Gemeenschappelijke Regeling Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

• 1.1

  Deze regeling verstaat onder:

  • (a)

    wet: Wet gemeenschappelijke regelingen;

  • (b)

    regeling: Gemeenschappelijke regeling Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland;

  • (c)

    deelnemers: aan de regeling deelnemende gemeenten;

  • (d)

    college: college van burgemeester en wethouders van een gemeente;

  • (e)

    raad: raad van een gemeente;

  • (f)

    secretaris-directeur: hoofd van de ambtelijke organisatie;

  • (h)

    Jeugdregio: de Jeugdregio Holland Rijnland;

  • (i)

    gedeputeerde staten: het college van gedeputeerde staten van Zuid-Holland;

  • (j)

    Samenwerkingshandvest: Het Samenwerkingshandvest Governance Jeugdhulp Holland Rijnland.

• 1.2

  Waar in de regeling artikelen van de Gemeentewet of van een andere wettelijke regeling van toepassing worden verklaard, wordt in die artikelen in plaats van 'de gemeente', 'de raad', 'burgemeester en wethouders' en 'de burgemeester' respectievelijk gelezen: 'de Serviceorganisatie, 'het bestuur' en 'de voorzitter'.

Artikel 2 Bedrijfsvoeringsorganisatie

• 2.1

  Er is een bedrijfsvoeringsorganisatie genaamd: Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland.

• 2.2

  De bedrijfsvoeringsorganisatie is gevestigd te Leiden.

• 2.3

  De bedrijfsvoeringsorganisatie is een samenwerkingsverband van de gemeenten Alphen aan den Rijn, Hillegom, Kaag en Braassem, Katwijk, Leiden, Leiderdorp, Lisse, Nieuwkoop, Noordwijk, Oegstgeest, Teylingen, Zoeterwoude en Voorschoten.

Artikel 3. Belangen

• 3.1

  De regeling behartigt de belangen van de deelnemers met het oog op een goede, doelmatige uitvoering van bedrijfsvoeringstaken in het kader van Jeugdwet voor zover het betreft:

  • (a)

    Regionale jeugdhulp in het gedwongen kader;

  • (b)

    Gespecialiseerde jeugdhulp.

• 3.2

  Daarnaast kan de regeling de belangen van de deelnemers behartigen inzake een goede, doelmatige uitvoering van bedrijfsvoeringstaken op andere beleidsvelden in het Sociaal domein als de colleges van de deelnemers daartoe besluiten.

• 3.3

  In aanvulling op artikel 3.1 en 3.2 kan de bedrijfsvoeringsorganisatie, voor zover dit doelmatig is in te passen in de bedrijfsvoering, op verzoek van een of meer deelnemende gemeenten ook overige taken uitvoeren die gerelateerd zijn aan de belangen zoals bedoeld in artikel 3.1 en 3.2 van deze regeling.

Artikel 4. Taken en bevoegdheden

• 4.1

  Ter behartiging van de in artikel 3 genoemde belangen is de Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland belast met uitvoering van de volgende taken in het kader van de Jeugdwet:

  • (a)

    Het uitvoeren van contractmanagement, contractbeheer, financiële administratie en betalingen voor regionale jeugdhulp en gespecialiseerde jeugdhulp;

  • (b)

    Het namens elke deelnemer optreden als budgethouder, het accorderen van facturen en verantwoordingen op basis van toetsing aan de gesloten overeenkomsten met de aanbieders en zodanig dat de deelnemers daarmee aan de voor hen geldende verantwoordingsvereisten kunnen voldoen;

  • (c)

    Het namens de deelnemende gemeenten verzorgen van de digitale uitwisseling van iJW-berichten met aanbieders conform de landelijke i-standaarden. Daarbij wordt tevens de woonplaats van jeugdigen en hun ouders/verzorgers getoetst in de Basisregistratie Personen (BRP) van de opdrachtgevende deelnemer;

  • (d)

    Het namens de deelnemende gemeenten verzorgen van de Jeugdbeschermingstafel, met inachtneming van de daartoe door de deelnemers vastgestelde beleidsmatige kaders.

  • (e)

    leveren van een bijdrage en advies bij de verantwoordingscyclus waaronder het genereren van adequate managementinformatie en informatie voor de planning en controlcyclus;

  • (f)

    het archiveren op basis van de Archiefwet van alle relevante (contract)stukken inzake de in dit artikel vermelde taken inclusief archieven betreffende taken die door rechtsvoorganger(s) zijn gevormd;

  • (g)

    gevraagd en ongevraagd adviseren aan gemeenten over beleidsontwikkeling die de uitvoering betreffen;

  • (i)

    en bovenstaande taken op andere beleidsvelden in het Sociaal domein als gemeenten daartoe besluiten.

  • (j)

    en bovenstaande taken op gebied van Maatschappelijke Zorg als gemeenten daartoe besluiten.

• 4.2

  De colleges:

  • (a)

    delegeren geen bevoegdheden aan het bestuur

  • (b)

    mandateren de bevoegdheden die nodig zijn voor de uitvoering van de in het eerste lid genoemde taken aan het bestuur en de secretaris-directeur.

• 4.3

  In uitvoering van de haar opgelegde taken en bevoegdheden worden de bepalingen van het Samenwerkingshandvest Governance Jeugdhulp Holland Rijnland door de Serviceorganisatie in acht genomen.

Artikel 5 Samenstelling

• 5.1

  Het bestuur bestaat uit zoveel leden als er deelnemende gemeenten zijn.

• 5.2

  Elk college van burgemeester en wethouders van de deelnemers wijst uit haar midden één lid aan en één ander plaatsvervangend lid van het bestuur aan.

• 5.3

  Het lidmaatschap van het bestuur is onverenigbaar met een dienstverband bij de Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland dan wel bij een van de gemeenten.

• 5.4

  De zittingsperiode van de leden van het bestuur eindigt gelijk met de zittingsperiode van de colleges van burgemeester en wethouders door wie zij zijn aangewezen.

• 5.5

  Telkens nadat een nieuw college is benoemd, wijst het college van de deelnemende gemeente zo spoedig mogelijk overeenkomstig het tweede lid één lid en één plaatsvervangend lid van het bestuur aan.

• 5.6

  Wanneer leden van het bestuur tussentijds ontslag nemen of geen uitvoering meer geven aan de portefeuille Jeugdhulp wijst het college van de betreffende gemeente zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan en geeft daarover schriftelijk bericht aan de voorzitter van het bestuur.

• 5.7

  [vervallen]

Artikel 6 Werkwijze

• 6.1

  Het bestuur vergadert jaarlijks tenminste tweemaal en voorts zo dikwijls als de voorzitter dat nodig oordeelt, of indien een lid daarom verzoekt.

• 6.2

  Het bestuur stelt voor zijn werkwijze een huishoudelijk reglement vast dat ter kennisneming aan de colleges van burgemeester en wethouders wordt gezonden.

Artikel 7 Besluitvorming

• 7.1

  Besluiten worden in goed overleg genomen op basis van consensus. Bij afwezigheid van consensus worden besluiten genomen bij meerderheid, op basis van een gewogen stemverhouding.

• 7.2

  Met uitzondering van het besluit tot het vaststellen of wijzigen van de begroting zijn er geen onderwerpen die een zienswijze van de raden behoeven, alvorens te komen tot besluitvorming door het bestuur.

• 7.3

  Het aantal stemmen dat een lid in de vergadering kan uitbrengen, wordt bepaald door het aantal inwoners van de gemeente(n) door wiens college(s) het lid is aangewezen.

• 7.4

  Bij de besluitvorming beschikt elke deelnemende gemeente over 1 stem per 10.000 inwoners; een deelnemer beschikt over minimaal 1 stem.

• 7.5

  Onder het aantal inwoners van een gemeente wordt verstaan de door het Centraal Bureau voor de Statistiek per 1 januari van het lopende jaar openbaar gemaakte bevolkingscijfers.

Artikel 8 Inlichtingen en actieve informatieplicht

• 8.1

  Het bestuur verstrekt aan de raden en de colleges van de gemeenten gevraagd en ongevraagd alle inlichtingen die nodig zijn voor een juiste beoordeling van het door het bestuur gevoerde en te voeren beleid.

• 8.2

  Een lid van het bestuur geeft aan het college dat hem heeft aangewezen en aan de raad, op de in die gemeente gebruikelijke wijze, alle inlichtingen die door het college, de raad of een of meer leden daarvan worden verlangd.

• 8.3

  Het bestuur informeert de raden van de deelnemende gemeenten minimaal twee maal per jaar bij de in de P&C-cyclus gebruikelijke informatiestromen over ontwikkelingen die verband houden met de door de gemeenschappelijke regeling uitgevoerde taken.

Artikel 9 Verantwoording

• 9.1

  Een lid van het bestuur is de deelnemer die dit lid heeft aangewezen verantwoording verschuldigd over de door hem in dat bestuur gevoerde vertegenwoordiging. De verantwoording vindt plaats op de wijze zoals bij de deelnemer gebruikelijk dan wel voorgeschreven is.

• 9.2

  Het bestuur legt jaarlijks bij de jaarstukken schriftelijk verantwoording af aan de deelnemende gemeenten.

• 9.3

  De raad(scommissie) kan bij de behandeling van de in het tweede lid bedoelde verantwoordingsrapportage in bijeenkomsten van de raad(scommissie) een vertegenwoordiger van het bestuur uitnodigen om hierop een toelichting te geven.

Artikel 10 burgerparticipatie

• 10.1

  De regeling betreft louter bedrijfsvoeringstaken. Toepassing van artikel 10 lid 7 Wgr, ten aanzien van het betrekken van ingezetenen en belanghebbenden bij beleidsvoorbereiding en -uitvoering, is niet aan de orde.

Artikel 11 Aanwijzing en vervanging

• 11.1

  Het bestuur kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

• 11.2

  Bij verhindering of ontstentenis van de (plaatsvervangend) voorzitter wordt deze vervangen door een ander lid van het bestuur, door dat bestuur aan te wijzen.

Artikel 12 Taken en bevoegdheden

• 12.1

  De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het bestuur en draagt er zorg voor dat de besluiten van het bestuur naar behoren worden uitgevoerd.

• 12.2

  De voorzitter vertegenwoordigt de Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland in en buiten rechte.

• 12.3

  De voorzitter kan de in het tweede lid bedoelde vertegenwoordiging, na overleg met het bestuur, opdragen aan een door de voorzitter aan te wijzen persoon.

• 12.4

  De stukken die van het bestuur uitgaan, worden door de voorzitter ondertekend.

• 12.5

  De voorzitter kan de ondertekening van stukken die van het bestuur uitgaan opdragen aan een ander lid van het bestuur.

Artikel 13 Taken, bevoegdheden en vervanging secretaris-directeur

• 13.1

  De secretaris-directeur:

  • (a)

    is secretaris van het bestuur;

  • (b)

    is bij de vergaderingen van het bestuur aanwezig en heeft daarin een raadgevende stem.

• 13.2

  Bij afwezigheid, ziekte of ontstentenis van de secretaris-directeur wordt de functie waargenomen door een door het bestuur aan te wijzen plaatsvervanger.

• 13.3

  Het bestuur stelt in het huishoudelijk reglement zoals bedoeld in artikel 7.2 regels over de taken en bevoegdheden en de positie van de secretaris-directeur als secretaris van het bestuur.

Artikel 14 Serviceorganisatie

• 14.1

  De secretaris-directeur is belast met de dagelijkse leiding van de Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland en is voor de uitvoering van deze taak verantwoording verschuldigd aan het bestuur.

• 14.2

  Het bestuur benoemt, schorst en ontslaat de secretaris-directeur van de Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland.

• 14.3

  Het bestuur stelt de bevoegdheden van de secretaris-directeur vast, waaronder de voorwaarden voor het in dienst nemen van het personeel en het aangaan van overeenkomsten met derden in verband met de uitvoering van taken van de Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland.

• 14.4

  Het bestuur stelt de arbeidsvoorwaardenregeling vast voor personeel in dienst van de Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland.

Artikel 15 Ontwerpbegroting

• 15.1

  Het bestuur zendt vóór 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders en de voorlopige jaarrekening aan de raden van de deelnemende gemeenten.

• 15.2

  Het bestuur zendt de ontwerpbegroting minimaal twaalf weken voordat zij door het bestuur wordt vastgesteld toe aan de raden van de deelnemers.

• 15.3

  De raden kunnen bij het bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen.

  Het bestuur stelt de raden van de deelnemende gemeenten voorafgaande aan het vaststellen van de begroting schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn oordeel over de zienswijze, bedoeld in artikel 35, lid 3 Wgr, alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.

• 15.4

  Het tweede en derde lid zijn van overeenkomstige toepassing op besluiten tot wijziging van de begroting die een effect hebben op de bijdragen van de deelnemers.

Artikel 16 Begroting en beleidsplan

• 16.1

  Het bestuur stelt de begroting met het bijbehorende jaarplan vast in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient.

• 16.2

  Het bestuur zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 september van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan gedeputeerde staten.

Artikel 17 Jaarrekening

• 17.1

  Het bestuur stelt de jaarrekening en het inhoudelijk jaarverslag vast in het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft.

• 17.2

  Bij de vast te stellen jaarrekening is een verslag van een onderzoek naar de deugdelijkheid van de jaarrekening opgenomen.

• 17.3

  Het bestuur zendt een afschrift van de jaarrekening aan de colleges en de gemeenteraden toe.

• 17.4

  Het bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan gedeputeerde staten.

• 17.5

  Binnen een maand na de vaststelling van de rekening doet het bestuur aan elke gemeente mededeling van het over het betreffende jaar verschuldigde aandeel.

• 17.6

  Het bestuur draagt elk jaar vóór 15 juli zorg voor de samenstelling van een verslag met betrekking tot de door de bedrijfsvoeringsorganisatie over het afgelopen jaar verrichte werkzaamheden.

Artikel 18 Administratie en controle

• 18.1

  Het bestuur stelt de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vast. Dit besluit waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan.

• 18.2

  Op het in het eerste lid bedoelde besluit is artikel 212 van de Gemeentewet van toepassing.

• 18.3

  Het bestuur stelt regels vast voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Dit besluit waarborgt dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst.

• 18.4

  Op het in het derde lid bedoelde besluit is artikel 213 van de Gemeentewet van toepassing.

• 18.5

  De artikelen 214 en 215 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing.

Artikel 19 Bijdragen van de gemeenten

• 19.1

  De in de begroting opgenomen uitgaven worden door de gemeenten gedragen overeenkomstig de door het bestuur vastgestelde verdeelsleutel voor de vaststelling van de financiële bijdragen.

• 19.2

  De uitgaven in verband met de uitvoering van door gemeenten afzonderlijk opgedragen aanvullende taken worden gedragen door de opdrachtgevende gemeente op basis van een opdracht en kostendekkende financieringsafspraak tussen de Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland en deze gemeente.

• 19.3

  Eventuele overschotten en tekorten op de uitgaven voor de instandhouding van de Serviceorganisatie worden verdeeld conform de verdeelsleutel.

• 19.4

  Wijziging van de verdeelsleutel als bedoeld in het eerste lid is mogelijk met instemming van twee derde meerderheid van stemmen in het bestuur.

• 19.5

  De gemeenten betalen bij wijze van voorschot jaarlijks voor 1 februari en 1 augustus telkens de helft van de door hen voor het lopende jaar verschuldigde bijdrage.

Artikel 20 Archief

• 20.1

  Het bestuur is belast met de zorg voor de archiefbescheiden van het samenwerkingsverband en zijn bestuursorganen overeenkomstig een door het bestuur met inachtneming van artikel 41 lid 2 van de Archiefwet 1995 vast te stellen regeling (Archiefverordening).

• 20.2

  Voor de door deelnemende gemeenten gemandateerde taken berust de zorg voor de desbetreffende archiefbescheiden bij deze gemeenten.

• 20.3

  De secretaris-directeur is belast met het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

• 20.4

  Voor het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats wijst het bestuur een archivaris aan.

• 20.5

  Voor de bewaring van de op grond van artikel 12, eerste lid van de Archiefwet 1995 over te brengen archiefbescheiden wijst het bestuur een archiefbewaarplaats aan en sluit een overeenkomst waar onder andere de financiële consequenties worden vastgelegd.

• 20.6

  Bij opheffing van de gemeenschappelijke regeling wordt ten aanzien van de archiefbescheiden een voorziening getroffen conform artikel 4 lid 1 van de Archiefwet 1995.

Artikel 21 Evaluatie

• 21.1

  Het bestuur draagt minimaal een keer in de vier jaar zorg voor een evaluatie van de regeling.

• 21.2

  De eerste evaluatie is uiterlijk 31 december 2025 afgerond.

• 21.3

  De evaluatie heeft onder meer, doch niet uitsluitend, tot doel na te gaan:

  • (a)

    of, en zo ja in welke mate de met deze regeling beoogde samenwerking is gerealiseerd;

  • (b)

    of, en zo ja in welke mate de bij deze regeling opgedragen taken, in het licht van de beoogde samenwerking, aanpassing behoeven.

Artikel 22 Toetreding en uittreding

• 22.1

  Toetreding geschiedt per 1 januari van enig jaar en uittreding op 31 december van enig jaar.

• 22.2

  Voor toetreding is instemming benodigd van een twee derde meerderheid van de reeds aan de regeling deelnemende colleges.

• 22.3

  Een gemeente kan zelfstandig besluiten tot uittreding door toezending aan het bestuur van de daartoe strekkende besluiten van het college.

• 22.4

  Het bestuur zendt het besluit tot uittreding van een gemeente ter kennisneming aan de colleges van de overige gemeenten.

• 22.5

  Uittreding vindt niet eerder plaats dan op 31 december van het kalenderjaar volgend op het jaar waarin het bestuur van het besluit tot uittreden in kennis is gesteld.

• 22.6

  De uittredende gemeente heeft bij uittreding geen recht op een deel in het eigen vermogen van de gemeenschappelijke regeling. Met uittreding wordt het recht in de deling van het eigen vermogen van de gemeenschappelijke regeling opgeheven.

• 22.7

  Het bestuur stelt in overleg met de uittredende gemeente minimaal een half jaar voor uittreding een berekening op van de aan een uittredende gemeente toe te rekenen kosten bij uittreding.

• 22.8

  De berekening van het financiële nadeel geschiedt op basis van de volgende uitgangspunten:

  • a.

    het aandeel van de uittredende gemeente in de overhead (de zogenaamde niet vermijdbare desintegratiekosten) berekend over een periode van drie jaar;

  • b.

    drie keer het aandeel van de uittredende gemeente in de jaarkosten fte ten behoeve van de vorming van een voorziening voor verplichtingen die volgen uit de afvloeiing van personeel, herplaatsingskosten (werk naar werkbegeleiding) en transitievergoedingen die rechtstreeks voortvloeien uit de beëindiging van taken als gevolg van voornoemde uittreding.

• 22.9

  Indien de uittredende gemeente haar fte-aandeel met ingang van de datum van uittreding overneemt wordt het financiële nadeel verminderd met drie keer haar aandeel in de jaarkosten fte.

• 22.10

  Naast de in het achtste lid beschreven mogelijkheden ter compensatie kan bij de berekening van het financiële nadeel rekening worden gehouden met andere voorstellen van de uittredende gemeente waarmee de kostenrisico’s voor de andere deelnemende gemeenten worden verlaagd.

• 22.11

  Het op basis van het zevende tot en met negende lid berekende financiële nadeel wordt door de uittredende gemeente aan de gemeenschappelijke regeling gedurende 3 jaar in jaarlijks gelijke termijnen betaald of tegen contante waarde afgekocht middels een afkoopsom op datum van uittreding.

• 22.12

  Bij het ontbreken van overeenstemming over het berekende financieel nadeel als bedoeld in achtste lid, vragen het bestuur en het college van de uittredende gemeente gezamenlijk advies aan een onafhankelijke externe deskundige voor de vaststelling van de berekening als bedoeld in het zesde lid.

• 22.13

  Het advies van de in het twaalfde lid bedoelde deskundige is voor partijen bindend, onverminderd het bepaalde in artikel 28 van de wet. De kosten voor het inschakelen van de deskundige worden in gelijke mate over beide partijen verdeeld.

Artikel 23 Wijziging

• 23.1

  Zowel het bestuur als een college van een van de deelnemers kan voorstellen doen tot wijziging van de regeling.

• 23.2

  De regeling kan worden gewijzigd bij een daartoe strekkend besluit van een twee derde meerderheid van de colleges van alle gemeenten.

Artikel 24 Opheffing

• 24.1

  De regeling kan worden opgeheven bij een daartoe strekkend besluit van de colleges van tenminste twee derde van de deelnemende gemeenten.

• 24.2

  Het bestuur stelt, de colleges gehoord, een liquidatieplan vast en regelt de vereffening van het vermogen. Het eigen vermogen van de gemeenschappelijke regeling wordt – na aftrek van liquidatiekosten – vereffend op basis van de in dat jaar geldende verdeelsleutel in de bijdrage aan de gemeenschappelijke regeling.

Artikel 25 Geschillen

• 25.1

  Voordat over een geschil als bedoeld in artikel 28 van de wet de beslissing van Gedeputeerde Staten wordt ingeroepen, legt het bestuur het geschil voor aan een daartoe in te stellen geschillencommissie.

• 25.2

  De geschillencommissie bestaat uit vertegenwoordigers aangewezen door elk van de bij het geschil betrokken partijen en een door deze vertegenwoordigers gezamenlijk aangewezen onafhankelijke voorzitter.

• 25.3

  De geschillencommissie brengt aan het bestuur advies uit over de wijze waarop het geschil kan worden opgelost.

Artikel 26 Inwerkingtreding en duur

• 26.1

  De regeling wordt voor onbepaalde tijd aangegaan.

• 26.2

  Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2024.

Artikel 27 Citeertitel

• 27.1

  De regeling wordt aangehaald als Gemeenschappelijke regeling Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland of afgekort “GR SO Zorg Holland Rijnland”.