onder het gezag van de raad vallen (artikel 107e van de wet) of door de reguliere ambtelijke organisatie die onder het gezag van het college valt (artikel 160 van de wet). Hoewel medewerkers van de griffie wel degelijk ambtenaren zijn in de zin van de Ambtenarenwet, is de term ‘ambtelijke bijstand’ in deze verordening voorbehouden aan het verlenen van bijstand door medewerkers van de reguliere ambtelijke organisatie.
Artikel 2. Verzoek om informatie
Raadsleden die feitelijke informatie van geringe omvang nodig hebben of inzage of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken, hoeven zich niet via de formele weg van artikel 169, tweede en volgende lid, van de wet tot het college te richten. In dit artikel is bepaald dat zij hun verzoek aan de griffiemedewerker kunnen richten. Verzoeken die betrekking hebben op documenten waarop geen geheimhouding rust, worden eveneens aan de griffiemedewerker gericht. Voor stukken waarop geheimhouding rust, moeten raadsleden zich tot de griffier wenden. De griffier moet een opgelegde geheimhouding in acht nemen. Als een raadslid geheime stukken opvraagt die alleen mogen worden ingezien, moet de griffier het verzoek van het raadslid doorgeleiden naar het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd.
Een verzoek om informatie kan ook namens een raadslid door een fractiemedewerker worden gedaan. Een fractiemedewerker kan echter geen informatie opvragen en/of inzien waarop geheimhouding rust.
De griffiemedewerker verstrekt de informatie zo spoedig mogelijk (tweede lid). Als de griffiemedewerker niet in staat is om volledig tegemoet te komen aan het verzoek, kan hij de secretaris vragen of de reguliere ambtelijke organisatie de informatie kan leveren. Het is in lijn met de onderlinge taakverdeling dat de griffie het aanspreekpunt en de aangewezen persoon is om de voortgang in het proces te bewaken.
Artikel 3. Verzoek om bijstand
Verzoeken om bijstand moeten aan de griffier gericht worden. Als de griffier of de griffiemedewerkers de verzochte ondersteuning niet kunnen leveren, verzoekt de griffier de secretaris om inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie. Het is aan de secretaris om te beoordelen of een van de in het derde lid genoemde ‘weigeringsgronden’ voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet. Overigens ligt het bij een conflict over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand in de rede dat de burgemeester, als voorzitter van de raad en het college, hierover overleg voert met de secretaris, de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid (vierde lid).
Artikel 4. Geschil over verleende ambtelijke bijstand
Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen, kan de burgemeester ook een rol vervullen als een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie verleende ambtelijke bijstand. Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan zal de burgemeester ook hier een bemiddelende rol kunnen spelen (tweede lid). De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer.
Artikel 5. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand
Dit artikel voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid, is bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.
De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Als hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.
Artikel 6. Recht op financiële bijdrage
Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het totale budget voor fractieondersteuning wordt door de raad in de gemeentebegroting opgenomen.
De fractieondersteuning bestaat uit een vast bedrag per jaar per in de raad vertegenwoordigde fractie (tweede lid). Het bedrag garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op een gelijkwaardig basisniveau te laten ondersteunen.
Artikel 7. Besteding financiële bijdrage
Voor wat betreft de besteding van de fractieondersteuning worden de fracties grotendeels vrijgelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat de financiële bijdrage besteed wordt aan ondersteuning om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken. Daarnaast is in het tweede lid een aantal doelen genoemd waarvoor de financiële bijdrage voor fractieondersteuning in ieder geval niet gebruikt mag worden. Deze opsomming is niet limitatief.
Het is uiteraard niet de bedoeling dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdrager, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning. Ook contributies aan politieke partijen of met politieke partijen gelieerde organisaties kunnen niet via de fractieondersteuning kunnen worden gefinancierd (onder a). Een lidmaatschap van een dergelijk orgaan is immers een individuele aangelegenheid van een raadslid en niet van de betreffende gemeenteraadsfractie.
Bij (andere) uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege (onder d) kan onder andere gedacht worden aan bepaalde reis- en verblijfkosten, kosten voor een buitenlandse excursie of reis, kosten voor scholing, kosten voor een computer en de contributie van bepaalde beroepsverenigingen. Deze komen voor vergoeding in aanmerking op grond van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de wet. In het bijzonder wordt benadrukt dat het dus ook niet is toegestaan om met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning verkiezingscampagnes te financieren.
Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat, kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Hieruit volgt dat in het algemeen ambtenaren uit de gemeentelijke organisatie geen betaalde nevenactiviteiten kunnen verrichten voor fracties. Fracties moeten voor het overige vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen.
Het budget is wel bedoeld voor bijvoorbeeld (niet limitatief):
Dit artikel regelt dat de jaarlijkse bijdrage achteraf wordt uitgekeerd op basis van declaraties. De declaraties moeten worden ingediend voordat in de ambtelijke organisatie de boeken worden gesloten. Dit is rond de 15e januari, omdat daarna de jaarrekening wordt opgemaakt.
In een jaar waarin de raadsleden naar aanleiding van verkiezingen tegelijkertijd aftreden, wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst.
Artikel 9. Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie
Als er mutaties plaatsvinden in zittende fracties is het wenselijk dat de financiële bijdrage aangepast wordt aan veranderde verhoudingen in de raad. Het nog beschikbare budget wordt verdeeld over de opnieuw samengestelde fracties. Op die manier wordt het totale budget in het lopende jaar niet hoger doordat er een fractie bij komt.