| Organisatie | Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Beleidsregels inkoop en aanbesteding 2022 |
| Citeertitel | Beleidsregels inkoop SWO |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 19-02-2022 | 01-01-2022 | Nieuwe regeling | 08-02-2022 |
Het Bestuur van de Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen,
gelezen het ambtelijk voorstel;
- gestreefd wordt naar de optimale aanwending van de (financiële) middelen die worden ingezet bij de uitvoering van de taken en beleid, waarbij onder optimaal wordt verstaan dat de prijs en de kwaliteit van het werk, het product of de dienst in de juiste verhouding tot elkaar staan;
- ook voor het verlenen van opdrachten met een waarde die onder de Europese drempelwaarde ligt de fundamentele regels van het EG‐verdrag in acht dienen te worden genomen, waaronder de beginselen van non‐discriminatie, gelijke behandeling, transparantie en proportionaliteit;
- met deze beleidsregels wordt beoogd aan elke potentiele inschrijver een passende mate van openbaarheid te garanderen;
- met deze beleidsregels wordt beoogd de naleving van wet‐ en regelgeving op het terrein van aanbesteden en inkopen te bevorderen, zodat het risico van claims en gerechtelijke procedures zoveel mogelijk wordt teruggedrongen, de integriteit bij aanbestedingen, zowel intern als extern, te waarborgen en de verantwoording van de gevolgde inkoop‐ en aanbestedingsprocedures te waarborgen.
gelet op de artikelen 4:81, eerste lid, 4:83 en 1:3, vierde lid, van de Algemene wet bestuursrecht; artikel 160 Gemeentewet; de Aanbestedingswet 2012, versie 1 juli 2016 en het Aanbestedingsbesluit (o.a. Gids Proportionaliteit en Aanbestedingsreglement Werken).
Deze beleidsregels zijn van toepassing op inkopen en aanbestedingen door de Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen, tenzij dit separaat door de gemeente De Wolden of de gemeente Hoogeveen in opdracht aangeven aanbestedingen betreffen waarvoor specifieke afspraken zijn gemaakt.
De directie kan afwijken van deze beleidsregels, voor zover dit niet in strijd is met wet‐ en regelgeving. Een voorstel aan de directie om af te wijken van het beleid gaat altijd vergezeld van een advies van de inkoopcoördinator.
Alle inkopen en aanbestedingen van de samenwerkingsorganisatie worden op objectieve, transparante, proportionele en non discriminatoire wijze uitgevoerd. De gedragscode integriteit voor ambtenaren en voor bestuurders zijn daarbij leidend.
Bij elke aanbestedingsprocedure wordt een passende mate van openbaarheid in acht genomen en voldoende concurrentie gewaarborgd, waarbij wordt gelet op het economische belang en de aard van de opdracht, de omvang van de markt en de omstandigheden van het geval. Aan deze openbaarheid kan (onder meer) worden voldaan door publicatie van de aanbesteding op de website en het ter inzage leggen van de aanbestedingsdocumenten. De publicatie van nationale of Europese aanbestedingen geschiedt via daarvoor geschikte media zoals TenderNed.
Bij iedere opdracht voor een werk, levering of een dienst worden, zo mogelijk reeds bij de offerteaanvraag, de Algemene Inkoopvoorwaarden DWH van toepassing verklaard. Voor werken wordt hierin het Aanbestedingsreglement Werken (ARW 2016) en de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken (UAV) van toepassing verklaard met uitzondering van het arbitraal beding. Voor de uitvoering wordt aangegeven welke voorwaarden op het betreffende werk van toepassing zijn.
Voor ICT-projecten worden in principe de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden voor IT (GIBIT) en het door de samenwerkingsorganisatie vastgestelde addendum toegepast.
6. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
De samenwerkingsorganisatie heeft een Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) opgesteld.
De onderstaande MVI-thema’s zijn opgenomen in het Actieplan MVI:
Bij iedere aanbesteding dienen de ambities, doelstellingen en acties genoemd in het Actieplan MVI in acht te worden genomen.
Indien een opdracht voor een werk, levering of een dienst wordt verstrekt dient dit op basis van een schriftelijke overeenkomst te geschieden.
Voor aanbestedingen met een geraamde waarde van € 30.000 (ex BTW) of hoger wordt een inkoopstartformulier ingevuld.
De Europese drempelwaarden voor overheidsopdrachten zijn vastgelegd in artikel 7 van de richtlijn 2004/18/EG. De Europese Commissie stelt elke twee jaar de nieuwe drempelwaarden vast.
De onderstaande Europese drempelwaarden zijn geldig vanaf 1 januari 2022 tot en met 31 december 2023.
Enkelvoudig/gunning uit de hand (bij voorkeur lokale/regionale ondernemer) | |
Sociale en andere specifieke diensten
Enkelvoudig/gunning uit de hand (bij voorkeur lokale/regionale ondernemer) | |
N.B. De Europese drempelbedragen gelden tot 31 december 2023
Bij elke Europese aanbesteding wordt vooraf de aanbestedingsstrategie bepaald en afgestemd met de directie.
Voor opdrachten onder de Europese drempelwaarde geldt nooit een zwaardere vorm dan die zou hebben gegolden wanneer de waarde van de opdracht hoger dan de Europese drempelwaarde zou zijn geweest.
12. Onderhandse aanbestedingen
Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen is tenminste 50% van het aantal uit te nodigen partijen uit het lokale bedrijfsleven afkomstig (voor zover aanwezig en geschikt). Vervolgens zal dit worden aangevuld met regionale partijen en tot slot met landelijke partijen.
Bij enkelvoudige onderhandse procedures gaat de voorkeur uit naar een lokale ondernemer. Indien deze niet aanwezig of geschikt is, zal bij voorkeur worden gekeken naar een regionale ondernemer.
Klachten over een aanbestedingsprocedure worden afgehandeld op de door de samenwerkingsorganisatie vastgestelde wijze.
Bij onderhandse aanbestedingen wordt voor de selectie van de uit te nodigen bedrijven het systeem van groslijsten toegepast op de door de samenwerkingsorganisatie vastgestelde wijze en vastgestelde categorieën.
Bij elke aanbestedingsprocedure dient een aanbestedingsdossier te worden opgebouwd. Na gunning van de opdracht wordt het dossier naar het centraal archief gezonden.