Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond

Beleidsnota Investeringen, Waarderingen & Afschrijvingen Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond
Organisatietype	Regionaal samenwerkingsorgaan
Officiële naam regeling	Beleidsnota Investeringen, Waarderingen & Afschrijvingen Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond
Citeertitel	Beleidsnota IWA VRR 2022
Vastgesteld door	algemeen bestuur
Onderwerp	financiën en economie
Eigen onderwerp	Beleidsnota Investeringen, Waarderingen & Afschrijvingen (IWA)

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Financiële Verordening Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
25-02-2022	01-01-2022		nieuwe regeling	16-02-2022 bgr-2022-240	09AB20220216

Tekst van de regeling

Intitulé

Beleidsnota Investeringen, Waarderingen & Afschrijvingen Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond

Met ingang van 1 januari 2022 wordt deze beleidsnota Investeringen, Waarderingen & Afschrijvingen 2022 toegepast.

Deze nota is de uitwerking van artikel 7 lid 2 onder a van de financiële verordening Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond 2018 en vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 16 februari 2022.

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze beleidsnota wordt verstaan onder:

a.
Investeringen met economisch nut: investeringen die verhandelbaar zijn en kunnen bijdragen aan het genereren van middelen.
b.
Investeren: is het doen van uitgaven (of het produceren) van vermogensobjecten om een doel te bereiken waar de organisatie meerjarig (tenminste 2 jaar) nut van heeft.
c.
Uitgaven: uitstroom van geld of andere liquide middelen aan een andere (rechts)persoon, waarbij het profijt eenmalig en kortdurend is (minder dan 2 jaar), wordt als exploitatielast verantwoord.
d.
Nieuwe- of uitbreidingsinvesteringen: zijn investeringen voor de ontwikkeling van nieuwe activiteiten of uitbreiding van de huidige activiteiten.
e.
Vervangingsinvesteringen: zijn investeringen voor de vervanging van een (bestaand) actief welke als gevolg van economische veroudering of slijtage geen bijdrage meer levert.
f.
Levensduur verlengende investeringen: zijn investeringen voor een bestaand actief en leiden expliciet tot een substantiële levensduurverlenging van het betreffend actief.
g.
(Groot)onderhoud: (groot)onderhoud dat geen levensduur verlengend karakter heeft, maar dient om het actief gedurende zijn levensduur in goede staat te houden, wordt niet als investering beschouwd. Deze uitgaven worden als exploitatielast verantwoord.
h.
Afschrijven: is het op methodische wijze, volgens een stelsel dat is gebaseerd op de verwachte toekomstige gebruiksduur, ten laste van de exploitatie brengen van de waardevermindering van (een) kapitaalgoed(eren).

Hoofdstuk 2 Investeringen

Artikel 2 Bevoegdheden bij investeringen

1.
Door middel van een in de begroting omschreven investeringsoverzicht, machtigt het Algemeen Bestuur (AB) het Dagelijks Bestuur (DB) om tot een bepaald maximumbedrag (investeringsbudget) uitgaven te doen tot realisatie van de investering.
2.
Voorgestelde investeringen worden geïnitieerd vanuit bestaand beleid.
3.
Indien een voorgestelde investering niet gebaseerd is op bestaand beleid, dan dient eerst aanpassing plaats te vinden van het beleid. Deze aanpassing wordt vastgesteld door de directieraad.
4.
Het DB is verantwoordelijk voor de uitvoering van de investeringen. Zij doet dat binnen de geldende wettelijke regels en binnen het toegekende investeringsbudget. Het DB delegeert de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de investeringen aan de Algemeen Directeur.
5.
Het DB laat zich tussentijds informeren via de Auditcommissie en legt via de tussentijdse rapportages en de jaarstukken verantwoording af aan het AB over de realisatie van de voorgenomen investeringen.
6.
Voor het vastleggen van voorgenomen investeringen en bijbehorende investeringsbudgetten wordt een (meerjaren-)investeringsplan gehanteerd, inclusief de daarbij behorende kapitaallasten, bij de jaarlijkse begroting.

Artikel 3 Investeringsvoorstellen en einde boekjaar

1.
Uit nieuw beleid kunnen nieuwe investeringswensen ontstaan. Indien het nieuwe beleid wordt vastgesteld dan worden deze nieuwe investeringswensen toegevoegd aan het (meerjaren) investeringsplan. Deze nieuwe investeringswensen worden expliciet toegelicht bij begrotingswijzigingen met de daarbij behorende financiële consequenties.
2.
Vervangingsinvesteringen worden automatisch toegevoegd via het (meerjaren) investeringsplan.
3.
Aangepast beleid kan leiden tot een veranderde investeringswens. Nadat het aangepaste beleid is vastgesteld met de daarbij behorende investeringswens zal de vervangingsinvestering uit het oude investeringsplan worden verwijderd en de nieuwe investeringswens worden toegevoegd.
4.
Om een voorgenomen investering opgenomen te krijgen in het investeringsoverzicht, zoals genoemd in artikel 2 lid 1, moet een investeringsomschrijving opgesteld worden. In bijlage 2 bevindt zich een overzicht waaraan een investeringsomschrijving moet voldoen. De uitgewerkte investeringsomschrijving wordt ter beoordeling ingediend bij de directieraad.
5.
Nadat het AB een begrotingswijziging heeft vastgesteld worden de daarin genoemde investeringen toegevoegd aan het definitieve investeringsplan bij de programmabegroting voor het komende jaar.
6.
In de staat van restantinvesteringsbudgetten die in de jaarrekening wordt opgenomen, worden budgetten opgenomen die in het jaar van raming nog niet geheel zijn besteed. Door de restantinvesteringsbudgetten in deze staat op te nemen, blijven de budgetten beschikbaar om uit te geven in het volgend jaar.
7.
Een restantinvesteringsbudget wordt naar het volgende jaar overgeheveld, tenzij het AB anders beslist. Bij ontbreken van andere besluitvorming komt een (restant)investeringsbudget te vervallen aan het einde van het eerstvolgende jaar na het geplande investeringsjaar.

Artikel 4 Voorbereidingsbudget

1.
Soms staat het niet op voorhand vast dat een geplande investering meerjarig nut zal hebben. In dat geval zal een onderzoek ter voorbereiding van de voorgenomen omvangrijke investering worden gestart. Deze voorbereidende projectwerkzaamheden zijn te zien als een bijzondere investeringsvorm. Het is mogelijk om daarvoor een voorbereidingsbudget aan te vragen bij het AB.
2.
Voor het toekennen van een voorbereidingsbudget gelden de volgende voorwaarden waaraan voldaan moet worden:
- a.
  Er moet een voornemen bestaan om het actief te gebruiken;
- b.
  De uitgaven die aan het actief toe te rekenen zijn, moeten betrouwbaar kunnen worden vastgesteld.
3.
Als is vastgesteld dat de investering meerjarig nut heeft en het project tot stand komt, worden de uitgaven (die ten laste van het voorbereidingsbudget zijn gemaakt) in maximaal vijf jaren afgeschreven. Als besloten wordt om het project niet uit te voeren, dan worden de uitgaven als kosten ten laste van de exploitatie afgeboekt (en dus niet geactiveerd).

Artikel 5 Investeringsbudget

1.
Het geautoriseerde investeringsbudget mag niet overschreden worden.
2.
Mocht onverhoopt een overschrijding of onderschrijding ontstaan dan mag deze niet onderling verrekend worden met andere investeringsbudgetten.
3.
Een beschikbaar gesteld investeringsbudget mag alleen met toestemming van de Algemeen Directeur voor een ander doel dan waarvoor het AB autorisatie heeft gegeven, worden aangewend. Als de Algemeen Directeur hiertoe heeft besloten, legt hij hierover in het eerstvolgende DB en AB verantwoording af.

Artikel 6 Toerekening kosten

1.
Directe interne uren worden toegerekend aan investeringen en aan voorafgaand onderzoek of voorbereidend werk.
2.
De kosten van onderzoek en/of voorbereidend werk (exclusief eigen indirecte ureninzet) worden bij de investering geraamd indien aan bepaalde voorwaarden voldaan is zoals gesteld in artikel 4 lid 2.

Artikel 7 Rechtmatigheid

1.
Een niet-geautoriseerde investering of overschrijding van een investeringsbudget wordt beschouwd als een onrechtmatige uitgave.

Artikel 8 Criteria voor activeren van (vaste) activa

Voor het activeren van (vaste) activa moet voldaan worden aan de volgende criteria:

1.
Investeringen met een economisch nut moeten worden geactiveerd voor het volledige bedrag van de investering.
2.
De minimumwaarde van een investering bedraagt € 30.000 (incl. btw). Uitgaven met een lager bedrag worden ten laste van de exploitatie geraamd en verantwoord.
3.
Het actief moet over een periode van minimaal 2 jaar gebruikt kunnen worden. Het zijn bezittingen die de VRR-organisatie gebruikt voor haar bedrijfsvoering en niet voor de verkoop.
4.
Het is niet toegestaan een bijdrage uit een reserve of de exploitatie in mindering te brengen op het investeringsbedrag. Een dergelijke bijdrage kan wel worden aangewend om de kapitaallasten te dekken.
5.
Bijdragen van derden, die in directe relatie staan met de investering moeten wel in mindering worden gebracht op de investering. De (investering)waarde is het verschil tussen de investeringsuitgaven en deze bijdrage. Het investeringsbudget is bruto, namelijk het totaal van de geraamde investeringsuitgaven.
6.
Uitzondering op het gestelde in lid 2, vormen aankopen welke als losstaand actief weliswaar de ondergrens niet overstijgen, maar wel in grotere aantallen worden aangeschaft en daarmee wel de ondergrens overstijgen. Denk daarbij aan computers, meubilair en telefoons.
7.
Voor computers (pc’s, laptops en tablets) worden de aanschaffingen per kwartaal (i.p.v. maandelijks) gebundeld voor activering, ongeacht de omvang van het totale bedrag.
8.
Gronden en terreinen worden geactiveerd ongeacht de hoogte van het aankoopbedrag.
9.
Verbruiksgoederen worden niet geactiveerd.
10.
De kosten voor het sluiten van geldleningen en het saldo van (dis)agio worden geactiveerd.

Artikel 9 Werkelijke rente en Investeringsrente

1.
In de (meerjaren-)begroting(-swijziging) en in het jaarverslag wordt gerekend met de werkelijk (verwachte) betaalde rente aan opgenomen geldleningen. Deze wordt volledig toebedeeld aan de geactiveerde investeringen.
2.
Bij investeringsaanvragen wordt gerekend met een rekenrente[1] over de boekwaarde per 1 januari.
[1] Jaarlijks wordt de rekenrente vastgesteld.
3.
Het eventuele verschil tussen de werkelijk (verwachte) lagere rentelasten en de berekende rente kan worden beschouwd als een incidentele interne rentebate (door inzet van eigen middelen).
4.
Over activa in ontwikkeling wordt geen rente berekend.

Artikel 10 In gebruik name (vervangings-)investering

1.
Na in gebruik name van een investering wordt de investering per de 1e van de lopende of volgende maand geactiveerd.
2.
In geval van in gebruik name van een vervangingsinvestering wordt gelijktijdig de procedure “afstoting van goederen” opgestart t.b.v. het actief dat vervangen wordt. Dit is om te voorkomen dat het vervangen actief onbedoeld (en ten onrechte) langer in roulatie blijft, waardoor additionele kosten (energie, verzekering etc.) onbedoeld blijven doorlopen.
3.
In het geval van jaargrens overschrijdende investeringen met een relatief lang traject van deelopleveringen kan het wenselijk zijn deze deeloplevering (bijv. per kwartaal) te activeren en met afschrijven te starten.

Artikel 11 Aanpassingen op de investeringskalender

1.
Aanpassingen op de investeringskalender worden vastgesteld via (begrotings)wijziging. Wijzigingen op kapitaallasten en eventuele andere financiële effecten moeten expliciet vermeld worden.

Artikel 12 Vrijval kapitaallasten

1.
Het vervallen van een bestaand actief of het verlagen van een geraamd investeringsbudget leidt tot het vrijvallen van rente en afschrijvingskosten. Deze vrijval mag niet zonder voorafgaand besluit van de Algemeen Directeur benut worden als dekkingsmiddel voor een ander investeringsvoorstel of –investeringsbudget. De Algemeen Directeur houdt hiermee rekening met het gestelde onder artikel 5.3.

Hoofdstuk 3 Waarderen

Artikel 13 Waarderingsmethode

1.
Alle activa, die op de balans worden opgenomen, vertegenwoordigen een zekere waarde. Hierbij is de hoofdregel dat vaste activa worden gewaardeerd tegen historische kostprijs:
- a.
  Gekochte vaste activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgingprijs: de inkoopprijs incl. BTW (tenzij compensabel) en de bijkomende kosten.
- b.
  Zelfgeproduceerde vaste activa worden gewaardeerd tegen de vervaardigingprijs. De vervaardigingprijs bestaat uit de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend.
2.
Uitzonderingen hierop zijn:
- a.
  Financiële activa worden tegen nominale waarde gewaardeerd. Een bijdrage aan activa in eigendom van derden wordt geactiveerd tegen de historische kostprijs.
- b.
  Activa, waarvan de bestemming verandert, worden indien er sprake is van duurzame waardevermindering tegen de actuele waarde van de nieuwe bestemming in de balans opgenomen.
- c.
  Voorraden en deelnemingen worden tegen de marktwaarde gewaardeerd indien de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.

Artikel 14 Op- en afwaarderen activa

1.
Er vindt eens in de drie jaar door middel van een steekproef een controle plaats op aanwezigheid en de juistheid van de balanswaardering.

Artikel 15 Waardering van gronden

1.
Grond heeft voor de VRR een economisch nut.
2.
Grond wordt tegen de historische kostprijs gewaardeerd.

Hoofdstuk 4 Afschrijven

Artikel 16 Uitgangspunten bij afschrijvingen

1.
Voor het afschrijven wordt uitsluitend de lineaire methode toegepast.
2.
Bij gecompliceerde investeringsprojecten (projecten die uit meerdere met elkaar samenhangende onderdelen bestaan), worden in de investeringsaanvraag en in de financiële administratie de verschillende onderdelen apart berekend en vastgelegd (Componentenmethode). Over de toepassing en mate van uitsplitsing wordt altijd expliciet besloten.
3.
Voor investeringen wordt standaard de bruto-methode gehanteerd. Bijdragen van derden die een directe relatie hebben tot de investering moeten in mindering worden gebracht.
4.
Investeringen worden, na gereed melding zoals gesteld in artikel 9 lid 1, geactiveerd (en afgeschreven) per de 1e van de maand of de maand volgend op het moment van ingebruikname.
5.
Op grond wordt in beginsel niet afgeschreven, omdat deze geen beperkte gebruiksduur heeft en geen waardedaling als gevolg van slijtage kent. Wanneer omstandigheden daartoe aanleiding geven, kan grond gewaardeerd worden op een lagere marktwaarde.
6.
Bij het berekenen van de afschrijvingen van een actief wordt, met uitzondering van specifiek bepaalde voertuigen, geen rekening gehouden met een restwaarde of eventuele boekwinst na afloop van de economische levensduur.
7.
Alle volledig afgeschreven activa worden, zo lang deze nog niet zijn afgestoten, in de activa administratie aangehouden.
8.
In bijlage 1 van deze nota is een overzicht weergegeven van de verschillende afschrijvingstermijnen.

Hoofdstuk 5 Slotbepalingen

Artikel 17 Inwerkingtreding

Deze nota is door het Algemeen Bestuur op 16 februari 2022 vastgesteld en geldt voor alle nieuw te activeren investeringen vanaf januari 2022. Tenminste eenmaal in de 4 jaar zal deze nota worden beoordeeld op actualiteit en toepasbaarheid, of zoveel vaker als gewijzigde wet- en regelgeving of omstandigheden dit vereisen.

Artikel 18 Hardheidsclausule

Er kunnen zich omstandigheden voordoen, die een gegronde reden vormen om af te wijken van deze beleidsnota IWA. Bijvoorbeeld omdat voldaan moet worden aan bepaalde rijksvoorschriften. Indien het voornemen bestaat om af te wijken van de in deze nota vermelde richtlijnen, wordt dit in een voorstel aan het Algemeen bestuur gemotiveerd toegelicht. Daarbij dient uiteraard rekening te worden gehouden met de mogelijkheden en beperkingen die het BBV en overige relevante wet- en regelgeving bieden.

Artikel 19 Citeertitel

Deze beleidsnota wordt aangehaald als: Beleidsnota IWA VRR 2022.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 16 februari 2022.

De Secretaris,

A. Littooij

De Voorzitter,

A. Aboutaleb

Bijlage 1 Overzicht economische levensduur of afschrijvingstermijn

Toelichting:

De vermelde economische levensduur is een richtlijn. Over het algemeen zal om reden van een bestendige gedragslijn bij vervanging van een actief dezelfde economische levensduur worden aangehouden als de levensduur van het te vervangen actief. Hierop kan gemotiveerd worden afgeweken, bijvoorbeeld indien het vorige actief niet nieuw werd aangeschaft, de gebruikservaring anders aangeeft of dat het nieuwe actief door nieuwe technieken duurzamer is en langer mee gaat.

Voor nieuwe investeringen raadpleegt men deze tabel en de leveranciersinformatie. Te allen tijde geldt dat de economische levensduur niet langer is dan de technische levensduur.

Bijlage 2 Overzicht criteria investeringsomschrijving

In dit overzicht staan de criteria aangegeven waaraan voldoen moet worden om tot een investeringsomschrijving te komen.

In ieder voorstel tot investeren worden in ieder geval de volgende gegevens opgenomen:

1.
Bedrag van de (bruto)investering (inclusief btw en inclusief eigen urentoerekening);
2.
Afschrijvingstermijn (levensduur);
3.
Afschrijvingsmethode;
4.
Een opgave van de kapitaallasten voor minimaal de komende vier jaar. Hiervoor hanteert men een rentepercentage over de boekwaarde per 1 januari;
5.
De aan de investering verbonden risico's;
6.
Verwachte datum van ingebruikname;
7.
De meerjarige lasten en baten van de overige exploitatiekosten (indien van toepassing);
8.
De gedurende de looptijd benodigde levensduur verlengende investeringen (indien van toepassing);
9.
Een uitsplitsing in componenten (indien van toepassing).
10.
Motivatie voor investering en referentie naar het beleid (of beleidsmaatregel) waarin de opdracht of aanleiding is gesteld voor de voorgenomen investering.

Toelichting op de gevraagde gegevens.

Ad 1. Bedrag van de (bruto)investering. Dit is het volledige bedrag van de investering. Eventuele bijdragen van derden, subsidies en/of onttrekkingen uit reserves en/of voorzieningen worden apart aangegeven.

Ad 2. Afschrijvingstermijn (levensduur). Dit is de termijn zoals die is opgenomen in bijlage 1 bij deze nota. Het is mogelijk af te wijken van deze tabel. Als het een aanschaffing betreft, die niet op de lijst voorkomt, wordt een reële termijn op basis van de verwachte gebruiksduur voorgesteld.

Uren/salarislasten die direct aan het activum zijn toe te rekenen moeten worden geactiveerd.

Ad 3. Voor het afschrijven wordt uitsluitend de lineaire methode toegepast. Bij de lineaire methode schrijven we af op basis van een vast percentage van de aanschafwaarde.

Ad 4. Een opgave van de kapitaallasten voor minimaal de komende vier jaar. Met behulp van beschikbare rekenmodellen voor verschillende soorten investeringen kunnen de kapitaallasten (rente en afschrijving) voor de komende periode worden bepaald.

Ad 5. De aan de investering verbonden risico's. Aan een aantal, vooral gecompliceerde, investeringen kunnen risico's verbonden zijn. Bij het voorstel om deze investeringen aan te gaan moeten deze risico’s expliciet vermeld worden inclusief de daarbij behorende mogelijke beheersmaatregelen.

Ad 6. De verwachte datum van ingebruikname. De kapitaallasten worden geraamd vanaf het moment van verwachte ingebruikname. Daarbij wordt de rentelast berekend over de boekwaarde per de 1e van het jaar.

Ad 7. De meerjarige lasten en baten van de exploitatiekosten. Voor een aantal investeringen geldt dat deze na ingebruikname leiden tot andere lasten dan kapitaallasten (bijv. verzekeringen, energiekosten), door te belasten kosten en mogelijk ook baten (bijv. huuropbrengsten). Voor het complete beeld van de investeringsaanvraag (en eventuele scenario’s ter vergelijking) is het nodig deze lasten en baten naast de kapitaallasten te tonen.

Ad 8. De gedurende de looptijd benodigde levensduur verlengende investeringen. Voor enkele investeringen kan het nodig zijn dat een deel van de investering tussentijds vernieuwd moet worden. Deze levensduur verlengende investering wordt – voor zover deze bekend zijn – eveneens met consequenties voor de kapitaal- en overige lasten (en baten) vermeld als onderdeel van de totale investeringsaanvraag.

Ad 9. Bij gecompliceerde investeringsprojecten (projecten die uit meerdere met elkaar samenhangende onderdelen bestaan), worden in de investeringsaanvraag en in de financiële administratie de verschillende onderdelen apart berekend en vastgelegd.