Nota Reserves en Voorzieningen 2022 - 2025

1.1 Inwerkingtreding en looptijd

De Nota Reserves en Voorzieningen (Nota) is vastgesteld door het Algemeen Bestuur (AB) op 16 februari 2022 en werkt terug tot en met 1 januari 2022. De Nota heeft een looptijd van 4 jaar.

1.2 Wettelijke kaders

Deze Nota behandelt het intern beleid van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond (VRR) t.a.v. reserves en voorzieningen. Dit intern beleid is gebaseerd op de wettelijke kaders, zoals vastgelegd in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

1.3 Doelstelling Nota

Het doel van de Nota is om vast te leggen:

• 1.

  de begripsbepalingen van de reserves en voorzieningen

• 2.

  de looptijd en de rollen t.a.v. het vormen, in stand houden en opheffen van reserves en voorzieningen.

2.1 Reserves

Reserves vormen het eigen vermogen van de VRR. In de balans wordt het onderscheidt gemaakt tussen:

• 1.

  Algemene reserve

• 2.

  Bestemmingsreserve(s)

De algemene reserve is een reserve zonder een specifiek benoemd bestedingsdoel. De algemene reserve vormt samen met de post onvoorzien de weerstandscapaciteit van de VRR om algemene risico’s op te vangen. Dit is verder toegelicht in de beleidsnota Weerstandsvermogen & Risicomanagement.

Een bestemmingsreserve is een reserve waaraan het AB een bepaalde bestemming heeft gegeven. Een bestemmingsreserve heeft een tijdelijk karakter.

2.2 Voorzieningen

Voorzieningen vormen het vreemd vermogen van de VRR. Voorzieningen worden ingesteld om te kunnen voldoen aan verplichtingen en voorzienbare risico's. Voorzieningen worden gevormd conform de geldende wettelijke regels. Een voorziening mag een structureel karakter hebben.

3.1 Rente

Er wordt geen rente bijgeschreven op de reserves en voorzieningen.

3.2 Reserves

3.2.1 Bevoegdheden bij reserves

• 1.

  Het AB stelt de (bestemmings)reserves in, maar de voorbereiding hierop vindt plaats door het DB.

• 2.

  Het Algemeen Bestuur autoriseert de bestedingen van reserves door middel van:

• a.

  de vierjaarlijkse evaluatie en vaststelling van de nota Reserves en voorzieningen.

• b.

  de begroting en begrotingswijzigingen, waarin de begrote dotaties aan en onttrekkingen uit de reserves worden weergegeven.

• c.

  de jaarrekening, waarin de mutaties worden aangegeven en reserves individueel worden toegelicht.

• 3.

  De budgetregels zoals deze gelden voor exploitatielasten en investeringen, gelden ook voor bestedingen ten laste van de reserves. Dit houdt in dat het AB vooraf de verwachte bestedingen autoriseert en dat in de jaarrekening verantwoording wordt afgelegd over afwijkingen.

3.2.2 Algemene reserve

• 1.

  De dotaties aan de Algemene Reserve zijn gebaseerd op de jaarlijkse jaarrekeningresultaten.

• 2.

  De omvang van de Algemene Reserve dient voldoende te zijn om de gekwantificeerde risico’s die de VRR loopt (m.u.v. gekwantificeerde risico’s waarvoor een voorziening is gevormd) af te dekken.

• 3.

  Na de afwikkeling van het jaarrekeningresultaat wordt door het DB bezien of het weerstandsvermogen voldoende in omvang is. Indien dit onder de gestelde norm komt, zal de reserve worden verhoogd met resultaten uit de jaarrekening tot deze minimale hoogte, alvorens er sprake kan zijn van bijvoorbeeld intensivering(en) in de begroting. De algemene reserve zal op het niveau worden gehouden waardoor een minimale weerstandscapaciteitswaardering wordt bereikt van 1,0-1,4 [1].

• 4.

  Op de algemene reserve(s) (en de post onvoorzien) liggen geen claims en deze worden uitsluitend aangesproken in het geval dat de begroting en eventuele bestemmingsreserves geen dekking bieden voor een financiële tegenvaller.

  [1] De waarderingstabel waarnaar wordt verwezen is door het Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement in samenwerking met de Universiteit van Twente samengesteld.

3.2.3 Bestemmingsreserve(s)

• 1.

  De bestemmingsreserves worden ingesteld met een specifiek doel voor een taak met een incidenteel karakter.

• 2.

  Onttrekkingen aan de bestemmingsreserves gebeuren t.b.v. het doel van de bestemmingsreserve.

• 3.

  Voor het veranderde doel gelden de regels voor het instellen van een bestemmingsreserve.

• 4.

  Op het moment dat de afgesproken looptijd van een bestemmingsreserve is verstreken valt een eventueel restant in de reserve vrij ten gunste van het rekeningresultaat.

• 5.

  De bestemmingsreserves worden jaarlijks geëvalueerd.

• 6.

  Inzicht in de stand van zaken met betrekking tot alle bestemmingsreserves wordt geboden in de begroting(swijziging) en de jaarrekening.

• 7.

  Indien bij het verstrijken van de looptijd geconstateerd wordt dat eventuele restantmiddelen langer nodig zijn, dan is hiervoor een nieuw besluit van het AB nodig. Hierbij worden het doel en de (nieuwe) looptijd integraal afgewogen.

3.3 Voorziening(en)

3.3.1 Bevoegdheden bij voorziening(en)

• 1.

  Het AB stelt de voorzieningen in, maar de voorbereiding hierop vindt plaats door het DB. Vanwege het dwingende karakter (als gevolg van verslaggevingsstelsel) van de voorzieningen, is hier in de regel geen ruimte om af te wijken van hetgeen wordt voorgesteld.

• 2.

  Het vormen van een voorziening wordt bij de verschillende plannings- en control producten aan het AB door het DB voorgelegd.

• 3.

  Het Algemeen Bestuur autoriseert de bestedingen van voorzieningen door middel van:

  • a.

    de vierjaarlijkse evaluatie en vaststelling van de nota Reserves en voorzieningen.

  • b.

    een besluit over de instelling en het opheffen van voorzieningen ter egalisatie van kosten (en de vaststelling van bestedings- of beheerplannen die daar aan ten grondslag liggen)

  • c.

    de begroting en begrotingswijzigingen, waarin de dotaties aan en de begrote bestedingen ten laste van de voorzieningen worden weergegeven.

  • d.

    de jaarrekening, waarin de mutaties worden aangegeven en voorzieningen individueel worden toegelicht.

• 4.

  De budgetregels zoals deze gelden voor exploitatielasten en investeringen, gelden ook voor bestedingen ten laste van voorzieningen. Dit houdt in dat het AB vooraf de verwachte bestedingen autoriseert en dat in de jaarrekening verantwoording wordt afgelegd over afwijkingen.

3.3.2 Instelling van de voorziening(en).

• 1.

  Het instellen van voorzieningen vindt plaats op grond van geldende wettelijke regels.

• 2.

  Per voorziening moet aangegeven worden:

  • 1).

    het doel waarvoor de voorziening wordt gevormd;

  • 2).

    de noodzakelijke omvang, waarbij van elke voorziening een financiële onderbouwing aanwezig moet zijn;

  • 3).

    de omvang en de wijze van stortingen en bestedingen (structureel of incidenteel), inclusief onderbouwing daarvan, bijvoorbeeld op basis van meerjarenplanning.

  • 4).

    de beoogde duur van de voorziening, inclusief onderbouwing daarvan.

• 3.

  Alleen bij vorming van een voorziening wordt de exploitatierekening van dat jaar belast.

3.3.3 Toevoegingen aan de voorziening(en)

• 1.

  Voorzieningen dienen dekkend te zijn voor de achterliggende verplichtingen en risico’s. Ze mogen derhalve niet groter of kleiner zijn dan de verplichtingen of risico’s waarvoor ze zijn gevormd. Toevoegingen moeten dan ook altijd gebaseerd zijn op de noodzakelijke omvang en de tijdige beschikbaarheid van de voorziening.

• 2.

  Bij het opstellen van de jaarrekening worden de voorzieningen geactualiseerd en gewaardeerd. Indien daarbij extra middelen noodzakelijk zijn om het niveau van de voorziening op peil te houden, dient dit te geschieden door middel van een (extra) dotatie in de jaarrekening ten laste van het betreffende programma in de jaarrekening. Indien de voorziening te hoog is gewaardeerd, dienen de overbodige middelen vrij te vallen bij het desbetreffende programma in de jaarrekening.

• 3.

  Dotaties aan een bestaande voorziening die binnen de budgettaire ruimte van een programma kunnen plaatsvinden, vergen geen afzonderlijk besluit van het Algemeen bestuur.

3.3.4 Onttrekkingen aan de voorziening(en)

• 1.

  Bestedingen ten laste van voorzieningen vinden alleen plaats indien de onttrekkingen zijn voorzien bij de vorming van de voorziening en deze in directe relatie staan tot het doel.

• 2.

  Bestedingen worden rechtstreeks ten laste van een voorziening verantwoord en blijven dus buiten de baten en lasten in de exploitatie.

• 3.

  Lasten die betrekking hebben op de gevormde voorziening komen direct ten laste van die voorziening.

• 4.

  In de jaarrekening wordt inzicht gegeven in de bestedingen ten laste van de voorzieningen.

• 5.

  Het kan voorkomen dat bestedingen eerder moeten plaatsvinden dan begroot. Deze bestedingen moeten passen binnen het doel van de voorziening en onderdeel zijn van de kwantitatieve onderbouwing ervan. Indien de wijziging van het bestedingsplan (de temporisering van de uitgaven) niet voor het eind van het boekjaar aan het Algemeen Bestuur kan worden voorgelegd, vindt autorisatie ervan plaats bij de vaststelling van de jaarrekening waarin de verschillen naar voren worden gebracht en worden toegelicht.

3.3.5 Negatief saldo van de voorziening

• 1.

  Een voorziening mag niet negatief staan.

• 2.

  Indien hier per ultimo van enig jaar sprake is dan dient het negatieve saldo van een voorziening, via de exploitatie van het betreffende verslagjaar, aangezuiverd te worden.

3.3.6 Wijzigen doel of bestemming

• 1.

  Het doel van een voorziening kan niet wijzigen.

• 2.

  Indien het doel niet meer bestaat of is veranderd, wordt de voorziening opgeheven.

• 3.

  Voor het veranderde doel gelden de regels voor het instellen van een voorziening.

3.3.7 Opheffing

• 1.

  Voorzieningen worden opgeheven als de verplichting / risico waarvoor de voorziening is gevormd is ingelost of op een andere wijze ophoudt te bestaan (bv. door de veranderende regelgeving). Hiervoor is een afzonderlijk besluit van het AB niet vereist.

• 2.

  Wanneer een voorziening wordt opgeheven, komt het saldo ten gunste van de exploitatie.

3.3.8 Evaluatie

• 1.

  Voorzieningen worden jaarlijks geëvalueerd.

• 2.

  Inzicht in de stand van zaken met betrekking tot alle voorzieningen wordt geboden in een begroting(swijziging).