Budgetbeheerregeling gemeente Utrechtse Heuvelrug 2020

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• 1.

  college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Utrechtse Heuvelrug;

• 2.

  gemeentesecretaris: algemeen directeur belast met de leiding van de ambtelijke organisatie;

• 3.

  themamanager: manager van een thema zoals gedefinieerd in het organisatieplan en belast met de leiding van de teams die hieronder vallen;

• 4.

  masterbudgethouder: verantwoordelijk voor de uitvoering van de begroting (het totale beheer van de gemeentelijke financiële middelen);

• 5.

  hoofdbudgethouder: verantwoordelijk voor de uitvoering van één of meerdere programma’s binnen de programmabegroting;

• 6.

  budgethouder: degene die bevoegd is ten laste van het aan hem toegekende budget en krediet uitgaven te doen of ten gunste van zijn budget inkomsten te genereren en die verantwoordelijk is voor het financieel beheer van de toegekende budgetten;

• 7.

  budgetbeheerder: een door de budgethouder aangewezen medewerker die onder de verantwoordelijkheid van de budgethouder één of meerdere budgetten beheert;

• 8.

  budget: een taakstellend bedrag (zowel voor de baten als voor de lasten) dat via de begroting of kredietverlening beschikbaar is op programma’s, producten, projecten of als investeringskrediet voor het realiseren van doelstellingen, resultaat- en/of prestatieafspraken;

Artikel 2 Aanwijzing budgethouders en budgetbeheerders

• 1.

  De gemeentesecretaris is masterbudgethouder. De masterbudgethouder benoemt de adjunct directeur als vervanger.

• 2.

  De gemeentesecretaris wijst per programma een themamanager aan als hoofdbudgethouder voor het betreffende programma. Bij afwezigheid van de hoofdbudgethouder wijst de algemeen directeur een vervanger aan.

• 3.

  De hoofdbudgethouder is bevoegd per budget en/of krediet een medewerker als budgethouder aan te wijzen.

• 4.

  Extern(e) ingehuurde medewerkers zijn bij voorkeur geen budgethouder. Een externe budgethouder mag géén facturen behandelen van zichzelf of van een organisatie waar hij een verbintenis mee heeft (zakelijk of privé). Deze gaan naar de hoofdbudgethouder.

• 5.

  Budgethouders wijzen één of meer budgetbeheerders aan die onder hun verantwoordelijkheid het beheer voeren over een expliciet deel van hun budgetten of kredieten. Budgethouders kunnen niet zichzelf aanwijzen als budgetbeheerder.

• De budgethouder wijst een vervangende budgetbeheerder aan bij afwezigheid van de budgetbeheerder.

Artikel 3 Verantwoordelijkheden (hoofd-)budgethouder en budgetbeheerder

De (hoofd-)budgethouder is verantwoordelijk voor:

• a.

  een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan hem toegewezen budgetten en een effectieve realisatie van de aan de desbetreffende budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties;

• b.

  een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen;

• c.

  het beheersen van risico’s bij het beheren en bewaken van op het budget geboekte kosten en opbrengsten;

• d.

  het tijdig, juist en volledig (laten) aanmaken van een verplichting in het financieel systeem bij het aangaan van overeenkomsten:

  • -

    met een waarde ≥ € 10.000 ten laste van de eigen budgetten

  • -

    die betrekking hebben op inhuur van personeel, ongeacht de omvang van het bedrag

• e.

  een juiste, tijdige en volledige afhandeling van een te ontvangen of te verzenden factuur;

• f.

  het door de budgetbeheerder (laten) controleren van de factuur en het (laten) vaststellen of de geleverde goederen en diensten voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit;

• g.

  de (hoofd-)budgethouder legt verantwoording af over de realisatie van beleidsdoelstellingen en de besteding van middelen conform de afspraken van de planning- en controlcyclus.

Artikel 4 Bevoegdheden en verplichtingen

• 1.

  De budgethouder is bevoegd financiële verplichtingen aan te gaan onder de volgende randvoorwaarden:

  • a.

    (meerjarige) financiële verplichtingen kunnen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft vastgesteld dat hiervoor vastgestelde (meerjaren-)begroting voldoende budget aanwezig is en dat deze verplichtingen passen binnen de doelstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld;

  • b.

    financiële verplichtingen mogen niet worden aangegaan als die in de toekomst onvermijdelijk tot overschrijdingen van budgetten zullen leiden;

  • c.

    financiële verplichtingen kunnen niet worden aangegaan ten laste van de volgende budgetten:

    • -

      kapitaallasten;

    • -

      toerekening kostenplaatsen;

    • -

      stortingen in reserves en voorzieningen;

    • -

      stelposten en onvoorzien;

  • d.

    financiële verplichtingen mogen slechts worden aangegaan wanneer en voor zover deze passen binnen de mandaatregeling en het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

• 2.

  Een budgethouder is bevoegd tot het betaalbaar stellen van facturen, nadat is vastgesteld dat de geleverde goederen en diensten zijn geleverd en voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit. Deze vaststelling geschiedt door de budgetbeheerder.

• 3.

  De functie van budgethouder is niet verenigbaar met een functie waarin een betaalopdracht kan worden gecreëerd en functies die belast zijn met het applicatiebeheer van financiële systemen.

• 4.

  Een budgethouder kan geen verplichtingen aangaan en niet tekenen voor facturen waarbij hij/zij ook als leverancier of opdrachtnemer van de gemeente optreedt.

• 5.

  Voor de budgetbeheerder zijn art. 4 lid 1a. tot en met lid 1d. van toepassing, met dien verstande dat deze bevoegdheid is gelimiteerd tot een bedrag van € 2.000,- per opdracht.

• 6.

  De budgetbeheerder tekent voor prestatielevering (prestatie-akkoordverklaring), registreert verplichtingen in het financieel systeem (op aangeven van de budgethouder), codeert de facturen en monitort de budgetten.

Artikel 5 Overzicht van (hoofd-)budgethouders en budgetbeheerders

Van de budgethouders en de door hen aangewezen vervangers en budgetheerders wordt een overzicht bijgehouden waaruit hun bevoegdheden blijken in het kader van deze regeling.

Artikel 6 Inwerkingtreding en citeertitel

• a.

  Deze regeling treedt in werking met ingang van 01-01-2020 .

• b.

  Deze regeling wordt aangehaald als: Budgetbeheerregeling gemeente Utrechtse Heuvelrug 2020.

• c.

  De Regeling budgetbeheer 2018 van de gemeente Utrechtse Heuvelrug wordt ingetrokken op dezelfde datum. Deze is nog wel van toepassing op het jaar 2019.