| Organisatie | Avres |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Financiële verordening GR Avres 2019 |
| Citeertitel | |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | maatschappelijke zorg en welzijn |
| Eigen onderwerp |
Geen
artikel 212, eerste lid, van de Gemeentewet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2019 | 01-01-2019 | Financiële verordening Avres 2019 | 13-02-2020 |
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- BBV Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten;
- inkomsten: totaal van de baten voor toevoegingen en onttrekkingen aan reserves;
- uitgaven: totaal van de lasten voor toevoegingen en onttrekkingen aan reserves;
- bruto schuld: het totaal van langlopende leningen, kortlopende schulden, crediteuren en over-l pende passiva;
- netto schuld: bruto schuld min de omvang van de geldelijke bezittingen die niet zijn ingezet voor de publieke taak;
- taakveld: eenheden conform de definities van het BBV;
- administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;
- investeringen: duurzame goederen waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt;
- weerstandratio: vrije besteedbare administratieve reserves versus omvang financiële risico’s;
- economische activiteit: iedere activiteit bestaande uit het aanbieden van goederen en/of diensten op een bepaalde markt;
Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording
Artikel 2. Inrichting begroting en jaarstukken
1 De indeling van de begroting wordt bij aanvang van iedere bestuursperiode door het algemeen bestuur vastgesteld.
2 De rubricering van de financiële begroting en jaarrekening geschiedt op basis van taakvelden.
3 Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe en lopende investeringen het benodigde investeringskrediet weergegeven.
4 Bij de uiteenzetting van de financiële positie in begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 19 en artikel 20 van het BBV inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie, EMU saldo als gevolg van de begroting,
5 In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van deze investeringen gedaan.
Artikel 3. Autorisatiebeleid begroting en investeringsbudgetten
1. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting, de baten en de lasten per taakveld, de onttrekkingen aan voorzieningen en de investeringskredieten.
2. Het algemeen bestuur geeft bij de begrotingsbehandeling aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling geautoriseerd.
3. Niet-bestede delen van exploitatiebudgetten lopende het begrotingsjaar worden zonder instemming van het algemeen bestuur niet overgeheveld naar het volgende jaar.
4. Lopende investeringsbudgetten kunnen maximaal twee jaar administratief naar het volgende jaar worden doorgeschoven. Als het dagelijks bestuur dit investeringsbudget langer wil doorschuiven dan vraagt het dagelijks bestuur de algemeen bestuur hiertoe te besluiten bij het vaststellen van de jaarstukken.
5. Van investeringsbudgetten vanaf € 500.000 wordt vanaf ultimo 2019 binnen 6 maanden na oplevering een (financiële) eindrapportage door het dagelijks bestuur vastgesteld.
6. Het dagelijks bestuur kan tijdens een begrotingsjaar een of meerdere voorstellen met technische wijzigingen van de begroting ter besluitvorming aan het algemeen bestuur voorleggen. Deze technische begrotingswijzigingen hebben betrekking op:
a. administratieve wijzigingen tussen taakvelden in verband met het verdelen van stelposten voor CAO-stijging, ziekteverzuim en onvoorzien;
b. wijzigingen naar aanleiding van aanpassingen van de Rijksvergoedingen voor inkomensverstrekking (Buig) en de integratie-uitkering Participatie;
c. wijzigingen in verband met het overhevelen van nog te besteden subsidies en uitkeringen die van derden zijn ontvangen; en
d. een eenmalige wijziging van de begroting 2019 en 2020 binnen de vastgestelde begrotingsomvang met het oog op een juiste administratieve verantwoording per taakveld.
1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur naar de stand en inzichten per 1 juli over de financiële afwijkingen van ieder taakveld, de ontwikkeling van het totale saldo van de baten en de lasten, de toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves en het daarmee samenhangende begrotingsresultaat.
2. Het dagelijks bestuur informeert over de stand van de lopende investeringskredieten per 1 juli.
3. In de Zomernota worden afwijkingen overeenkomstig artikel 4.1 (= achteraf) op de oorspronkelijke ramingen van de baten en de lasten van taakvelden en nadelige afwijkingen op investeringskredieten toegelicht.
4. Het algemeen bestuur stelt de Zomernota (inclusief samenhangende begrotingswijziging) vast.
Wanneer het Rijk Avres bericht dat alle gemeenten en gemeenschappelijke regelingen samen het collectieve aandeel van deze overheden in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur of een aanpassing van de begroting nodig is.
Hoofdstuk 3. Financieel beleid
Artikel 6. Afschrijvingsbeleid
1 De waardering van activa en de daarop van toepassing zijnde afschrijvingstermijnen e.d. blijken uit bijlage 1 van deze verordening.
2 De economische levensduur van een activum wordt als basis voor de afschrijvingstermijn van het betreffende activum gehanteerd.
3 Investeringen in materieel en immaterieel actief worden lineair op basis van de verwachte (resterende) levensduur afgeschreven.
4 De afschrijving start volgend op het jaar van investeren.
5 Voor gebouwen en accommodaties wordt één termijn van lineair afschrijven gehanteerd.
6 Op grond wordt niet afgeschreven.
7 Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.
8 Bijdragen in juridische en economische eigendom van derden worden niet geactiveerd.
9 Activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de bijlage afschrijvingstermijnen bij deze verordening.
10 Het dagelijks bestuur heeft de bevoegdheid om binnen de gestelde interval zoals vermeld in de bijlage “afschrijvingstermijnen” de exacte afschrijvingstermijn te bepalen.
Artikel 7. Voorziening voor oninbare vorderingen
1. Voor de vorderingen in verband met terugvordering en verhaal krachtens de participatiewet wordt een voorziening wegens oninbaarheid op basis van 75% van de openstaande bedragen waarvan het risico volledig bij Avres ligt.
2. Voor de vorderingen uit hoofde van terugvordering en verhaal krachtens het minimabeleid wordt geen voorziening wegens oninbaarheid getroffen.
3. Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op oninbaarheid van de openstaande vorderingen.
Artikel 8. Kostprijsberekening
1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd.
2. Bij de kostentoerekening in situaties van subsidies, SROI gelden, aanvullende financiële bijdragen geldt een opslag van 15% voor overhead over de directe kosten.
3. Een bijstelling van de voorcalculatorische doorbelasting, eventueel opslagpercentage, voor overhead op basis van de feitelijke ontwikkeling van de overheadkosten vindt niet plaats.
4. Rentetoerekening over eigen reserves en voorzieningen vindt niet plaats en maakt geen deel uit van de kostprijzen zoals onder lid 1 begrepen.
5. Artikel 10 is van toepassing op de entiteiten die voor 100% aan Avres zijn gelieerd.
Artikel 9. Methodiek totstandkoming gemeentelijke bijdragen
1. De gemeenten betalen een bijdrage per taakveld;
2. (Verwachte) baten uit hoofde van dienstverleningen komen in mindering op de uitgaven van het betreffende taakveld
3. Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves worden aan desbetreffende taakveld gerelateerd.;
4. De uitkeringen die gemeenten (zullen) ontvangen krachtens BUIG, maatstaf integratie (algemeen deel gemeentefonds) en integratie-uitkering krachtens de Participatiewet worden één op één aan Avres doorgezet; zodoende komen deze bijdragen in mindering op de bijdrage volgens artikel 9 lid 1.
5. De netto uitgaven voor de taakvelden 4 overhead en 8 overige baten en lasten worden doorbelast naar de taakvelden 63, 64, 65 en 671 pro rato de directe uitgaven vermeerderd met de baten van derden niet zijnde gemeentelijke deelnemersbijdragen.
6. De kosten van de taakvelden worden over de gemeenten verdeeld op basis van de verdeelsleutel gemeentefonds onderdeel cluster inkomen en participatie;
7. De verdeelsleutel wordt bepaald op basis van de gegevens van de maatstaven, volumina van de septembercirculaire van het begrotingsjaar T – 2 (voorbeeld: voor de begroting 2021 geldt de sep-tembercirculaire 2019);
8. De uitgaven (inclusief externe organisatie- en bureaukosten) en terugontvangsten op grond van het minimabeleid worden per gemeente geregistreerd en als zodanig afgerekend;
Artikel 10. Prijzen economische activiteiten
1. Voor de levering van goederen, diensten of werken door Avres aan overheidsbedrijven en derden waarbij Avres concurrentie met marktpartijen treedt, geschiedt de inzet van SW-, Nieuw Beschut, Opstapbaners en vanuit trajecten tegen de vastgestelde loonwaarde. De inzet overige medewerkers geschiedt tegen kostendekkende tarieven. Bij afwijking vanwege een publiek belang kan de directeur anders besluiten.
2. Bij het verstrekken van leningen of garanties door Avres aan overheidsbedrijven, stichtingen, coöperaties en bedrijven worden ten minste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege de aanwezigheid van een publiek belang verstrekt het dagelijks bestuur aan de algemeen bestuur een voorstel waarin het publiek belang van de lening of de garantie wordt gemotiveerd.
3. Voorstellen met de motivering van het publiek belang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en sprake is van:
a leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;
b een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;
c een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsver-drag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.
4 Artikel 10 is van toepassing op de entiteiten die voor 100% aan Avres zijn gelieerd.
Artikel 11. Financieringsfunctie
1 Het dagelijks bestuur neemt bij het aantrekken en / of het uitzetten van middelen binnen de kaders van de Wet Fido en schatkistbankieren de volgende kaders in acht:
a voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden tenminste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;
b er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden;
c het aantrekken en / of uitzetten van geldmiddelen gebeurt vanaf 1 januari 2019 uitsluitend bij Nederlandse financiële instellingen met minimaal een AA rating of andere overheden.
d lopende transacties per 1 januari 2019 worden ten aanzien van kredietrisico’s beoordeeld en indien wenselijk (af)gekocht.
2 De directeur is tot bevoegd tot het afsluiten van kasgeldleningen binnen de kaders van de Wet Fido en schatkistbankieren.
Artikel 12. Beleid inzake garantiestelling/ uitgegeven geldleningen niet zijnde leenbijstand/BZ leningen
1 Garantieverlening en uitgegeven geldleningen dienen te passen binnen de kaders van de Wet Fido en schatkistbankieren en moet een publieke taak of het algemeen belang dienen.
2 Het dagelijks bestuur toetst de financiële positie van de aanvrager, vraagt indien mogelijk zakelijke zekerheden en stelt voorwaarden op om de financiële positie van de aanvrager gedurende looptijd te kunnen monitoren.
Artikel 13. Paragraaf Financiering
In de paragraaf financiering bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 13 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:
a Leningen met een looptijd langer dan een jaar en het verschuldigde rentepercentage;
b De liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende vier jaar;
Artikel 14. Weerstandsvermogen & risicobeheersing
1. Het algemeen bestuur stelt een nota weerstandsvermogen en risicobeheersing vast.
2. De nota handelt over de aard en (gewenste) omvang van de reserves.
3. In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op. Daarnaast verschaft de paragraaf inzicht in het dekkingspercentage van het weerstandsvermogen (= weerstandsratio) en de ontwikkeling van de financiële ratio’s zoals solvabiliteit, bruto en netto schuldquote
4. De paragraaf meldt overeenkomstig artikel 8 lid 4 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten de financiële risico’s.
Artikel 15. Paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen
1 Bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 12 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op de voortgang van het geplande onderhoud.
2 Het dagelijks bestuur biedt de algemeen bestuur tenminste eens in de vier jaar een onderhoudsplan gebouwen aan. Het plan geeft het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud en de kosten van het onderhoud voor gebouwen. De algemeen bestuur stelt het plan vast.
Artikel 16 Paragraaf Bedrijfsvoering
In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:
a de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;
Artikel 17. Beleid verbonden partijen en paragraaf verbonden partijen
1. Bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur in de paragraaf Verbonden partijen de verplichte onderdelen op grond van art. 15 van het BBV op.
2. De basis voor de verbonden partijen zijn de algemene normen van goed bestuur. Het betreft de vijf normen: transparantie, democratische verantwoording, effectiviteit en efficiency; vraaggerichtheid; governance.
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
a het sturen en het beheersen van activiteiten en processen bij Avres als geheel en in de afdelingen;
b het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, vorderingen, schulden, contracten;
c het verschaffen van inzicht over de uitputting van de toegekende budgetten, investeringskredieten en ten dienste van het maken van kostencalculaties;
d het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en
e de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.
f Artikel 18 is van toepassing op de entiteiten die voor 100% aan Avres zijn gelieerd.
Artikel 19. Financiële organisatie
Het dagelijks bestuur draagt zorgt voor:
a een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van de taken;
b een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;
c de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
d de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;
e een intern reglement voor regels en processen omtrent budgethouderschap;
f de te maken afspraken met de interne eenheden/medewerkers over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;
g een eenduidige kostenverdeling;
h het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;
i het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.
j Artikel 19 is van toepassing op de entiteiten die voor 100% aan Avres zijn gelieerd.
Het dagelijks bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Avres op 13 februari 2020,
De voorzitter,
E.A. Lanser
De secretaris,
S.N. Spanjaard
Bijlage afschrijvingsbeleid bij artikel 6
Afschrijvingsbeleid immateriële vaste activa
De volgende immateriële vaste activa worden lineair afgeschreven in:
a maximaal 1 jaar: bijdragen aan activa in eigendom van derden;
b 5 jaar: kosten voor onderzoek en ontwikkeling;
c 5 jaar: computerapplicaties;
Afschrijvingsbeleid materiële vaste activa met economisch nut
Duurzame goederen van hetzelfde artikelsoort met een aanschafwaarde € 2.500 of minder per stuk worden niet geactiveerd tenzij de volgtijdelijke gezamenlijke aanschaf van dit artikelsoort > € 2.500 be-draagt
Voorbeeld de aanschaf van een losse telefoon met een koopprijs van € 300 wordt niet geactiveerd. Worden in het betreffende begrotingsjaar 7 van soortgelijke telefoons gekocht dan vindt wel activering plaats. De voordelen van activering zijn: een juistere kostentoerekening en beschikbare middelen binnen de begroting bij einde afschrijvingstermijn.
Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven.
De volgende materiële vaste activa met economisch nut worden lineair afgeschreven in:
a. 40 jaar: nieuwbouw gebouwen;
b. 20 jaar: renovatie, verbouw, bouwkundige aanpassingen gebouwen;
c. max10 jaar Idem bij huurlocaties en in principe resterende looptijd huurcontract (inclusief optie
d. 15 jaar: technische installaties in gebouwen;
e. 3 jaar: mobiele telefoons/smartphones;
f. 4 jaar: laptops, I-pads; notebooks e.d.
g. 5 jaar: automatisering overige hardware en software;
h. 15 jaar: inrichting stoffering, keuken, kantine
k. 10 jaar: 100% elektrische vervoermiddelen met een restwaarde van 20% van
l. 10 jaar overige voertuigen met een restwaarde van 10% van de aanschafwaarde
m 7 jaar gras- en bosmaaiers freesmachines,
n 10 jaar aanhangwagens, borstelmachines,
De afschrijvingstermijnen voor gebouwen en installaties houden geen rekening met een situatie van huur of eigendom. Bij opzegging van de huur wordt het eventueel afwaarderen/afboeken van investe-ringen benoemd. Het risico van afwaardering wordt bij de berekening van het benodigde weerstands-vermogen meegenomen.