| Organisatie | Veendam |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | HET ORGANISATIEBESLUIT |
| Citeertitel | Organisatiebesluit 2021 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | |
| Externe bijlage | Het organisatiebesluit 2021 |
Geen
artikel 160, eerste lid, van de Gemeentewet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2021 | Nieuwe regeling | 21-12-2021 |
Het doel van het organisatiebesluit is inzicht te geven in de organisatiestructuur van de gemeente Veendam en duidelijkheid te verschaffen over de verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden die daarbij van toepassing zijn.
Relatie naar overige verordeningen en regelingen
De van toepassing zijnde verordeningen en regelingen, die inzicht geven in uitgangspunten voor het financieel beleid, financieel beheer, doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur en de rechten en plichten van de medewerkers van de organisatie, zijn aangegeven in
Artikel 1 Begripsbepalingen organisatiestructuur
De organisatiestructuur van de gemeente Veendam kenmerkt zich als een afdelingsstructuur, bestaande uit een gemeentesecretaris/algemeen directeur, drie afdelingen en een staf. (Zie bijlage)
In deze verordening wordt verstaan onder:
Algemeen Directeur: De gemeentesecretaris in zijn functie van hoofd van de ambtelijke organisatie
Afdeling: Een organisatieonderdeel binnen de organisatie bestaande uit één of meerdere teams waarvan de leidinggevende (afdelingshoofd) verantwoording aflegt aan de algemeen directeur.
Team: Een organisatieonderdeel binnen een afdeling, bestaande uit één of meerdere taakvelden waarvan de leidinggevende (teamleider) verantwoording aflegt aan het afdelingshoofd.
Taakveld: Een onderdeel van een team waarbinnen specifieke werkzaamheden worden verricht onder leiding van de teamleider / het afdelingshoofd.
Artikel 2 Organisatieonderdelen
1. Het ambtelijk apparaat van de gemeente is met uitzondering van de griffie, ingedeeld in de volgende afdelingen:
Artikel 3 Organisatiewijzigingen
1. Voor wijzigingen van de organisatie in afdelingen en teams of de toewijzing van taken aan afdelingen betrekt het college vooraf de algemeen directeur.
2. De algemeen directeur kan, in overleg met het college, de hoofdtaken en de toedeling daarvan aan afdelingen en teams nader preciseren en daartoe aanwijzingen geven binnen de kaders zoals die zijn aangegeven in de geldende Sociale Leidraad.
Artikel 4 Leiding en dagelijks beheer
1. Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders berust de zorg voor het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie, bij de algemeen directeur.
2. De algemeen directeur kan uit eigen beweging richtlijnen en aanwijzingen geven aan de afdelingshoofden en concern controller om de kwaliteit van het gemeentelijk beleid en de samenhang van het gemeentelijk beleid te verzekeren.
3. Onder de verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd berust de dagelijkse leiding van een afdeling.
4. Onder de verantwoordelijkheid van de teamleider berust de dagelijkse leiding van een team.
Artikel 5 Vervangingsregeling functionarissen (midden-)management
1. Het college wijst de afdelingshoofden aan als vervangend directeur en loco gemeentesecretaris.
2. Het college wijst het afdelingshoofd Bedrijfsvoering bij afwezigheid van de concerncontroller- aan als vervanger.
3. Het afdelingshoofd stelt een vervangingsregeling op voor leidinggevenden.
4. Bij afwezigheid worden/zijn de bij de functie behorende bevoegdheden overgedragen aan de daartoe aangewezen plaatsvervanger.
Artikel 6 Benoeming, schorsing en ontslag
1. De indiensttreding, schorsing en uitdiensttreding van de algemeen directeur, afdelingshoofden en concerncontroller zijn bevoegdheden van het college van burgemeester en wethouders.
2. Aan de algemeen directeur is, voor zover niet anders bepaald in dit besluit en andere besluiten, het mandaat verleend om met werknemers van de ambtelijke organisatie een arbeidsovereenkomst aan te gaan.
3. Een werknemer van de ambtelijke organisatie wordt geschorst en/of gedwongen ontslagen door het college van burgemeester en wethouders.
1. Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders berust de zorg voor de aansturing van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie, bij de algemeen directeur. Deze:
a. Adviseert zelf in geval van zaken waarbij de bestuursorganen de mening van de (wettelijke) eerste adviseur willen, respectievelijk dienen te kennen.
b. Treedt op als bestuurder in de zin van de WOR en voert in die hoedanigheid overleg met de ondernemingsraad.
c. Toetst de aan de gemeentelijke bestuursorganen gezonden ambtelijke stukken op hun beslissingsrijpheid.
d. Vertaalt collegebesluiten in opdrachten voor uitvoering door de ambtelijke organisatie.
e. Is aanspreekpunt voor de griffier.
f. Representeert intern en extern de ambtelijke organisatie.
g. Zorgt voor integrale (beleids-)afstemming en -uitvoering.
h. Is eindverantwoordelijk voor een geïntegreerd een gecoördineerd functioneren van het ambtelijk apparaat, alsmede voor het management van de organisatie.
2. De algemeen directeur is voorzitter van het Management Team en in die hoedanigheid bevoegd een eenzijdig besluit te nemen en ten uitvoer te brengen.
3. Voor zover niet elders specifiek geregeld, heeft de algemeen directeur onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van de burgemeester en wethouders voor de uitvoering van de taken als genoemd onder 1, van het college van burgemeester en wethouders het benodigde mandaat inclusief de bevoegdheid tot doormandatering en middelenbeheer.
Artikel 8 De concern controller
1. De concerncontroller heeft een eigen functionele verantwoordelijkheid voor de toetsing van
financiële-, rechtmatigheids-, doeltreffendheids- en doelmatigheidsaspecten van het integraal
2. Uit hoofde van deze functie is de concerncontroller verantwoordelijk voor de uitvoering van de “Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Veendam”.
3. Uit hoofde van deze functie is de concerncontroller verantwoordelijk voor de bewaking van de gedragsregeling met betrekking tot integriteit.
4. De concerncontroller kan gevraagd en ongevraagd adviezen geven aan de Algemeen Directeur voor zover het betreft het planning- en controlesysteem, de administratieve organisatie en de informatievoorziening.
1. Onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur draagt het afdelingshoofd met inachtneming van de gemeentebrede kaders zorg voor:
- uitvoering van het afdelingsjaarplan;
- bewaking van de juridische rechtmatigheid bij de uitvoering van het jaarplan;
- uitvoering van de aan de afdeling toegewezen bestuursopdrachten;
- middelenbeheer van de afdeling;
- tijdig en volledig aanleveren van de juiste bestuurlijke informatie;
- opvolgen van de aanwijzingen van de algemeen directeur.
2. Het afdelingshoofd draagt zorg voor het toetsen van voorstellen die voor het college worden voorbereid, op:
- de tijdigheid, de juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie;
- de juridische rechtmatigheid, de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid, alsmede de aanwijzing van de werknemers die de verantwoordelijkheid dragen voor de uitvoering van de voorgestelde besluiten.
3. Het afdelingshoofd is, onverminderd de bevoegdheden van de algemeen directeur, verantwoordelijk voor een goede coördinatie binnen de afdeling, zowel ten behoeve van de beleidsvoorbereiding als de beleidsuitvoering.
4. Daar, waar een zaak tevens het taakgebied van een of meer andere afdelingen raakt, is het afdelingshoofd in de eerste plaats verantwoordelijk voor het inschakelen van die andere afdelingen.
5. Het afdelingshoofd draagt als lid van het managementteam concern verantwoordelijkheid en zal in voorkomende gevallen het concernbelang boven het afdelingsbelang dienen te plaatsen.
Artikel 10 Samenstelling managementteam
1. Het managementteam is samengesteld uit:
2. Bij afwezigheid van de algemeen directeur treedt één van de afdelingshoofden op als voorzitter.
3. De voorzitter van het managementteam kan besluiten om niet-leden uit te nodigen de vergadering bij te wonen.
4. Een lid van het managementteam kent een vervanger binnen het team.
1. Het managementteam heeft tot doel om binnen het door het college vastgestelde beleid, met inachtneming van de wettelijke bepalingen, alsmede met inachtneming van het in dit besluit bepaalde, de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken op elkaar af te stemmen en te bewaken.
2. De activiteiten van het managementteam zijn gericht op het bevorderen van een:
• effectieve samenwerking tussen de verschillende afdelingen en teams met als uitgangspunt dat de organisatie als één dient te worden gezien ten behoeve van de raad, het college, de burgemeester en de raadscommissies (hierna te noemen: de bestuursorganen);
• tijdige, kwalitatief goede en integrale beleidsvoorbereiding, -advisering en -uitvoering ten behoeve van de bestuursorganen;
• doeltreffende coördinatie tussen en het bewerkstelligen van de noodzakelijke samenhang in de werkzaamheden van enerzijds de bestuursorganen en anderzijds de ambtelijke organisatie;
• gerichte informatieoverdracht tussen de bestuursorganen en het ambtelijk apparaat;
• optimale dienstverlening aan de individuele en georganiseerde burger.
3. De omschreven doelstellingen dienen te worden bereikt door het door burgemeester en wethouders gevoerde en te voeren beleid, en in het verlengde van de taakstelling van de algemeen directeur, de volgende zaken ter hand te nemen:
• het managementteam bevordert een geïntegreerde wijze van werken, stemt de activiteiten van de verschillende afdelingen op elkaar af en bewerkstelligt het oplossen van eventuele knelpunten;
• ten aanzien van werkzaamheden die in aanmerking komen voor een interdisciplinaire (projectgewijze) aanpak over afdelingen heen worden nadrukkelijke afspraken gemaakt die resulteren in een projectmatige aanpak;
• het managementteam bewerkstelligt een effectief proces van beleidsadvisering, -voorbereiding en -uitvoering en bewaakt de voortgang daarvan. Daartoe behoort ook het doen opstellen van meerjarenbeleidsplannen en het aanreiken van hoofdkaders daartoe.
Artikel 12 Overlegstructuren: college – portefeuillehouders - (midden)management
1. Regelmatig worden werkbesprekingen (B&W/MT) georganiseerd tussen het managementteam en het college van burgemeester en wethouders. In dit gestructureerde overleg komen met name beleidsontwikkelingen en bezinning op onderwerpen die een beleidsrelevantie op lange termijn hebben, aan de orde.
2. Regelmatig worden werkbesprekingen (portefeuilleoverleg) georganiseerd tussen de verantwoor-delijk portefeuillehouder en de voor het taakgebied verantwoordelijke afdelingshoofd. In dit gestructureerde overleg komen met name beleidsvoorbereiding en bezinning op onderwerpen die een beleidsrelevantie op lange termijn hebben, aan de orde.
3. Regelmatig worden werkbesprekingen (middenmanagement bijeenkomsten) georganiseerd tussen het managementteam en het middenmanagement. In dit gestructureerde overleg komen met name organisatie-, beleidsontwikkelingen en de implementatie hiervan aan de orde.
1. Voor zover hij zulks, in aanvulling op hetgeen daaromtrent in dit besluit is bepaald, nodig acht, stelt de algemeen directeur in overleg met de afdelingshoofden procedures vast voor de behandeling van zaken, die aan de ambtelijke organisatie ter voorbereiding, c.q. uitvoering zijn opgedragen.
2. Elke zaak wordt primair voorbereid c.q. uitgevoerd door de afdeling / team waartoe de betreffende zaak behoort.
3. Ten aanzien van daartoe door de algemeen directeur aangegeven categorieën van zaken wordt een systeem van voortgangssignalering bijgehouden.
4. Mede aan de hand van dit systeem overlegt de algemeen directeur met het afdelingshoofd over de voortgang van werkzaamheden, zowel in de voorbereidende- als in de uitvoerende fase.
5. Indien de uitvoering van de werkzaamheden niet volgens planning verloopt, stelt het afdelingshoofd de algemeen directeur daarvan op de hoogte.
6. Onverminderd de bevoegdheden van de algemeen directeur dragen het afdelingshoofd en teamleider zorg voor de voortgang in de behandeling en de juiste voorbereiding c.q. uitvoering van zaken binnen hun afdeling/team.
1. Indien een zaak, welke tevens het taakgebied van een andere afdeling raakt, moet uitmonden in een advies aan een van de bestuursorganen, draagt de primair met de voorbereiding c.q. uitvoering belaste afdeling zorg voor het tot stand komen van een geïntegreerd advies. Indien dit voor een goede oordeelsvorming wenselijk is, kunnen de daarbij betrokken afdelingen vragen hun inbreng naar het bestuur toe zichtbaar te laten.
2. Indien er over een uit te brengen integraal advies geen volledige overeenstemming kan worden bereikt tussen de betrokken afdelingen kan de algemeen directeur in uitzonderingsgevallen bepalen, dat een aanvullend advies wordt uitgebracht met betrekking tot een afwijkend standpunt. Hierbij dient de planning als bedoeld in artikel 15:5 in acht te worden genomen dan wel een te verwachten overschrijding te worden gesignaleerd.
3. Ingeval er geen integraal advies wordt uitgebracht, zal de algemeen directeur die zaak, al of niet
voorzien van een eigen advies, voorleggen aan het managementteam of een eenzijdig besluit nemen.
4. Het in dit artikel omschrevene geldt eveneens in het geval dat de concerncontroller binnen eigen functionele verantwoordelijkheid een afwijkend standpunt inneemt.
Dit besluit kan worden aangehaald als “Organisatiebesluit 2021” en treedt in werking met ingang van 1 januari 2021. Met ingang van dezelfde datum worden alle voorgaande organisatiebesluiten ingetrokken.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders d.d. 21 december 2021.