Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, het financieel beheer en de inrichting van de financiele organisatie van GR Bedrijvenschap Hoefweg

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

Artikel 2. Begroting en verantwoording

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur zendt jaarlijks voor 15 april een conceptbegroting en een concept­ meerjarenraming voor het komende kalenderjaar, vergezeld van een deugdelijke toelichting (als bedoeld in artikel 35 eerste lid van de Wgr). aan de raden van de deelnemende gemeenten.

• 2.

  De raden van de deelnemende gemeenten kunnen binnen acht weken na toezending van de conceptbegroting en -meerjarenraming het Dagelijks Bestuur van hun reacties doen blijken. Het Dagelijks Bestuur voegt de reactie alsmede zijn commentaar op de reactie bij de conceptbegroting en -meerjarenraming, zoals deze aan het Algemeen Bestuur wordt aangeboden.

• 3.

  Het Algemeen Bestuur stelt ieder jaar uiterlijk v66r 15 juli de begroting vast voor het volgende begrotingsjaar en de bijbehorende meerjarenraming.

• 4.

  Het Algemeen Bestuur zendt de begroting na vaststelling aan de raden van de deelnemende gemeenten, die desgewenst ter zake bij gedeputeerde staten hun zienswijze naar voren kunnen brengen.

• 5.

  Het Dagelijks Bestuur zendt de vastgestelde begroting en meerjarenraming uiterlijk v66r 1 augustus aan Gedeputeerde Staten.

• 6.

  Het Dagelijks Bestuur zendt de (voorlopige) jaarstukken aan de raden van gemeenten toe v66r 15 april van het jaar dat volgt op het begrotingsjaar waarop zij betrekking hebben.

• 7.

  Het Algemeen Bestuur onderzoekt de rekening zonder uitstel en stelt haar vast voor 1 juli van het jaar volgend op dat waarop zij betrekking heeft.

• 8.

  Het Algemeen Bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na vaststelling, doch in ieder geval v66r 15 juli van het jaar volgend op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft aan Gedeputeerde Staten en de raden van de deelnemende gemeenten.

Artikel 3. lnrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  De begroting is ingedeeld naar programma's.

• 2.

  Het Algemeen Bestuur stelt de programma-indeling vast.

• 3.

  Bij de begroting en de jaarstukken worden onder elk van de programma's, het overzicht van algemene dekkingsmiddelen en het overzicht van de overhead de baten en lasten per taakveld weergegeven;

• 4.

  De indeling van de jaarstukken volgt de indeling van de begroting van het betreffende jaar.

• 5.

  Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de taakvelden aan de programma's.

• 6.

  Bij de uiteenzetting van de financiele positie in de begroting wordt van nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven.

• 7.

  Bij de uiteenzetting van de financiele positie in begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.

• 8.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

Artikel 4. Kaders begroting

• 1.

  Elk jaar wordt door de directeur een planningsoverzicht vastgesteld met data waarop de verschillende P&C-documenten aan het Algemeen en Dagelijks Bestuur worden aangeboden.

• 2.

  In de begroting wordt geen rekening gehouden met een post onvoorzien. De begroting is gebaseerd op de grondexploitatie waarbij het niet is toegestaan een post onvoorzien te begroten.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  Het Algemeen Bestuur autoriseert de begroting en begrotingswijzigingen van de gemeenschappelijke regeling zoals die door het Dagelijks Bestuur wordt aangeleverd.

• 2.

  lndien de directie voorziet dat een geautoriseerd budget dreigt te worden overschreden, wordt dit door de directie in de eerstvolgende vergadering gemeld. De directie voegt hierbij, indien noodzakelijk, een voorstel voor wijziging van de begroting, met inachtneming van artikel 35, lid 5 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

• 3.

  Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting van de GR is geautoriseerd, legt het Dagelijks Bestuur vooraf aan het aangaan van verplichtingen een voorstel aan het Algemeen Bestuur voor ter vaststelling van een investeringskrediet. Bedoeld voorstel geeft tevens aan de voorgestelde dekking.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

• 1.

  De directeur informeert het Dagelijks Bestuur door middel van een tussentijdse rapportage over de uitvoering van de begroting van de GR Bedrijvenschap Hoefweg van het lopende boekjaar.

• 2.

  De inrichting van de tussentijdse rapportage sluit aan bij de (programma-)indeling van de begroting.

• 3.

  De rapportage gaat in op de gerealiseerde cijfers van het 1e halfjaar en op afwijkingen (groter dan € 100.000), zowel wat de lasten als baten betreft, de geleverde goederen en diensten en indien daar aanleiding voor is, de (maatschappelijke) effecten. In de rapportage wordt er een actuele prognose gepresenteerd van het verwacht financieel resultaat met betrekking tot het lopend begrotingsjaar.

• 4.

  lndien de tussentijdse rapportage daartoe aanleiding geeft, worden tevens voorstellen gedaan tot wijziging van de begroting.

Artikel 7. EMU-saldo

Wanneer het Rijk de gemeenschappelijke regeling bericht dat aile gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinancien, hebben overschreden, informeert de directeur het Dagelijks Bestuur of een aanpassing van de begroting nodig is. Als de directeur een aanpassing nodig acht, doet de directeur een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Artikel 8. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Materiete vaste activa worden tineair afgeschreven in maximaal:

   

  Soort activum	Afschrijvings- termijn in jaren
  Kantoren en bedrijfsgebouwen	40
  Renovatie, restauratie, kantoren en bedrijfsgebouwen	25
  Technische installaties in bedrijfsgebouwen	15
  Veiligheidsvoorzieningen in bedrijfsgebouwen, telefooninstallaties, kantoormeubilair, aanleg tijdelijke terreinwerken	10
  Automatiseringsapparatuur	5
  Meubilair	10
  Vervoermiddelen	5
  Telefonie	8

• 2.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten taste van de exploitatie gebracht.

• 3.

  Een saldo voor agio of disagio wordt lineair in 5 jaar afgeschreven.

• 4.

  Activa met een verkrijgingsprijs van maximaal € 25.000,-exclusief btw worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatstgenoemde worden, indien te beschouwen als een bedrijfsmiddel, altijd geactiveerd.

Artikel 9. Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor de vorderingen op verbonden partijen en derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

Artikel 10. Reserves en voorzieningen

• 1.

  Er vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de taakvelden plaats.

• 2.

  Voorstel tot het instelling van een bestemmingsreserve wordt gedaan middels de reguliere P&C instrumenten of een separaat voorstel aan het Algemeen Bestuur.

• 3.

  Bij een voorstel voor de instelting van een bestemmingsreserve wordt minimaal aangegeven:

  • a.

    het specifieke doel van de reserve;

  • b.

    de voeding van de reserve;

  • c.

    de maximale hoogte van de reserve; en

  • d.

    de maximale looptijd.

Artikel 11. Financieringsfunctie

Het Algemeen Bestuur stelt in een treasurystatuut de kaders vast voor de uitvoering van de financieringsfunctie, de taken, bevoegdheden en de verantwoordingsrelaties, en de bijbehorende regels die het hanteert voor het dagelijks beheer van koersrisico's en valutarisico's, kredietrisico's en relatiebeheer alsmede de administratie en interne controle van de financieringsfunctie.

Artikel 12. Financiering

In de paragraaf financiering bij de begroting en de jaarstukken neemt het Dagelijks Bestuur in ieder geval op de verplichte onderdelen op grond van artikel 13 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Artikel 13. Weerstandsvermogen & risicobeheersing

In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing bij de begroting en de jaarstukken neemt het Dagelijks Bestuur naast de tenminste verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten op de risico's van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico's zich voordoen en de beschrijving van beheersmaatregelen, zeals verzekeringen, voorzieningen het weerstandsvermogen of anderszins.

Artikel 14. Bedrijfsvoering

In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het Dagelijks Bestuur tenminste op de verplichte onderdelen op grand van artike114 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten.

Artikel 15. Grondbeleid

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur biedt een paragraaf Grondbeleid aan in de begroting. In deze paragraaf wordt aandacht besteed aan:

  • a.

    de visie op het grondbeleid in relatie met de programma's van de begroting;

  • b.

    de te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen grondexploitatieprojecten;

  • c.

    de voorraadverwerving en uitgifte van gronden;

  • d.

    de beleidsuitgangspunten voor de reserves in relatie tot de risico's.

• 2.

  In de paragraaf Grondbeleid van de begroting en het jaarverslag wordt voorts ingegaan op de belangrijkste financiele ontwikkelingen, waaronder ten minste:

  • a.

    actuele prognose van de te verwachten resultaten van de totale grondexploitatie;

  • b.

    een onderbouwing van de geraamde winstneming.

Artikel 16. Administratie

De administratis is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeenschappelijke regaling als geheel en in de afdelingen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

• e.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 17. FinanciC:He organisatie

Het Dagelijks Bestuur draagt zorgt voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de financiEHe organisatie van de gemeenschappelijke regeling en een eenduidige toewijzing van taken;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en fasten aan de taakvelden;

• f.

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• g.

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regefingen en eigendommen van GR Bedrijvenschap Hoefweg, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controfe en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 18. Interne controle

Het Dagelijks Bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a, van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel213, derde lid, onder b, van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandefingen. Bij afwijkingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel.

Artikel 19. lnwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op de dag volgend op de dag van bekendmaking en gefdt vanaf het begrotingsjaar 2019.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald afs: Financiele verordening GR Bedrijvenschap Hoefweg 2019.