Organisatie | Dijk en Waard |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Controleverordening Dijk en Waard 2022 |
Citeertitel | Controleverordening Dijk en Waard 2022 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
15-03-2022 | nieuwe regeling | 01-03-2022 | RB2021115 |
Accountant: de door de gemeenteraad benoemde accountantsorganisatie die is belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.
Accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de benoemde accountant van:
Bij deze controle neemt de accountant de nadere regels met betrekking tot de reikwijdte van en de verslaglegging omtrent de accountantscontrole, die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht.
Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheerhandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado).
Deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie. Deze verantwoording maakt onderdeel uit van de jaarrekening.
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
Van lid 3, letters f en g kan de auditcommissie afwijken als hij dit in het programma van eisen opneemt. In het programma van eisen moet de raad opnemen dat er jaarlijks overleg plaatsvindt voorafgaand aan de accountantscontrole. De raad kan dan aangeven waar de accountant extra aandacht aan moet besteden.
Artikel 5. Toegang tot informatie
Het college draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden onbelemmerde toegang heeft tot alle data, locaties en informatiedragers van de gemeente, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid en volledigheid van de daarover verstrekte informatie.
Artikel 6. Overige controles en opdrachten
Het college kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.
Het college zorgt er voor dat de uitvoering van het beleid van de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries verloopt. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.). Hierbij houdt het college rekening met de gestelde controle-eisen. Indien een accountant een deel van deze verantwoordingen moet uitvoeren, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, als dit in het belang van de gemeente is.
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening. In het eerste lid staat dat de raad de accountant benoemt. Het tweede lid regelt dat de auditcommissie verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. De auditcommissie wordt hierbij ondersteund door de gemeentelijke organisatie.
Voor de accountantscontrole geldt het Besluit accountantscontrole decentrale overheden dat krachtens het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet door de minister is vastgesteld. Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden bevat onder andere regels voor de omvangbasis en goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen.
In dit lid staan de mogelijkheden van de auditcommissie van de raad met betrekking tot de nadere bepaling van de toleranties. De auditcommissie moet dit voor de aanbesteding van de accountantscontrole bepalen en in het programma van eisen opnemen. Daarnaast zijn onder dit lid aanvullende zaken opgenomen over eisen die de auditcommissie kan stellen aan de werkzaamheden van de accountant, zoals aanvullende inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen en aanvullende extra rapportages en controles.
Mogelijk zal de auditcommissie de onderdelen van de jaarrekening, de onderdelen van deelverantwoordingen en gemeentelijke organisatieonderdelen jaar op jaar willen vaststellen. De auditcommissie kan dan rekening houden met gewijzigde politieke omstandigheden. Hierin voorziet het vierde lid van artikel 2. Het is raadzaam om ook hierover bepalingen in het programma van eisen bij de aanbesteding en opdrachtverlening op te nemen.
Het bedrag dat is gemoeid met de accountantscontrole van de jaarrekening kan zo hoog zijn, dat de gemeente de accountantscontrole Europees moet aanbesteden. Dit hangt natuurlijk ook af van de afspraken over de contractduur. Bij een langere contractduur is de prijs van het contract hoger. Bij Europese aanbesteding zijn de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren, die uiteindelijk de selectie van de accountant voor de controle van jaarrekening bepalen. De raad is het bestuursorgaan, dat de accountant aanwijst. De auditcommissie kan namens de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren vaststellen.
Artikel 3. Informatieverstrekking door college
Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag en van de eventuele door de raad geëiste deelverantwoordingen. Artikel 3 van de verordening regelt de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.
Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden. Het college draagt zorg deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de accountant beschikbaar te stellen.
Dit lid verplicht het college een verklaring af te geven aan de accountant. In deze verklaring verklaart het college geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring wordt ook wel een LOR (Letter Of Representation) genoemd.
Hierin staat de uiterlijke datum waarop het college de gecontroleerde jaarrekening aan raad moet overhandigen. Het college moet de jaarrekening namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli aan gedeputeerde staten (artikel 200 Gemeentewet) zenden. Voor deze datum moet de jaarrekening door de raad zijn behandeld en moet een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198 Gemeentewet) zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld.
De accountant verzendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen rechtstreeks aan de raad. Het tweede lid van artikel 197 Gemeentewet bepaalt echter, dat het college bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan de raad daarbij moet toevoegen de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen.
In dit lid staat dat het college (nieuwe) informatie moet delen. Het gaat dan om de periode na de afgifte van de accountantsverklaring maar voor de vaststelling door de raad. Deze informatie moet het college delen met zowel de raad als de accountant. Dit voorkomt verrassingen tijdens de raadsbehandeling.
Artikel 4. Uitvoering controle
Dit artikel regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het college over de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het college is hierin volgend. Wel moeten de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente en de accountant ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg voeren. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.
Artikel 5. Toegang tot informatie
Volgens het vorige artikel is de accountant leidend voor wat betreft de inrichting van de accountantscontrole. Om een goede controle uit te voeren moet hij echter ook onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Dit artikel kent de bevoegdheid aan de accountant toe om onbelemmerd onderzoek te doen. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met de raad, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding. Het artikel legt aan het college de plicht op om ervoor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle data, locaties en informatiedragers van de gemeente en de ambtenaren van de gemeente volledig meewerken aan de accountantscontrole.
Artikel 6. Overige controles en opdrachten
In dit lid staat dat het college voor advieswerkzaamheden de accountant kan inschakelen op het gebied van de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. Indien het college dit voornemen heeft, moet het de raad hier vooraf over informeren. Dit biedt de raad de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan het college kenbaar te maken.
In het algemeen schakelt het college voor de accountantswerkzaamheden de door de raad benoemde accountant in. Het college mag hiervan afwijken indien dit in het belang van de gemeente is. In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant raadzaam en soms zelfs niet te voorkomen. De reden hiervoor kan van prijstechnische aard zijn, maar ook van bijvoorbeeld organisatorische aard. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat controlewerkzaamheden gemeenschappelijke activiteiten met een andere gemeente betreffen en de accountant van de andere gemeente de accountantscontrole hiervan uitvoert. De verordening regelt dat het college in deze gevallen vrij is in de keuze van de accountant.
Dit lid regelt, dat het college in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan de raad. Het college kan hierdoor (in overleg met de raad en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel treffen.
Dit lid regelt, dat de ambtelijke organisatie een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. Deze rapportage met kleine afwijkingen en tekortkomingen is voor van de ambtelijke organisatie. Deze kleine afwijkingen en tekortkomingen leiden niet tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en zijn niet van bestuurlijk belang. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie. Deze zijn in onderling overleg met de ambtelijke organisatie van de gemeente eenvoudig op te lossen. De ambtelijke organisatie kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.
Dit lid gaat over de procedure van hoor en wederhoor. Voordat de accountant de accountantsverklaring of het verslag van bevindingen naar de raad verzendt, bespreekt de accountant met het college deze stukken. Dit geeft het college de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept-)verslag van bevindingen.
Hierin is bepaald dat de accountant zijn verslag van bevindingen aan de raad of een delegatie daarvan mondeling toelicht.
Artikel 8. Inwerkingtreding en intrekking
De verordening is voor het eerst op verslagjaar 2021 van toepassing. De vorige verordening blijft nog van kracht op de jaarrekening van 2019.