Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Beverwijk

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Beverwijk 2018

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Beverwijk
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Beverwijk 2018
Citeertitel	Reglement van orde voor het college
Vastgesteld door	college van burgemeester en wethouders
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Deze regeling vervangt het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van 25 januari 1996.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Onbekend

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
19-02-2022			nieuwe regeling	29-05-2018 gmb-2022-73094	INT-18-43618

Tekst van de regeling

Intitulé

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Beverwijk 2018

Hoofdstuk I Verdeling van werkzaamheden en onderlinge vervanging

Artikel 1 Verdeling van de werkzaamheden

Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden tijdens de eerste vergadering na de benoeming van de wethouders als bedoeld in artikel 37 van de Gemeentewet en voorts zo dikwijls het college dit vanwege het vertrek van één of meer leden, dan wel om andere redenen noodzakelijk acht.

Artikel 2 Vervanging van wethouders

Het college regelt de onderlinge vervanging van de wethouders in geval van verhindering of ontstentenis.

Artikel 3 Vervanging van de burgemeester

Het college regelt met inachtneming van artikel 77 van de Gemeentewet de vervanging van de burgemeester in geval van verhindering of ontstentenis.

Artikel 4 Melding verhindering

Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de voorzitter.

Hoofdstuk II De vergadering

Artikel 5 Frequentie en plaats van de vergaderingen

1.
Het college vergadert als regel éénmaal per week op dinsdag op het tijdstip en de plaats die op de agenda voor de betreffende vergadering staat vermeld.
2.
Het college vergadert voorts zo dikwijls de voorzitter het nodig acht.
3.
Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen.
4.
De voorzitter roept de extra vergadering zo spoedig mogelijk bijeen onder vermelding van het te bespreken onderwerp.

Artikel 6 Openbaarheid van vergaderingen

1.
Het college vergadert als regel met gesloten deuren.
2.
Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden. De openbaarheid kan zowel een gedeelte van de vergadering als een gehele vergadering betreffen.
3.
De voorzitter maakt dag en plaats van de openbare vergadering en het tijdstip van de opening, alsmede de agenda en de bijbehorende voorstellen bekend.
4.
De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van overeenkomstige toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 7 Verhindering

1.
Wanneer een wethouder verhinderd is een vergadering bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter.
2.
Wanneer de voorzitter verhinderd is een vergadering bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan degene, die hem op grond van artikel 77 eerste lid, van de Gemeentewet vervangt.
3.
Wanneer de gemeentesecretaris verhinderd is een vergadering bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter of diens vervanger, alsmede aan een loco-gemeentesecretaris, die hem vervangt in de vergadering.
4.
De gemeentesecretaris houdt aantekening van de aanwezige collegeleden bij de vergadering van het college. Hij draagt er zorg voor, dat de aanwezigen worden vermeld op de besluitenlijst die in de volgende vergadering wordt vastgesteld.

Artikel 8 Vergader- en besluitquorum

1.
In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.
2.
Indien het vereiste aantal leden niet aanwezig is, belegt de burgemeester, onder verwijzing naar artikel 56 van de Gemeentewet, opnieuw een vergadering.
3.
Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. Het college kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

Artikel 9 Mandatering en machtiging

1.
Indien het quorum volgens artikel 8 er niet is én een collegebesluit wegens spoedeisendheid geen uitstel duldt, is een collegelid, dan wel zijn de aanwezige collegeleden, bevoegd in mandaat ter zake een besluit te nemen. Dit besluit dient zoveel mogelijk passend te zijn in het bestaande beleid.
2.
De burgemeester verleent het desbetreffende collegelid of collegeleden volmacht om de noodzakelijke privaatrechtelijke bevoegdheden uit te oefenen om het besluit als bedoeld in lid 1 te kunnen uitvoeren.
3.
In de eerstvolgende vergadering van het college wordt van de uitoefening van het mandaat, machtiging of volmacht mededeling gedaan.
4.
In de eerstvolgende vergadering dat het college weer voltallig is worden alle leden in de gelegenheid gesteld hun opvatting te geven over de uitoefening van het mandaat, de machtiging of de volmacht.

Artikel 10 Aanwezigheid andere personen

1.
De gemeentesecretaris kan zich ten behoeve van de verslaglegging in de vergadering laten bijstaan.
2.
Het college kan bepalen dat een ambtenaar of een derde in de vergadering aanwezig is teneinde een (nadere) toelichting dan wel zijn mening te geven op een agendapunt.
3.
Op degene die op grond van dit artikel is toegelaten tot de vergadering zijn de bepalingen van dit reglement van toepassing.
4.
De personen die op grond van de lid 1 of 2 tot de vergadering zijn toegelaten, verlaten de vergadering indien het college hierom verzoekt.

Artikel 11 Voorzitter

De voorzitter is belast met:

1.
de voorbereiding van de vergadering en de zorg voor het samenstellen van een agenda;
2.
de leiding van de vergadering en de andere in dit reglement geregelde werkzaamheden van het college;
3.
de handhaving van de orde in de vergadering;
4.
het doen naleven van dit reglement van orde;
5.
wat de wet of dit reglement hem verder opdraagt.

Artikel 12 Gemeentesecretaris

1.
De gemeentesecretaris is ingevolge artikel 104 van de Gemeentewet bij alle vergaderingen van het college aanwezig. Hij kan in de vergadering aan de beraadslagingen deelnemen en heeft daarbij een adviserende stem.
2.
De gemeentesecretaris staat de voorzitter bij in de voorbereiding van de vergadering en de samenstelling van de agenda en is voorts belast met de zorg voor de verslaglegging van de vergadering.

Artikel 13 Agenda

1.
Voor elke vergadering stelt de voorzitter, daarbij ondersteund door de gemeentesecretaris, een agenda samen.
2.
De agenda vermeldt de te behandelen onderwerpen, waarbij voor onderwerpen die ter besluitvorming worden geagendeerd een onderscheid wordt gemaakt in:
3.
een bespreekagenda
4.
een conform agenda.
5.
De agenda met bijbehorende stukken wordt uiterlijk op de donderdag voorafgaand aan de vergadering aan de collegeleden ter beschikking gesteld.
6.
Een onderwerp wordt op de agenda geplaatst indien door of namens de gemeentesecretaris is getoetst of het onderwerp gelet op de kwaliteit, de compleetheid ervan en de gevolgde procedure gereed is voor behandeling in de collegevergadering.
7.
Bij de accordering van onderwerpen ter besluitvorming geeft/geven de verantwoordelijke portefeuillehouder(s) de maandag voorafgaande aan de B&W vergadering voor 12.00 uur aan voor welk deel van de agenda als bedoeld in het tweede lid het onderwerp geagendeerd wordt.
8.
In bijzondere gevallen kan het college besluiten een onderwerp ook zonder toepassing van het vierde lid op de agenda te plaatsen.
9.
In spoedeisende gevallen kunnen, met instemming van de voorzitter, onderwerpen ter behandeling aan de agenda worden toegevoegd.
10.
Indien een collegelid een als conform geagendeerd onderwerp in de vergadering wenst te bespreken of anderszins een wijziging van de agenda wenst, dient hij dit uiterlijk op de maandag voorafgaand aan de vergadering om 12.00 uur gemotiveerd aan de voorzitter en gemeentesecretaris kenbaar te maken. De gemeentesecretaris stelt na overleg met en instemming van de voorzitter een aangepaste agenda aan de collegeleden ter beschikking.
11.
De stukken die dienen ter toelichting van de onderwerpen die op de agenda zijn geplaatst worden gelijktijdig met het verzenden van de oproep voor de leden beschikbaar gesteld. Indien na dit tijdstip stukken ter inzage worden toegevoegd, wordt hiervan onverwijld mededeling gedaan aan de leden.
12.
Een lid mag een origineel stuk niet buiten het stadhuis brengen.

Artikel 14 Voorstellen van orde en handhaving van vergaderorde

1.
Een lid van het college voert het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van hem verkregen te hebben.
2.
Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij de voorzitter of een lid het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van dit reglement te herinneren.
3.
De voorzitter kan interrupties door collegeleden toestaan. Deze dienen te bestaan uit een korte opmerking of vragen zonder inleiding. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.
4.
Indien een spreker, zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de betreffende spreker, hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.
5.
De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort wordt toegelicht.
6.
Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.
7.
Ieder lid van het college heeft het recht zijn stem over een voorstel van orde kort te motiveren.
8.
Over een voorstel van orde beslist de voorzitter terstond.

Artikel 15 Stemmingen

1.
Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.
2.
Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij lid 3 wordt toegepast.
3.
Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd met gesloten en ongetekende briefjes.
4.
- a.
  Indien bij een stemming, anders dan over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken, wordt in een volgende vergadering opnieuw gestemd, tenzij spoedeisende besluitvorming is gewenst. De voorzitter bepaalt of er sprake is van een spoedeisend besluit.
- b.
  Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.
5.
- a.
  Indien bij een stemming voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken én de stemming beperkt is tot één persoon, beslist het lot.
- b.
  Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 16 Verslaglegging

1.
In een separate besluitenlijst worden opgenomen:
- a.
  De namen van de aanwezige en afwezige leden;
- b.
  De door het college genomen besluiten (besluitenlijst) waarop een vermelding staat van de zaken die ter besluitvorming aan de orde zijn geweest en een formulering van de door het college genomen besluiten staan;
- c.
  De besluiten, die tussentijds buiten de vergadering bij wijze van loopstuk zijn genomen;
- d.
  Het verslag bevat tenminste:
- e.
  De door het college gemaakte werkafspraken.;
- f.
  De namen van de ambtenaren en derden die hebben deelgenomen aan de vergadering en ten aanzien van welk onderdeel daarvan;
2.
Stemverhoudingen worden alleen in de besluitenlijst vermeld als een lid van het college daarom vraagt.
3.
Het verslag en de besluitenlijst worden in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

Artikel 17 Geheimhouding

1.
Met inachtneming van artikel 55 van de Gemeentewet kan het college op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van stukken die aan het college worden overgelegd geheimhouding opleggen.
2.
Op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur kan geheimhouding ook worden opgelegd door de burgemeester of een commissie ten aanzien van stukken die zij aan het college overleggen.
3.
Bij de oplegging van de geheimhouding wordt zo mogelijk bepaald per wanneer de geheimhouding is opgeheven.
4.
In afwijking van de artikelen 16 en 18 van dit reglement wordt van het behandelde waaromtrent geheimhouding op grond van artikel 55 van de Gemeentewet is opgelegd, een afzonderlijk verslag gemaakt, dat door de gemeentesecretaris afzonderlijk wordt bewaard, totdat de geheimhouding wordt opgeheven.

Artikel 18 Openbaarmaking en kennisgeving van de besluitenlijst

1.
Het college maakt de in artikel 16, eerste lid onder c bedoelde besluitenlijst van zijn vergaderingen zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar voor zover de aard en inhoud van de besluitvorming zich daar niet tegen verzet.
2.
Het college laat de in het eerste lid bedoelde openbaarmaking achterwege voor zover het aangelegenheden betreft waaromtrent op grond van artikel 55 van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.
3.
Het college brengt de in het eerste lid bedoelde besluitenlijst ter kennis van de leden van de raad en van vertegenwoordigers van de pers.
4.
Het college kan behalve het als openbaar aangemerkte deel van zijn besluitenlijst ook het niet openbare deel ter kennis brengen van de afdelingshoofden en andere betrokken ambtenaren, zulks onder het opleggen van vertrouwelijkheid.

Hoofdstuk III Besluitvorming buiten vergadering

Artikel 19 Parafenbesluit

1.
Het college kan buiten de vergadering besluiten nemen in de vorm van parafenbesluiten. Voor het nemen van een parafenbesluit is instemming vooraf van de burgemeester en de gemeentesecretaris noodzakelijk.
2.
Een parafenbesluit is een besluit dat buiten de collegevergadering tot stand komt door middel van toezending van een conceptbesluit waarop binnen een door de voorzitter te bepalen redelijke reactietermijn niet door een van de collegeleden schriftelijk of per email is aangegeven dat bespreking in een vergadering is gewenst en waarop binnen de circulatietermijn door de meerderheid van de collegeleden schriftelijk of per email akkoord is gegeven. Is niet van de meerderheid een akkoord ontvangen of heeft een van de collegeleden om bespreking gevraagd, dan is het besluit niet genomen en wordt het voorstel op de eerstvolgende collegevergadering als agendapunt opgenomen.
3.
Direct na het plaatsen van het laatste akkoord dateert de gemeentesecretaris het parafenbesluit.
4.
Het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van de dagtekening van de gemeentesecretaris.
5.
De gemeentesecretaris verstrekt elk lid van het college een kopie van het genomen parafenbesluit.
6.
Op de openbaarmaking en kennisgeving van parafenbesluiten is artikel 18 van dit reglement van overeenkomstige toepassing.

Hoofdstuk IV Overige bepalingen

Artikel 20 Uitleg reglement

In die gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement,

beslist het college op voorstel van de voorzitter.

Artikel 21 Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als reglement van orde voor het college.

Artikel 22 Inwerkingtreding

1.
Dit reglement treedt in werking 1 dag na bekendmaking.
2.
Met ingang van de in het eerste lid genoemde datum vervalt het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van 25 januari 1996.

Toelichting Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Beverwijk

Algemeen

Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een Reglement van Orde (RvO) voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de Memorie van Toelichting bij de Gemeentewet onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe. Het Modelreglement van orde van de VNG dient als basis voor het RvO, maar wordt niet integraal overgenomen. Er zijn enkele belangrijke toevoegingen en wijzigingen aangebracht die bij de artikelgewijze behandeling worden toegelicht.

Artikel 1 Verdeling van de werkzaamheden

In dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerende beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin wethouders zijn benoemd.

Wellicht ten overvloede wordt erop gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de in artikel 168 Gemeentewet geboden mogelijkheid tot mandaatverlening aan individuele leden van het college.

Artikel 2 Vervanging van wethouders

Dit artikel bepaalt dat het college naast de verdeling van de werkzaamheden ook de onderlinge vervanging regelt.

Artikel 3 Vervanging van de burgemeester

Met artikel 3 wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering.

Artikel 4 Melding verhindering

Artikel 4 is een voorwaarde om de vervangingsprocedures in werking te kunnen zetten.

Artikel 5 Frequentie en plaats van de vergaderingen

Met lid 1 en lid 2 wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, lid 1, Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemene flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Wel is vastgelegd dat het college als regel eenmaal in de week op dinsdag vergadert.

In afwijking van het modelreglement van de VNG is de vergaderlocatie opengelaten. In lid 1 is bepaald dat de vergadering plaatsvindt op de locatie die op de agenda vermeld staat. Hiermee wordt tegemoet gekomen aan de wens van het college om in voorkomende gevallen op een externe locatie te vergaderen.

De Gemeentewet laat zich niet uit over de competentie tot het beleggen van een vergadering. Dit is aan de gemeenten zelf overgelaten. In lid 2 van dit artikel is vastgelegd dat het aan de burgemeester is om te bepalen of een extra vergadering wordt gehouden. Hij kan dit op eigen initiatief doen of op verzoek van een wethouder (lid 3).

Lid 4 geeft de procedure voor een extra vergadering weer. Door niet voor te schrijven in welke vorm de toezending van de oproep moet gebeuren, kunnen de stukken voor de vergadering zo nodig per e-mail verzonden worden.

Artikel 6 Openbaarheid van vergaderingen

Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is de hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. In dit artikel van het RvO wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt lid 2 van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.

Artikel 7 Verhindering

Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor beraadslaging en besluitvorming niet gehaald wordt. De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.

Artikel 8 Vergader- en besluitquorum

De tekst van dit artikel komt overeen met artikel 56 Gemeentewet. Dit artikel is niet in het Modelreglement van de VNG opgenomen. Hoewel de bedoeling is alleen het hoogstnodige te regelen in het RvO, is deze tekst voor de volledigheid en overzichtelijkheid toch opgenomen.

Ingevolge de wetsgeschiedenis staat het het college vrij om in het RvO een zwaarder quorumvereiste te stellen. In dit reglement is hiervoor niet gekozen; het in de Gemeentewet ter zake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.

Bij het niet behalen van het quorum kan geen besluitvorming plaatsvinden. Er moet dan een nieuwe vergadering worden uitgeschreven. De Gemeentewet bepaalt hiervoor geen termijn. Om toch besluiten te kunnen nemen, werd in het verleden in deze situaties de vergadering gesloten en onmiddellijk daarna werd een nieuwe vergadering geopend. Met het oog op de transparantie is in dit reglement gekozen voor het expliciet regelen van de besluitvorming door een minderheid van het college door het gebruik maken van de mogelijkheid tot machtiging (zie artikel 9).

Artikel 9 Mandatering en machtiging

Artikel 168 Gemeentewet biedt de mogelijkheid een collegelid te machtigen tot uitoefening van een of meer bevoegdheden van het college. Daarbij wordt met ‘machtigen’ bedoeld zowel het mandateren, het geven van volmacht en het machtigen tot uitoefenen van feitelijke bevoegdheden. In dit artikel is bepaald dat de uitoefening van de beslissingsbevoegdheid van het college door een dienstdoend lid van het college kan geschieden voor zover dit op enig moment vanwege spoedeisendheid noodzakelijk is. Dit geldt wanneer naar het oordeel van het aanwezige collegelid of -leden geen uitstel mogelijk is vanwege financiële, juridische of maatschappelijke gevolgen. Aanvullend is bepaald dat het besluit/de handeling zoveel mogelijk binnen de bestaande beleidskaders moet passen.

In sommige gevallen is een privaatrechtelijke rechtshandeling vereist om uitvoering te kunnen geven aan een besluit dat namens het college is genomen. In het tweede lid is geregeld dat voor die gevallen een volmacht is verleend door de burgemeester.

De regeling van artikel 9 is bedoeld als ultiem vangnet. In de praktijk zal er zelden gebruik van worden gemaakt, omdat het merendeel van de besluiten dat door het college genomen moet worden voorzienbaar is en kan worden voorgelegd op het moment dat er quorum is. De regeling is met name bedoeld voor de periode van bijvoorbeeld het zomerreces wanneer zich de situatie kan voordoen dat er vanwege een niet voorziene omstandigheid een besluit moet worden genomen en het niet mogelijk dan wel wenselijk is dit ambtelijk in mandaat af te doen.

Het achteraf intrekken van besluiten die op grond van artikel 9 zijn genomen, is in principe niet mogelijk. Het zijn immers bevoegd genomen besluiten, waar derden rechten aan kunnen ontlenen. Bij intrekken ontstaat aansprakelijk voor de ontstane schade.

Artikel 10 Aanwezigheid andere personen

De formulering van dit artikel wijkt af van die in het modelreglement van de VNG. In het artikel is de bestaande Beverwijkse praktijk opgenomen, waarin de vergadering standaard wordt bijgewoond door een ambtenaar voor de verslaglegging. Tevens is bepaald dat op grond van dit artikel toegelaten personen de vergadering dienen te verlaten als het college hierom verzoekt.

Artikel 11 Voorzitter

Dit artikel is extra opgenomen ten opzichte van het modelreglement van de VNG. Het biedt een nadere invulling van de artikel 34 Gemeentewet, waarin is bepaald dat de burgemeester de voorzitter van het college is.

Artikel 12 Gemeentesecretaris

De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 104 Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de gemeentesecretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement, anderzijds in de organisatiebesluiten.

Deze tekst is afgeleid van de artikelen 103, lid 1, en 104 Gemeentewet, waarbij is bepaald dat de gemeentesecretaris het college, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies terzijde staat bij de uitoefening van hun taak en in de vergadering van het college aanwezig is.

Ten aanzien van de taken van de gemeentesecretaris is gekozen voor een minder algemene formulering vergeleken met die in het modelreglement van de VNG. Lid 1 regelt de adviserende rol van de gemeentesecretaris tijdens de vergadering en brengt hem in positie om zowel gevraagd als ongevraagd te adviseren tijdens de beraadslagingen van het college. Lid 2 beschrijft de taken van de gemeentesecretaris in de voorbereiding en afwikkeling van de vergadering.

Artikel 13 Agenda

De wijze van agendabepaling is in dit reglement minder algemeen geformuleerd dan in het modelreglement van de VNG. Het artikel is toegespitst op de Beverwijkse praktijk.

De verantwoordelijkheid voor de samenstelling van de agenda is nadrukkelijk neergelegd bij de burgemeester als voorzitter van de vergadering (lid 1).

Het besluitvormingsdeel van de agenda valt uiteen in een bespreekagenda en een conform agenda. De portefeuillehouders geven bij het onderwerp met het wel of niet zetten van een bespreekparaaf aan op welk deel van de agenda het geplaatst moet worden. Overwegingen om iets op de bespreekagenda te plaatsen kunnen bijvoorbeeld gelegen zijn in politiek-bestuurlijke gevoeligheid van een onderwerp, het afwijken van bestaand beleid of het afwijken van een (onafhankelijk) advies.

De stukken op de conform agenda worden in beginsel niet besproken tijdens de vergadering, tenzij een collegelid daar vooraf om vraagt. De procedure daarvoor is neergelegd in lid 8.

Lid 4 van dit artikel beoogt de kwaliteit van de bestuurlijke besluitvorming maximaal te borgen door enerzijds een kwaliteitsbeoordeling door of namens de gemeentesecretaris. De kwaliteitsbeoordeling vindt in beginsel op de woensdag voorafgaand aan de betreffende collegevergadering plaats.

De onderwerpen die in lid 5 worden genoemd, zijn onderwerpen die op zich tijdig worden geagendeerd, maar waarvan het voorbereidingsproces niet (geheel) is afgerond. In lid 6 gaat het over stukken die niet tijdig voor de agenda zijn aangeleverd. Deze kunnen daarmee nog wel aan de kwaliteitsvereisten van lid 4 voldoen. Het kan in uitzonderingsgevallen ook om stukken gaan die zowel qua tijdigheid en kwaliteitsvereisten niet aan de voorwaarden voldoen.

Op de donderdag voorafgaande aan de B&W vergadering na 16.00 uur worden de agenda en bijbehorende stukken ter beschikking gesteld aan de collegeleden (lid 2). Indien een collegelid een als conform geagendeerd stuk wil bespreken of anderszins een aanpassing van de agenda wenst, dan dient hij dit uiterlijk op maandag voorafgaande aan de B&W vergadering voor 12.00 uur bij de voorzitter en gemeentesecretaris kenbaar te maken. De gemeentesecretaris stelt in overleg met de voorzitter een aangepaste agenda aan de collegeleden ter beschikking.

Artikel 14 Voorstellen van orde en handhaving van vergaderorde

In dit artikel is de bevoegdheid aan de burgemeester gegeven om een spreker over een aan de orde zijn onderwerp het woord te ontnemen maar gaat minder ver dan de mogelijkheid die artikel 26, derde lid van de Gemeentewet biedt om een raadslid, dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, de toegang tot de vergadering te ontzeggen. Dit artikel is slechts een aanvulling op de Gemeentewet.

Artikel 15 Stemmingen

Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd als een van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd.

Lid 4 regelt de procedure wanneer bij een stemming over zaken de stemmen staken. Overeenkomstig artikel 59 Gemeentewet is hierin opgenomen dat de stem van de voorzitter beslist bij herhaalde staking van de stemmen.

Lid 5 regelt de procedure wanneer bij een stemming over personen de stemmen staken. Bij (herhaalde) staking van de stemmen is ervoor gekozen het lot te laten beslissen en daarmee aan te sluiten bij artikel 31 Gemeentewet waarin voor de raad de procedure voor stemmingen over personen is geregeld.

Artikel 16 Verslaglegging

Dit artikel geeft invulling aan de verslagleggende taak van de gemeentesecretaris en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Let op: de besluiten hebben rechtskracht zodra zij door het college zijn genomen en zij (indien van toepassing) op de wettelijk voorgeschreven manier zijn bekendgemaakt. Hieraan doet niet af dat het verslag nog moet worden vastgesteld. Het is wel mogelijk dat bij de vaststelling van het verslag blijkt dat een agendapunt ten onrechte als besluit is benoemd. In dat geval dienen eventueel al genomen uitvoeringshandelingen te worden gestaakt c.q. teruggedraaid.

Als op grond van artikel 55 Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit verslag wordt door de gemeentesecretaris afzonderlijk bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven (zie ook artikel 17).

Artikel 17 Geheimhouding

In afwijking van het modelreglement van de VNG is volledigheidshalve een artikel opgenomen over het opleggen van deze geheimhouding. Deze verwijst naar de relevante artikelen van de Gemeentewet. Het feit dat een vergadering in beslotenheid plaatsvindt, betekent niet automatisch dat er ook geheimhouding rust op de stukken. Hiervoor dient een apart besluit te worden genomen. Tegen het besluit tot opleggen van geheimhouding staat bezwaar open. Het maken van bezwaar is alleen mogelijk voor rechtspersonen die een rechtstreeks belang hebben bij het geheimhoudingsbesluit.

Indien geen geheimhouding wordt opgelegd, dan kan een ieder het stuk opvragen op grond van de Wet openbaarheid van bestuur. Wel blijft het dan mogelijk om in het kader van de afweging van belangen, het verzoek tot openbaarmaking niet te honoreren. De rechter kan toetsen of de afweging juist is gemaakt.

Het derde lid bepaalt dat ook het tijdstip wordt vastgesteld per wanneer de geheimhouding wordt opgeheven. Als dit niet mogelijk is, moet het college te zijner tijd een apart besluit nemen om de geheimhouding op te heffen. Voor de geheimhoudingstermijnen bestaan geen algemene richtlijnen. Wel geldt als uitgangspunt dat de wetgever de frequentie en duur van de geheimhouding zoveel mogelijk wil beperken. Ingevolge de Archiefwet worden in beginsel alle bestuurlijke stukken na 20 jaar openbaar.

Artikel 18 Openbaarmaking en kennisgeving van de besluitenlijst

De opgenomen bepalingen over openbaarmaking en kennisgeving van de besluitenlijst zijn uitgebreider dan die in het modelreglement van de VNG. Ze sluiten aan bij de bestaande praktijk waarin de besluitenlijst direct na de vergadering op dinsdagmiddag openbaar wordt gemaakt. Qua openbare besluiten wordt hierbij een onderscheid gemaakt in ‘openbaar direct’ en ‘openbaar week later’. Deze laatste categorie betreft besluiten die openbaar zijn, maar waarover eerst de direct belanghebbende(n) geïnformeerd moeten worden alvorens de besluiten openbaar gemaakt kunnen worden.

De openbaarmaking en kennisgeving van de besluitenlijst vindt plaats op dezelfde dinsdag als waarop het college vergadert. Formeel betekent dit, dat in feite de "concept besluitenlijst" wordt gecommuniceerd met de raad, de pers, inwoners, bedrijven en instellingen, omdat de besluitenlijst pas in de volgende reguliere collegevergadering formeel wordt vastgesteld. De meerwaarde van het publiceren van actuele informatie weegt echter op tegen het mogelijke risico van een besluit dat op een later moment bij de formele vaststelling van de besluitenlijst niet geheel correct geformuleerd blijkt te zijn en aangepast dient te worden. Transparantie van het openbaar bestuur geeft hier de doorslag.

Bij de toepassing van lid 3 wordt in de praktijk aansluiting gezocht bij de geheimhoudingsartikelen van de Gemeentewet (de artikelen 55, 25 en 86, respectievelijk college, raad en commissie) en bij de Wet Openbaarheid van Bestuur (Wob). In deze laatste wet staan in artikel 10 de geheimhoudingsgronden nauw omschreven.

Lid 4 maakt expliciet dat niet openbare besluiten wél gecommuniceerd kunnen worden met de betrokken ambtenaren. Bij de uitvoering van de besluiten dienen zij de opgelegde vertrouwelijkheid in acht te nemen.

Artikel 19 Parafenbesluit

Het college kan door middel van parafenbesluiten een besluit buiten de vergadering nemen. De Afdeling bestuursrechtspraak heeft dit in een uitspraak van 16 juli 2003, ECLI:RVS:2017:BA18 m.nt. J. de Vries (Zuid-Hollands parafenbesluit) erkend. De Afdeling stelt wel als voorwaarde dat dit transparant gebeurt Doordat met een parafenbesluit in materiële zin besluitvorming buiten de collegevergadering plaatsvindt, dient dit bekend gemaakt te zijn hetzij op grond van het reglement van orde hetzij op grond van een bekend gemaakte vaste praktijk. Tevens moet hierbij expliciet zijn aangegeven dat het altijd mogelijk is om behandeling in een collegevergadering te vragen. Tot slot moet altijd duidelijk zijn wanneer het besluit is genomen.

De procedure zoals beschreven in dit artikel sluit nauw aan bij de modelformulering van de VNG die is gebaseerd op de voorwaarden van de Afdeling. In aanvulling hierop is ervoor gekozen te bepalen dat een parafenbesluit zowel schriftelijk als per e-mail tot stand kan komen. Hierdoor is het ook mogelijk tot besluitvorming te komen, zonder dat alle collegeleden fysiek in het gemeentehuis aanwezig zijn. De secretaris draagt zorg voor adequate archivering van de door de collegeleden gegeven akkoorden.

Waar de modelformulering van de VNG uitgaat van een reactietermijn van 5 werkdagen, is in dit reglement het bepalen van een redelijke reactietermijn overgelaten aan de burgemeester, zodat afhankelijk van de spoedeisendheid de termijn bepaald kan worden.

Artikel 20 Uitleg reglement

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 21 Citeertitel

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 22 Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen toelichting.