Regeling budgethouderschap Stroomopwaarts MVS 2022

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  begroting: het geheel aan taken, activiteiten en budgetten dat nodig is om het beoogde beleid te realiseren;

• b.

  begrotingswijziging: een wijziging van de begroting in een bepaald jaar;

• c.

  budget: een door het dagelijks bestuur in een bepaald jaar beschikbaar gesteld bedrag voor het realiseren van het beleid en/of prestaties;

• d.

  budgethouder: de door de directeur aangewezen verantwoordelijke voor de realisering van de beleidsdoelstellingen verbonden aan de hem toegewezen budgetten;

• e.

  deelbudgethouder: de medewerker die onder verantwoordelijkheid van de budgethouder belast is met de realisering van de beleidsdoelstellingen verbonden aan de hem toegewezen budgetten;

• f.

  hoofdbudgethouder: de directeur van Stroomopwaarts MVS;

• g.

  product: de in de programma's gehanteerde onderverdeling en bundeling van gerelateerde activiteiten;

• h.

  programma: een samenhangend geheel van activiteiten en bevat onder andere de doelstelling met de daarbij beoogde maatschappelijke effecten. Per programma worden de baten en lasten begroot;

• i.

  verplichtingen: overeenkomsten tot de levering van goederen en/of verlening van diensten aan en/of door het openbaar lichaam, of de besteding van de voor de gemeenschappelijke regeling beschikbaar gestelde bedragen.

Artikel 2. Hoofdbudgethouder en budgethouder

• 1.

  De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de begroting van Stroomopwaarts MVS ligt in handen van het dagelijks bestuur, zoals opgenomen in artikel 4 van de Financiële Regeling Stroomopwaarts MVS 2022.

• 2.

  De uitvoering wordt door het dagelijks bestuur opgedragen aan de hoofdbudgethouder, die de uitvoering van specifieke onderdelen kan opdragen aan de budgethouder.

• 3.

  De budgethouder kan voor de uitvoering een deelbudgethouder aanwijzen.

• 4.

  De hoofdbudgethouder rapporteert, conform de Planning & Control cyclus, aan het dagelijks bestuur.

• 5.

  Jaarlijks, voor een door het dagelijks bestuur vast te stellen datum, leveren de hoofdbudgethouder, budgethouders en de deelbudgethouders aan het dagelijks bestuur de gegevens ten behoeve van de voor het volgende kalenderjaar op te stellen begroting aan.

Artikel 3. (Deel-)budgethouder

De budgethouder en de deelbudgethouder informeren respectievelijk de hoofdbudgethouder en de budgethouder tijdig over dreigende over- en onderschrijdingen.

Artikel 4. Functiescheiding

De functie van (deel)budgethouder is onverenigbaar met:

• a.

  de registrerende functie;

• b.

  de betaling fiatterende functie;

• c.

  treasuryfunctie;

• d.

  de functie van kassier;

• e.

  concerncontroller.

Artikel 5. Toewijzing

• 1.

  De toewijzing van budgetten wordt schriftelijk vastgelegd. Dit geldt voor de budgetten die door het dagelijks bestuur aan de hoofdbudgethouder, door de hoofdbudgethouder aan de budgethouders en door de budgethouders aan de deelbudgethouders zijn toegewezen.

• 2.

  Het doorgeven van budgetbevoegdheid en het intrekken daarvan kan slechts geschieden met de schriftelijke instemming van de budgethouders.

• 3.

  De bepalingen van deze regeling zijn van toepassing op alle budgethouders en aangewezen deelbudgethouders.

Artikel 6. Vervanging

• 1.

  Bij afwezigheid van de hoofdbudgethouder wordt een unitmanager als waarnemer aangewezen.

• 2.

  Bij afwezigheid van de budgethouder treedt een andere budgethouder op als vervanger.

• 3.

  Bij afwezigheid van een deelbudgethouder treedt de budgethouder op als vervanger.

• 4.

  Vervanging wordt vastgelegd zoals bedoeld in artikel 11 lid 2.

Artikel 7. Aangaan van verplichtingen (betalingen)

• 1.

  Indien in het Mandaatregister aan de hoofdbudgethouder, budgethouders en deelbudgethouders de bevoegdheid is gegeven om namens Stroomopwaarts MVS verplichtingen aan te gaan, nemen zij daarbij de binnen Stroomopwaarts MVS gehanteerde procedures (aanbesteding- en inkoopbeleid) en het bepaalde in de volgende leden in acht.

• 2.

  Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat is geconstateerd dat ter zake een toereikend budget beschikbaar is en dat ze passen binnen de beleidsdoelstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld.

• 3.

  Indien onvoldoende budget aanwezig is, wordt vooraf bij het dagelijks bestuur aanvullende budgetruimte aangevraagd (begrotingswijziging).

• 4.

  Uitsluitend in geval van calamiteiten is het toegestaan, indien mogelijk na overleg met het dagelijks bestuur, verplichtingen aan te gaan zonder dat daarvoor een goedgekeurd dan wel toereikend budget aanwezig is.

• 5.

  Als er sprake is van een calamiteit en geen overleg mogelijk was, informeren de hoofdbudgethouder, budgethouder of deelbudgethouder terstond het algemeen bestuur over de noodzaak van deze handelswijze en de gevolgen. Zo spoedig mogelijk legt hij aan het dagelijks bestuur een voorstel voor tot het beschikbaar stellen van een budget, alsmede voor de wijze waarop de betreffende uitgaven dienen te worden gedekt.

• 6.

  De desbetreffende budgethouder/deelbudgethouder codeert en accordeert facturen. Dit geldt zowel voor uitgaven als voor inkomsten.

• 7.

  Het is niet toegestaan dat de hoofdbudgethouder, budgethouder en deelbudgethouder betalingen aan zichzelf autoriseren (bv declaraties).

• 8.

  De hoofdbudgethouder, de budgethouders en deelbudgethouders mogen verplichtingen aangaan tot de onderstaande bedragen:

   

  Rol	Functie	Bevoegdheid
  hoofdbudgethouder	Directeur	onbeperkt
  budgethouder	Unitmanagers en teammanagers	tot € 125.000
  deelbudgethouder	Op basis van specifiek verstrekt mandaat	tot € 25.000

• 9.

  De hoofdbudgethouder kan per geval of in het algemeen instructies geven aan de budgethouders en deelbudgethouders en regels stellen voor de administratieve vastlegging, verantwoording en autorisatie van verplichtingen.

Artikel 8. Verschuiving van budgetten

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt, op voorstel van de hoofdbudgethouder, een technische begrotingswijziging vast, waarbij wordt geschoven met budgetten tussen producten binnen een programma. Hierbij geldt de voorwaarde dat de aan de budgetten verbonden beleidsdoelstellingen wel gerealiseerd worden.

• 2.

  Het is de (deel)budgethouder toegestaan om te schuiven met middelen binnen een product. Hierbij geldt de voorwaarde dat de aan de middelen verbonden beleidsdoelstelling wel gerealiseerd worden.

Artikel 9. Toezicht

Onverminderd de verantwoordelijkheden van de verschillende budgethouders en deelbudgethouders is de hoofdbudgethouder verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van deze regeling. Hij kan in deze rol aanwijzingen geven.

Artikel 10. Informatievoorziening / registratie

• 1.

  Iedere budgethouder en deelbudgethouder heeft toegang tot financiële informatie over de aan hem toegewezen budgetten.

• 2.

  De financiële administratie houdt een register bij waarin budgethouders en deelbudgethouders en hun plaatsvervangers per budget worden vastgelegd, alsmede tot welke bedragen zij verplichtingen mogen aangaan ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

Artikel 11. Overige bepalingen

• 1.

  De hoofdbudgethouder, budgethouders en deelbudgethouders zijn verplicht alles te doen wat voor een goede uitoefening van de functie noodzakelijk is. Zij kunnen zich niet op onvolledigheid van deze regeling of ander voorschrift beroepen bij het nalaten van wat normaal gesproken/naar redelijkheid tot de taak wordt geacht te behoren.

• 2.

  De hoofdbudgethouder, budgethouders en deelbudgethouders handelen bij het toewijzen en uitvoeren van het budgethouderschap publiekrechtelijk en privaatrechtelijk volgens de geldende regels, zoals onder andere vastgelegd in:

  • a.

    deze regeling budgethouderschap ;

  • b.

    het mandaatregister;

  • c.

    het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

• 3.

  In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het dagelijks bestuur.

Artikel 12. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking onder gelijktijdige intrekking van de Regeling budgethouderschap Stroomopwaarts MVS 2015.

• 2.

  Deze regeling wordt aangehaald als: “Regeling budgethouderschap Stroomopwaarts MVS 2022”.