| Organisatie | Nijkerk |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Gemeente Nijkerk – Algemeen bevoegdhedenbesluit 2018 |
| Citeertitel | Algemeen bevoegdhedenbesluit 2018 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling is tevens vastgesteld door de burgemeester.
Deze regeling vervangt alle eerdere mandaten aan functionarissen binnen de gemeentelijke organisatie, evenals de Budgethouders- regeling 2007 en het Mandaatstatuut 2013.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2018 | nieuwe regeling | 28-11-2017 | 11 5461 / 116 1469 |
van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Nijkerk
Registratienummer 111 5461 / 116 1469
Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Nijkerk, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;
gelet op de artikelen 160 en 171 van de Gemeentewet en Titel 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;
In dit besluit wordt verstaan onder:
deArbeidsvoorwaardenregeling gemeente Nijkerk, bestaande uit de CAR/UWO en lokale aanvullingen;
de burgemeester van Nijkerk als bestuursorgaan en als vertegenwoordiger van de gemeente in en buiten rechte;
het college van burgemeester en wethouders van Nijkerk;
de medewerker aan wie mandaat of ondermandaat is verleend;
de gemeente als publiekrechtelijk lichaam alsmede de gemeente als publiekrechtelijke rechtspersoon;
de gemeentesecretaris/directeur van de gemeente Nijkerk als eindverantwoordelijke voor het functioneren van de ambtelijke organisatie;
de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester handelingen te verrichten die noch een besluit als bedoeld in artikel 1:3 van de Awb, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn;
de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester besluiten te nemen;
het bestuursorgaan dat mandaat verleent en de gemandateerde die ondermandaat verleent;
het lid van het college dat bestuurlijk verantwoordelijk is voor een onderwerp;
een partij buiten de gemeente die is belast met de uitvoering van beleid op daartoe door het college vastgestelde werkterreinen;
de bevoegdheid om namens het college en de burgemeester tot privaatrechtelijke rechtshandelingen te besluiten en deze te verrichten;
een door het college ingestelde organisatie-eenheid, die onder eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris, is belast met de taken die zijn beschreven in bijlage 3.
Vastgesteld op 28 november 2017,
Burgemeester en wethouders van Nijkerk,
de secretaris, de heer G. van Beek.
de burgemeester, de heer mr. drs. G.D. Renkema.
De burgemeester van Nijkerk,
de heer mr. drs. G.D. Renkema.
Bijlage 1: Zaken die blijven voorbehouden aan (leden van) het college en de burgemeester
a. Bevoegdheden waarvoor het college en de burgemeester geen mandaat verlenen
Specifieke bevoegdheden burgemeester
b. Zaken waarvoor het college mandaat verleent aan het collegelid met het betreffende onderwerp in zijn portefeuille
Het vragen van inlichtingen en het geven van instructies aan een gemandateerde met betrekking tot de wijze waarop de gemandateerde bevoegdheden, zowel in het algemeen als in een specifiek geval, worden uitgeoefend, als bedoeld in artikel 10:6 Algemene wet bestuursrecht.
Bijlage 2: Zaken die blijven voorbehouden aan de gemeentesecretaris
Het nemen van besluiten over het opnemen van geldleningen op de kapitaalmarkt met een looptijd van een jaar of langer, van meer dan € 5.000.000 per lening, en voor kleinere leningen indien daardoor het totaal van de binnen een periode van drie maanden op te nemen geldleningen de € 5.000.000 bedrag zou overschrijden.
Bijlage 3: Taken van de zelfsturende teams
Voor alle teams geldt dat zij, met inachtneming van door de gemeentesecretaris te stellen beperkingen, in ieder geval de volgende taken hebben met betrekking tot het takenpakket van het eigen team:
THEMA: IN STAND HOUDEN GEMEENTELIJKE VOORZIENINGEN
Het team Operationeel beheer is verantwoordelijk voor het planmatig beheren van de openbare ruimte.
Het team Operationeel beheer heeft daartoe in ieder geval de taken van het voorbereiden en uitvoeren van beheerplannen m.b.t.:
alsmede het toezicht op de aanleg van ondergrondse infrastructuur (kabels en leidingen).
De beide teams Dagelijks beheer zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het vaktechnisch beheer van de openbare ruimte in de hele gemeente op basis van de beheerplannen en het IBOR (Integraal beheer openbare ruimte). Uitgangspunt is het IBOR-kader, niveau B: schoon, heel en veilig; ogen en oren in de wijk; bevorderen van bewonersparticipatie.
Daartoe behoren in ieder geval taken op het gebied van groenvoorziening, afvalverwijdering, wegonderhoud, water- en rioolonderhoud, onderhoud van sport- en spelaccommodaties.
Tot de taken behoort ook de exploitatie van het wagenpark ten behoeve van Dagelijks beheer (zoals vrachtauto's, pick-ups en bestelauto’s, veegmachines, agria t/m heftruck, combivoertuigen), het beheer van de gereedschappen en het regelen van de gladheidsbestrijding.
Bij het team Dagelijks beheer/organisatie ligt het budgetbeheer en de planning voor heel Dagelijks beheer. Daarnaast beheert dit team de centrale voorzieningen zoals wagenpark en gereedschappen.
Het team Dagelijks beheer/uitvoering verzorgt de uitvoerende werkzaamheden voor Dagelijks beheer binnen en buiten de bebouwde kom.
team Ondersteuning externe dienstverlening
Het team Ondersteuning externe dienstverlening verricht administratieve werkzaamheden, vormt de schakel tussen het klantcontactcentrum (KCC) en het team Dagelijks beheer en verricht uitvoerende werkzaamheden in het ruimtelijk domein.
Het team Ondersteuning externe dienstverlening heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
THEMA: ONDERSTEUNING VAN INWONERS
team Backoffice sociaal domein
Het team Backoffice sociaal domein verzorgt en bewaakt de administratieve en financiële uitvoering van alle besluiten en indicaties die zijn genomen ter uitvoering van de Participatiewet, IOAW/IOAZ, BBZ, Wmo en Jeugdwet en de Verordening meedoen
Het team Backoffice sociaal domein heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
Het Kwaliteitsteam sociaal domein biedt juridische ondersteuning voor en voert kwaliteitscontrole uit op taken binnen het sociaal domein (waaronder in elk geval de Participatiewet, Ioaw, Ioaz, Bbz, Verordening meedoen, Wet maatschappelijke ondersteuning en Jeugdwet, Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen, Wet gemeentelijke schuldhulpverlening)
Het Kwaliteitsteam sociaal domein heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
team Zelfredzaamheid arbeidsmarkt
Het team Zelfredzaamheid arbeidsmarkt richt zich op beleidsvorming op het gebied van kinderopvang, onderwijs, arbeid, inkomensondersteuning, scholing en jeugdveiligheid en sportaccommodaties.
Het team Zelfredzaamheid arbeidsmarkt heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
team Zelfredzaamheid dagelijks leven
Het team Zelfredzaamheid dagelijks leven draagt zorg voor de (beleids)vorming voor een planmatige aanpak van een breed en passend aanbod aan welzijns-, cultuur- en zorgvoorzieningen, voor een sociaal veilige woon- en werkomgeving en voor gezonde en actief participerende inwoners in de samenleving.
Het team Zelfredzaamheid dagelijks leven heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
Het team Inkomen is verantwoordelijk voor de beslissing op aanvragen voor levensonderhoud en bedrijfskrediet en het toezicht op de rechtmatigheid van de verstrekte uitkeringen. Het team draagt bij aan de participatie van burgers op de arbeidsmarkt.
Het team Inkomen heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
Het team Leren en werken is binnen de gemeente het aanspreekpunt voor leerplicht, (arbeids)participatie, toeleiding en bemiddeling naar werk en maakt daarbij voor de uitvoering gebruik van initiatieven uit de samenleving.
Het team Leren en werken heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
team Maatschappelijke ondersteuning
Het team Maatschappelijke Ondersteuning is verantwoordelijk voor het toekennen van zorg en ondersteuning aan de inwoners die omwille van een beperking en/of probleem niet (ten volle) kunnen participeren in het maatschappelijk leven en voor een aantal volkshuisvestingszaken.
Het team Maatschappelijke ondersteuning heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
THEMA: FACILITEREN VAN DE SAMENLEVING
Het team Vakspecialisten is belast met de vaktechnische advisering aan bestuur en organisatie op onder meer de volgende terreinen: verkeer, wonen, duurzaamheid, milieu, erfgoed, economie, bedrijfsvestigingen, landschap, recreatie en toerisme, stedenbouw.
Het team Vakspecialisten heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
Het team Planvorming is verantwoordelijk voor het opstellen van ruimtelijk ontwikkelingsbeleid en de daarbij behorende ontwikkelende, adviserende en ondersteunende activiteiten bij planvorming (planologie, stedenbouw, welstand en beeldkwaliteit), planeconomie en grondzaken.
Het team Planvorming heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
team Proces- en projectbegeleiding
Het team Proces- en projectbegeleiding is verantwoordelijk voor de realisatie van een door het bestuur vastgesteld project. Projecten zijn eenmalige en tijdelijke opgaven en complexe dossiers met bestuurlijke prioriteit die vaak multidisciplinair zijn en waarvoor inzet van meerdere teams afdelingen en externe partijen gewenst is. Bevoegdheden en budgetten worden per project bepaald.
Het team Burgerzaken verzorgt de dienstverlening aan de inwoners en voert de wetgeving betreffende burgerzaken uit.
Het team Burgerzaken heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
Het team Service en informatie is de eerste opvang voor alle vragen van burgers die binnenkomen via telefoon, website, twitter, e-mail en de ontvangstbalie. Het team beantwoordt de vragen zo veel mogelijk zelf. Andere vragen worden uitgezet binnen de organisatie.
Verder kunnen burgers hier terecht voor het afhalen van rijbewijzen en reisdocumenten, het inplannen van afspraken met andere teams, het afhalen van parkeerkaarten, parkeervergunningen en parkeerontheffingen, het melden van gevonden of verloren voorwerpen, en voor overige service- en informatieproducten.
Het team Veiligheid is verantwoordelijk voor het opstellen van openbare orde- en veiligheidsbeleid en het uitvoeren van veiligheidsprojecten. Het team adviseert en ondersteunt bij zaken in het kader van openbare orde, crisisbeheersing , brandweer, veiligheidsregio.
Het team Veiligheid heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
THEMA: FACILITEREN VAN BESTUUR EN ORGANISATIE
team Kwaliteit dienstverlening
Het team Kwaliteit dienstverlening ondersteunt de organisatie door te adviseren over processen, kwaliteit en dienstverlening. Daarbij het leveren van diensten en producten aan de andere teams t.b.v. de verbetering van kwaliteit van de dienstverlening.
Het team Kwaliteit dienstverlening heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
Het team Informatiebeheer ondersteunt de organisatie door het systematisch registreren en ordenen en beschikbaar stellen van informatie, afkomstig uit zowel externe als interne bronnen.
Het team Informatiebeheer heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
Het team Juridische zaken adviseert bestuur en organisatie over (juridische) vraagstukken.
Het team Juridische zaken heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
team Facilitaire dienstverlening
Het team Facilitaire dienstverlening ondersteunt de bestuursorganen en de organisatie / teams inzake huisvestingbeheer, werkplekomgeving en publieksbalies en verleent de facilitaire diensten waaraan voor een efficiënte bedrijfsvoering en een goed bedrijfsklimaat behoefte is.
Het team Facilitaire dienstverlening heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
Het team HRM adviseert over het algemene personeels- en organisatiebeleid en is verantwoordelijk voor het bijhouden en uitvoeren van rechtspositionele regelingen, salarisadministratie, werving- en selectie, opleidingsplan en ondersteuning medezeggenschap.
Het team HRM heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
Het team Informatisering zorgt voor een samenhangend geheel aan digitale functionaliteiten en toegang tot informatie.
Het team Informatisering heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
Het team Financiën adviseert bestuur en organisatie over (specialistische) financiële zaken en is verantwoordelijk voor het tot stand komen van de producten van de jaarlijkse budgetcyclus.
Het team zorgt voor het tijdig, juist en volledig verwerken van (financiële) gegevens volgens de regelgeving ten behoeve van de processen crediteuren, debiteuren, betalingsverkeer, memorialen, activa, reserves en voorzieningen, leningen, waarborgen, garanties en fiscaliteit.
Het team Financiën heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
Het team Bedrijfsvoering ondersteunt en adviseert het bestuur en de organisatie bij de verschillende bedrijfsvoeringtaken, zoals budgetbewaking, inhuur, monitoring en verantwoording.
Hierbij is het team proactief bij het gevraagd en ongevraagd signaleren van verbeteringen op het gebied van de bedrijfsvoering en het voeren van regie op de uitvoering van de verbeteringen. Het team adviseert proceseigenaren bij het inrichten, monitoren en inpassen van hun proces in de organisatieketen.
Ook zorgt het team bedrijfsvoering in de rol van informatiemanager voor de afstemming van vraag en aanbod op het gebied van monitoring en managementinformatie. Team Bedrijfsvoering doet dit in samenwerking met het team Informatisering.
Het team Bedrijfsvoering heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
Het team Communicatie adviseert bestuur en organisatie over communicatievraagstukken en strategieën. Het team ondersteunt de organisatie bij communicatieopgaven en levert vanuit communicatie inbreng in projecten.
Het team Communicatie heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
team Ondersteuning strategie en ontwikkeling
Het team Ondersteuning strategie en ontwikkeling adviseert aan bestuur en organisatie over de gewenste strategie, over de ontwikkelaanpak van de organisatie en over teamoverstijgende majeure zaken.
Het team Ondersteuning strategie en ontwikkeling heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
De raad, het college en de burgemeester hebben in wetten en wettelijke regelingen bevoegdheden gekregen om besluiten te nemen of te ondertekenen. Deze bestuursorganen kunnen hun wettelijke bevoegdheden mandateren aan eigen ambtenaren, en onder voorwaarden ook aan externen. Daarbij geldt de wettelijke regeling dat de mandaatverlener altijd bevoegd blijft om instructies te geven of het mandaat in te trekken.
De ambtelijke organisatie van de gemeente Nijkerk maakt een ingrijpend veranderingsproces door waarbij de hiërarchisch opgebouwde organisatie fasegewijs wordt omgebouwd tot een organisatie bestaande uit zelfsturende teams onder één hiërarchisch leidinggevende, de gemeentesecretaris/directeur. De juridische effectuering hiervan in een formeel organisatiebesluit is voorzien voor 1 januari 2018.
De diverse bestaande mandaatbesluiten sluiten niet aan bij deze nieuwe structuur, zodat een nieuwe opzet van de mandatering nodig is. Het nieuwe systeem moet aansluiten bij de uitgangspunten van de nieuwe organisatie, zodat het bestuur en de bewoners en bedrijven in de gemeente goed kunnen worden bediend.
Knelpunten: het bestaande bevoegdhedensysteem is inflexibel en ontoegankelijk
De huidige mandatering is samengesteld uit een aantal deelbesluiten die in verschillende periodes tot stand zijn gekomen. Een deel ervan stamt uit 2006 en bevat gedetailleerde mandaten aan de gemeentesecretaris die door middel van ondermandaat grotendeels op naam van functies of personen zijn gesteld.
Bij de invoering van de Wabo in 2010 is voor de ruimtelijke regelingen gekozen voor een systeem van ruime mandaten aan de gemeentesecretaris, met ondermandaten aan leidinggevenden zoals teamleiders. Delen hiervan zijn in april 2013 weer vervallen toen taken door het college werden gemandateerd aan de directeur van de Omgevingsdienst De Vallei.
Naar aanleiding van de invoering van de WMO 2015 en de Participatiewet is eind 2015 ook voor het sociaal domein gekozen voor ruime mandaten, in dit geval niet aan de gemeentesecretaris maar aan de afdelingsmanager Samenlevingszaken, met ondermandatering aan een groot aantal medewerkers.
Tenslotte zijn er door de jaren heen in diverse collegebesluiten mandaten verleend aan individuele functionarissen.
Het voorgaande is mede aanleiding om te kiezen voor een andere opzet die bijdraagt aan een nieuwe flexibele en slagkrachtige organisatie met een plattere organisatiestructuur. Vertrouwen, flexibiliteit en eenvoud zijn de belangrijkste uitgangspunten van het nieuwe bevoegdhedensysteem.
Uitgangspunten: vertrouwen, flexibiliteit en toegankelijkheid
Elk systeem van mandaatverlening wordt gebouwd op het vertrouwen dat gemandateerden op een juiste manier met hun bevoegdheid omgaan en bij twijfel hun mandaatgever consulteren. In het nu gekozen systeem, dat gestoeld is op het Dordtse model, wordt deze vertrouwensbasis meer expliciet als uitgangspunt genomen. Vertrouwen in verticale sturing, namelijk alle bevoegdheden worden zo laag mogelijk in de organisatie belegd en vertrouwen in horizontale sturing aangezien ieder verantwoordelijkheid draagt voor zijn eigen taakveld. Het doel van dit besluit is uitdrukkelijk niet om de interne verkaveling van bevoegdheden te regelen, maar om aan derden helderheid te verschaffen over de rechtsgeldigheid van publiekrechtelijke en privaatrechtelijke rechtshandelingen die namens het gemeentebestuur of de gemeente worden verricht.
In een systeem waarbij zeer specifieke mandaten worden verleend bijvoorbeeld op het niveau van een wetsartikel, moet het mandaat worden aangepast als de wettelijke regeling wijzigt. Als uitgangspunt is daarom genomen dat elk organisatieonderdeel de bevoegdheden krijgt toegewezen die nodig zijn voor een goede uitoefening van het daaraan opgedragen taakveld. Dit geldt ook voor de binnen die organisatieonderdelen werkzame personen. Het is echter in strijd met de rechtszekerheid om aan de gemandateerde over te laten of een zaak tot zijn werkterrein behoort. Een mandaat moet begrensd zijn en de begrenzing moet door of namens het bestuursorgaan worden bepaald. Daarom is in bijlage 3 van dit bevoegdhedenbesluit het werkterrein van alle teams omschreven. Door daarbij te kiezen voor algemene omschrijvingen leiden wetswijzigingen minder vaak tot aanpassingen in het systeem. Wel is er een besluit van het college en de burgemeester nodig om wijzigingen aan te brengen in de taken van de teams.
Een aspect van andere orde is dat in de dagelijkse gemeentepraktijk het onderscheid tussen mandaat, volmacht en machtiging niet altijd even duidelijk is. Daarom wordt in dit bevoegdhedenbesluit bij het toewijzen van bevoegdheden geen onderscheid gemaakt tussen mandaat, volmacht en machtiging. De gemandateerde krijgt binnen zijn taakveld het mandaat om publiekrechtelijke beslissingen te nemen (Awb-besluiten), volmacht om privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten (zoals het aangaan van overeenkomsten, waaronder het aangaan van betalingsverplichtingen) en machtiging om handelingen te verrichten die niet een besluit en ook geen privaatrechtelijke rechtshandeling zijn (zoals het beheer van de openbare ruimte). Hiermee wordt het onderscheid tussen deze drie bevoegdheden voor de dagelijkse praktijk minder belangrijk.
Als uitgangspunt is genomen dat het voor ambtenaren en derden die willen toetsen of een besluit bevoegd is genomen, zo eenvoudig mogelijk moet zijn om dit te achterhalen. Door enkel te regelen wat externe werking heeft en aan de gemandateerden een algemeen mandaat te verlenen om de bevoegdheden die zijn werkveld betreffen uit te voeren, is het mogelijk de omvang van het mandaatbesluit beperkt te houden.
Genoemde uitgangspunten hebben geleid tot het volgende systeem.
Er is een algemeen bevoegdhedenbesluit met daarbij vier bijlagen. In het bevoegdhedenbesluit is in grote lijnen omschreven welke bevoegdheden waar worden belegd. Het college en de burgemeester verlenen mandaat aan de gemeentesecretaris voor al hun bevoegdheden. Er zijn echter bevoegdheden die het college en de burgemeester zelf blijven uitoefenen. Dit zijn in ieder geval de bevoegdheden die wettelijk niet gemandateerd kunnen worden en de bevoegdheden waarvan de aard en strekking zich tegen mandatering verzetten. De overige bevoegdheden die het college en de burgemeester niet mandateren zijn omschreven in bijlage 1.
De gemeentesecretaris verleent vervolgens ondermandaat aan de zelfsturende teams en directeuren van externe aan de gemeente verbonden partijen die taken van de gemeente uitvoeren. De bevoegdheden waarvan geen ondermandaat mogelijk is zijn opgenomen in bijlage 2. Een ondermandaat wordt steeds verleend voor taken die vallen binnen het werkterrein van de gemandateerde. Omdat het in strijd is met de rechtszekerheid om aan de gemandateerde over te laten of een zaak tot zijn werkveld behoort, zijn in bijlage 3 de taken van de teams vermeld, die daarmee door college en burgemeester worden vastgesteld.
Het bevoegdhedenbesluit vervangt behalve de oude mandaat- en machtigingsbesluiten ook de budgethoudersregeling. In artikel 5 zijn uitgangspunten opgenomen voor het budgethouderschap, die door de secretaris in de ondermandatering nader zullen worden uitgewerkt.
Binnen zelfsturende teams kunnen de meeste taken worden gemandateerd aan medewerkers. Er is voor gekozen om deze ondermandaten niet centraal in dit bevoegdhedenbesluit op te nemen. De gemeentesecretaris kan op deze manier per team bepalen hoe hij hiermee wil omgaan.