Nota weerstandsvermogen & risicomanagement Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond

1 Inleiding

De Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond (VRR) voert haar takenpakket uit in een dynamische samenleving en loopt hierbij risico’s. Voor een aantal risico’s heeft de VRR maatregelen getroffen zoals het sluiten van verzekeringen, het vormen van voorzieningen of andere beheersmaatregelen. Voor sommige risico’s is dit niet altijd mogelijk. Wanneer deze laatste categorie risico’s zich voordoet en financiële gevolgen heeft voor de VRR, is een financiële buffer nodig om te voorkomen dat de continuïteit in de uitvoering van de taken van de VRR in gevaar komt. Deze financiële buffer wordt uitgedrukt in het weerstandsvermogen.

Het weerstandsvermogen bestaat uit de verhouding tussen:

• 1.

  De beschikbare weerstandscapaciteit; de financiële middelen waarover de VRR beschikt om de financiële gevolgen van risico’s te dekken.

• 2.

  De benodigde weerstandscapaciteit; de financiële middelen die de VRR nodig heeft om de financiële gevolgen van risico’s op te kunnen vangen.

   

Met behulp van risicomanagement krijgt de VRR inzicht in de risico’s die de VRR loopt bij de uitvoering van haar taken. De VRR neemt (afgewogen) risico’s om haar organisatiedoelen te realiseren, daarmee is de VRR geen risicomijdende organisatie. Er is een goede balans tussen ongecontroleerd risico nemen en extreme voorzichtigheid.

Doel beleidsnota weerstandsvermogen en risicomanagement

In deze nota beschrijft het Algemeen Bestuur van de VRR de wijze waarop binnen de VRR wordt omgegaan met risicomanagement. De beschreven beleidsregels zijn bedoeld om risico’s eenduidig en goed te beheersen binnen de VRR.

Vaststelling en werking van de nota

Deze nota is de uitwerking van artikel 7 lid 2 onder c van de financiële verordening Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond en is vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 16 februari 2022. Ten minste eenmaal in de vier jaar stelt het Algemeen Bestuur de (geactualiseerde) beleidsnota weerstandsvermogen en risicomanagement vast. Met terugwerkende kracht heeft deze beleidsnota weerstandsvermogen & risicomanagement ingang per 1 januari 2022.

2 Beleidskader weerstandsvermogen en risicomanagement

Beleidsregels

De volgende beleidsregels zijn van toepassing voor het weerstandsvermogen en risicomanagement:

• 1.

  De VRR werkt met risicomanagement dat leidt tot een organisatie brede inventarisatie en identificatie van risico’s.

• 2.

  De directie is verantwoordelijk voor een goede opzet en werking van risicomanagement binnen de VRR.

• 3.

  Risico’s die een grote financiële impact kunnen hebben op de financiële positie van de VRR, dienen tijdig en volledig te worden aangemeld voor de paragraaf weerstandsvermogen.

• 4.

  De weerstandscapaciteit binnen de VRR bestaat uit het begrotingssaldo en de post onvoorzien.

• 5.

  De incidentele weerstandscapaciteit bestaat uit de algemene reserve.

• 6.

  Het weerstandsvermogen of de weerstandsratio wordt berekend door de beschikbare weerstandscapaciteit te delen door de financiële omvang van de in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing opgenomen risico’s (= benodigde weerstandscapaciteit). De VRR hanteert een weerstandsratio van ten minste 1.

• 7.

  Wanneer een risico zich daadwerkelijk voordoet binnen de VRR geldt de onderstaande volgorde van benadering:

  • a.

    de VRR kijkt eerst of financiële dekking via een externe partij gerealiseerd kan worden.

  • b.

    indien voorgaande geen oplossing biedt, wordt gekeken voor financiële ruimte binnen de (programma)begroting (bij een gelijkblijvend ambitieniveau); bij een structureel risico wordt ook meerjarig binnen de begroting gekeken voor mogelijke financiële ruimte;

  • c.

    indien het gestelde onder a en b geen oplossing biedt, dan wordt voor risico’s met structurele effecten via het Algemeen Bestuur een voorstel gedaan voor verhoging van de gemeentelijke bijdrage.

  • d.

    indien het gestelde onder a en b geen oplossing biedt, dan wordt voor risico’s met incidentele effecten via het Algemeen Bestuur een voorstel gedaan om een beroep te doen op de algemene reserve.

  • e.

    de VRR kijkt daarna naar de mogelijkheden om tot een niet-financiële oplossing te komen (bijvoorbeeld bijstellen scope/ ambitie/ tijdspad) binnen het betreffende programma.

2.1 Toelichting per beleidsregel

Ad 1 Risicomanagement

Risicomanagement of risicobeheersing is een middel om op een gestructureerde manier risico’s in kaart te brengen, te evalueren en zo goed mogelijk te beheersen. De kern van risicobeheersing binnen de VRR is een organisatie brede benadering van risico’s waarmee voortdurend aandacht is voor risico’s die de VRR loopt in het kader van de bedrijfsvoering.

Ad 2 Opzet en werking risicomanagement 

De directie is verantwoordelijk voor een goede opzet en werking van risicomanagement binnen de VRR. De afdeling kwaliteit, control en audit coördineert de hiervoor benodigde activiteiten.

Ad 3 Opname en tijdigheid van aanmelding van risico’s

Risico’s met een gevolgschade groter dan € 0,25 mln. neemt de VRR op in de paragraaf risicomanagement van de begroting, halfjaar rapportage en jaarrekening.

Het is mogelijk om een nog niet gekwantificeerd risico op te nemen in deze paragraaf. Dit risico moet wel van materiële betekenis zijn in relatie tot de financiële positie van de VRR. Bij nog niet gekwantificeerde risico’s dient wel te worden aangegeven op welke termijn ze alsnog te kwantificeren zijn. Er zijn risico’s waarvan aannemelijk kan worden gemaakt dat publicatie ten koste gaat van een VRR belang. De Directieraad, de Auditcommissie, het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur worden vertrouwelijk geïnformeerd over de financiële impact van deze risico’s.

Alle risico’s die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie dienen tijdig en volledig te worden aangemeld voor de paragraaf weerstandsvermogen. Dit is een voorwaarde om over meerdere jaren zo betrouwbaar mogelijke uitspraken te doen over de financiële positie van de VRR.

Ad 4 Structurele weerstandscapaciteit

De structurele weerstandscapaciteit wordt ingezet voor het opvangen van risico’s met structurele financiële consequenties, zonder dat dit ten koste gaat van de uitvoering van bestaande taken over meerdere jaren. Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) schrijft voor dat dat structurele lasten dienen te worden gedekt door structurele baten (ter voorkoming van toekomstige ‘gaten’ in de begroting). Inzet van het begrotingssaldo en de post onvoorzien is altijd tijdelijk. Zo spoedig mogelijk zal structureel ruimte gevonden moeten worden in de meerjarenbegroting.

Ad 5 Incidentele weerstandscapaciteit

De incidentele weerstandscapaciteit bestaat uit de algemene reserve en wordt ingezet voor het opvangen van risico’s met incidentele financiële consequenties. Het geld uit de algemene reserve kan de VRR slechts een keer uitgeven. Zodra de algemene reserve nul is, heeft de VRR geen incidentele weerstandscapaciteit meer.

Ad 6 Weerstandsvermogen / weerstandsratio

In deze beleidsregel doet de VRR met behulp van het weerstandsvermogen / de weerstandsratio een uitspraak over de mate waarin de VRR in staat is om de financiële gevolgen van risico’s op te kunnen vangen.

Weerstandsvermogen of weerstandsratio = Beschikbare weerstandscapaciteit/Benodigde weerstandscapaciteit

Met een weerstandsratio van ten minste 1 wordt tot uitdrukking gebracht dat iedere euro die de VRR als risico loopt, wordt afgedekt door tenminste één euro uit de beschikbare weerstandscapaciteit. Uit de onderstaande tabel die binnen gemeenten wordt gehanteerd, blijkt dat de VRR een weerstandsratio hanteert die ten minste ‘voldoende’ is. Het uitgangspunt van de VRR is dat er niet meer middelen hoeven te worden aangehouden dan strikt noodzakelijk is.

Ad 7 Risicobenadering

In deze beleidsregel wordt per stap uitgelegd hoe de VRR omgaat met risico’s.