Paragraaf 2.1 De benaming en de taak van de raadscommissies
Artikel 2 Bevoegdheden raadscommissies
- 1.
Aan de raadscommissies zijn de volgende bevoegdheden toegekend: het voorbereiden van besluitvorming door de raad, het voeren van een opiniërend debat onderling en het voeren van overleg met het college respectievelijk de burgemeester.
- 2.
Na behandeling van een raadsvoorstel in de raadscommissie wordt het voorstel voor de verdere behandeling in de raad bepaald –hamerstuk (A punt) of bespreekpunt (B punt) – en wordt tevens het voorstel voor de bijbehorende tijd voor behandeling in de raad vastgesteld.
Artikel 3 Benaming en portefeuilleonderdelen raadscommissies
Het vaststellen en wijzigen van het aantal raadscommissies, de benaming ervan en de daarin ondergebrachte portefeuille- en/of beleidsonderdelen is een bevoegdheid van het presidium.
Artikel 4 De raadsinformatiebijeenkomst
- 1.
Er kunnen raadsinformatiebijeenkomsten worden georganiseerd. De raadsinformatiebijeenkomst is bedoeld als instrument om:
- a.
raadsleden de mogelijkheid te bieden om die informatie te verkrijgen welke noodzakelijk is om het debat in de raadscommissies te kunnen voeren en een politiek standpunt te kunnen bepalen;
- b.
inwoners en organisaties te betrekken bij de besluitvorming van de raad.
- 2.
De raadsinformatiebijeenkomsten vinden in de regel plaats op dinsdagavond waarbij drie raadsinformatiebijeenkomsten parallel aan elkaar kunnen plaatsvinden.
Paragraaf 2.2 De samenstelling en de werkwijze van de raadscommissies
Artikel 5 Samenstelling raadscommissie
- 1.
Elke raadscommissie heeft een commissievoorzitter en een plaatsvervangend commissievoorzitter, beiden door de raad uit zijn midden te benoemen. Ingeval zowel de commissievoorzitter als de plaatsvervangend commissievoorzitter zijn verhinderd wordt de vergadering van de raadscommissie voorgezeten door de commissievoorzitter of plaatsvervangend commissievoorzitter van een andere raadscommissie.
- 2.
Alle raadsleden zijn lid van de raadscommissie(s).
- 3.
Ingeval van een gecombineerde vergadering van raadscommissies bepalen de betrokken commissievoorzitters wie als commissievoorzitter zal optreden.
- 4.
De commissievoorzitter onder meer is belast met:
- i.
het leiden van de vergadering;
- ii.
het geven van gelegenheid aan de leden tot het kenbaar maken van hun mening betreffende het aan de orde gestelde onderwerp;
- iii.
het handhaven van de orde;
- iv.
het bewaken van de vastgestelde spreektijd per fractie;
- v.
het formuleren van de door de vergadering geconstateerde behandeluitkomsten;
- vi.
hetgeen deze verordening hem/haar verder opdraagt.
Artikel 6 Fractiemedewerkers
- 1.
Een fractie kan maximaal vijf fractiemedewerkers aannemen. Het is mogelijk om in geval van langdurige ziekte- of zwangerschapsverlof van een fractiemedewerker, gedurende die periode tijdelijk een zesde fractiemedewerker aan te nemen.
- 2.
De fractie meldt een fractiemedewerker aan bij de griffier. De aanmelding wordt ter goedkeuring aan het DB Presidium voorgelegd. Tegen het oordeel van het DB Presidium kan bezwaar worden gemaakt bij het presidium. De artikelen 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op een fractiemedewerker. Na goedkeuring door het DB Presidium wordt de fractiemedewerker ingeschreven in het openbare register van fractiemedewerkers.
- 3.
Op fractiemedewerkers rust de verplichting tot geheimhouding, indien en voor zover deze verplichting ook voor raadsleden geldt. Een fractiemedewerker ondertekent hiertoe een geheimhoudingsverklaring.
- 4.
Om lid te kunnen zijn van een raadscommissie dient de fractiemedewerker woonachtig te zijn in Utrecht.
- 5.
De fractie meldt een fractiemedewerker af bij de griffier wanneer deze uitdienst treedt.
Artikel 7 Afvaardiging commissieleden
Een fractie bepaalt zelf welke raadsleden en fractiemedewerkers zij als commissielid naar de vergaderingen van de raadscommissie(s) afvaardigen. De fracties melden de griffie de namen van die raadsleden en fractiemedewerkers die op maillijsten en op de verzendlijsten voor de vergaderstukken dienen te komen.
Artikel 8 Bevoegdheden raadscommissie
- 1.
Elk(e) (lid van de) raadscommissie is bevoegd om feitelijke informatie en technische vragen te stellen buiten de vergadering om aan de ambtelijke organisatie.
- 2.
De door commissieleden gevraagde adviezen of de inlichtingen worden desverlangd schriftelijk gegeven.
- 3.
Elke raadscommissie is bevoegd deskundigen buiten het gemeentepersoneel te raadplegen en aan haar beraadslagingen over een bepaalde zaak met adviserende stem te doen deelnemen. Indien hiermee kosten zijn gemoeid wordt eerst overlegd met de griffier.
Artikel 9 Dag en tijdstip van de vergaderingen
- 1.
De raadscommissie(s) vergaderen volgens het door het DB Presidium vastgestelde vergaderschema.
- 2.
Ontvangt de commissievoorzitter een verzoek van tenminste drie leden van verschillende fracties om een extra vergadering te beleggen, dan heeft die vergadering zo spoedig mogelijk plaats.
Artikel 10 Agenda
- 1.
De raadscommissie stelt per agendering het behandeladvies met bijbehorende behandeltijd en prioritering vast.
- 2.
De commissievoorzitter en plaatsvervangend commissievoorzitter van de raadscommissie stellen op basis van voorstellen uit de raadscommissie de voorlopige agenda voor de raadscommissie op.
- 3.
Voor de vergadering wordt door of namens de commissievoorzitter een digitale oproep en voorlopige agenda verzonden. De voorlopige agenda en bijbehorende stukken worden zeven dagen voor aanvang van de vergadering op het raadsinformatiesysteem geplaatst.
- 4.
De aanwezigheid bij de vergadering van de op de agendaonderwerpen betrekking hebbende portefeuillehouders binnen het college, of een ander lid van het college, is vereist.
- 5.
Bij aanvang van de vergadering stelt de raadscommissie de agenda vast.
Artikel 13 Quorum en ordevoorstellen
- 1.
Een vergadering van een raadscommissie wordt niet gehouden als niet, behalve de commissievoorzitter, tenminste drie commissieleden uit drie verschillende fracties, welke fracties tezamen minimaal 50% van het totale aantal zetels in de raad vertegenwoordigen, aanwezig zijn. Wanneer tengevolge van de toepassing van deze bepaling een vergadering geen doorgang heeft gevonden, wordt zo spoedig mogelijk een nieuwe vergadering gehouden, ongeacht het aantal dan aanwezige commissieleden. In deze vergadering worden uitsluitend onderwerpen behandeld die voor de eerste vergadering aan de orde waren gesteld.
- 2.
Voor het tot stand komen van een besluit over de orde is bij stemming de meerderheid vereist van de commissieleden die aan de stemming hebben deelgenomen.
Artikel 12 Aantal spreektermijnen
- 1.
De beraadslaging over een raadsvoorstel geschiedt in beginsel in ten hoogte twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist. Over een ander agendapunt, bijvoorbeeld een raadsbrief, wordt in beginsel in één termijn beraadslaagd, tenzij de raadscommissie anders beslist.
- 2.
Elke spreektermijn wordt door de commissievoorzitter afgesloten.
- 3.
Een commissielid mag in een termijn niet meer dan eenmaal het woord voeren over raadsvoorstel of onderwerp.
- 4.
Bij de bepaling hoeveel malen een raadslid over hetzelfde raadsvoorstel of onderwerp het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.
Artikel 13 Spreektijd
- 1.
Er is een spreektijdregeling voor vergaderingen van raadscommissies, vastgesteld door het presidium.
- 2.
Zodra de spreektijd is verstreken, nodigt de commissievoorzitter de spreker uit zijn rede te beëindigen. Deze is gehouden aan de uitnodiging gevolg te geven.
- 3.
Voldoet de spreker niet aan de in het tweede lid bedoelde uitnodiging, dan ontneemt de commissievoorzitter hem het woord.
Paragraaf 2.3 Regelen betrekking hebbend op de raadscommissies
Artikel 14 Openbaar of geheim, verslagen
- 1.
De raadscommissies vergaderen in het openbaar. In bijzondere situaties, als het openbaar belang zich verzet tegen een openbare behandeling van een onderwerp of een particulier onevenredig zou worden bevoordeeld of geschaad, kan de commissie gemotiveerd in beslotenheid vergaderen.
- 2.
Vergaderen in beslotenheid kan op voorstel van de commissievoorzitter, de commissieleden of het college respectievelijk de burgemeester geschieden.
- 3.
Wanneer een commissie in het openbaar vergadert, kan zij op verzoek van tenminste twee commissieleden van verschillende fracties besluiten tot een besloten vergadering indien blijkt dat een der omstandigheden als in het eerste lid genoemd, zich voordoet.
- 4.
Het presidium besluit over de wijze waarop verslag gedaan wordt van commissievergaderingen.
- 5.
Indien notulen van een openbare commissievergadering worden gemaakt dan zijn deze openbaar. De notulen van commissievergaderingen worden zo spoedig mogelijk publiekelijk beschikbaar in conceptvorm via het raadsinformatiesysteem
- 6.
Ten aan zien van stukken, die ter behandeling in een besloten vergadering zijn overgelegd, het verhandelde in en de notulen van een besloten vergadering, is voor wat de geheimhouding betreft artikel 34 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de raad der gemeente Utrecht van toepassing, met dien verstande dat in de plaats van de raad de betreffende raadscommissie treedt en de geheimhouding niet geldt tegenover raadsleden, de burgemeester, wethouders, (commissie)griffier en gemeentesecretaris. Evenmin zijn laatstbedoelde notulen geheim voor de bij een besloten vergadering aanwezige andere personen voor zover betreft de verslaggeving van die onderdelen, waarvan deze personen de behandeling hebben bijgewoond.
- 7.
De raadscommissie, besloten bijeen zijnde, kan om redenen van algemeen belang unaniem besluiten dat van hetgeen besproken in die besloten vergadering, beknopte notulen dan wel genomen conclusies openbaar worden gemaakt.
- 8.
De conceptnotulen van een vergadering worden de daarop volgende openbare vergadering, met eventuele op- of aanmerkingen vanuit de commissie door de raadscommissie vastgesteld.
Artikel 15 Toehoorders en pers
- 1.
De vergaderingen van raadscommissies zijn, met inachtneming van het bepaalde in artikel 12, eerste lid, openbaar toegankelijke voor toehoorders en pers.
- 2.
De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.
- 3.
Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.
- 4.
Een persoon, niet zijnde lid van de raadscommissie, die het woord wenst te voeren ter toelichting van zijn standpunt ten behoeve van een aan de orde zijnde agendapunt in een commissievergadering, kan dat enkel doen in een mogelijk met het betreffende onderwerp samenhangende raadsinformatiebijeenkomst welke plaatsvindt voorafgaand aan de commissievergadering.
Artikel 16 Geluid en beeldregistratie
- 1.
Er worden geluids- en beeldregistraties van de openbare commissievergadering gemaakt die worden getoond, uitgezonden en bewaard op internet. Aanwezigen kunnen in beeld komen.
- 2.
Derden die in de vergaderzaal tijdens de raadsvergadering geluids- en/of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.