Hoofdstuk 2: Instelling, samenstelling en taken
Artikel 2 Samenstelling commissie
- 1.
De commissie bestaat uit maximaal één commissielid per fractie.
- 2.
De commissieleden worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd.
- 3.
Zowel een raadslid als een duo-lid kunnen tot lid van de commissie benoemd worden.
- 4.
De raad wijst uit de leden van de commissie een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan. Deze kunnen geen duo-lid zijn.
Artikel 3 Zittingsduur en vacatures
- 1.
De zittingsduur van een lid en van de voorzitter eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.
- 2.
Het lidmaatschap van een lid eindigt als niet meer wordt voldaan aan de eisen vermeld in de artikelen genoemd in het derde lid van artikel 5 van de Verordening op de raadscommissies Leiden.
- 3.
De raad kan een lid ontslaan, wanneer dat lid naar het oordeel van de raad in ernstige mate door handelen of nalaten afbreuk doet aan het functioneren van de commissie. De raad kan tevens de voorzitter, op diens eigen verzoek of op verzoek van een meerderheid van de raad, ontslaan.
- 4.
Een lid en de voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Van dat ontslag wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.
- 5.
In een vacature wordt zo spoedig mogelijk door de raad voorzien met in achtneming van het gestelde in artikel 2.
- 6.
Indien een lid verhinderd is een commissievergadering bij te wonen, kan hij zich laten vervangen door een ander raadslid of duolid van zijn fractie. Een vervanging wordt voorafgaand aan de commissievergadering gemeld aan de commissiegriffier.
- 7.
Degene, die als vervanger optreedt, wordt in de betreffende vergadering geacht lid van de commissie te zijn. Indien een lid bij verhindering geen gebruik maakt van de mogelijkheid tot vervanging, kan hij voor of bij de aanvang van de vergadering aan de voorzitter zijn schriftelijke opmerkingen overhandigen, welke bij de behandeling betrokken zullen worden.
- 8.
Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.
- 9.
Het lidmaatschap van leden, benoemd op voordracht van een fractie die niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt van rechtswege.
Artikel 4. Commissiegriffier
- 1.
Ter ondersteuning van de commissie fungeert een raadsadviseur, werkzaam op de griffie, als commissiegriffier. De commissiegriffier is bij iedere vergadering aanwezig.
- 2.
Bij zijn verhindering of afwezigheid wordt hij vervangen door een andere raadsadviseur werkzaam op de griffie of door de griffier.
Artikel 5. Taken en bevoegdheden
- 1.
De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad. Tot deze activiteiten behoort ook het jaarlijks inventariseren van voor de commissie relevante thema’s en het organiseren van kennis-verdiepende bijeenkomsten rondom die thema’s.
- 2.
De commissie adviseert de raad over het onderzoeksprogramma van het college als bedoeld in artikel 213a Gemeentewet en binnen de doelstelling in het eerste lid over de kwaliteit van rapportages aan de raad en de daarbij behorende eventuele verbetermogelijkheden.
- 3.
De commissie is belast met de voorbereiding van de besluitvorming van de raad aangaande:
- a.
de aanwijzing van de accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet alsmede zo nodig het beëindigen van de relatie met de accountant,
- b.
het vaststellen van de rekening en het jaarverslag als bedoeld in artikel 197 en 198 van de Gemeentewet,
- c.
het bepalen van een standpunt over tussentijdse rapportages en andere verslagen van onder anderen de accountant en de interne accountant en over verslagen van periodieke onderzoeken van het college, en
- d.
het bepalen van een standpunt over door het college toegezegde of door de raad vastgestelde verbeteringsacties en de voortgang daarvan.
- 4.
In het kader van de uitoefening van taken is de commissie bevoegd informatie in te winnen bij en te beraadslagen met het college, de ambtelijke organisatie, de gemeentelijke Rekenkamer en de accountant.
Artikel 6. Accountant en Accountantscontrole
- 1.
De commissie vertegenwoordigt de raad in zijn verantwoordelijkheid betreffende de accountantscontrole.
- 2.
Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:
- a.
het voorbereiden van en het adviseren over het controleprotocol,
- b.
het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant namens de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole,
- c.
het zijn van een overlegplatform voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde programma’s, thema’s of paragrafen,
- d.
het zijn van een overlegplatform voor bespreking van de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles,
- e.
het periodiek evalueren van de werkzaamheden van de accountant,
- f.
het voorbereiden van de selectie van de accountant, de gunning en de opdrachtverstrekking,
- g.
het voeren van overleg over de afstemming van de voorgenomen onderzoeken door accountant en andere onderzoekers, en
- h.
het adviseren aan de gemeenteraad over genoemde taken.
Hoofdstuk 3: Vergaderingen
Artikel 7. Vergaderfrequentie en quorum
- 1.
De commissie vergadert in principe minimaal vier keer (in maart, juni/juli, september en eind november) per jaar of zoveel vaker als de voorzitter nodig acht.
- 3.
De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.
- 4.
Indien een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter dag en tijd van de volgende vergadering op een tijdstip dat ten minste 24 uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.
- 5.
Indien een nieuwe vergadering is belegd wegens het ontbreken van quorum bij de vorige vergadering is het tweede lid niet van toepassing. De commissie kan over andere aangelegenheden beraadslagen indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.
Artikel 8. Oproep
- 1.
De commissiegriffier zendt ten minste tien dagen vóór een vergadering de leden digitaal een oproep onder vermelding van de dag, tijdstip en plaats van de vergadering.
- 2.
De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid van de Gemeentewet bedoelde (geheime) stukken, worden tegelijkertijd met de oproeping digitaal aan de leden beschikbaar gesteld. Indien na het verzenden van de oproep stukken op de website worden toegevoegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden.
- 3.
Indien omtrent stukken geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het tweede lid, onder berusting van de commissiegriffier en verleent de commissiegriffier de leden inzage.
- 4.
De openbare aankondiging van de vergadering vindt plaats in de Stadskrant en op de internetsite van de gemeente met de vermelding van de agendapunten die behandeld worden. De agenda wordt gelijktijdig met het verzenden van de oproep op de gemeentelijke website ontsloten en is digitaal in te zien op het stadhuis.
- 5.
In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend langs elektronische weg plaatsvinden.
Artikel 9. Agenda
- 1.
Voordat de oproeping wordt verzonden, stelt de voorzitter de voorlopige agenda van de vergadering vast.
- 2.
Bij aanvang van de vergadering stelt de commissie de agenda vast. Ieder lid is bevoegd aan de commissie voor te stellen bij de vaststelling van de agenda onderwerpen af te voeren.
- 3.
Op voorstel van een lid of van de voorzitter kan de commissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.
- 4.
Stukken die niet op de agenda zijn vermeld kunnen niet worden behandeld, tenzij de commissie alsnog instemt met de behandeling daarvan vanwege het spoedeisende karakter.
Artikel 10 Uitnodiging bijwonen vergaderingen
- 1.
De voorzitter kan één of meer leden van het college en de gemeentesecretaris en de accountant uitnodigen in de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen deel te nemen. De collegeleden kunnen zich laten bijstaan door één of meer ambtelijke adviseurs.
- 2.
De voorzitter is bevoegd, uit eigen beweging of op verlangen van de commissie, gemeenteambtenaren uit te nodigen de vergadering van de commissie bij te wonen voor het geven van feitelijke informatie, conform de begripsomschrijving in de Verordening Ambtelijke Bijstand. Hij informeert de gemeentesecretaris hierover.
- 3.
De commissie kan besluiten personen of groepen van personen, voor zover niet vallend onder het eerste of tweede lid, te horen over zaken die aan haar oordeel zijn onderworpen.
Artikel 11 Orde van vergaderingen
- 1.
Indien een spreker zich beledigend of onbetamelijk uitdrukt, afwijkt van het onderwerp dat in behandeling is, of een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. De voorzitter kan spreker, als hij hieraan geen gevolg geeft, hem gedurende de vergadering over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.
- 2.
De voorzitter kan ter handhaving van de orde van de vergadering voor een door hem te bepalen tijd de vergadering schorsen en indien noodzakelijk daarna sluiten.
- 3.
De voorzitter kan de commissie voorstellen een lid dat de geregelde gang van zaken verstoort of belemmert het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. De commissie stemt zonder beraadslaging over dit voorstel. Na aanneming ervan verlaat het lid meteen de vergadering.
Artikel 12 Stemmen in de commissie
- 1.
In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van besluiten over geheimhouding en besluiten met betrekking tot de orde. Een ordevoorstel wordt aangenomen indien de commissie hierbij met meerderheid van stemmen instemt.
- 2.
De commissie kan, indien de commissie dat nodig acht, standpunten peilen over voorliggende agendapunten en over adviezen. Voor het bepalen van de uitslag van deze gewogen peiling wordt uitgegaan van de zetelverdeling in de raad.
Artikel 13 Besluitenlijst
- 1.
Van hetgeen wordt behandeld in de openbare commissievergadering wordt een besluitenlijst gemaakt. Deze besluitenlijst is uitsluitend digitaal beschikbaar.
- 2.
De besluitenlijst van een openbare commissievergadering wordt zo spoedig mogelijk voor de leden en aan de bij de vergadering aanwezige collegeleden beschikbaar gesteld.
- 3.
De voorzitter, leden en de collegeleden hebben het recht, een voorstel tot verandering te doen indien de besluitenlijst onjuistheden bevat of niet duidelijk is.
- 4.
Een voorstel tot verandering dient uiterlijk om 10.00 uur op de dag van de vergadering waarin de besluitenlijst wordt vastgesteld bij de commissiegriffier te worden ingediend.
Hoofdstuk 6: Slotbepalingen
Artikel 19 Intrekking oude verordening
De Verordening op de Commissie voor de rekeningen 2003 vastgesteld op 10 januari 2004 (RV04.0001) en gewijzigd op 15 mei 2018 (RV18.0035) wordt ingetrokken.
Artikel 20. Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van bekendmaking.
- 2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de Commissie voor de Rekeningen Leiden.
III Vast te stellen de volgende wijziging van de Verordening op de raadscommissies Leiden:
Artikel 1
De Verordening op de Raadscommissies Leiden wordt gewijzigd als volgt:
In artikel 3, wordt de volgende wijziging aangebracht:
het vijfde lid komt te vervallen.
Artikel 2 Inwerkingtreding
De wijziging van de Verordening op de raadscommissies Leiden treedt in werking tegelijkertijd met de inwerkintreding van de gewijzigde Verordening op de Commissie voor de Rekeningen.