Algemeen ondermandaatbesluit Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant 2022

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a.

  ambtelijke organisatie: de ambtelijke organisatie van de OMWB;

• b.

  regeling: de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant;

• c.

  directiestatuut: het Directiestatuut van de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant 2020;

• d.

  OMWB: de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant, bedoeld in artikel 2 van de regeling;

• e.

  dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de OMWB, als bedoeld in artikel 15 van de regeling;

• f.

  voorzitter: de voorzitter van de OMWB, als bedoeld in artikel 20 van de regeling;

• g.

  de directeur: de directeur van de OMWB, bedoeld in artikel 26 van de regeling, tevens secretaris van het bestuur van de OMWB, als bedoeld in artikel 27 van de regeling;

• h.

  afdelingsmanager: een door de directeur benoemde manager van een afdeling;

• i.

  teammanager: een door de directeur benoemde leidinggevende van een team binnen een afdeling;

• j.

  coördinator: de medewerkers binnen de afdeling Bedrijfsvoering die aangewezen zijn als coördinator van de clusters Communicatie, Facilitair en Managementondersteuning, Financiën en Control, HRM en Informatievoorziening;

• k.

  medewerker: een medewerker met een arbeidsovereenkomst bij de OMWB waarop de cao Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties van toepassing is;

• l.

  cao SGO de collectieve arbeidsovereenkomst Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties;

• m.

  besluit: een besluit als bedoeld in artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht of een beslissing op grond van het privaatrecht;

• n.

  mandaat: de bevoegdheid om namens het dagelijks bestuur een besluit te nemen, waaraan rechtsgevolgen verbonden zijn;

• o.

  volmacht: de bevoegdheid om namens de voorzitter privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

• p.

  machtiging: de bevoegdheid om namens het dagelijks bestuur feitelijke handelingen te verrichten of zaken te doen die noch een besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn;

• q.

  ondermandaat: het verlenen van mandaat door de directeur aan een andere medewerker van de Omgevingsdienst;

• r.

  mandaathouder: de medewerker, die de bevoegdheid heeft gekregen om in naam van het dagelijks bestuur of de voorzitter op basis van (onder)mandaat, machtiging of volmacht op te treden.

Artikel 2 Beperkingen ondermandaat

• 1.

  Bij de uitoefening van de bevoegdheden in ondermandaat wordt het daarom gestelde bij of krachtens wetten, verordeningen, regelingen, besluiten, aanwijzingen en richtlijnen, hoe ook genaamd, van Europese, rijks-, provinciale en gemeentelijke wetgevers of andere bestuursorganen in acht genomen.

• 2.

  Dit besluit is niet van toepassing op bevoegdheden waarvoor door het dagelijks bestuur of de voorzitter op basis van specifieke verordeningen, regelingen en/of besluiten een afwijkend (onder)mandaat, afwijkende machtiging of volmacht wordt verleend.

Artikel 3 Ondermandaat

• 1.

  Aan de afdelingsmanagers en teammanagers wordt ondermandaat verleend tot het nemen van besluiten die verband houden met het voorbereiden en uitvoeren van de taken en/of het nemen van verantwoordelijkheden, zoals vermeld in de bij de functie behorende functiebeschrijving. Van deze besluiten is uitgezonderd het nemen van beslissingen op bezwaar, tegen besluiten die verband houden met de uitvoering van zijn taken.

• 2.

  Aan de afdelingsmanagers en teammanagers wordt volmacht verleend tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen voor zover het aangelegenheden betreft die verband houden met het voorbereiden en uitvoeren van de taken en/of het nemen van verantwoordelijkheden, zoals vermeld in de bij de functie behorende functiebeschrijving.

• 3.

  Aan de afdelingsmanagers en teammanagers wordt machtiging verleend tot het verrichten van andere handelingen dan het nemen van besluiten of het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, die verband houden met het voorbereiden en uitvoeren van de taken en/of het nemen van verantwoordelijkheden, zoals vermeld in de bij de functie behorende functiebeschrijving.

• 4.

  De afdelingsmanagers hebben de bevoegdheid tot het maken van een voorstel voor de directeur voor het aangaan, wijzigen of beëindigen van arbeidsovereenkomsten met medewerkers van de ambtelijke organisatie, voor zover het gaat om medewerkers waaraan hij/zij direct leiding geeft.

• 5.

  De teammanagers hebben de bevoegdheid tot het maken van een voorstel voor de afdelingsmanagers voor het aangaan, wijzigen of beëindigen van arbeidsovereenkomsten met medewerkers van de ambtelijke organisatie, voor zover het gaat om medewerkers, die deel uitmaken of deel uit gaan maken van het team waaraan hij/zij leiding geeft.

• 6.

  Aan de afdelingsmanagers wordt, eventueel op voordracht van de betreffende teammanager en na voorafgaande toetsing door een daartoe aangewezen HR adviseur de volmacht verleend tot het aangaan, verlengen of beëindigen van arbeidsovereenkomsten dan wel het aangaan, verlengen of beëindigen van detacheringsovereenkomsten met betrekking tot medewerkers, die tijdelijk worden ingeleend vanwege een tijdelijke behoefte aan extra personeel.

• 7.

  Aan de afdelingsmanagers wordt, eventueel op voordracht van de betreffende teammanager de volmacht verleend tot het aangaan, verlengen of beëindigen van detacheringsovereenkomsten met betrekking tot medewerkers, die tijdelijk worden uitgeleend aan overheidsorganen, waarvoor de OMWB werkzaamheden uitvoert;

• 8.

  Aan de afdelingsmanagers en teammanagers wordt, binnen de door het bestuur en de directeur gestelde kaders en beperkingen, en na voorafgaande toetsing door een daartoe aangewezen HR adviseur, volmacht verleend voor de uitvoering van het personeelsbeleid, de cao SGO en andere arbeidsvoorwaarden ten aanzien van medewerkers, waaraan de afdelingsmanager of teammanager direct leiding geeft;

• 9.

  Aan de afdelingsmanagers wordt ondermandaat c.q. volmacht verleend tot het aangaan van verplichtingen en het accorderen van facturen passend binnen het takenpakket van de eigen afdeling en de goedgekeurde begroting, begrotingswijziging of investeringsprogramma, voor zover de kosten de raming niet overschrijden en de verplichting niet groter is dan € 50.000,--;

• 10.

  Aan de teammanagers wordt ondermandaat c.q. volmacht verleend tot het aangaan van verplichtingen en het accorderen van facturen passend binnen het takenpakket van het eigen team en de goedgekeurde begroting, begrotingswijziging of investeringsprogramma, voor zover de kosten de raming niet overschrijden en de verplichting niet groter is dan € 5.000,--;

• 11.

  Aan de coördinatoren wordt ondermandaat c.q. volmacht verleend tot het aangaan van verplichtingen en het accorderen van facturen passend binnen het takenpakket van zijn/haar cluster en de goedgekeurde begroting, begrotingswijziging of investeringsprogramma, voor zover de kosten de raming niet overschrijden en de verplichting niet groter is dan € 500,--;

• 12.

  Aan de afdelingsmanagers en teammanagers wordt ondermandaat verleend tot het nemen van besluiten op verzoeken om toepassing van de Wet openbaarheid van bestuur met uitzondering van besluiten op een ingediend bezwaarschrift gericht tegen een besluit op een verzoek om toepassing van de Wet openbaarheid van bestuur;

• 13.

  Aan de accountmanagers wordt vanuit hun rol als accountmanager ondermandaat, volmacht en machtiging verleend tot het maken van schriftelijke werkafspraken met elk van de deelnemers met betrekking tot de uitvoering en nadere invulling van de in artikel 4 en 5 van de regeling vermelde taken;

• 14.

  Aan de afdelingsmanagers wordt ondermandaat, volmacht en machtiging verleend tot het maken van schriftelijke werkafspraken met derden voor het uitvoeren van werkzaamheden voor zover met die derde een overeenkomst is aangegaan tot het leveren van adviserende, ondersteunende en uitvoerende diensten.

Artikel 4 Volmacht en machtiging

Voor de toepassing van dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt, voor zover van toepassing, met ondermandaat gelijkgesteld:

• a.

  de verlening van volmacht tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, en

• b.

  de machtiging om handelingen te verrichten die noch een besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.

Artikel 5 Reikwijdte ondermandaat, volmacht- of machtigingsverstrekking

• 1.

  Indien de directeur ondermandaat, volmacht of machtiging verleent ten aanzien van de uitvoering van een bevoegdheid, geschiedt deze verlening in de ruimste zin des woords voor zover deze direct te maken heeft met de opgedragen taken en onverminderd het bepaalde in artikel 2.

• 2.

  De afdoening van de in artikel 3 vermelde zaken omvat zowel de bevoegdheid tot het nemen van de beslissing als tot het ondertekenen van het document, waarin het besluit is opgenomen.

• 3.

  Waar volmacht is verleend tot het besluiten en verrichten van een privaatrechtelijke rechtshandeling aan een gevolmachtigde wordt daarmee ook de bevoegdheid verleend tot bewaking van uitvoering van die rechtshandeling, waartoe worden gerekend ingebrekestelling, ontbinding, vorderen van nakoming, opzegging van een overeenkomst en alle andere besluiten, die hiermee verband (kunnen) houden, met uitzondering van de beslissing tot het voeren van een rechtsgeding.

Artikel 6 Kaders uitoefening bevoegdheden

Een in ondermandaat te nemen besluit mag niet worden genomen indien:

• a.

  het besluit leidt tot afwijking van of aanvulling op het tot dan toe gevoerde beleid, dan wel indien precedentwerking te verwachten is;

• b.

  het besluit niet past binnen de daartoe bestemde budgetten;

• c.

  het dagelijks bestuur, de betrokken portefeuillehouder, de voorzitter of de directeur dit kenbaar heeft gemaakt;

• e.

  er persoonlijke betrokkenheid van de mandaathouder bij het te nemen besluit bestaat;

• f.

  het door een afdelingsmanager, respectievelijk teammanager te nemen besluit een conflict oplevert met een andere afdeling, respectievelijk ander team. Bij conflicterende afdelingsbelangen beslist de directeur, bij conflicterende teambelangen de verantwoordelijke afdelingsmanager;

• i.

  de uitoefening van de bevoegdheden ingrijpende gevolgen voor de OMWB kan hebben, zoals te verwachten bezwaar- en beroepsprocedures of indien het algemeen bestuur vooraf om inlichtingen verzoekt.

Artikel 7 Elektronische handtekening

Wanneer ondermandaat of volmacht wordt uitgeoefend kunnen stukken worden voorzien van een elektronische handtekening.

Artikel 8 Vervanging

De binnen de OMWB vastgestelde vervangingsregeling is onverkort van toepassing.

Artikel 9 Ondertekening

In de ondertekening dient tot uitdrukking te worden gebracht dat het besluit is genomen krachtens ondermandaat of volmacht. Hierbij wordt de volgende formulering aangehouden:

“Het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant,

namens deze,

(Handtekening)

[Naam mandaathouder, gevolmachtigde of gemachtigde]

[Functie mandaathouder, gevolmachtigde of gemachtigde]

Indien de afdelingsmanager of teammanager gebruik maakt van een in ondermandaat verleende bevoegdheid, die op basis van het bepaalde in het directiestatuut behoort tot de primaire verantwoordelijkheid van de directeur wordt voor de ondertekening de volgende formulering aangehouden:

“De directeur van de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant,

namens deze,

(Handtekening)

[Naam mandaathouder, gevolmachtigde of gemachtigde]

[Functie mandaathouder, gevolmachtigde of gemachtigde]

Artikel 10 Instructies

De mandaathouder neemt bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden algemene instructies en instructies per geval van het dagelijks bestuur, de voorzitter dan wel de directeur in acht.

Artikel 11 Informatieplicht

• 1.

  Een ieder aan wie bij of krachtens dit besluit ondermandaat is verleend, stelt de directeur van de OMWB tijdig in kennis van krachtens ondermandaat te nemen besluiten, waarvan hij redelijkerwijs moet aannemen dat kennisneming door hem gewenst is.

• 2.

  Kennisgeving als bedoeld in het eerste lid, vindt in ieder geval voorafgaand plaats indien of bij:

  • a.

    advies nodig is van anderen dan de mandaathouder en onder deze ressorterende medewerkers en dit advies niet aansluit op het eigen standpunt van de mandaathouder, dan wel niet tot dezelfde uitkomsten leidt;

  • b.

    het besluit ertoe kan leiden dat de OMWB aansprakelijk wordt gesteld;

  • c.

    of andere maatschappelijke, beleidsmatige, politieke, juridische of financiële omstandigheden daartoe aanleiding geven.

• 3.

  De directeur kan op grond van de kennisgeving, bedoeld in het eerste lid, ten aanzien van een voorgenomen besluit bepalen dat van het bij of krachtens dit mandaatbesluit verleende ondermandaat geen gebruik mag worden gemaakt.

• 4.

  De directeur voorziet de mandaathouder van alle benodigde informatie ten behoeve van de invulling van zijn mandaat.

Artikel 12 Verantwoording

• 1.

  De mandaathouder doet volgens door de directeur nader te stellen regels periodiek verslag van de met toepassing van dit besluit genomen besluiten.

• 2.

  Onverminderd het bepaalde in het voorgaande lid verschaft de mandaathouder desgevraagd alle informatie aan de directeur en/of afdelingsmanagers ter zake van de uitoefening van de in dit besluit bedoelde bevoegdheden.

Artikel 13 Slotbepalingen

Dit besluit wordt aangehaald als ‘Algemeen ondermandaatbesluit Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant 2020 ’.

Artikel 14 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag na die waarop zij is bekendgemaakt en werkt terug tot 1 januari 2022. Het ‘Algemeen ondermandaatbesluit Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant 2020’ wordt hierbij ingetrokken.