Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling Cocensus 2022

Het AB van Cocensus;

gelezen het voorstel van het DB;

gelet op artikel 35 lid 6 van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

besluit vast te stellen de Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling Cocensus 2022:

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen 

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. Cocensus: Gemeenschappelijke Regeling Cocensus

b. DB: Het dagelijks bestuur van Cocensus

c. AB: Het algemeen bestuur van Cocensus

d. Afdeling: Iedere organisatorische eenheid binnen Cocensus die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de directie heeft.

e. Administratie: Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken van gegevens en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) Cocensus en het afleggen van verantwoording hierover, ook omvattende de administratie en verantwoording aangaande de geldmiddelen.

f. Administratieve organisatie: Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

g. Bestuursrapportage: Tussentijdse rapportage over de uitvoering van de begroting van Cocensus

h.Financieel beheer:Het uitoefenen van het financieel beleid over en toezicht op het beheer van middelen.

i. Financiële administratie: Het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken van de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van Cocensus, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

1. de financieel-economische positie;

2. het beheer van vermogenswaarden, waaronder schatkistbankieren;

3. de uitvoering van de begroting;

4. het afwikkelen van vorderingen en schulden;

5. alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

• j.

  Doelmatigheid: De mate waarin Cocensus erin slaagt met een zo beperkt mogelijke inzet van beschikbare middelen het gewenste resultaat te bereiken.

• k.

  Doeltreffendheid: De mate waarin de beoogde effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

• l.

  Indicatoren: Meetbare grootheden die informatie geven over bepaalde processen en de mate waarin de gestelde doelen worden bereikt.

• m.

  Kasgeldlimiet: Een bedrag op basis van de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO) ter grootte van een percentage 8,2% van het totaal van de jaarbegroting van Cocensus bij aanvang van het jaar.

• n.

  Kengetallen: Verhoudingscijfers die het mogelijk maken (structurele) ontwikkelingen in de eigen organisatie in de tijd te kunnen volgen of, indien men beschikt over een normgetal, bepaalde zaken te kunnen beoordelen.

   

• o.

  Kostentoerekening: De bijdrage van de deelnemende gemeenten wordt toegekend aan de taakvelden. Hiervan wordt opgave gedaan in de diverse financiële stukken.

• p.

  Rechtmatigheid: Het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder verordeningen en bestuursbesluiten.

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording 

Artikel 2. Kadernota

Het Dagelijks Bestuur stelt uiterlijk in december een concept-kadernota vast met daarin de kaders  voor het begrotingsjaar volgend op het eerst volgende begrotingsjaar en voor de drie daarop volgende jaren (meerjarenbegroting). De concept-kadernota wordt vervolgens aangeboden aan de (gemeenteraden van de) deelnemende gemeenten ter becommentariëring.

Artikel 3. Begroting en meerjarenbegroting

Het Algemeen Bestuur stelt uiterlijk in maart de definitieve kadernota vast. Dit is de concept-kadernota, zoals aangeboden door het DB, al of niet aangevuld met reacties vanuit de deelnemende gemeenten.

Het Algemeen bestuur stelt eveneens uiterlijk in maart de concept-begroting voor het volgend jaar vast en de meerjarenbegroting. De concept-begroting en de meerjarenbegroting worden aangeboden aan de deelnemende gemeenten ter behandeling in hun gemeenteraden, waarbij de gemeenteraden in de gelegenheid worden gesteld om hun zienswijzen op de concept-begroting af te geven.

Artikel 4. Begroting definitief

Het Algemeen Bestuur stelt uiterlijk op 1 juli voorafgaand aan het begrotingsjaar de ontvangen zienswijzen van de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten vast en stelt aansluitend, rekening houdend met deze ontvangen zienswijzen de begroting definitief vast.

De definitieve begroting wordt aangeboden aan de deelnemende gemeenten en aan het provinciaal bestuur.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  Het AB autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten naar de kostencategorieën van Cocensus.

• 2.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.

• 3.

  Het DB informeert het AB als zij verwacht, dat de lasten van een kostencategorie de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden of de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te overschrijden. Het AB geeft aan of hij een voorstel wil voor het wijzigen van de geautoriseerde lasten van de kostencategorie, voor het wijzigen van het geautoriseerde investeringskrediet, of voor het bijstellen van het beleid.

• 4.

  Bij de behandeling van de bestuursrapportages in het DB en het AB, bedoeld in artikel 6, lid 1, doet het DB voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en het bijstellen van het beleid. In geval van investeringen met een meerjarig karakter doet het DB indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.

• 5.

  Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het DB voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel, inclusief schuldpositie, voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het AB voor.

Artikel 6. Bestuursrapportage

• 1.

  Het DB informeert het AB door middel van bestuursrapportages over de realisatie van de geleverde producten en de begroting van de organisatie over de eerste drie maanden en de eerste zes maanden van het lopende boekjaar.

• 2.

  De bestuursrapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en het bijstellen van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

• 3.

  het totale saldo van de baten en lasten;

• 4.

  de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves;

• 5.

  het beoogd resultaat.

• 6.

  De bestuursrapportages kunnen leiden tot een wijziging van de begroting. Deze wijziging van de begroting wordt door het DB vastgesteld en aangeboden aan het AB.

Artikel 7. Informatieplicht

De directeur besluit niet eerder over:

• a.

  de aan- en verkoop van goederen en diensten groter dan € 250.000;  en

• b.

  het verstrekken van waarborgen en garanties,

dan nadat het AB is geïnformeerd over het voornemen en hiertoe in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van de directeur te brengen.

Hoofdstuk 3. Financieel beleid 

Artikel 8. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Immateriële en materiële vaste activa worden lineair afgeschreven volgens de termijnen zoals vermeld in de bijlage bij deze verordening. De afschrijving vangt aan vanaf het boekjaar volgend op het jaar waarin het kapitaalgoed gereed komt dan wel verworven is.

• 2.

  Het rentepercentage voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en het totaal van de boekwaarde van de vaste activa.

Artikel 9. Integrale kostentoerekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd.

• 2.

  De berekende kostprijs wordt per deelnemer pro rato toegerekend aan de taakvelden conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten.

Artikel 10. Financieringsfunctie

Het AB heeft in het treasurystatuut, door het AB op 07 maart 2014 vastgesteld, de regels opgenomen die zij hanteert voor het dagelijks beheer van koersrisico, valutarisico en relatiebeheer, intern liquiditeitsrisico en geldstromenbeheer, administratieve organisatie en interne controle van de financieringsfunctie.

Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

Artikel 11. Registratie bezittingen, activa en vermogen

1. De directeur draagt zorg voor een actuele en volledige registratie van bezittingen.

2. De directeur draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van Cocensus jaarlijks door de accountant wordt gecontroleerd, met dien verstande dat de voorraden, de (debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de

(crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de acht jaar.

Hoofdstuk 4. Paragrafen 

Artikel 12. Risico

Het DB geeft in de risicoparagraaf van de begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang aan en zo mogelijk een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Het DB brengt hierbij in elk geval de risico’s in beeld en actualiseert de risico’s.

Artikel 13. Weerstandsvermogen

Het DB geeft in de financieringsparagraaf van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit aan en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

Artikel 13.1 Onderhoudsvoorziening

Jaarlijks, zal er conform het onderhoudsplan een bedrag gestort worden in een voorziening groot onderhoud.

 Artikel 14. Financiële kengetallen

Er wordt verslag gedaan van de netto schuldquote, het solvabiliteitsratio en de structurele exploitatieruimte.

Artikel 15. Financiering

Bij de begroting en de jaarstukken doet het DB in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:

• a.

  de kasgeldlimiet;

• b.

  de renterisico norm;

• c.

  de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar;

• d.

  de rentevisie en,

• e.

  de rentekosten en renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

Artikel 16. Bedrijfsvoering

In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het DB naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

• a.

  de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;

• b.

  de kosten van inhuur derden;

• c.

  de opleidingskosten;

• d.

  de huisvestingskosten;

• e.

  de automatiseringskosten en;

• f.

  de overige kosten;

• g.

  de rechtmatigheidsverantwoording.

•  

  Hoofdstuk 5. Financiële organisatie en financieel beheer 

Artikel 17. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen van Cocensus als geheel en in de diensten;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden;

• c.

  het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• e.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 18. Financiële organisatie

Het DB is bevoegd interne regels te stellen:

• a.

  voor een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van de taken aan de afdelingen;

• b.

  zodat de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

• c.

  voor een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• d.

  voor de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  voor de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  voor het vaststellen van de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de taakvelden;

• g.

  zodat het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen en diensten in overeenstemming is met de regels ter zake van de Europese Unie;

• h.

  voor het vaststellen van het beleid en de interne regels gericht op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 19. Interne controle

• 1.

  De directeur draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheers handelingen. Bij afwijkingen neemt de directeur maatregelen tot herstel.

• 2.

  De directeur draagt zorg voor de regelmatige toetsing van alle bedrijfsprocessen, op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, op de rechtmatigheid van beheers handelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de regelingen. Ieder bedrijfsproces van Cocensus wordt periodiek getoetst, zodanig dat alle processen binnen drie jaar aan bod komen. Bij afwijkingen neemt de directeur maatregelen.

  Hoofdstuk 6. Slotbepalingen 

Artikel 20. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

• 1.

  De Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling Cocensus 2021 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

• 2.

  Op investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut die voor 1 januari 2017 zijn gedaan, blijft de Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling Cocensus 2014 van toepassing zoals deze gold op de dag voor de inwerkingtreding van deze verordening.

Artikel 21. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2022.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening Cocensus 2022.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 24 november 2021.

 De voorzitter

P. Dijkman

De directeur van Cocensus

G.G.J. Schipper

Bijlagen Bijlage 1 – behorende bij artikel 8  

Afschrijvingsbeleid immateriële vaste activa

De volgende immateriële vaste activa worden lineair afgeschreven in:

• 1.

  maximaal 10 jaar: bijdragen aan activa in eigendom van derden;

• 2.

  maximaal 5 jaar: kosten voor onderzoek en ontwikkeling;

• 3.

  maximaal 10 jaar: computerapplicaties;

Afschrijvingsbeleid materiële vaste activa met economisch nut

Activa met economisch nut en een verkrijgingsprijs van minder dan € 5.000,- worden niet geactiveerd. Op grond wordt niet afgeschreven, er is geen sprake van een sluitend actief en/of eenbeperkte gebruiksduur. Materiële vaste activa wordt gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs, zijndede kosten van aankoop en bijkomende kosten.

De volgende materiële vaste activa met economisch nut worden lineair afgeschreven in:

• a.

  40 jaar: nieuwbouw kantoren 

• b.

  maximaal 50 jaar: renovatie, restauratie en aankoop kantoren;

Bij de onderdelen a. en b. wordt de componenten-methode gehanteerd: voor de verschillende onderdelen van een onroerend goed (grond, gebouw, installaties) worden verschillende afschrijvingstermijnen gehanteerd in overeenstemming met technische of economische levensduur. Daar waar van toepassing wordt rekening gehouden met een restwaarde.

• c.

  maximaal 25 jaar: technische installaties;

• d.

  maximaal 15 jaar: veiligheidsvoorzieningen;

• e.

  maximaal 7 jaar: automatiseringsapparatuur;

• f.

  maximaal 5 jaar: pc’s en randapparatuur;

• g.

  maximaal 10 jaar: kantoormeubilair;

• h.

  maximaal 5 jaar: software.

Software wordt op basis van uitspraken van de commissie BBV gezien als een investering met economisch nut, vallend onder de materiele vaste activa. De aanschaf van software is bij Cocensus opgenomen in het investeringsplan, onderdeel van de meerjarenbegroting. Wanneer software niet wordt ontvangen maar wel de gebruiksrechten worden afgenomen is het van belang voor welke duur deze rechten worden afgenomen en betaling in één keer voor een aantal jaren in rekening wordt gebracht:

• 1.

  voor onbepaalde duur: verantwoorden onder materiële vaste activa;

• 2.

  voor bepaalde duur: verantwoorden onder vooruitbetaalde kosten.

             Bijlage 2 – Wijzigingsmatrix    

Toelichting op de artikelen

Voor Cocensus is de Wet Gemeenschappelijke Regelingen van toepassing. In deze wet staat in artikel 35 lid 6 opgenomen dat de artikelen 189 tot en met 213 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing zijn. In deze toelichting wordt diverse malen verwezen naar deze artikelen uit de Gemeentewet.

Artikel 1. Begripsbepaling

Uitéénzetting van de begrippen gebruikt in deze verordening.

Artikel 2. Kadernota

Dit artikel bepaalt dat het DB jaarlijks in concept de kaders van de begroting vaststelt en aanbiedt aan de deelnemende gemeenten.

Artikel 3. Begroting en meerjarenbegroting

Artikel 3 bepaalt dat met inbegrip van de reacties van de deelnemende gemeenten het AB de kadernota definitief vaststelt. Op basis van de definitieve kadernota wordt een conceptbegroting en meerjarenbegroting door het AB vastgesteld en aangeboden aan de deelnemende gemeenten teneinde de gemeenteraden in staat te stellen on een zienswijze bij e begroting af te geven.

Artikel 4. Begroting definitief

Het artikel bepaalt, dat het AB met inbegrip van de zienswijzen van de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten de begroting definitief vaststelt. De definitieve begroting wordt vervolgens aangeboden aan de deelnemende gemeenten en aan het provinciaal bestuur.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

Artikel 5 bevat regels voor de autorisatie van de baten en lasten in de begroting en van de investeringskredieten. Op grond van artikel 189 van de Gemeentewet berust het budgetrecht bij het AB. Het AB neemt uiteindelijk de beslissing welke bedragen zij voor taken en activiteiten op de begroting beschikbaar stelt. Gedurende het begrotingsjaar kan het AB op grond van artikel 192 van de Gemeentewet besluiten nemen voor het wijzigen van de begroting. Het DB kan slechts uitgaven doen voor de bedragen die hiervoor op de begroting zijn gebracht (derde lid van artikel 189 van de Gemeentewet). Het AB kan kiezen op welk niveau zij budgetten beschikbaar stelt. Autorisatie door het AB van de baten en de lasten vindt plaats op het niveau van producten (eerste lid).

Ook uitgaven voor investeringen moeten door het AB worden geautoriseerd. Voor de autorisatie van deze investeringskredieten is ervoor gekozen deze bij de begrotingsbehandeling mee te nemen (tweede lid). Wel kan het AB bij de begrotingsbehandeling aangeven, welke investeringskredieten zij op een later tijdstip wenst te autoriseren. Zo kan het AB de autorisatie van investeringen combineren met de behandeling van de inhoudelijk kant van het investeringsvoorstel. Het bedrag voor een dergelijke investering blijft wel op de begroting staan als voorziene uitgaaf, maar het AB autoriseert de uitgaaf nog niet. Het DB is nog niet bevoegd verplichtingen voor de investering aan te gaan.

Het DB dient dreigende overschrijdingen van geautoriseerde lasten en investeringskredieten en dreigende onderschrijdingen van geautoriseerde baten bij het bekend worden aan het AB te melden, zodat het AB kan besluiten of het budget moet worden gewijzigd of dat het beleid moet worden bijgesteld.

Voor het behandelen van de daadwerkelijke begrotingswijzigingen en bijstellingen van beleid is ervoor gekozen deze mee te nemen bij de behandeling van de bestuursrapportages (vierde lid). Bij investeringen met een meerjarig karakter, bepaalt het vierde lid ook, dat bij elke begroting een actualisatie van de ramingen plaatsvindt en het DB aan het AB voorstellen doet voor het wijzigen van de investeringskredieten.

Meestal komen gedurende het begrotingsjaar nieuwe investeringsvoornemens op tafel, die bij het opstellen van de begroting niet waren voorzien. Het vijfde lid van het artikel regelt de autorisatie van de investeringskredieten anders dan bij vaststelling van de begroting. Dus ook voor investeringen die pas in de loop van het begrotingsjaar worden voorzien. Daarbij draagt dit lid aan het DB op bij grote investeringen aan te geven wat het effect is op de schuldpositie van de gemeente.

Artikel 6. Bestuursrapportages

De bestuursrapportages zijn een belangrijk onderdeel van de planning- en controlcyclus voor het DB en AB. Op basis van bestuursrapportages wordt zij door het bestuur geïnformeerd over de uitputting van budgetten en investeringskredieten en de voortgang van de uitvoering van het beleid. Het tweede lid bevat bepalingen over de minimale inhoud van de rapportage.

Artikel 7. Informatieplicht

In artikel 7 van de financiële verordening is een nadere invulling van de informatieplicht van de directeur aan het AB opgenomen. Het betreft een uitwerking van artikel 13 van de GR waarin is opgenomen dat alle inlichtingen die het AB nodig heeft voor het uitoefenen van haar taak verstrekt moeten worden.

In artikel 7 verzoekt het AB de directeur om informatie vooraf aan het aangaan van de opgesomde rechtshandelingen met een financieel gevolg, indien het aangaan van deze verplichtingen de in het artikel genoemde bedragen overschrijden.

De bepalingen uit het artikel ontslaan de directeur niet van de informatieplicht in andere gevallen.

Ook moeten besluiten van de directeur voor het doen van privaatrechtelijke rechtshandelingen passen binnen de kaders van het beleid dat door het AB is uiteengezet. Het artikel schept slechts duidelijkheid tussen de directeur en het AB over wanneer het AB in elk geval vóóraf wenst te worden geïnformeerd en in de gelegenheid wil worden gesteld zijn wensen en bedenkingen aan de directeur kenbaar te maken.

Artikel 8. Waardering & afschrijving vaste activa

In het tweede lid, onder a, van artikel 212 van de Gemeentewet is opgenomen, dat de financiële verordening in elk geval de regels voor waardering en afschrijving van activa bevat. Hieraan is in artikel 8 invulling gegeven. Voor de bepalingen over afschrijvingstermijnen van de immateriële en materiële vaste activa wordt in de verordening verwezen naar de bijlage “Afschrijvingsbeleid immateriële vaste activa” bij de verordening. In de bijlage zijn de afschrijvingstermijnen voor de verschillende activa opgenomen. Deze vorm sluit aan bij de voorheen gebruikelijke werkwijze in sommige gemeenten om de afschrijvingstermijnen in een apart document vast te leggen.

Een mogelijkheid is om voor bepaalde vaste activa een maximale afschrijvingstermijn op te nemen in plaats van een vaste afschrijvingstermijn. Van een maximale afschrijvingstermijn kan met de afschrijvingstermijn naar beneden worden afgeweken.

Vanaf 1 januari 2017 is ook het activeren van investeringen met maatschappelijk nut verplicht. Het BBV laat een aanzienlijke beleidsvrijheid aan gemeenten voor het zelf vaststellen van de eigen afschrijvingsmethodieken en afschrijvingstermijnen. Natuurlijk geldt hierbij wel het criterium dat de afschrijvingsmethodiek en afschrijvingstermijn van een actief afgestemd zijn op de verwachte gebruiksduur. Indien dit wordt nagelaten, wordt het getrouwe beeld van de jaarrekening aangetast.

Artikel 9. Integrale kostentoerekening

Het eerste lid van artikel 9 bepaalt, dat de kostprijsberekeningen extracomptabel worden vastgelegd en dat de kostprijzen bestaan uit alle kosten die voor desbetreffende rechten en heffingen.

Het derde lid van artikel 9 bepaald dat de aan de deelnemer berekende kostprijs van producten en diensten via een pro rato berekening wordt toegekend aan de taakvelden. Deze berekening wordt opgenomen in de begroting en jaarrekening.

Artikel 10. Financieringsfunctie

Artikel 212 van de Gemeentewet bevat de bepaling, dat de financiële verordening in elk geval regels voor de algemene doelstelling en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie bevat. Het treasurystatuut geeft invulling aan deze plicht. Het statuut bevat kaders voor het financieringsbeleid. De kaders voor de financiële organisatie van de financieringsfunctie staan in artikel 16 van deze verordening.

Artikel 11. Registratie bezittingen, activa en vermogen

De accountant toetst jaarlijks of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de financiën en of de (financiële) beheers handelingen die eraan ten grondslag liggen, rechtmatig zijn verlopen. Ten behoeve van deze controle worden de bezittingen geregistreerd en geactualiseerd.

Hoofdstuk 4. Paragrafen

Het BBV geeft in de artikelen 9 tot en met 16 aan wat er in de paragrafen, weerstandsvermogen en risicobeheersing, onderhoud kapitaalgoederen, financiering, bedrijfsvoering en verbonden partijen ten minste moet staan. In de financiële verordening kan het AB bepalen, dat zij ook over aanvullende zaken in de paragrafen wil worden geïnformeerd. Hoofdstuk 4 van de financiële verordening geeft hier invulling aan.

Artikel 12. Risico

In dit artikel wordt de aanvullende informatievraag van het AB voor deze paragraaf gedefinieerd. Er is opgenomen, dat het AB in deze paragraaf wordt geïnformeerd over de ontwikkeling van de risico’s welke van materieel belang zijn.

Artikel 13. Weerstandsvermogen

In het BBV staat in artikel 11, welke informatie de paragraaf weerstandsvermogen in elk geval moet bevatten. In dit artikel wordt de aanvullende informatievraag van het AB voor deze paragraaf gedefinieerd. Er is opgenomen, dat het AB voor het vormen van een oordeel van de weerstandsvermogen in deze paragraaf ook wordt geïnformeerd over de ontwikkeling van het saldo van baten en lasten als aandeel van de inkomsten.

Artikel 14. Financiële kengetallen

Onder dit onderdeel zijn de ratio’s opgenomen:

• 1.

  netto schuldquote, dit cijfer geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen;

• 2.

  solvabiliteitsratio, verhouding Eigen Vermogen tot het totaal passiva;

• 3.

  structurele exploitatieruimte, is het resultaat in verhouding tot het totaal aan baten.

Artikel 15. Financiering

In de paragraaf financiering bij de begroting en de jaarstukken neemt het DB naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 13 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

a. de kasgeldlimiet;

b. de renterisico norm;

c. de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar;

d. de rentevisie en,

e. de rentekosten en renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

Artikel 16. Bedrijfsvoering

In het BBV staat in artikel 14, welke informatie de paragraaf bedrijfsvoering in elk geval moet bevatten. In dit artikel is de aanvullende informatievraag van het AB voor deze paragraaf gedefinieerd. Er is opgenomen, dat het AB in de paragraaf bedrijfsvoering ook wordt geïnformeerd over:

• a

  de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;

• b.

  de kosten van inhuur derden;

• c.

  de opleidingskosten;

• d.

  de huisvestingskosten;

• f.

  de automatiseringskosten en;

• f.

  de overige kosten en,

• g.

  de rechtmatigheidsverantwoording.

Artikel 17. Administratie

Onder artikel 17 zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de administratie van Cocensus. Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens en de vastlegging moeten voldoen.

Artikel 18. Financiële organisatie

Artikel 18 geeft de uitgangspunten voor de financiële organisatie en draagt het DB op hiervoor zorg te dragen. Het DB is op grond van artikel 12 van de GR bevoegd regels te stellen over de ambtelijke organisatie. Deze bevoegdheid betreft ook het stellen van regels voor de financiële organisatie, blijkt uit het advies van de Afdeling advisering van de Raad van State en het nader rapport uit 2003 over de wijziging van artikel 212 van de Gemeentewet.

Artikel 18 geeft een opsomming op welke terreinen van de financiële organisatie het DB beleid en interne regels moet stellen. Om hier invulling aan te geven ligt het voor de hand, dat het DB een organisatiebesluit en een treasurystatuut vaststelt en dat het DB de volmachten en mandaten alsook de kostenverdeelsleutels voor de (extracomptabele) kostentoerekening vastlegt. Dit treasurystatuut is reeds vastgesteld.

Bij het beleid en de interne regels voor de inkoop en aanbesteding kan gedacht worden aan een inkoopreglement en ook aan algemene inkoopvoorwaarden.

De uitgangspunten voor de financiële organisatie zijn nodig om voor het financieel beheer en het financieel beleid aan de eisen voor rechtmatigheid, controle en verantwoording te voldoen. Ze creëren de randvoorwaarden, waarop de interne controle en de accountantscontrole kan steunen bij het onderzoek naar de rechtmatigheid van de beheers handelingen met een financieel gevolg en de getrouwheid van de jaarrekening.

Artikel 19. Interne controle

De accountant toetst jaarlijks of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de financiën en of de (financiële) beheers handelingen die eraan ten grondslag liggen, rechtmatig zijn verlopen. Het eerste lid van artikel 18 draagt de directeur op maatregelen te treffen, zodat gedurende het jaar of vooraf aan de accountantscontrole Cocensus zelf nagaat of de cijfers in de administraties een getrouw beeld geven en of de financiële beheers handelingen die aan de baten, de lasten en de balansmutaties ten grondslag liggen, rechtmatig (zijn) verlopen.

Het tweede lid bepaalt, dat de directeur zorg draagt voor toetsing van de bedrijfsprocessen. Ieder bedrijfsproces van Cocensus wordt periodiek getoetst, zodanig dat alle processen binnen drie jaar aan bod komen. Indien nodig neemt de directeur maatregelen met als doen de kwaliteit van de processen te verbeteren.

Artikel 20. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

Bij het inwerkingtreden van de nieuwe verordening moet de oude worden ingetrokken. Volgens de Gemeentewet is een begrotingsjaar gelijk aan een kalenderjaar. In begrotingsjaar t worden de jaarstukken uit het begrotingsjaar t-1 vastgesteld, wordt uitvoering gegeven aan de begroting voor het jaar t en wordt tot slot de begroting voor het jaar t+1 vastgesteld. De nieuwe verordening is van toepassing op alle stukken die betrekking hebben op het begrotingsjaar t+1 en later.

De oude verordening is ondanks het intrekken nog wel van toepassing op de jaarstukken van het begrotingsjaar t-1 en de begroting en jaarstukken van het jaar t. Hiervoor is in artikel 20 een overgangsbepaling opgenomen.

Artikel 21. Inwerkingtreding en citeertitel

Met ingang van 1 januari 2017 gelden vanwege de wijzigingen van het BBV andere bepalingen voor het activeren en afschrijven van nieuwe investeringen met maatschappelijk nut. In het tweede lid van artikel 20 is een overgangsbepaling opgenomen. Voor investeringen met maatschappelijk nut voor 2017 zijn de bepalingen uit de oude financiële verordening nog van kracht.

Vaststelling

Uitgaande stukken van het AB moeten door de voorzitter worden ondertekend (eerste lid artikel 8 van de GR Cocensus). De directeur moet de uitgaande stukken van het AB medeondertekenen (achtste lid artikel 16 van de GR Cocensus).

De financiële verordening moet worden gepubliceerd.

Binnen twee weken na vaststelling door het AB moet het DB de verordening aan gedeputeerde staten zenden (artikel 214 van de Gemeentewet). Gedeputeerde staten kunnen te allen tijde een onderzoek instellen naar het beheer en de inrichting van de financiële organisatie en de verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet (artikel 215 van de Gemeentewet).