| Organisatie | Lopik |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Beleidsregel bestuurlijke boete Basisregistratie Personen gemeente Lopik |
| Citeertitel | Beleidsregel bestuurlijke boete Basisregistratie Personen gemeente Lopik |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 04-12-2019 | nieuwe regeling | 03-12-2019 Het Kontakt, 10-12-2019 | 033115279 |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Lopik,
gelet op het bepaalde in artikel 4.17 van de Wet basisregistratie personen (Wet BRP) en titel 5.4 van de Algemene Wet Bestuursrecht,
overwegende dat de bestuurlijke boete Wet BRP ten doel heeft de burger aan te zetten tot het nakomen van verplichtingen die de wet Basisregistratie personen aan hen oplegt, om fraude en andere onwenselijke gedragingen te voorkomen en te bestrijden.
gelezen het advies d.d. 3 december 2019;
de navolgende beleidsregel bestuurlijke boete Basisregistratie Personen voor de gemeente Lopik vast te stellen:
De boete heeft ten doel de burger te bewegen alsnog te voldoen aan zijn verplichtingen, zoals genoemd in de artikelen 2.38, 2.39, 2.40 lid 5, 2.43 t/m 2.47, 2.50, 2.51 en 2.52 van de wet.
Artikel 7: Onvoorziene omstandigheden en afwijkingsbevoegdheid
In de gevallen waarin de regeling niet voorziet, beslist het college.
In bijzondere gevallen kan met toestemming van het college worden afgeweken van de bepaling in deze regeling.
Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Lopik van 3 december 2019
Burgemeester en wethouders van de gemeente Lopik,
de secretaris,
(mr. E.T. Halman, MBA)
de burgemeester,
(dr. L.J. de Graaf)
In dit artikel zijn de in de regeling gebruikte begrippen nader gedefinieerd en is aansluiting gezocht bij de wettelijke begripsomschrijvingen, die onverkort van toepassing zijn.
De Wet basisregistratie personen (Wet BRP) biedt de gemeente een aantal nieuwe instrumenten voor de handhaving van de plichten die de burgers op grond van de nieuwe wetgeving hebben (tijdige aangifte van vestiging, verhuizing, emigratie, overleggen van bescheiden, voldoen aan de informatieplicht, etc.). Het artikel is opgesteld ten behoeve de borging en/of verbetering van de kwaliteit, integriteit en betrouwbaarheid van de in de basisregistratie opgenomen gegevens.
Artikel 3 lid 1, dit betreft het zogenaamde 'ne bis in idem' beginsel. In de jurisprudentie ten aanzien van dit beginsel heeft de Hoge Raad enkele criteria opgeworpen om vast te stellen of er sprake is van hetzelfde feit. Allereerst is de feitelijke gedraging van belang. Er is sprake van hetzelfde feit als de gedraging in meer delicten hetzelfde is. Daarnaast speelt het beschermde rechtsgoed een rol. Wanneer de burger geen aangifte doet van zijn adreswijziging en vervolgens niet verschijnt wanneer het college van BenW hem daartoe verplicht, dan zijn dat in feite twee overtredingen. Het kan in dit geval disproportioneel zijn om twee boetes op te leggen. Overwogen kan worden om slechts één boete op te leggen.
Artikel 3 lid 2, de bevoegdheid tot het opleggen van een bestuurlijke boete vervalt drie jaar nadat de overtreding is begaan conform artikel 5:45 Algemene Wet Bestuursrecht. Het is dus van belang om te bepalen op welke datum de overtreding van een verplichting op grond van de Wet BRP is begaan. Uitgangspunt is, dat de overtreding wordt geacht te zijn begaan op het moment, dat het college constateert, dat niet aan de wettelijke verplichting is voldaan. Bijvoorbeeld na overtreding van de aangifteplicht blijft de overtreding actueel. Elke dag dat de burger in gebreke blijft, overtreedt hij de wet. De termijn schuift daarmee dus op.
Artikel 3 lid 3, meestal ligt de verplichting in de Wet BRP alleen bij de ingeschrevene. In dat geval is de boete alleen opeisbaar bij de ingeschrevene. Soms echter ligt de verplichting bij verschillende mensen. In dat geval kan de boete ook opgelegd worden aan verschillende mensen. Er moet dan een keuze gemaakt worden aan wie de boete wordt opgelegd.
Artikel 3 lid 4: indien meerdere personen de verplichting hebben om aangifte te doen op grond van dit artikel, zijn deze personen hoofdelijk aansprakelijk. Dat betekent dat aan elke persoon afzonderlijk een boete opgelegd kan worden. (ook indien anderen medeaansprakelijk zijn). Als één van de personen aan wie de boete is opgelegd betaalt, zijn de anderen gevrijwaard tot het betalen van de boete. Voor de aangifte moet het college van BenW wel bepalen op wie de verplichting voornamelijk rust. In het geval van minderjarigen zal de verplichting eerder rusten op de ouder, voogden, of verzorgers, bij wie het kind gaat wonen, dan bij de ouder of ouders op wiens adres het kind niet meer woont. In het geval dat het college van BenW meerdere personen aansprakelijk stelt voor de bestuurlijke boete, zullen deze personen afzonderlijk aangeschreven moeten worden.
Artikel 3 lid 5: de bestuurlijke boete kan niet opgelegd worden als de overtreder is overleden.
Wanneer de boete bij leven van de burger is opgelegd en de burger vóór de inning komt te overlijden, dan vervalt de boete.
Een bestuurlijke boete kan alleen worden opgelegd als er sprake is van verwijtbaar gedrag. De mate van verwijtbaarheid wordt volgens vaste jurisprudentie bepaald op grond van objectieve- en subjectieve verwijtbaarheid. Bij objectieve verwijtbaarheid gaat het om het handelen of nalaten van de burger: heeft hij feitelijk een wettelijke regel overtreden? Bepalend daarbij is of er op hem een verplichting rustte op grond van de Wet BRP. Als uit een geheel van feiten en omstandigheden blijkt dat op hem geen verplichting rustte, is er geen reden tot opleggen van de boete. Of er sprake is van objectief verwijtbaar gedrag blijkt uit het dossier op grond waarvan uiteindelijk een boete wordt opgelegd. Als kan worden vastgesteld dat de burger niet voldaan heeft aan zijn verplichting, wordt de verwijtbaarheid van de gedraging in beginsel aangenomen.
Bij subjectieve verwijtbaarheid gaat het om de persoon zelf: wist, of kon hij redelijkerwijs weten, dat hij een verplichting had moeten nakomen? Afhankelijk van de feiten en de omstandigheden waarin de burger zich ten tijde van de verplichting bevond, bepaalt het college en eventueel de rechter of er sprake is van een overmachtssituatie, waardoor het de burger op subjectieve gronden niet verweten kan worden dat hij niet aan zijn verplichting voldoet. Een voorbeeld daarvan is een spoedopname in een ziekenhuis, waardoor iemand niet tijdig aan zijn verplichting kan voldoen. Hierbij is het wel van belang dat de overtreder zo snel mogelijk nadat hij is ontslagen uit het ziekenhuis, alsnog aan zijn verplichting voldoet. Blijft hij nalatig in het voldoen aan deze verplichting, dan is hij immers nog steeds in overtreding, terwijl de subjectieve omstandigheden waardoor het nalaten niet verwijtbaar was, niet meer van toepassing waren.
Van verwijtbaarheid is in ieder geval sprake indien de overtreder:
stelt langere tijd niet in staat te zijn geweest zijn belangen te behartigen, doordat hij tijdelijk niet op het adres heeft gewoond. Hieronder wordt ook begrepen tijdelijk verblijf in het buitenland, tijdelijk verblijf in een instelling voor de gezondheidszorg, een instelling op het gebied van kinderbescherming of een penitentiaire instelling.
In het bestuursrecht wordt onderscheid gemaakt tussen lage en hoge bestuurlijke boetes. Voor lage bestuurlijke boetes gelden minder voorschriften en administratieve regels dan voor hogere boetes. De grens ligt op € 340,-. Om onnodige administratieve lasten te voorkomen heeft de wetgever voor het opleggen van boetes ingevolge de Wet BRP gekozen voor een maximum van € 325,-. Conform het advies van de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NVVB) is ervoor gekozen om per overtreding minimaal een standaardboete op te leggen van € 200,- en voor de hogere boete het maximale bedrag van € 325,-.
In Bijlage 1 ' Schema overtreding bestuurlijke boete' is schematisch aangegeven wanneer de standaardboete of de hogere boete opgelegd kan worden.
Bij valsheid in geschrifte moet het in principe gaan om een schriftelijk document. Ook het opzettelijk gebruiken van een door iemand anders valselijk opgemaakt of vervalst geschrift geldt als valsheid in geschrifte.
Bij een valse aangifte als hier bedoeld kan een bestuurlijke boete worden opgelegd vanwege overtreding van de aangifteplicht. Er dient dan wel rekening te worden gehouden met het bepaalde in artikel 5.44 van de Algemene Wet Bestuursrecht. Als er naast het overtreden van de aangifteplicht tevens sprake is van valsheid in geschrifte, dient de zaak eerst aan het Openbaar Ministerie (OM) te worden voorgelegd. Besluit het OM niet strafrechtelijk te vervolgen dan kan alsnog een bestuurlijke boete worden opgelegd.
Bijlage 1 Schema overtreding bestuurlijke boete
Een schematisch overzicht over de soorten overtredingen die beboet worden en de hoogte boete van de te betalen boete wordt gegeven in onderstaande tabel
Bijlage 2 Tekstblokken voor aangiften en schriftelijke verzoeken (oproepen)
aangifte adreswijziging of vertrek (papier)
Het invullen van dit aangifteformulier met onjuiste gegevens kan gezien worden als een overtreding van de verplichting tot het doen van aangifte zoals bedoeld in de Wet basisregistratie personen en kan vervolgens beboet worden met een bestuurlijke boete van maximaal 325 euro (artikel 4.17 Wet basisregistratie personen).
aangifte adreswijziging of vertrek (internet)
Het invullen van dit webformulier met onjuiste gegevens kan gezien worden als een overtreding van de verplichting tot het doen van aangifte zoals bedoeld in de Wet basisregistratie personen en kan vervolgens beboet worden met een bestuurlijke boete van maximaal 325 euro (artikel 4.17 Wet basisregistratie personen).
voornemen ambtshalve opname gegevens
Indien dit voornemen tot ambtshalve opname van gegevens in de basisregistratie personen leidt tot een besluit waarin het voornemen ten uitvoer wordt gelegd, wordt u tevens een bestuurlijke boete van maximaal 325 euro opgelegd. Beide besluiten kunt u voorkomen door binnen de in deze brief gestelde termijn alsnog aangifte te doen.
Indien u binnen de gestelde termijn niet verschijnt bij de balie van <bijv. de afdeling Burgerzaken + adres> riskeert u een bestuurlijke boete van maximaal 325 euro.
Indien u binnen de gestelde termijn geen gehoor geeft aan het verzoek om inlichtingen te geven, riskeert u een bestuurlijke boete van maximaal 325 euro.
Indien u binnen de gestelde termijn geen gehoor geeft aan het verzoek om de gevraagde geschriften te overleggen, riskeert u een bestuurlijke boete van maximaal 325 euro.
Besluit aanwijzing instelling/bedrijf om inlichtingen over bewoning te geven
Indien u geen gehoor geeft aan deze aanwijzing en derhalve geen of onvoldoende inlichtingen geeft over de bewoning van het adres <adres waar personen verblijven>, riskeert u een bestuurlijke boete van maximaal 325 euro.
Besluit oplegging bestuurlijke boete bij:
verzuimde aangifte; persoon is spoorloos
U heeft ondanks herhaalde oproepen zich niet gehouden aan de aangifteplicht zoals bedoeld in artikel <2.38 of 2.39 of 2.43> van de Wet basisregistratie personen. Daarom besluiten wij hierbij aan u een bestuurlijke boete op te leggen van … euro. Deze oplegging en/of de betaling ervan ontslaat u overigens niet van uw aangifteplicht.
verzuimde aangifte; adres persoon is bekend
U heeft ondanks herhaalde oproepen zich niet gehouden aan de aangifteplicht zoals bedoeld in artikel <2.38 of 2.39 of 2.43> van de Wet basisregistratie personen. Daarom besluiten wij hierbij aan u een bestuurlijke boete op te leggen van … euro.
U bent ondanks herhaalde oproepen, zoals bedoeld in artikel <2.46 of 2.47> van de Wet basisregistratie personen, niet verschenen aan de balie van de afdeling Burgerzaken van de gemeente Lopik. Daarom besluiten wij hierbij aan u een bestuurlijke boete op te leggen van … euro. Deze oplegging en/of de betaling ervan ontslaat u overigens niet van uw verschijningsplicht.
weigering ID-bewijs overleggen
U heeft ondanks herhaalde verzoeken, zoals bedoeld in artikel 2.52 van de Wet basisregistratie personen, steeds geweigerd om bij de balie van de afdeling Burgerzaken van de gemeente Lopik uw identiteitsbewijs te tonen. Daarom besluiten wij hierbij aan u een bestuurlijke boete op te leggen van … euro. Deze oplegging en/of de betaling ervan ontslaat u overigens niet van de bedoelde identificatieplicht.
Wij achten het voldoende aangetoond dat u bewust ten aanzien van <naam persoon die adresfraude pleegde> heeft verklaard dat hij/zij op uw adres woonachtig was terwijl u en <naam persoon die adresfraude pleegde> beiden wisten dat dit onjuist was. U heeft daarmee bewust toegelaten dat een andere persoon onrechtmatig op uw adres is ingeschreven in de basisregistratie personen. Daarom besluiten wij hierbij op grond van artikel 4.17b van de Wet basisregistratie personen, aan u een bestuurlijke boete op te leggen van … euro.
Indien u het niet eens bent met dit besluit kunt u binnen zes weken na verzending van dit besluit een gemotiveerd bezwaarschrift indienen bij het college van burgemeester en wethouders van Gemeente Lopik, Postbus 50, 3410 CB Lopik.
Bijlage 3 Procedure opleggen bestuurlijke boete
Deze procedure maakt deel uit van het informatiebeveiligingshandboek van de gemeente Lopik. De procedure legt uit welke procedure gevolgd dient te worden bij het opleggen van een bestuurlijke boete.
Een bestuurlijke boete is een boete die door een daartoe bevoegde overheidsdienst zonder tussenkomst van het Openbaar Ministerie of een rechter kan worden opgelegd. In dit geval heeft de procedure betrekking op overtredingen in het kader van de Wet basisregistratie personen (Wet BRP).
________________________________________
Het opleggen van een boete is een juridisch proces waar de nodige voorwaarden aan zitten. Deze procedure geeft inzicht in de wettelijke bepalingen en daarnaast is het proces uitgewerkt wat de zorgvuldigheid van werken moet borgen.
Een bestuurlijke boete is een boete die door een daartoe bevoegde overheidsdienst onder tussenkomst van het Openbaar Ministerie of een rechter kan worden opgelegd. In het geval van de Wet BRP ligt de wettelijke basis in Art 4.17 BRP. (Het college van burgemeester en wethouders kan een bestuurlijke boete van ten hoogste 325 euro opleggen: a. ter zake van overtreding van de artikelen 2.38, 2.39, 2.40, vijfde lid, 2.43 tot en met 2.47, 2.50, 2.51 en 2.52; b. aan degene met een woonadres in de gemeente die bewust toelaat dat een andere persoon met datzelfde woonadres is ingeschreven, terwijl hij weet dat dit onjuist is.).
Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
De medewerkers zijn verantwoordelijk voor het signaleren en melden van verdachte gevallen.
Het afdelingshoofd Dienstverlening is verantwoordelijk voor de actualiteit van deze procedure.
Voordat tot het opleggen van de bestuurlijke boete kan worden overgegaan moeten een aantal stappen vooraf genomen zijn die aan zorgvuldigheidseisen voldoen. Er moet een dossier aangelegd zijn waarin bewijsstukken zijn opgenomen die het besluit tot opleggen van de bestuurlijke boete rechtvaardigen. Uit de dossiers moet in ieder geval het volgende blijken:
Bestuurlijke boete en ambtshalve beslissing
Als uiteindelijk een zorgvuldig gemotiveerd ambtshalve besluit is genomen wordt daarin ook het besluit opgenomen dat de bestuurlijke boete wordt opgelegd. Daarbij wordt de hoogte van de boete aangegeven maar ook de motivering achter dit besluit. Tegen beide besluiten kan bezwaar gemaakt worden en dit wordt vermeld in het besluit.
Bestuurlijke boete zonder ambtshalve beslissing
Het kan voorkomen dat een bestuurlijke boete opgelegd wordt maar dat er geen ambtshalve besluit wordt genomen. Dan wordt specifiek een besluit genomen voor het opleggen van de bestuurlijke boete. Dit kan voorkomen als een burger weigert of geen gehoor geeft aan zijn verplichting om inlichtingen te verschaffen of om brondocumenten over te leggen.
Als na de rappel brief geen enkele reactie wordt ontvangen wordt de beslissing genomen een bestuurlijke boete op te leggen. Dit is een AWB besluit en moet gemotiveerd zijn en vermelden dat er bezwaar gemaakt kan worden op grond van artikel 7.1 Awb.
Als de burger contact opneemt en aannemelijk maakt dat meer tijd nodig is om aan zijn verplichting te voldoen wordt hier gehoor aan gegeven. Er wordt in overleg met de burger een termijn gesteld en dat wordt schriftelijk aan de burger bekend gemaakt. De waarschuwing over de bestuurlijke boete wordt daarin wel opgenomen.
Jaarlijks wordt door de Beveiligingsbeheerder BRP nagegaan of de procedure op alle betreffende elementen correct en volledig wordt toegepast. Hiervoor wordt aan de hand van minimaal vijf dossiers beoordeeld of er conform deze procedure en conform de Beleidsregel Bestuurlijke Boete is gehandeld.
De Beveiligingsbeheerder BRP rapporteert hierover schriftelijk aan het afdelingshoofd Dienstverlening. Zie hiervoor de rapportage Controle procedure bestuurlijke boete.
De mogelijkheid van een bestuurlijke boete wordt gebruikt om ervoor te zorgen dat de burger zijn verplichtingen zoals deze in de Wet BRP zijn genoemd nakomt. Voorafgaand aan het opleggen van een bestuurlijke boete, waarschuwt het college van BenW de burger schriftelijk over de mogelijkheid dat de bestuurlijke boete kan worden opgelegd, als hij niet alsnog aan zijn verplichting voldoet.
Het kan gaan om het niet voldoen aan verplichtingen op grond van de Wet BRP die te maken hebben met aangiften van vestiging (verblijf en adres), adreswijziging of vertrek of het overleggen van brondocumenten waaraan gegevens over de identiteit, de burgerlijke staat of nationaliteit moeten worden ontleend.
Aanvullend bij de Regeling beleid bestuurlijke boete worden de werkprocessen Adresonderzoek en brondocumenten vastgesteld. Deze processen kunnen uiteindelijk leiden tot het feitelijk opleggen van een bestuurlijke boete. Deze processen zijn gericht op het verhogen van de kwaliteit en actualiteit van de BRP.
Hieronder zijn de algemene stappen beschreven die leiden naar het uiteindelijk feitelijk opleggen van de bestuurlijke boete.
De gemeente stelt vast dat de burger niet binnen de gestelde termijn aan een verplichting voldoet.
Gaat het om een de verplichting tot het overleggen van brondocumenten waaraan gegevens over de identiteit, de burgerlijke staat en nationaliteit moeten worden ontleend, de verplichting om in persoon te verschijnen of het verstrekken informatie dan moet een onderzoek dossier gevormd worden. De werkprocedure brondocumenten moet gevolgd worden als het de verplichting betreft om brondocumenten over te leggen.
Er is een onderzoekdossier waaruit blijkt wat de aanleiding is van het onderzoek en welke stappen in dit onderzoek gezet zijn. De brief of brieven waarbij de burger gewezen wordt op zijn verplichting met vermelding van de bestuurlijke boete maakt deel uit van dit dossier.
Het college van BenW stuurt een schriftelijk voornemen van de ambtshalve beslissing in het geval de burger niet alsnog binnen de in de betreffende brief gestelde termijn de verplichting van het doen van aangifte vervult. In het voornemen is een clausule opgenomen dat de bestuurlijke boete wordt opgelegd bij gelegenheid van die ambtshalve beslissing. Een kopie van dit voornemen maakt deel uit van het dossier.
Het besluit voor ambtshalve opname van gegevens bij migratie kan in één brief worden meegedeeld met het opleggen van de bestuurlijke boete of in twee afzonderlijke brieven. Als de besluiten in één brief worden medegedeeld, is het van belang dat in de brief duidelijk staat dat er afzonderlijk bezwaar gemaakt kan worden tegen de ambtshalve beslissing en tegen de bestuurlijke boete. Het bezwaar richt de burger aan het college van BenW van de gemeente. Hij moet het bezwaar binnen 6 weken na verzending van het besluit indienen bij het college van BenW.
Bijlage 4 Procedure beoordelen van brondocumenten
Deze procedure maakt deel uit van het informatiebeveiligingshandboek van de gemeente Lopik. De procedure legt een standaard werkwijze vast voor het beoordelen van brondocumenten.
Een brondocument is een geschrift, opgemaakt overeenkomstig de ter plaatse geldende voorschriften en afgegeven door een bevoegde autoriteit, met relevante persoonsgegevens om te dienen tot bewijs van het betreffende feit.
Daarnaast bestaan er ook nog zogenaamde 'aanvullende' brondocumenten. Deze dienen als aanvulling of verbetering van persoonsgegevens, maar staan op zichzelf niet als bewijs.
De procedure brondocumenten beoogt de kwaliteit van de brondocumenten die gebruikt mogen worden voor de verwerking in de Basisregistratie Personen (BRP) te waarborgen.
De Wet BRP geeft aan welke brondocumenten waarvoor gebruikt mogen worden. Deze procedure gaat over de feitelijke controle van het betreffende brondocument, zowel fysiek als inhoudelijk.
Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Het afdelingshoofd Dienstverlening is verantwoordelijk voor de instructie aan de medewerkers van de afdeling.
De medewerkers zijn verantwoordelijk voor een juiste toepassing van deze procedure.
Het afdelingshoofd Dienstverlening is verantwoordelijk voor de actualiteit van deze procedure.
Zowel in de Wet BRP als in het burgerlijk wetboek, boek 1 is geregeld dat de burger verplicht is brondocumenten te overleggen voor de bijhouding van de BRP en voor het opmaken van akten van de burgerlijke stand.
De Identiteit van de burger vaststellen conform procedure identiteit vaststellen en machtiging;
Bij niet akkoord vanwege verplichtingen die niet hersteld kunnen worden, of vanwege inhoudelijke feiten die niet in de BRP opgenomen mogen worden, wordt de burger schriftelijk een besluit toegezonden van de afwijzing. Het betreft een AWB. besluit waar de bezwaar- en beroepsprocedure op van toepassing is;
Het dossier kan bij niet-nakoming van verplichtingen leiden tot het besluit opleggen bestuurlijke boete;
Minimaal jaarlijks beoordeelt de Gegevensbeheerder BRP of de procedure en de uitvoering nog met elkaar in overeenstemming zijn. Indien deze niet met elkaar overeenkomen wordt beoordeeld of de procedure geactualiseerd moet worden of dat medewerkers geïnstrueerd moeten worden op een juiste toepassing van de procedure.
Om de werking van het proces te kunnen controleren worden minimaal vier procedures brondocumenten volledig doorgenomen en beoordeeld. Verder worden minimaal twee medewerkers uit het proces geïnterviewd met betrekking tot de handelingen die zij uitvoeren binnen dit proces.
Bijlage 5 Procedure adresonderzoek
Deze procedure maakt deel uit van het informatiebeveiligingshandboek van de gemeente Lopik. De procedure voorziet in de gestructureerde en vastgelegde werkwijze voor het uitvoeren van een adresonderzoek in het kader van de BRP.
Een (adres)onderzoek is een gedegen onderzoek naar de feitelijke verblijfplaats van een natuurlijke persoon dat mogelijk kan leiden tot een (ambtshalve) wijziging van gegevens in de BRP.
De procedure adresonderzoek beoogt de kwaliteit van BRP te waarborgen. De Wet BRP geeft aan welke middelen daarvoor gebruikt kunnen worden. Deze procedure gaat over de feitelijke uitvoering van adresonderzoeken en de gevolgen hiervan.
Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Op de uitvoering van een adresonderzoek zijn de landelijke richtlijnen van toepassing zoals aangegeven in de Circulaire adresonderzoek BRP opgesteld in samenwerking tussen het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NVVB).
In de Wet BRP is geregeld dat de burger of diens vertegenwoordiger verplicht is aangifte van verblijf en adres te doen en inlichtingen te verschaffen voor de bijhouding van de basisregistratie personen (BRP).
De aanleiding voor een onderzoek kan zijn:
Signalen kunnen op verschillende manieren ontvangen worden. Dit kan door een terugmelding via de terugmeldingsvoorziening, via brieven, terug gekomen post, per email, door een aangifte in persoon aan de balie of op basis van een eigen waarneming door de gemeente.
Als een aangifte migratie persoonlijk aan de balie wordt gedaan, wordt altijd op het oude en het nieuwe adres in de BRP van de gemeente Lopik bekeken of er personen onterecht geregistreerd zijn.
Bij een adresaangifte kan tevens twijfel ontstaan. Bij twijfel aan de juistheid van een adresaangifte kan deze aangehouden worden. De gemeente onderzoekt dan of het aannemelijk is dat de aangifte klopt. Binnen een zo kort mogelijke termijn (gestreefd moet worden naar afronding binnen vier weken) moet de gemeente beslissen om de aangifte te verwerken of een weigeringsbesluit te sturen aan de persoon. Tegen dit besluit kan bezwaar worden gemaakt.
Telefonische signalen worden pas in behandeling genomen nadat de identiteit van de melder is vastgesteld. Dat zal betekenen dat de melder wordt gevraagd om via de website de melding te doen.
Naar aanleiding van het ontvangen signaal wordt binnen vijf werkdagen beslist welke actie volgt.
Melder wordt op de hoogte gebracht van het instellen van een onderzoek en de verwachte termijn die mogelijk nodig is om een onderzoek af te ronden. De klantadviseur moet zelf de termijnen scherp in de gaten houden. Gebruik van bijvoorbeeld Outlook agenda, het inplannen van een herinnering, kan daarbij helpen.
Sterke (terug)melding of zwakke (terug)melding
Dit zijn meldingen waarbij het (zeer) aannemelijk is dat iemand niet meer op het in de BRP geregistreerde adres woont. De melder heeft goede en/of betrouwbare informatie of bewijzen. Zeer aannemelijk is bijvoorbeeld als iemand op het adres niet meer kan wonen, nieuwe of andere bewoners op het adres wonen, of er is feitelijk geconstateerd dat iemand er niet meer woont.
Er wordt een uitgebreid adresonderzoek gestart dat zich richt op het vinden van het nieuwe adres van de burger.
Dit is een melding waarbij het nog maar de vraag is of iemand niet meer op het in de BRP geregistreerde adres woont. De melder heeft zeer weinig of onbetrouwbare informatie of bewijzen.
Bij een zwakke melding is het voldoende om vast te stellen of iemand inderdaad nog op het BRP adres woont. Betrokkene moet contact hebben gehad met een klantadviseur en een aannemelijke verklaring geven. Dit onderzoek beperkt zich in eerste instantie tot het vaststellen of het huidige adres nog juist is.
In het kader van inzagerecht en een goede besluitvorming dienen alle stappen en onderdelen van het onderzoek goed te worden gedocumenteerd. Gesprekken met betrokken partijen, zowel mondeling als telefonisch moeten zo volledig mogelijk in een verslag opgenomen worden. Hiervoor wordt 'Verslag telefonisch/mondeling gesprek adresonderzoek' gebruikt.
De volgende bewijsstukken worden opgeslagen in het dossier:
Per persoon wordt een papieren dossier aangelegd eventueel samengevoegd tot een gezinsdossier. Het dossier kan bij niet-nakoming van verplichtingen leiden tot het besluit opleggen bestuurlijke boete.
Dossiers worden volledig opgeslagen in het archief en minimaal 10 jaar na sluiting van het dossier bewaard. Als er sprake is van het opleggen van een bestuurlijke boete wordt het dossier minimaal 10 jaar na het incasseren van de bestuurlijke boete bewaard.
Start van het onderzoek en aantekening op de persoonslijst (termijn: 5 werkdagen)
Na het binnenkomen van een melding geldt voor deze stappen een doorlooptijd van maximaal 5 werkdagen (artikel 28 Besluit BRP).
Bij een inkomende melding de identiteit van de melder vaststellen conform procedure identiteit vaststellen en machtigen;
Eerste aanschrijving (termijn: twee weken)
Als de betrokkene naar aanleiding van de eerste aanschrijving aangifte van verhuizing doet, wordt zijn aangifte verwerkt en het onderzoeksdossier afgesloten.
Geen reactie en/of aangifte binnen twee weken zal het leiden tot uitbreiding van het adresonderzoek.
Uitbreiding adresonderzoek (termijn 4 weken)
Nadat een adresonderzoek is afgerond wordt een beslissing genomen over het dossier. De volgende beslissingen kunnen genomen worden:
Het in de BRP opgenomen adres blijkt akkoord te zijn. Op grond van de verstrekte bewijzen en informatie is de medewerker overtuigd dat betrokkene op het adres woont. Het adresonderzoek wordt in de BRP beëindigd en het dossier wordt gesloten zonder wijziging van gegevens. Melder (m.u.v. particulieren) wordt op de hoogte gebracht.
De burger is verhuist naar een ander adres binnen de gemeente. Hij woont niet meer op het oude adres en er zijn minimaal twee bronnen of één sterke melding, die er op wijzen dat hij een ander adres heeft. Een melding waarin een adres vermeldt staat, geldt als een bron. Er wordt een voornemen en vervolgens ambtshalve besluit inschrijving op het nieuwe adres genomen. Melder (m.u.v. particulieren) wordt op de hoogte gebracht.
De burger is verhuisd naar een ander adres in een andere gemeente in Nederland. Hij woont niet meer op het oude adres en er zijn minimaal twee bronnen of één sterke melding, die er op wijzen dat hij een ander adres heeft. Er wordt contact opgenomen met de nieuwe gemeente van vestiging met het verzoek om het onderzoek over te nemen en eventueel zorg te dragen voor ambtshalve inschrijving. Melder (m.u.v. particulieren) wordt op de hoogte gebracht.
De burger is vertrokken en het is onbekend naar welk adres. Gebleken is dat er voldoende zorgvuldig onderzoek is gedaan. Vastgesteld is dat de burger niet op het oude adres woont en er is geen ander adres bekend. Burger is niet bereikbaar, of is wel bereikbaar, maar blijft verklaren dat hij op het oude adres woont. Er wordt een voornemen en vervolgens ambtshalve besluit uitschrijving naar het land Onbekend genomen (VOW). Melder (m.u.v. particulieren) wordt op de hoogte gebracht.
De burger is vertrokken naar het buitenland. Hij woont niet meer op het oude adres en er zijn minimaal twee bronnen of één sterke melding, die er op wijzen dat hij een ander adres in het buitenland heeft. Een melding waarin een adres vermeldt staat, geldt als een bron. Er wordt een voornemen en vervolgens ambtshalve besluit uitschrijving naar het nieuwe adres in het buitenland genomen. Melder (m.u.v. particulieren) wordt op de hoogte gebracht.
Let op! Ambtshalve besluiten moeten per persoon op naam genomen worden. Het ambtshalve besluit voor minderjarige kinderen kan gericht worden aan de wettelijke vertegenwoordiger van het betreffende kind.
Publicatie voornemen ambtshalve besluit VOW (termijn: 4 weken):
Publicatie ambtshalve besluit VOW
Jaarlijks controleert de Beveiligingsbeheerder BRP of de werkzaamheden conform procedure worden uitgevoerd. Dit gebeurt aan de hand van een representatieve steekproef.
Jaarlijks wordt door de Beveiligingsbeheerder BRP conform het bepaalde in de bijlage Regeling Beheer en Toezicht BRP nagegaan of de procedure op alle betreffende elementen correct en volledig wordt toegepast. Hiervoor worden minimaal vier procedures adresonderzoeken volledig doorgenomen en beoordeeld. Verder worden minimaal twee medewerkers uit het proces geïnterviewd met betrekking tot de handelingen die zij uitvoeren binnen dit proces. De Beveiligingsbeheerder BRP rapporteert hierover schriftelijk aan het afdelingshoofd Dienstverlening.