Regeling van het college van burgemeester en wethouders van Eindhoven voor het verstrekken van subsidie voor evenementen (Subsidieregeling evenementen (Off brand) Eindhoven 2021)

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze subsidieregeling wordt verstaan onder:

• a.

  college: college van burgemeester en wethouders van de gemeente Eindhoven;

• b.

  economische spin-off: aantal bezoekers vermenigvuldigd met de verwachte uitgaven voor het type evenement, bedoeld in de bijlage;

• c.

  evenement: georganiseerde gebeurtenis die voor iedereen toegankelijk is en waarbij muziek, kunst, cultuur of sport centraal staat;

• d.

  evenementenvisie: de bestuurlijke visie op evenementen van de gemeente Eindhoven;

• e.

  off brand evenement: evenement dat niet primair onder de citymarketingstrategie van de gemeente

• f.

  Eindhoven valt;

• g.

  side-events: maatschappelijke activiteiten gelieerd aan het hoofdevenement binnen de categorie strategische sporten die de impact en de reikwijdte van het hoofdevenement vergroten;

• h.

  strategische sporten: sporten zwemmen, voetbal, hockey en urban sports, genoemd in de door de gemeente Eindhoven vastgestelde Sport- en beweegvisie 2021-2025.

Artikel 2 Doel subsidieregeling

Deze subsidieregeling heeft tot doel het bevorderen van stedelijke, publiekstrekkende en maatschappelijk relevante evenementen die worden georganiseerd in de gemeente Eindhoven en die aansluiten bij de evenementenvisie. Met deze subsidieregeling wordt het op goede wijze continueren en het bevorderen van een kwalitatief en breed aanbod van groot- en kleinschalige evenementen zonder winstoogmerk beoogd.

Artikel 3 Subsidiabele evenementen

• 1.

  Een subsidie kan worden verleend voor de organisatie van een off brand evenement zonder winstoogmerk dat past binnen het doel van deze subsidieregeling en de evenementenvisie.

• 2.

  De in het eerste lid bedoelde activiteiten hebben betrekking op: de voorbereiding, organisatie, uitvoering en afwikkeling van het desbetreffende evenement.

Artikel 4 Subsidieaanvrager

Subsidie wordt uitsluitend verstrekt aan rechtspersonen of natuurlijke personen die groot- en kleinschalige evenementen organiseren met aantoonbare maatschappelijke impact.

Artikel 5 Subsidievereisten

• 1.

  Om in aanmerking te komen voor subsidie, wordt voldaan aan de volgende subsidievereisten:

• a.

  het evenement vindt in Eindhoven plaats;

• b.

  het evenement genereert economisch rendement voor de stad Eindhoven;

• c.

  het evenement is toegankelijk voor bezoekers; en

• d.

  het evenement is maatschappelijk relevant.

• 2.

  In aanvulling op het eerste lid, is bij een evenement waarbij een strategische sport centraal staat vereist dat een side-event wordt georganiseerd dat past binnen het doel van deze regeling.

Artikel 6 Subsidiehoogte en subsidiabele kosten

• 1.

  Voor subsidie komen in aanmerking de in de evenementenbegroting opgenomen:

  • a.

    facilitaire kosten (onder meer podium, licht, geluid, toiletten, hekwerken);

  • b.

    organisatiekosten, die maximaal 50% van de begroting voor sportevenementen en 30% van de begroting voor overige evenementen bedragen;

  • c.

    kosten voor marketing en public relations;

  • d.

    kosten voor infrastructurele- en verkeersmaatregelen;

  • e.

    kosten voor veiligheid en beveiliging;

  • f.

    programmakosten.

• 2.

  De subsidie bedraagt:

  • a.

    50% van de subsidiabele kosten op de begroting voor zover het aangevraagde subsidiebedrag ten hoogste € 5.000,- bedraagt;

  • b.

    7,5% van de subsidiabele kosten op de begroting voor zover het aangevraagde subsidiebedrag ten minste € 5.000,- en ten hoogste € 10.000,- bedraagt;

  • c.

    6,25% van de subsidiabele kosten op de begroting voor zover het aangevraagde subsidiebedrag ten minste € 10.000,- bedraagt.

• 3.

  Het op grond van het tweede lid, onderdelen b en c, berekende subsidiebedrag kan worden verhoogd met onderstaande percentages indien:

  • a.

    de doelgroep:

• i.

  stedelijk is, met 25 procent;

• ii.

  regionaal is, met 50 procent;

• iii.

  bovenregionaal is, met 75 procent; of

• iv.

  nationaal is, met 100 procent;

  • b.

    het evenement meer dan:

• i.

  10.000 bezoekers trekt, met 25 procent; ii. 50.000 bezoekers trekt, met 50 procent;

• iii.

  100.000 bezoekers trekt, met 75 procent; of

  • iv.

    bezoekers trekt, met 100 procent;

  • c.

    het evenement meer dan:

• i.

  € 100.000,- economische spin-off creëert, met 25 procent;

• ii.

  € 500.000,- economische spin-off creëert, met 50 procent;

• iii.

  € 750.000 economische spin-off creëert, met 75 procent; of

• iv.

  € 1.000.000,- economische spin-off creëert, met 100 procent; waarbij het subsidiebedrag maximaal 100% van de subsidiabele kosten bedraagt.

• 4.

  Het college kan het subsidiebedrag voor een off brand evenement waarvoor jaarlijks een subsidiebedrag hoger dan € 5.000,- wordt aangevraagd en waarbij het evenement hetzelfde is als de voorgaande drie jaren met 10% verlagen en daarna ieder jaar met 5%.

Artikel 7 Subsidieplafond en verdeelsleutel

• 1.

  Het subsidieplafond voor het subsidiëren van evenementen, zoals bedoeld in deze subsidieregeling, wordt jaarlijks door het college vastgesteld voor:

  • a.

    sport, voor:

• i strategische sporten; en

• ii ii. overige sporten;

  • b.

    cultuur;

  • c.

    overig.

• 2.

  Verstrekking van subsidie die is aangevraagd voor 1 oktober voor evenementen die plaatsvinden in het daaropvolgende kalenderjaar vindt plaats in volgorde van de door het college aangebrachte rangschikking, totdat het voor de betrokken subsidie vastgestelde subsidieplafond is bereikt.

• 3.

  Bij de rangschikking van de aanvragen kent het college punten toe aan de hand van de volgende aspecten en tot het daarbij vermelde aantal:

• a.

  de mate van betrokkenheid van Eindhovense maatschappelijke organisaties, scholen of verenigingen (maximaal 10 punten);

• b.

  de mate waarin het evenement duurzaam is (maximaal 10 punten);

• c.

  de mate waarin het evenement bijdraagt aan maatschappelijk verantwoord ondernemen ( maximaal

• d.

  10 punten);

• e.

  de mate waarin het evenement positieve media-aandacht genereert en de stad Eindhoven promoot(maximaal 10 punten); en

• f.

  de mate waarin het evenement naar verwachting economische spin-off genereert (maximaal 10 punten);

• g.

  de mate waarin het onderwerp van het evenement uniek is in vergelijking met andere evenementen waarvoor subsidie is aangevraagd (maximaal 10 punten).

• 4.

  Indien het voor de betrokken subsidie vastgestelde subsidieplafond door de subsidieaanvragen die voor 1 oktober voor evenementen die plaatsvinden in het daaropvolgende kalenderjaar niet is bereikt, kan het college een nieuw subsidieplafond bekendmaken. Verstrekking van subsidie die is aangevraagd na bekendmaking van het desbetreffende subsidieplafond voor evenementen die plaatsvinden in het daaropvolgende jaar of vanaf 1 januari tot en met 30 september voor evenementen die plaatsvinden in datzelfde kalenderjaar geschiedt op volgorde van binnenkomst van complete aanvragen, totdat het vastgestelde subsidieplafond is bereikt.

• 5.

  Als de aanvrager krachtens artikel 4:5 van de Algemene wet bestuursrecht in de gelegenheid is gesteld de aanvraag aan te vullen, geldt als datum van ontvangst van de aanvraag de datum waarop de aangevulde aanvraag is ontvangen.

Artikel 8 Subsidieaanvraag

Het college stelt een formulier vast aan de hand waarvan de subsidieaanvraag wordt gedaan bij Eindhoven 247 B.V.

Artikel 9 Aanvraagtermijn

• 1.

  Op grond van artikel 7, tweede lid, van de ASV Eindhoven wordt een aanvraag voor subsidie die wordt ingediend voor 1 oktober voor evenementen die plaatsvinden in het daaropvolgende jaar, ingediend tenminste 13 weken vóór aanvang van het evenement.

• 2.

  In afwijking van artikel 7, tweede lid, van de ASV Eindhoven wordt een aanvraag voor subsidie die wordt ingediend na bekendmaking van het subsidieplafond, bedoeld in artikel 7, vierde lid, tot en met 31 december voor evenementen die plaatsvinden in het daaropvolgende jaar of vanaf 1 januari tot en met 3 december van het daaropvolgende jaar voor evenementen die plaatsvinden in datzelfde kalenderjaar, ingediend tenminste 4 weken vóór aanvang van het evenement.

Artikel 10 Advies

• 1.

  Alvorens het college beslist op de aanvraag, vraagt het college advies aan de frontoffice evenementen van Eindhoven 247 B.V.

• 2.

  De frontoffice evenementen van Eindhoven 247 B.V. adviseert binnen twee weken na binnenkomst van de aanvragen over de subsidievereisten, bedoeld in artikel 5, en de rangschikkingscriteria, bedoeld in artikel, 7, derde lid, de weigeringsgronden, bedoeld in artikel 12 en artikel 9 van de ASV Eindhoven en over het verlagen van het subsidiebedrag, bedoeld in artikel 6, vijfde lid.

Artikel 11 Beslistermijn

In afwijking van artikel 8 van de ASV Eindhoven, wordt op een subsidieaanvraag die is ingediend:

• 1.

  voor 1 oktober voor een evenement dat plaatsvindt in het daaropvolgende kalenderjaar uiterlijk op 31 december, voorafgaand aan het jaar waarin de subsidiabele activiteit wordt verricht, beslist;

• 2.

  na bekendmaking van het subsidieplafond, bedoeld in artikel 7, vierde lid, tot en met 31 december voor een evenement dat plaatsvindt in het daaropvolgende kalenderjaar, of voor een evenement dat plaatsvindt in datzelfde kalenderjaar binnen 4 weken na ontvangst van de volledige aanvraag beslist.

Artikel 12 Weigeringsgronden

• 1.

  In aanvulling op artikel 9 van de ASV Eindhoven weigert het college een subsidieaanvraag indien:

• a.

  het evenement een commerciële doelstelling of winstoogmerk heeft;

• b.

  het evenement niet in positieve zin bijdraagt aan het imago van Eindhoven en van generlei meerwaarde is voor de stad;

• c.

  er geen sprake is van cofinanciering met behulp van middelen van andere overheden, het bedrijfsleven, dan wel eigen inbreng;

• d.

  de aanvrager niet beschikt over, voor het evenement, relevante kennis en ervaring;

• e.

  een goede doelenactie is gekoppeld aan de exploitatie van het evenement.

• 2.

  In aanvulling op het eerste lid, kan het college een subsidieaanvraag weigeren voor evenementen waarvoor een subsidie wordt aangevraagd van meer dan € 5.000,- in het geval:

• a.

  het evenement geen publiciteit voor Eindhoven genereert;

• b.

  het evenement minder dan 150 bezoekers trekt;

• c.

  het evenement geen economische spin-off genereert;

• 3.

  In aanvulling op het eerste en tweede lid, kan het college een subsidieaanvraag weigeren indien voor hetzelfde evenement eerder subsidie is verstrekt en dat evenement negatief is geëvalueerd.

Artikel 13 Voorwaarde subsidieontvanger

De subsidie wordt verstrekt onder de opschortende voorwaarde dat voor het evenement de op basis van de APV Eindhoven vereiste vergunningen worden verkregen.

Artikel 14 Subsidieverplichting

Indien een subsidiebedrag van € 50.000 of hoger wordt verstrekt, is de subsidieontvanger verplicht om gedurende het evenement een professioneel publieksonderzoek te houden dat wordt uitgevoerd door een onderzoeksbureau of een instelling.

Artikel 15 Verantwoording en vaststelling subsidies tot € 5.000,—

Op grond van artikel 15 van de ASV Eindhoven worden subsidies tot en met € 5.000,- direct vastgesteld.

Artikel 16 Aanvullende verplichtingen bij de verantwoording

• 1.

  In afwijking van de artikelen 16, eerste lid, en 17, eerste lid, van de ASV Eindhoven dient de subsidieontvanger indien de subsidieaanvraag meer dan € 5.000,-- bedraagt een aanvraag tot vaststelling in bij het college uiterlijk 13 weken nadat de activiteiten uiterlijk moeten zijn verricht.

• 2.

  In aanvulling op artikel 17, tweede lid, van de ASV Eindhoven bevat de aanvraag tot vaststelling ook de resultaten van het publieksonderzoek, bedoeld in artikel 14.

Artikel 17 Hardheidsclausule

Het college kan in bijzondere gevallen een artikel of artikelen van deze regeling buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voor zover toepassing voor aanvrager of subsidieontvanger leidt tot onbillijkheid van overwegende aard.

Artikel 18 Inwerkingtreding en overgangsbepaling

• 1.

  Deze subsidieregeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Gemeenteblad waarin zij wordt geplaatst en is van toepassing op de uitvoering van evenementen vanaf 1 januari 2022.

• 2.

  De subsidieregeling Eindhovenementen wordt met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Gemeenteblad waarin de subsidieregeling evenementen (Off brand) Eindhoven 2021 ingetrokken, met dien verstande dat op aanvragen om subsidie die voor de inwerkingtreding van deze regeling zijn ingediend, op subsidies die voor de inwerkingtreding van deze regeling zijn verleend en op subsidies die voor de inwerkingtreding van deze regeling zijn vastgesteld de subsidieregeling Eindhovenementen van toepassing blijft zoals die luidde onmiddellijk voor dat tijdstip.

Artikel 19 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Subsidieregeling evenementen (Off brand) Eindhoven 2021.

Eindhoven, 25 januari 2022

Het college van burgemeester en wethouders van Eindhoven,

,burgemeester

,secretaris

Bijlage berekening economische spin-off

Toelichting

Algemeen

Het juridisch kader voor subsidieverlening voor off brand evenementen wordt gevormd door de ASV Eindhoven en deze subsidieregeling. De ASV Eindhoven is van toepassing op alle gemeentelijke subsidies. De raad van de gemeente Eindhoven heeft in artikel 3, eerste lid, van de ASV Eindhoven de bevoegdheid om een

subsidieregeling vast te stellen gedelegeerd aan het college. Aangezien deze subsidieregeling is vastgesteld op grond van de ASV Eindhoven, is een aantal aspecten van de subsidieverstrekking niet in deze subsidieregeling vastgelegd, maar in de ASV Eindhoven. In de ASV Eindhoven staan onder meer bepalingen over staatsteunregels, subsidieregelingen, het aanvragen, weigeren en terugvorderen van subsidie, verlening van subsidies, algemene en bijzondere verplichtingen voor de subsidieontvanger, vaststelling en verantwoording van subsidie alsmede slotbepalingen waaronder een hardheidsclausule. Voor een goed begrip van deze subsidieregeling is dus bestudering van de ASV Eindhoven noodzakelijk.

De aanleiding om de subsidieregeling te actualiseren is gelegen in het feit deze beter te laten aansluiten op de praktijk. Zowel de subsidieregeling als de evenementenvisie zijn daartoe vernieuwd en voldoen nu aan de uitgangspunten en criteria die het gemeentebestuur wenst te hanteren met betrekking tot het subsidiëren van evenementen. Juridisch sluit de regeling daarmee aan bij wat het bestuur beleidsmatig wenst.

Artikelsgewijs

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Een evenement wordt gedefinieerd als een georganiseerde gebeurtenis die voor iedereen toegankelijk is en waarbij muziek, kunst, cultuur of sport centraal staat.

Een side-event is een maatschappelijke activiteit die gekoppeld is aan het hoofdevenement die de impact en de reikwijdte van het hoofdevenement vergroot. Deze dienen verplicht te worden georganiseerd bij strategische sportevenementen. Doelstelling van side events is het verhogen van de maatschappelijke en/of sportieve participatie en vergroten van de cohesie. Het doel en de bijbehorende doelgroep moeten vooraf door de stakeholders gezamenlijk bepaald worden en aansluiten op de doelstellingen in de gemeentelijke sport- en beweegvisie. Het kan gaan om side events voorafgaand, tijdens en na het evenement waarmee het een koppeling heeft. Het is belangrijk dat de side events aansluiten bij de doelgroep van het evenement zodat de meeste impact kan worden behaald. Enkele voorbeelden zijn beweegactiviteiten voor kinderen en hun ouders, clinics door topsporters, integratie van parasport in het programma, crossovers met andere sporten die voor dezelfde doelgroep interessant zijn (bijvoorbeeld bmx of wedstrijd surplace bij een fietsevenement), seminars (bv over innovatie in de sport) of workshops (bijvoorbeeld over sporttechnische vaardigheden).

Artikel 7 Subsidieplafond en verdeelsleutel

Ingevolge het tweede lid van dit artikel vindt verstrekking van subsidie die is aangevraagd voor 1 oktober voor evenementen die plaatsvinden in het daaropvolgende kalenderjaar plaats in volgorde van de door het college aangebrachte rangschikking, totdat het voor de betrokken subsidie vastgestelde subsidieplafond is bereikt.

Ingevolge het derde lid van dit artikel kent het college bij het rangschikken van de evenementen punten toe aan de hand van de volgende aspecten en tot het daarbij vermelde aantal:

de mate van betrokkenheid van Eindhovense maatschappelijke organisaties, scholen en/of verenigingen. Zeer veel – 10 punten;

Veel – 8 punten;

Een beetje – 5 punten; Niet – 0 punten.

de mate waarin het evenement duurzaam is.

Zeer veel – 10 punten;

Veel – 8 punten;

Een beetje – 5 punten; Niet – 0 punten.

De mate waarin het evenement bijdraagt aan maatschappelijk verantwoord ondernemen.

Zeer veel – 10 punten;

Veel – 8 punten;

Een beetje – 5 punten; Niet – 0 punten.

de mate waarin het evenement positieve media-aandacht genereert en de stad Eindhoven promoot. Zeer veel – 10 punten;

Veel – 8 punten;

Een beetje – 5 punten; Niet – 0 punten.

de mate waarin het evenement economische spin off genereert;

Zeer veel – 10 punten

Veel – 8 punten;

Een beetje – 5 punten; Niet – 0 punten.

de mate waarin het evenement uniek

Zeer veel – 10 punten

Veel – 8 punten;

Een beetje – 5 punten; Niet – 0 punten.