Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen op Zoom inhoudende Organisatieregeling gemeente Bergen op Zoom 2022

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. College: het college van burgemeester en wethouders zoals bedoeld in artikel 5, onderdeel c van de Gemeentewet.

b. Griffie: de ambtelijke organisatie-eenheid voor de ondersteuning van de gemeenteraad, zoals bedoeld in de Wet Dualisering Gemeentebestuur.

c. Gemeentesecretaris: de functionaris als bedoeld in artikel 100 Gemeentewet.

d. Algemeen directeur: het hoofd van de ambtelijke organisatie, welke samen met de directeuren het directieteam vormt en daarnaast de taken vervult zoals ondermeer opgenomen in artikel 11 van deze regeling.

e. Directeur: de functionaris die benoemd is door de algemeen directeur, een verantwoordingsplicht heeft aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur en belast is met de aansturing van de afdelingsmanagers in het toegewezen directie

f. Directieteam: bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur en 3 directeuren. Onder eindverantwoordelijkheid van de algemeen directeur, geeft het DT sturing aan de ontwikkelingen en implementatie van de gemeentelijke strategie en het stellen van prioriteiten op strategisch niveau. Het DT richt zich verder op het realiseren van gemeentelijke ambities en de door ontwikkeling en het beheer van de organisatie en de bedrijfsvoering.

g. Managementteam: bestaat uit de directeur van het aandachtsgebied en de afdelingsmanagers van dit aandachtsgebied.

h. Afdelingsmanager: de leidinggevende van een afdeling die vanuit de werkgeversrol verantwoordelijk is voor het resultaat en de inzet van personele middelen en die een verantwoordingsplicht heeft aan de directeur van de betreffende directie.

i. Concernstaf: deze stafeenheid bestaat uit functies die op grond van dit besluit een eigen verantwoordingsplicht hebben aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

j. Control & Audits: deze stafeenheid vervult de interne auditfunctie conform het controlstatuut; voorziet de hoogste leiding van aanvullende zekerheid over de kwaliteit van sturing en beheersing.

k. Directie: de door het directieteam aan een directeur toebedeelde taakvelden.

l. Afdeling: elk door de algemeen directeur aangewezen organisatieonderdeel dat op grond van dit besluit een eigen verantwoordingsplicht heeft aan een directeur.

m. Controlstatuut: regelt positie, bevoegdheden, taken en verantwoordelijkheden van de concerncontroller c.a..

n. Budgethouder: aan wie het (onder)volmacht is toegekend volgens de budgethoudersregeling om bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem of haar toegewezen budgetten en die als zodanig verantwoordelijk is voor de beheersing van het budget.

Artikel 2 Organisatiestructuur

1. De algemeen directeur stelt –met uitzondering van de griffie- de afdelingsindeling van de ambtelijke organisatie vast.

2. De ambtelijke organisatie is, afgezien van de griffie, ingedeeld in directies, afdelingen en stafeenheden.

3. Het directieteam bestaat uit de algemeen directeur en de directeuren.

4. Het directieteam kan taken en de toedeling daarvan binnen directies en afdelingen nader preciseren en daartoe aanwijzingen geven.

5. De actuele indeling van de organisatie wordt in een organogram weergegeven. Het organogram per 7 februari 2022 is als bijlage toegevoegd.

Artikel 3 Leiding

1. Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college is de eindverantwoordelijkheid voor de gemeentelijke organisatie, met uitzondering van de griffie, opgedragen aan de algemeen directeur.

2. Onder eindverantwoordelijkheid van de algemeen directeur is de verantwoordelijkheid voor de directies opgedragen aan de directeuren.

3. Onder verantwoordelijkheid van het directieteam is de verantwoordelijkheid voor de afdelingen opgedragen aan de afdelingsmanagers

4. De Concernstaf valt onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur.

5. Control & Audits valt onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur.

Artikel 4 Benoeming, schorsing, ontslag en vervanging functionarissen

1. De gemeentesecretaris wordt conform artikel 102 Gemeentewet benoemd, geschorst en ontslagen door het college. Bij de voordracht aan het college van de benoeming van de gemeentesecretaris is een vertegenwoordiging van het management en de ondernemingsraad betrokken.

2. Het college benoemt één of meer locosecretarissen. De locosecretaris vervangt de gemeentesecretaris bij diens afwezigheid en treedt in al zijn rechten en bevoegdheden.

3. De algemeen directeur en directeuren vervangen elkaar onderling bij afwezigheid.

4. Voor benoeming, schorsing en ontslag van directeuren en afdelingsmanagers is de volmachtregeling personeel van toepassing.

5. De afdelingsmanager wordt bij diens afwezigheid vervangen door een van de andere afdelingsmanagers.

Artikel 5 Instructie

De bepalingen in dit hoofdstuk gelden als “instructie voor de gemeentesecretaris gemeente Bergen op Zoom”, volgens artikel 103, tweede lid van de Gemeentewet.

Artikel 6 Relatie tot de gemeenteraad / raadsgriffier

1. De gemeentesecretaris draagt er, in nauwe samenwerking met de raadsgriffier, uit eigener beweging of desgevraagd zorg voor dat het college en de burgemeester in staat zijn de informatieplicht als bedoeld in artikel 169 van de Gemeentewet na te leven.

2. De gemeentesecretaris draagt er, in nauwe samenwerking met de raadsgriffier, zorg voor dat de leden van de gemeenteraad desgevraagd ambtelijke bijstand krijgen, zoals bedoeld in artikel 33 Gemeentewet.

Artikel 7 Relatie tot het college

1. De gemeentesecretaris draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van het college en de burgemeester bij de uitvoering van hun taken.

2. De gemeentesecretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

3. De gemeentesecretaris is aanwezig in de vergaderingen van het college en heeft daarin een adviserende stem.

4. De gemeentesecretaris draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor, dat het college en de burgemeester over alle informatie kunnen beschikken die zij nodig hebben om hun functie goed uit te kunnen oefenen.

5. De gemeentesecretaris draagt zorg voor een gedegen, integrale en tijdige advisering aan het college en de burgemeester. Zo nodig adviseert de gemeentesecretaris het college en de burgemeester met betrekking tot te nemen besluiten.

6. De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een correct en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een tijdige, voortvarende en correcte uitvoering van besluiten.

7. De gemeentesecretaris draagt er zorg voor, dat door het college genomen besluiten worden vastgelegd in een besluitenlijst en dat op de besluitenlijst wordt weergegeven welke collegeleden aanwezig waren bij de vergadering.

8. De gemeentesecretaris oefent zijn taken en verantwoordelijkheden op grond van dit artikel waar nodig uit in nauwe samenwerking met het management.

9. De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor het beheer van de archiefbescheiden van het college.

10. Over de in dit artikel omschreven taken en verantwoordelijkheden kan het college de gemeentesecretaris nadere regels stellen.

Artikel 8 Relatie tot de burgemeester

1. De gemeentesecretaris staat de burgemeester in zijn hoedanigheid van bestuurlijk coördinator terzijde.

2. De gemeentesecretaris bevordert, samen met de burgemeester, een goede afstemming tussen het college en de ambtelijke organisatie.

3. De gemeentesecretaris bevordert, samen met de burgemeester en de griffier, een goede afstemming tussen het college, gemeenteraad en de ambtelijke organisatie.

4. De gemeentesecretaris is de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van het college, alsmede bij de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuur.

Artikel 9 Aansturing ambtelijke organisatie

1. Onverminderd het gestelde in deze regeling met betrekking tot diens rol en functievervulling heeft de gemeentesecretaris de eindverantwoordelijkheid voor:

a. een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;

b. het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige adviezen en ondersteuning;

c. een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het ter zake vastgestelde beleid;

d. de samenhang alsmede een voldoende gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de onderscheiden organisatieonderdelen;

e. een goede kwaliteit van het management en de organisatie van het ambtelijk apparaat;

f. het op een doelmatige wijze terzijde staan van de bestuursorganen door de ambtelijke organisatie;

2. De gemeentesecretaris is tevens de algemeen directeur van de ambtelijke organisatie.

3. De voorzitter van het college en de wethouder P&O voeren namens het college jaarlijks Het Goede Gesprek met de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

4. Jaarlijks voert het college een voortgangsgesprek met de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

5. De gemeentesecretaris is bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden.

Artikel 10 Bijstand

1. De gemeentesecretaris heeft het recht bij alle aan het college ondergeschikte medewerkers, zowel individueel als per organisatie-eenheid, inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van zijn taak nodig zijn.

2. Voor zover de gemeentesecretaris bij de uitvoering van zijn taken op grond van dit hoofdstuk behoefte heeft aan advies en bijstand, kan hij daarvoor een beroep doen op alle eenheden en medewerkers van de gemeentelijke organisatie en waar nodig externe ondersteuning inschakelen.

Artikel 11 Algemeen directeur

1. De algemeen directeur heeft binnen de door het college gegeven (beleids)kaders de eindverantwoordelijkheid voor:

a. de kwaliteit en tijdigheid van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen en/of leden van bestuursorganen en de daarbij behorende besluitvorming (primaire processen);

b. de ontwikkeling en de kwaliteit van het management en de organisatie;

c. de planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het ter zake vastgestelde beleid;

d. de integrale beleidsontwikkeling, -advisering, -voorbereiding, -uitvoering en -evaluatie;

e. de vormgeving en uitvoering van het Middelenbeheer en de Programmabegroting;

f. het leveren van tijdige, juiste en volledige (sturings)informatie over de bestuurlijke programma’s en opgaven, alsmede over de bedrijfsvoering;

g. het terzijde staan van de bestuursorganen met uitzondering van de gemeenteraad.

2. De algemeen directeur heeft de bevoegdheid om door middel van algemene instructies medewerkers opdracht te geven omtrent het uitoefenen van hun functie en/of taken.

3. De algemeen directeur geeft hiërarchisch leiding aan de directeuren, de Concernstaf en Control & Audits.

Artikel 12 Directeur

1. De directeur draagt binnen de door de algemeen directeur gegeven kaders en directie de zorg en verantwoordelijkheid voor:

a. het zorg dragen dat de ontwikkeling van de medewerkers en de organisatie aansluit bij de bestuurlijke opgaven en het werk wordt gedaan dat hiervoor benodigd is;

b. het management, de coördinatie, de kwaliteitsbewaking en integratie van taken en werkzaamheden binnen de organisatie;

c. de inzet en het beheer van middelen (personeel, informatie, automatisering en financiën) op organisatieniveau;

d. het op organisatieniveau leveren van bijdragen voor alle documenten in de planning & control cyclus;

e. het leveren van tijdige, juiste en volledige informatie over de bedrijfsvoering van de organisatie;

f. de implementatie van de uitvoeringsagenda organisatieontwikkeling en het jaarplan van de organisatie;

g. het toezicht op de kwaliteit en integraliteit van producten en diensten van de organisatie;

h. de budgetbewaking die afdelingsoverstijgend is en niet aan afdelingsmanagers kan worden gemandateerd;

i. het leidinggeven aan de afdelingsmanagers binnen de eigen directie, waaronder begrepen het voeren van het goede gesprek (HGG) en beoordelingsgesprekken;

j. het uitvoering geven aan het personeels- en organisatiebeleid binnen het managementteam;

k. een juiste, actuele en volledige communicatie binnen de werkorganisatie.

2. De directeur is lid van het directieteam en uit dien hoofde verantwoordelijk voor een integrale beleidsontwikkeling, -advisering, -voorbereiding en -realisatie binnen de door de bestuursorganen en gemeentesecretaris/algemeen directeur vastgestelde kaders.

3. De directeur ziet erop toe dat de producten en diensten van de afdelingen passen binnen de door de bestuursorganen vastgestelde kaders en voldoen aan alle ter zake geldende wet- en regelgeving. Dit geldt tevens voor de uitvoering van genomen besluiten.

Artikel 13 Afdelingsmanagement

De algemeen directeur stelt de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het afdelingsmanagement vast.

Artikel 14 Control

Het controlstatuut regelt positie, bevoegdheden, taken en verantwoordelijkheden van de concerncontroller, controller, chief information security officer (CISO) en de functionaris gegevensbescherming (FG) naar het voorbeeld van het ‘three lines of defence’ model.

Artikel 15 Samenstelling en verantwoordelijkheid directieteam

1. De gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeuren vormen het directieteam, eventueel aangevuld met door het directieteam nader te bepalen functionarissen.

2. De directieteamleden werken, voor wat betreft haar taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, samen op basis van gelijkwaardigheid; de gemeentesecretaris/algemeen directeur is eindverantwoordelijk.

3. Het directieteam is, binnen de richtlijnen die het college heeft gegeven, verantwoordelijk voor de totstandkoming en implementatie van het organisatiebeleid, de uitvoeringsagenda organisatieontwikkeling en jaarplan van de organisatie. Hiernaast vindt binnen het directieteam waar nodig besluitvorming plaats over de inzet van capaciteit en middelen vanuit de organisatie ten behoeve van de bestuurlijke opgaven.

4. Vanuit haar verantwoordelijkheid voor het functioneren van de gemeentelijke organisatie richt de zorg van het directieteam zich primair op de volgende drie taken, te weten:

a. Strategische beleidsontwikkeling en uitvoering: bevorderen en coördineren van de gemeentebrede strategische beleidsontwikkeling en uitvoering (eenheid van beleid);

b. Samenhang: bevorderen en bewaken van de organisatorische samenhang door kaderstelling en controle op middelengebied (eenheid van beheer);

c. Samenwerking: bevorderen en bewaken van de (bestuurlijk-ambtelijke) samenwerking binnen de organisatie.

5. Binnen het directieteam wordt gestreefd naar consensus. In het geval dat geen eenstemmigheid kan worden bereikt beslist de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

Artikel 16 Samenstelling en doelstelling managementoverleg

1. Het managementoverleg bestaat uit de directeur van het afdelingsmanagement van de betreffende directie, eventueel aangevuld met door het overleg nader te bepalen functionarissen;

2. Het managementoverleg fungeert als advies- en afstemmingsplatform voor de betreffende directeur. Onderdeel van de afstemming betreft in ieder geval de bestuurlijke agenda.

Artikel 17 Integrale advisering

1. Adviezen zijn integraal, zij het dat eventuele verschillende invalshoeken ten behoeve van de besluitvorming zichtbaar moeten zijn.

2. Afstemming met relevante betrokkenen, intern en extern, is de eigen verantwoordelijkheid van iedere medewerker.

3. De afdelingsmanager van een afdeling is verantwoordelijk voor de integraliteit en de kwaliteit van de adviezen. Voorstellen, adviezen en overige documenten zijn objectief, feitelijk, en behouden zo mogelijk ruimte voor (bestuurlijke) afwegingen.

4. De afdelingsmanager parafeert B&W-voorstellen en bevestigt daarmee de integraliteit en kwaliteit van het advies.

5. In geval er geen integraal advies kan worden uitgebracht, of het advies buiten de kaders valt, zal de directeur dit, al of niet voorzien van een eigen advies, bespreken in het managementoverleg en/of het directieteam.

Artikel 18 Mandatering

Het college verleent mandaat en volmacht door middel van mandaat- en volmachtbesluiten.

Artikel 19 Budgettoedeling en budgetbevoegdheden

De regels ten aanzien van het beheren van budget wordt geregeld in de budgethoudersregeling.

Artikel 20 Slotbepalingen

1. In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, treft het college de gewenste voorzieningen.

2. Deze regeling treedt in werking op 15 februari 2022.

3. Deze regeling wordt aangehaald als ‘Organisatieregeling gemeente Bergen op Zoom 2022’.

4. Evaluatie van deze regeling vindt plaats 2 jaar na inwerkingtreding en vervolgens steeds na 5 jaar.

Bijlage Organogram van de organisatie per 7 februari 2022.

Bergen op Zoom,