Gedragscode bescherming persoonsgegevens bestuursorganen 2022 gemeente Molenlanden

Artikel 1 Definitie ‘publicatie op de website’

Onder ‘publicatie op de website’ wordt verstaan het plaatsen van informatie op het openbare, algemeen toegankelijke gedeelte van de websites van de gemeente Molenlanden. Stukken die op de website worden geplaatst, blijven na plaatsing permanent toegankelijk. 

Artikel 2 Mogelijkheid verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens

Personen die het aangaat kunnen te allen tijde aangeven dat hun persoonsgegevens van de gemeentelijke websites moeten worden verwijderd. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze op de website zijn gepubliceerd. Een dergelijk verzoek wordt altijd gehonoreerd tenzij wettelijke bepalingen zich daartegen verzetten. 

Artikel 3 Gedragscode

Voor de publicatie van persoonsgegevens op de website van de gemeente gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aldaar aangegeven gedragslijnen. 

• a.

  Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raadsleden, commissieleden en collegeleden. 

•  

• Gedragslijn: 

• Ten aanzien van politieke ambtsdragers geldt geen beperking, behoudens hetgeen de wet aangeeft, voor het bekendmaken van persoonsgegevens op de website van de gemeente. 

• Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd. Hun namen komen veelvuldig in raadsdocumenten voor, zoals op notulen, politieke documenten zoals moties, schriftelijke vragen, amendementen et cetera. 

• Op de websites van de gemeente Molenlanden worden de namen en contactgegevens van politieke ambtsdragers gepubliceerd.  Hun nevenfuncties worden wettelijk openbaar gemaakt. 

•  

• b.

  Persoonsgegevens van ambtenaren. 

•  

• Gedragslijn: 

• Ten aanzien van medewerkers werkzaam bij de gemeente Molenlanden – ongeacht of zij voor de gemeente Molenlanden of een andere overheidsorganisatie werkzaam zijn – geldt dat uitsluitend hun naam en voornaam of voorletter(s) op de website mogen worden openbaargemaakt, eventueel met vermelding van het vakteam waar zij werkzaam zijn. Voor bekendmaking van contactgegevens van medewerkers geldt dat dit alleen plaatsvindt wanneer een medewerker een min of meer publieke functie heeft en de betreffende medewerker hiertoe toestemming heeft gegeven.   

• Medewerkers worden veelvuldig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffier van vergaderingen. Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking op de websites relevant en niet ‘bovenmatig’. De openbaarmaking dient zich te beperken tot de naam en eventueel het vakteam waar zij werkzaam zijn. 

•  

• c.

  Persoonsgegevens van personen en instellingen die brieven of andere geschriften aan de bestuursorganen richten. 

•  

• Gedragslijn gemeenteraad: 

• Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van burgers   en   instellingen.   Ze bevatten de NAW-gegevens en vaak het telefoonnummer van de afzender en zijn als regel ondertekend. Het komt ook voor dat er een petitie aan de raad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die doorgaans handgeschreven naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten. 

• Ingekomen brieven en petities die aan de raad zijn gezonden of overhandigd, worden als zodanig, in verband met de transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger, op de website van de raad gepubliceerd. Deze ingekomen stukken maken immers onderdeel uit van de beraadslagingen in de gemeenteraad.  

• Echter, de openbaarmaking van alle persoonsgegevens – die door eenieder rechtstreeks in te zien zouden zijn – moet als ‘bovenmatig’ worden beschouwd. Om die reden worden de persoonsgegevens – met uitzondering van de naam van de schrijver – geanonimiseerd.  

• Ingekomen brieven en petities worden via het beveiligde gedeelte van iBabs ontsloten, zodat raadsleden en burgerleden wel kennis kunnen nemen van de ingekomen stukken waarop persoonsgegevens staan.    

•  

• Gedragslijn college:  

• Ingekomen brieven, verzoeken et cetera die aan het college van burgemeester en wethouders zijn gezonden of overhandigd worden niet openbaar gemaakt.  

• Indien de behandeling van dergelijke verzoeken leidt tot een vermelding van het verzoek in de openbare besluitenlijst van de vergaderingen van burgemeester en wethouders worden geen persoonsgegevens van verzoeker op de website geplaatst.   

• d.

  Persoonsgegevens van personen die tijdens (openbare) vergaderingen van bestuursorganen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of anderen.  

•  

• Gedragslijn raadsvergaderingen: 

• Personen die deelnemen aan de beraadslaging in raadsvergaderingen en op politieke avonden, dienen zich ervan bewust te zijn dat zij zich mengen in het publieke debat en dat dus niet anoniem kunnen doen. Insprekers worden daarom van tevoren geïnformeerd dat als zij gebruik maken van dit recht, akkoord gaan met publicatie van hun naam en bijdrage op de website in de vorm van de besluitenlijst en een video- of audioverslag. Mocht een persoon hier niet akkoord mee willen gaan, dan wordt diegene gewezen op de mogelijkheid dat de inspreektekst als ingekomen stuk aan de raad aangeboden kan worden, waarna deze geanonimiseerd gepubliceerd wordt conform artikel 3c van deze Gedragscode.  

•  

• Gedragslijn vergaderingen burgemeester en wethouders: 

• De inhoudelijke bijdrage van een medewerker van de gemeente of een derde die aanwezig is in de vergadering van het college wordt te allen tijde op de gebruikelijke manier genotuleerd. 

• Van de medewerker van de gemeente of de derde worden geen persoonsgegevens opgenomen in de openbare besluitenlijst van de vergadering van het college die wordt geplaatst op de gemeentelijke website.  

•  

• e.

  Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raads- en collegevoorstellen en daaraan verwante documenten. 

•  

• Gedragslijn gemeenteraad: 

• De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsstukken en de daarbij behorende bijlagen, voor zover deze op de website worden gepubliceerd, worden geanonimiseerd en dat handtekeningen worden afgeplakt. De griffie ziet hierop toe. 

• Raadsstukken in het kader van bezwaarprocedures, die op de website zijn gepubliceerd, mogen de naam/namen bevatten van degene(n) die het bezwaar hebben aangetekend. De adresgegevens en overige persoonsgegevens worden geanonimiseerd en handtekeningen worden afgeplakt. 

• De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuur op hoofdlijnen weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Wel is dit soms het geval in bijlagen bij raadsvoorstellen, zoals zienswijzennota’s bij bestemmingsplannen en andere besluiten van algemene strekking. Dergelijke stukken zijn altijd afkomstig van het college. Het college hanteert de gedragslijn dat persoonsgegeven worden geanonimiseerd en handtekeningen worden afgeplakt. Het college bewaakt dit proces. 

• Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen wordt gevormd door documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten. Het is onvermijdelijk dat hierin de naam van de appellant wordt genoemd. Voor zover het gaat om stukken die op de website gepubliceerd worden, weegt de transparantie van de procedure zwaarder dan de bescherming van de privacy van degenen die bezwaar hebben aangetekend. Andere persoonsgegevens dan de naam worden niet gepubliceerd. 

•  

• Gedragslijn burgemeester en wethouders en burgemeester: 

• De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare collegestukken en stukken van de burgemeester en de daarbij behorende bijlagen, voor zover deze op de website worden gepubliceerd, worden geanonimiseerd en dat handtekeningen worden afgeplakt. Stukken in het kader van bezwaarprocedures, die op de website zijn gepubliceerd, mogen de naam/namen bevatten van degene(n) die het bezwaar hebben aangetekend. De adresgegevens en overige persoonsgegevens worden geanonimiseerd en handtekeningen worden afgeplakt. 

• De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuur op hoofdlijnen besluiten op voorstel van het college van burgemeester en wethouders en soms de burgemeester. 

• Het college hanteert daarbij de gedragslijn dat persoonsgegeven worden geanonimiseerd en handtekeningen worden afgeplakt. In bijlagen bij raadsvoorstellen, zoals zienswijzennota’s bij bestemmingsplannen en andere besluiten van algemene strekking staan persoonsgegevens vermeld. Ook hiervoor geldt dat persoonsgegevens opgenomen in de bijlagen worden afgeplakt. 

• Een tweede categorie stukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen wordt gevormd door documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen collegebesluiten en besluiten van de burgemeester. Het is onvermijdelijk dat hierin de naam van de appellant wordt genoemd. Voor zover het gaat om stukken die op de website gepubliceerd worden, weegt de transparantie van de procedure zwaarder dan de bescherming van de privacy van degenen die bezwaar hebben aangetekend. Andere persoonsgegevens dan de naam worden niet gepubliceerd.  

•  

• f.

  Persoonsgegevens in de aankondiging van activiteiten van de bestuursorganen. 

•  

• Gedragslijn: 

• Bij publicatie van activiteiten van de bestuursorganen op de gemeentelijke website(s) wordt de naam van de contactpersoon of die van de persoon waar men zich moet aanmelden genoemd, inclusief een telefoonnummer en/of e-mailadres. Eventuele handtekeningen op bijlagen worden afgeplakt. 

• Vermelding van het adres van de contactpersoon gebeurt niet, tenzij dit voor de duidelijkheid omtrent de betreffende activiteit absoluut onvermijdelijk is. 

• In het overzicht van activiteiten voor de raad op de website kunnen persoonsgegevens voorkomen van mensen die bij de betreffende activiteit zijn betrokken. Als regel gaat het daarbij om mensen die de activiteit organiseren en/of bij wie men zich kan aanmelden. In verreweg de meeste gevallen betreft het functionarissen van organisaties, waarbij zakelijke telefoonnummers en/of e-mailadressen zijn vermeld. 

• Voor een behoorlijk verloop van de activiteitenadministratie zijn dit noodzakelijke gegevens. Er mogen geen andere gegevens op de website worden gepubliceerd dan die voor de activiteit noodzakelijk zijn. 

•  

• g.

  Persoonsgegevens in stukken van derden die onder verantwoordelijkheid van een van de bestuursorganen op de gemeentelijke website(s) worden geplaatst.  

•  

• Gedragslijn: 

• Publicatie van stukken van derden geschiedt onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan. Daarbij zorgt het desbetreffende bestuursorgaan ervoor dat geen persoonsgegevens worden vermeld. Indien nodig kan de naam van een contactpersoon en een telefoonnummer worden vermeld indien omtrent de gepubliceerde stukken informatie ingewonnen kan worden.  

Artikel 4 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op 1 februari 2022; 

Per gelijke datum vervalt de Gedragscode bescherming persoonsgegevens bestuursorganen 2019 gemeente Molenlanden, vastgesteld op 7 mei 2019. 

Deze verordening wordt aangehaald als ‘Gedragscode bescherming persoonsgegevens bestuursorganen 2022 gemeente Molenlanden’.