| Organisatie | Lopik |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Nota Evenementenbeleid Gemeente Lopik 2021 |
| Citeertitel | Nota Evenementenbeleid Gemeente Lopik 2021 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 15-01-2022 | nieuwe regeling | 19-01-2020 |
Lopik is een mooie landelijke gemeente die bestaat uit de kernen Benschop, Cabauw, Jaarsveld, Lopik, Lopikerkapel, Polsbroek, Polsbroekerdam, Uitweg en Willige Langerak. Deze dorpen hebben ieder op zich een eigen identiteit en een eigen verenigingsleven. Dit resulteert in veel activiteiten zoals de competitie polsstokverspringen tot Open Tuinendagen. Ook grotere evenementen vinden plaats in Lopik, zoals Nog Harder op recreatieterrein Salmsteke, de Watertorentrek, tentfeesten, toertochten, autocrossen en muziekevenementen. Daarnaast heeft bijna iedere kern zijn eigen door de kerk georganiseerde rommelmarkt.
Evenementen zijn belangrijk voor de gemeente en haar inwoners. Evenementen geven kleur en karakter aan de verschillende kernen in de gemeente Lopik en verhogen daarmee de aantrekkelijkheid van die kernen. Daarnaast hebben evenementen vaak een functie in het versterken van de saamhorigheid.
Evenementen zorgen op verschillende terreinen voor dynamiek binnen de gemeente. Naast deze positieve kenmerken zijn soms ook minder positieve aspecten aan evenementen verbonden. Zo kunnen evenementen overlast veroorzaken voor inwoners, die dicht bij de evenementenlocaties wonen en werken. Die overlast hoeft niet alleen met geluid te maken te hebben, maar kan ook betrekking hebben op de (verminderde) bereikbaarheid van de woning of bedrijf (afgesloten wegen), verkeershinder (tijdelijk verminderd aantal parkeerplaatsen, verkeersopstoppingen) of vervuiling van de openbare ruimte.
Naast deze voor- en nadelen is veiligheid een centraal thema bij evenementen. Het is belangrijk dat evenementen veilig verlopen. Hierin hebben alle deelnemende partijen (organisatoren, bezoekers, omwonenden en de overheid) een eigen en een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Het is echter goed om te beseffen, dat volledige (= 100%) veiligheid zonder enig risico bij het organiseren en houden van een evenement niet gegarandeerd kan worden. Desondanks is het van belang dat er vanuit de gemeentelijke overheid een duidelijk kader ten aanzien van evenementen wordt gecreëerd, waarin met alle verschillende belangen rekening is gehouden. En daarmee kan het evenementenbeleid van de gemeente Lopik gezien worden als een permanente afweging van betrokken belangen.
1.2 Doelstelling evenementenbeleid
Doel van het evenementenbeleid voor de gemeente Lopik is enerzijds om evenementen mogelijk te maken en te faciliteren en duidelijkheid te verschaffen over de voorwaarden waaraan een evenement in de gemeente Lopik moet voldoen, waarbij de veiligheid tot een reëel niveau wordt geborgd. Anderzijds dienen de negatieve bijeffecten van evenementen zo veel als mogelijk geminimaliseerd te worden.
Evenementen zorgen ervoor dat inwoners van de gemeente Lopik zich kunnen ontspannen en elkaar ontmoeten. Lopik moet dan ook een bruisende gemeente blijven, waar veel te doen is en waar men zich ook graag inzet voor (het behoud van) veilige evenementen. De vele vrijwilligers die zich hiervoor inzetten, zijn een onmisbare factor.
We beseffen dat het hierbij belangrijk is om een juiste balans tussen het aanbod van evenementen en de leefbaarheid voor omwonenden van evenementenlocaties te behouden. Evenementen dienen zodanig georganiseerd te worden dat de waardering onder bezoekers en het draagvlak onder de meerderheid van de bewoners positief is. Dit vraagt duidelijkheid over de regels en voorschriften die verbonden worden aan evenementen, het tijdig inschatten van eventuele risico’s en het daar waar nodig nemen van veiligheidsmaatregelen.
Er bestaat behoefte aan “meer reuring in de lokale samenleving”. Dit komt de levendigheid van de kernen en daarmee de leefbaarheid van de gemeente in zijn geheel ten goede. Daarnaast bestaat behoefte aan verminderde lokale regelgeving; het moet de vele vrijwilligers, die veelal worden ingezet bij de diverse evenementen niet onnodig moeilijk gemaakt worden om evenementen te organiseren. De gemeente dient hierin een belangrijke faciliterende rol te vervullen. Vanzelfsprekend dient de veiligheid voor eenieder gewaarborgd te zijn.
En daarmee zijn de volgende uitgangspunten leidend in het evenementenbeleid:
De grondslag voor het evenementenbeleid ligt in artikel 174 van de Gemeentewet. Daarin is bepaald dat de burgemeester is belast met het toezicht op de openbare samenkomsten, vermakelijkheden en op de voor het publiek openstaande gebouwen en daarbij behorende erven. De burgemeester is daarmee de wettelijk verantwoordelijke voor openbare orde en veiligheid.
Daarnaast beschikt het college over een aantal taken, die betrekking hebben op het evenementenbeleid, zoals bijvoorbeeld subsidieverlening voor evenementen en het milieubeleid.
Tot slot heeft de gemeenteraad een kaderstellende bevoegdheid: de raad kan kaders stellen waarmee de burgemeester en het college bij de uitvoering van het beleid rekening moeten houden.
2.2.1 De Algemene Plaatselijke Verordening
Het wettelijk kader wordt in de eerste plaats geboden door de Algemene Plaatselijke verordening 2019 voor de gemeente Lopik (APV). Hierin is zowel een definitie- als een vergunningsbepaling opgenomen. Voor de exacte inhoud van deze bepalingen wordt verwezen naar bijlage 1.
Wanneer is een evenementenvergunning vereist?
Het lokale wettelijk kader bepaalt wanneer een evenementenvergunning vereist is. Gelet op de grote variatie aan evenementen kan globaal gesteld worden dat een vergunning vereist is bij alles wat aan ‘vermakelijkheden’ plaatsvindt in de open lucht en/of op openbaar gebied of plaatsen met een openbaar karakter en voor publiek toegankelijk is. Geen vergunning is vereist indien het een besloten feest betreft op eigen terrein (en “besloten” betekent dat toegang uitsluitend met een persoonlijke toegangskaart mogelijk is, er geen publiekelijke toegangskaarten verkrijgbaar zijn en er geen reclame wordt gemaakt), tenzij het naar zijn aard en omvang van invloed is op de openbare orde en veiligheid en daarmee een grote(re) impact op de omgeving heeft.
Daarnaast is geen evenementenvergunning vereist voor activiteiten die binnen een horecabedrijf worden georganiseerd en die binnen de normale bedrijfsvoering van dat bedrijf vallen. Voor horecabedrijven gelden specifieke bepalingen omtrent festiviteiten binnen het horecabedrijf (zie de artikel 4:1 t/m 4:3 van de APV). Voor deze festiviteiten gelden dan de wettelijke geluidsnormen niet. Deze bepalingen vallen echter buiten de reikwijdte van deze nota.
Het organiseren van evenementen in de gemeente Lopik is, naast de APV, gebonden aan diverse wet- en regelgeving. De belangrijkste zijn de Drank- en Horecawet, de Wegenverkeerswet, de Zondagswet, de Wet op de Kansspelen, het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen, de Warenwet en ruimtelijke regelgeving zoals bestemmingsplan, Omgevingswet en Stilte- en Nature 2000-gebieden. Voor een korte toelichting wordt hier eveneens verwezen naar bijlage 1.
Hoofdstuk 3 De bestaande situatie
In dit hoofdstuk zal de bestaande situatie beschreven worden. Dit zal gebeuren aan de hand van het thans geldende evenementenbeleid, alsmede de ontwikkelingen die zich sindsdien hebben voorgedaan.
3.1 Het geldende evenementenbeleid
Het huidig geldende evenementenbeleid is door de gemeenteraad op 27 juni 2006 vastgesteld en heeft tot doel beleid te formuleren dat leidt tot:
Centraal in het evenementenbeleid 2006 staat het onderscheid tussen grote en kleine evenementen.
Een groot evenement is een evenement waarvan de gemeente op basis van de plannen van de organisator voorziet dat deze een belasting kan vormen voor de leefomgeving. Veelal is er sprake van versterkte muziek, veel bezoekers, schenken van alcoholische dranken en veel verkeersbewegingen.
Een klein evenement is beperkt van omvang, vindt veelal overdag plaats en kent een beperkte geluidsproductie. Er is veelal geen sprake van belasting voor de leefomgeving.
Voor grote evenementen is een maximumaantal van twee per kern gesteld. In de kern Cabauw geldt een “uitsterfconstructie”; het bestaande aantal tentfeesten kan gecontinueerd worden. Wanneer één van de feesten niet meer wordt georganiseerd, mag er geen nieuw tentfeest voor in de plaats komen.
Voor kleine evenementen is geen maximum gesteld.
Volgens dit beleid geldt voor alle evenementen (dus zowel grote als kleine) een vergunningsplicht.
In latere instantie is bij de herziening van de Algemene Plaatselijke Verordening van 2012 een meldingsmogelijkheid ingesteld voor kleine evenementen.
De volgende eindtijden worden bij alle evenementen gehanteerd:
Per evenementenjaar kan voor maximaal twee evenementen per kern een uitzondering op deze eindtijden worden gemaakt. De eindtijd voor muziek en het evenement wordt dan één uur later gesteld.
De ontheffing voor het schenken van zwak alcoholische dranken geldt tot uiterlijk een kwartier voor de eindtijd van het evenement.
Wat betreft de geluidsnormen is een onderverdeling gemaakt:
Daarnaast zijn regels gesteld t.a.v. brandveiligheid (gebruiksvergunning t.b.v. tent), parkeren/verkeer, afval, hygiëne, toezicht en handhaving. Er is expliciet voor gekozen om geen centrale jaarkalender voor evenementen in te stellen.
Sinds het in 2006 vastgestelde evenementenbeleid hebben zich diverse ontwikkelingen voorgedaan, zowel op landelijk, regionaal als lokaal niveau, die van invloed zijn op de uitvoering van het evenementenbeleid. Zonder de indruk te willen wekken een volledig beeld te schetsen, worden onderstaand enkele ontwikkelingen genoemd.
De laatste jaren hebben ongevallen bij evenementen, zoals het monstertruckongeval in Haaksbergen in 2014, de noodzaak vergroot om meer aandacht te besteden aan de veiligheid bij evenementen. Onder meer deze ongevallen alsmede gerechtelijke uitspraken over geluid en ruimtegebruik hebben er toe geleid dat van de overheid in toenemende mate een sturende en controlerende rol wordt verwacht bij evenementen. Die rol bestaat dan met name uit het bewaken van de belangen van de omwonenden van een evenement en het actief controleren op een veilig verloop van een evenement.
Deze ontwikkelingen hebben onder meer geleid tot de opstelling van de (Nederlandse) Handreiking Evenementen Veiligheid. In deze handreiking worden thematisch onderwerpen beschreven en kaders geschetst voor overheden en organisatoren op het gebied van evenementen.
In de Handreiking Evenementen Veiligheid worden drie classificaties beschreven:
Naast bovengenoemde ontwikkelingen is sprake van een terugtredende politiekorps op het gebied van lokale evenementen, voornamelijk als gevolg van de beperkte menskracht en capaciteit bij de politie.
Ook landelijke regelgeving op het gebied van het verstrekken van alcohol (niet onder de 18 jaar) is van invloed. Organisatoren zijn verantwoordelijk dat aan deze jongeren geen alcohol verstrekt wordt en dienen daartoe de nodige voorzorgsmaatregelen te treffen.
Tot slot kan hier het Rapport van de Nationale Ombudsman “Informeren = Publiceren” van maart 2019 genoemd worden. Dit onderzoek laat zien dat burgers de informatieverstrekking rondom vergunningverlening heel verschillend ervaren; zij hebben op dat vlak uiteenlopende behoeften en verwachtingen. Het is belangrijk dat de overheid de wijze van informeren afstemt op de diversiteit aan burgers.
De landelijk handreiking Evenementenveiligheid is voor de Veiligheidsregio Utrecht (VRU) aanleiding geweest om in 2014 een regionale Handreiking Evenementenproces op te stellen. In dit proces is voor het eerst de “risico-scan” beschreven: dit is een middel aan de hand waarvan de gemeente kan toetsen welke risico’s aan het te organiseren evenement naar verwachting verbonden zijn en tot welke risico-categorie dat evenement vervolgens behoort. Hoe meer risico’s, des te hoger de veiligheidsvoorschriften.
In 2018 is de risicoscan omgevormd tot een “behandelclassificatiescan”. Gedachte hierachter is dat risicoscans weliswaar kunnen fungeren als hulpmiddel bij het bepalen van de behandelclassificatie, maar niet als risicoclassificatie. Een risicoclassificatie vergt namelijk een zorgvuldige analyse en afweging van vele variabelen en niet alleen een score in een risicoscan.
Het regionaal afgestemde proces rondom advisering en uitvoering van evenementen is weer aanleiding geweest om het vergunningsverleningsproces in de gemeente Lopik aan te passen. Bij de zwaardere categorieën evenementen vindt een vooroverleg met de organisator, politie, brandweer, (evt.) BOA en vergunningverlening plaats. In dit vooroverleg wordt met name de inhoud van het veiligheidsplan besproken.
Daarnaast heeft de gemeenteraad op meerdere momenten alsmede in het coalitieakkoord 2018-2022 aangegeven behoefte te hebben aan “meer reuring in de lokale samenleving”. Dit komt de levendigheid van de kernen en daarmee de leefbaarheid van de gemeente in zijn geheel ten goede. Daarnaast bestaat behoefte aan verminderde lokale regelgeving; het moet de vele vrijwilligers, die veelal worden ingezet bij de diverse evenementen niet onnodig moeilijk gemaakt worden om evenementen te organiseren. De gemeente dient hierin een belangrijke faciliterende rol te vervullen. Vanzelfsprekend dient de veiligheid voor een ieder gewaarborgd te zijn.
In de raad van de gemeente Lopik is een discussie gestart over een toekomstbestendig Lopik. Aan de hand van diverse waarden wordt bepaald hoe een toekomstbestendig en zelfstandig Lopik eruit ziet. Afgesproken is om in voorkomende gevallen (een aantal van) deze waarden te toetsen in beleidsstukken.
* Algemeen bestuurlijke waarde
Het nieuwe evenementenbeleid moet aansluiten bij het motto: WIJ ZIJN LOPIK! We doen waar we goed in zijn en we doen het op onze eigen manier. Niet meer regels dan noodzakelijk en met veel vrijwilligers, die we niet opzadelen met onnodige bureaucratie. De veiligheid blijft te allen tijde gewaarborgd.
We staan voor toegankelijke, betaalbare en efficiënte dienstverlening, ook bij de vergunningverlening voor evenementen en het toezicht en handhaving daarop. Uitgangspunt hierin is: vertrouwen in elkaar! Daarnaast staan we voor een duidelijke informatievoorziening richting een ieder over evenementen.
Het opstellen van het evenementenbeleid gebeurt m.b.v. een participerende en faciliterende werkwijze. Dit traject is reeds eind 2018 in gang gezet met bijeenkomsten voor organisatoren en omwonenden (zie paragraaf 3.2.4) en zal worden voortgezet m.b.t. de nieuwe concept-beleid (inspraak). Naar verwachting levert dit veel draagvlak en betrokkenheid op.
Ten aanzien van deze waarde kan geen algemene uitspraak worden gedaan. Zodra bij de voorbereiding/organisatie van een evenement de veiligheid in het geding is, is enig risico niet acceptabel. Echter, in het streven naar meer reuring in de gemeenschap wordt een zeker risico naar meer klachten (bv. omtrent geluidsoverlast) wel als acceptabel beschouwd. Uiteraard dienen dergelijke klachten serieus onderzocht te worden en betrokken te worden in de evaluatie van het betreffende evenement.
Het evenementenbeleid en de uitvoering daarvan is bij uitstek een taak die we op lokaal niveau willen uitvoeren. Zodoende houden we grip op de situatie en kunnen we ingrijpen indien noodzakelijk. Daarnaast betreft het bevoegdheden die aan de lokale bestuursorganen is toebedeeld.
3.2.4 Consultatie omwonenden en organisatoren
In de startfase van deze vernieuwing van het beleid zijn bijeenkomsten georganiseerd met evenementenorganisatoren en buurtbewoners van evenementenlocaties uit de gemeente Lopik. Tijdens deze bijeenkomsten hebben de deelnemers van deze groepen, elk vanuit hun eigen optiek, op uiteenlopende onderwerpen toegelicht wat zij graag anders zouden zien in het bestaande evenementenbeleid. In de bijlagen 2 en 3 zijn de samenvattingen van deze bijeenkomsten weergegeven.
Daarnaast is op 21 april 2020 het gevoelen (wensen en bedenkingen) van de gemeenteraad ingewonnen. Tevens zijn in de zomer van 2020 organisatoren en maatschappelijke instellingen/organisaties in de gelegenheid gesteld op de nota te reageren. Beachclub Klein Scheveningen, Koninklijke Horeca Nederland (i.s.m. In ’t Witte Paard), stichting Vocus en Pluspop/KPJ/Beachparty/Kubus hebben van deze gelegenheid gebruik gemaakt.
Om duiding te geven aan de opgestelde visie, is het noodzakelijk om een verdere uitwerking in diverse beleidsonderdelen op te stellen. Dit komt de duidelijkheid over welke regels in welke gevallen gelden ten goede.
4.1 Classificatie van evenementen
Om tegemoet te komen aan de behoefte tot verminderde regelgeving (vermindering administratieve lasten voor organisatoren) en minder vergunningsplicht wordt voorgesteld om tot een gewijzigde categorie-indeling van evenementen te komen. Deze indeling sluit enerzijds aan bij de bestaande indeling in de Handreiking Evenementen Veiligheid (HEV 2018), maar wordt aanvullend voorafgegaan met een zgn. 0-categorie. Dit is een categorie evenementen, waarvoor geen vergunning of melding is vereist, mits aan enkele criteria (algemene regels) wordt voldaan. De voorbeelden van de evenementen bij de betreffende categorieën zijn afhankelijk van de score, analyse en beoordeling in de behandelclassificatie.
Wij komen dan tot de volgende classificatie:
Dit betreft evenementen, die op een onderdeel niet voldoen aan de algemene regels van de 0-categorie. Het betreft hier “reguliere” evenementen, waarvan het (zeer) onwaarschijnlijk is dat het risico’s teweeg brengt voor de openbare orde, veiligheid, volksgezondheid of het milieu. De score in de behandelclassificatie ligt tussen de 0 en 15.
Dit betreft “risicovolle” evenementen, waarvan het (zeer) waarschijnlijk is dat deze leidt tot risico’s voor de openbare orde, veiligheid, volksgezondheid of het milieu. Er zijn maatregelen en voorzieningen vereist om deze risico’s of de schadelijke gevolgen te beperken. De score in de behandelclassificatie ligt boven de 30.
Na definitieve vaststelling van het nieuwe evenementenbeleid zal deze categorie-indeling in de eerstvolgende herziening van de Algemene Plaatselijke Verordening opgenomen worden (bevoegdheid raad).
4.2 Locatiebeleid en maximumaantallen
Evenementen kunnen plaatsvinden op particuliere terreinen of in de openbare ruimte. Indien een evenement plaatsvindt in de openbare ruimte, dient hiervoor toestemming gegeven te worden door de gemeente en/of de beheerder (bv. recreatieschap Stichtse Groenlanden) van de locatie.
Een aantal locaties is zeer gewild voor verschillende evenementen. Deze locaties worden daarom vaker dan andere locaties voor evenementen in gebruik genomen. Het is van belang om aan te geven hoe vaak evenementen jaarlijks kunnen plaatsvinden op een locatie. Iedere locatie heeft namelijk zijn eigen kenmerken. Voorkomen moet worden dat omwonenden (te veel) overlast ondervinden van een overdaad aan evenementen.
De gemeente stelt afhankelijk van de locatie eisen aan het gebruik en kan kosten en/of een waarborgsom in rekening brengen voor het gebruik van faciliteiten en het eventueel herstellen van schade. Het locatiebeleid blijft hier beperkt tot de daarvoor geschikte openbare terreinen. Voor particuliere terreinen moet een reguliere vergunningaanvraag ingediend worden, welke aanvraag aan het evenementenbeleid wordt getoetst.
De volgende locaties worden hier genoemd:
Deze locatie heeft een voorkeur voor het houden van grotere evenementen. Het plein ligt centraal in de grootste kern van de gemeente en is uitermate geschikt om evenementen te houden. Voorwaarde voor het gebruik van het Koning Willem Alexanderplein is dat de palen van attracties of tenten de bestrating niet kapot maken.
Recreatieterrein Salmsteke ligt nabij Jaarsveld en wordt beheerd door het recreatieschap Stichtse Groenlanden. Salmsteke is een openbaar toegankelijk terrein, waarvoor geen toegangsgeld of parkeergeld betaald hoeft te worden. De voornaamste functie van het terrein is dagcamping, strand- en oeverrecreatie.
Voor de kern Cabauw gold in het oude evenementenbeleid een zgn. “uitsterfbeleid”. Dit hield in dat de bestaande tentfeesten (2 tentfeesten van 2 dagen + 3 dagen Pluspop) gecontinueerd mochten worden. Wanneer één van deze feesten niet langer georganiseerd werd, mocht er geen nieuw tentfeest voor in de plaats komen, totdat het maximumaantal van twee (naar analogie van het beleid voor de overige kernen) bereikt was.
In eerste instantie was voorgesteld om, mede gelet op de belangen van omwonenden, voor de B- en C-categorie-evenementen vast te houden aan het bestaande beleid van maximaal 2 grote evenementen per kern. Dit voorstel was ingegeven om een balans te vinden in enerzijds de wens naar ruimte voor evenementen, meer reuring en minder regels (“loslaten waar het kan; we hebben vertrouwen in elkaar!”) en anderzijds het minimaliseren van de negatieve bijeffecten van evenementen (voorkomen overlast). Daarnaast was uitgangspunt dat met de nieuwe categorie-indeling, waarin meer evenementen in de vergunningsvrije categorie of de A-categorie vallen, reeds invulling wordt gegeven aan de uitgangspunten van meer reuring in de gemeente en vermindering van vergunningsplicht/bureaucratie.
Voor wat betreft dit aantal van twee was voornamelijk aangesloten op het bestaande beleid. In de praktijk blijkt namelijk dat voor de meeste kernen dit aantal ruimschoots voldoende is, zeker met inachtneming van de nieuwe categorie-indeling. Ook is beoordeeld dat dit aantal voor b.v. de kern Lopik (Koning Willem Alexanderplein) voldoende is en dat een onbeperkt aantal evenementen op die locatie tot ongewenste effecten leidt (b.v. klachten van omwonenden). Immers, het onbeperkt toestaan van evenementen (b.v. in de ‘zomerperiode’ elke zaterdag), waarbij aan de gestelde voorwaarden wordt voldaan (qua tijden, geluidsniveau, alcoholverstrekking etc.) zal niet alleen tot veel reuring, maar ook tot veel klachten en bijbehorende problemen in het kader van de openbare orde leiden.
Bovendien biedt een maximumstelsel een juridische grondslag om ongewenste evenementen op basis daarvan tegen te gaan.
Naast de belangen van omwonenden en de wens van de gemeenteraad van meer reuring in de gemeente en vermindering van vergunningsplicht/bureaucratie, alsmede de ontvangen zienswijzen van organisatoren en maatschappelijke instanties dient in overweging genomen te worden dat de evenementenbranche het in deze coronatijd zwaar heeft. Immers, evenementen zijn al lange tijd niet toegestaan en ook de horeca kent zware beperkingen met twee lockdowns als gevolg van de coronamaatregelen. Op dit moment valt echter geen zekerheid te geven over de mogelijkheden die door de wet gesteld worden: zijn evenementen dit jaar (2021) überhaupt mogelijk?
Desondanks heeft het college besloten om het beleid qua maximumaantal evenementen enigszins bij te stellen, waarbij tegemoet wordt gekomen aan alle wensen en belangen. De wijziging houdt in dat in eerste instantie vastgehouden wordt aan het bestaande beleid en aantallen. Aanvullend geldt als lijn dat het college op basis van haar discretionaire bevoegdheid max. 1 groot evenementen per kern extra toestaat.
Daarmee wordt de verdeling als volgt:
Evenementen in de 0-categorie en de A-categorie mogen in principe onbeperkt plaatsvinden. De geringe risico’s van deze evenementen voor de openbare orde en veiligheid rechtvaardigen deze beleidslijn.
Dit gewijzigde beleid zal voor 2021 en 2022 gelden (uiteraard onder voorbehoud van de mogelijkheden i.v.m. de bestrijding van het coronavirus). Eind 2022 zal dit beleid geëvalueerd worden.
Voor circussen en kermissen gelden specifieke beleidsregels:
De aanvraag voor het organiseren van een kermis of een circus moet vóór 1 november van het jaar voorafgaand aan het evenement binnen zijn. Als op 1 november blijkt dat er meerdere aanvragen zijn, dan wordt door loting bepaald wie de vergunning krijgt toegewezen. Communicatie hierover vindt plaats via de Nederlandse Kermisbond, de Vereniging Nederlandse Circus Ondernemingen en de gemeentelijke website. Het is een aanvrager van een vergunning voor een kermis en een circus niet toegestaan om na het verkrijgen van de evenementenvergunning deze te verpachten aan een derde.
4.4 Voorwaarden per classificatie
In deze paragraaf zal beschreven worden aan welke voorwaarden per evenementencategorie voldaan moet worden. Dit zijn algemene normen/uitgangspunten. Door de burgemeester kan hiervan gemotiveerd worden afgeweken (discretionaire bevoegdheid). Indien er geen beschrijving per evenementencategorie plaatsvindt, gelden de normen voor alle evenementencategorieën.
Om de veiligheid te waarborgen is het vóóraf opstellen van een veiligheidsplan verplicht voor B- en C-evenementen, indien er meer dan 500 deelnemers en/of bezoekers gelijktijdig aanwezig zijn en het evenement plaatsvindt in de openlucht, tent of gebouw zonder gebruiksvergunning.
4.4.2 Eindtijd evenement en muziek
Om een geleidelijk vertrek van de bezoekers (“cooling down”) mogelijk te maken wordt een onderscheid gemaakt in de eindtijd van het geluid/muziek en de eindtijd van het evenement. De eindtijd van het evenement houdt in dat op dat moment géén bezoekers meer aanwezig mogen zijn in de tent of op de locatie waar het evenement wordt gehouden. De muziek en het schenken van alcoholhoudende drank moet een half uur voor het einde van het evenement stoppen. Daarnaast mogen vanaf dat moment geen bezoekers meer toegelaten worden.
In de APV worden eindtijden voor horecabedrijven genoemd. Het gaat daarbij om bedrijven die voor wat betreft het geluid voldoende zijn geïsoleerd. Bij evenementen in de openlucht of in tenten is van geluidsisolatie geen sprake. Om die reden worden de volgende eindtijden gehanteerd voor alle evenementen:
Per evenementenjaar kan op vrijdag, zaterdag en dagen vóór een officiële feestdag voor het gestelde aantal maximum B- of C-evenementen per kern/locatie een uitzondering worden gemaakt op de hierboven gestelde eindtijden. De eindtijd voor de muziek en de eindtijd voor het evenement worden dan op 1 uur later gesteld.
Op- en afbouw van een evenement mag niet vóór 07.00 en na 24.00 uur plaatsvinden.
Bij het bepalen van de geluidsnorm voor een evenementenvergunning speelt het dilemma dat deze realistisch en maatschappelijk acceptabel moet zijn. Er moet dus sprake zijn van een zorgvuldige belangenafweging. Dit houdt in, dat indien voldaan wordt aan de geluidsnormen, op voorhand geen onduldbare geluidshinder te verwachten is. De geluidsnormen zijn daarom toegespitst op de verschillende soorten evenementen die de gemeente Lopik kent.
Om te bepalen wat duldbaar of niet duldbaar is wordt meestal aansluiting gezocht bij de “Nota evenementen met een luidruchtig karakter” van de Inspectie Milieuhygiëne Limburg. In deze Nota staat dat duldbaar geluidshinder wordt bereikt bij een geluidbelasting op de gevel van een woning van maximaal 75 dB(A) en een geluidbelasting binnen in de woning van maximaal 50 dB(A). Daarboven wordt het geluid aangeduid als onduldbaar. Om evenementen in Lopik te kunnen laten plaatsvinden geldt voor categorie 2 evenementen een geluidnorm LAeq van 70 dB(A) en voor categorie 3 evenementen een geluidnorm LAeq van 80 dB(A). De geluidnormen zijn van toepassing op de gevel van de dichtstbijzijnde woning ten opzichte van het evenement. De maximale geluidnorm LAeq van 80 dB(A) is een norm die bij meerdere gemeenten wordt gehanteerd. Bij categorie 3 is er sprake van onduldbare hinder. Deze wordt door het toepassen van een vastgestelde eindtijd gecompenseerd.
Geluidcategorie 1: Deze categorie bestaat uit evenementen zonder muziek- en installatiegeluiden. De reguliere geluidnormen naar analogie van het Activiteitenbesluit zijn van toepassing. De geluidnormen LAeq op de gevel van de dichtstbijzijnde woning(en) bedraagt voor de dagperiode LAeq 50 dB(A), avondperiode 45 dB(A) en nachtperiode 40 dB(A) (zie tabel 2.1.1). Indien er geen woning binnen een straal van 50 meter aanwezig is, ligt het beoordelingspunt op 50 meter afstand ten opzichte van de opstelling van de muziek.
Geluidcategorie 2: Deze categorie bestaat uit evenementen met licht versterkte elektronische muziek- en/of installatiegeluiden. De reguliere geluidnormen naar analogie van het Activiteitenbesluit zijn met 20 dB(A) verruimd. De geluidnorm LAeq op de gevel van de dichtstbijzijnde woning(en) bedraagt voor de dag-, avond- en een deel van de nachtperiode 70 dB(A). Daarnaast dienen de bijbehorende LAmax en LCeq (zie tabel 2.1.2) worden nageleefd. Indien er geen woning binnen een straal van 50 meter aanwezig is, ligt het beoordelingspunt op 50 meter afstand ten opzichte van de opstelling van de muziek.
Geluidcategorie 3: Deze categorie bestaat uit evenementen met versterkte elektronische muziek- en/of installatiegeluiden. De reguliere geluidnormen naar analogie van het Activiteitenbesluit zijn met 30 dB(A) verruimd (zie tabel 2.1.3). De geluidnorm LAeq op de gevel van de dichtstbijzijnde woning(en) bedraagt voor de dag-, avond- en een deel van de nachtperiode 80 dB(A). Daarnaast dienen de bijbehorende LAmax en LCeq (zie tabel 2.1.2) worden nageleefd. Indien er geen woning binnen een straal van 50 meter aanwezig is, ligt het beoordelingspunt op 50 meter afstand ten opzichte van de opstelling van de muziek.
Tabel 2.1.1 en 2.1.2 Geluidnormen categorie 1 en 2.
Tabel 2.1.3 Evenementen categorie 3.
Reguliere geluidnormen onder 2.1.1 verruimd met 30 dB(A) en LCeq toegevoegd (geluidbelasting met een middelingstijd van 1 minuut gemeten in de meterstand Fast). | ||||
* De genoemde eindtijden gelden voor alle geluidcategorieën. De gemeente kan de eindtijd van 00:00 uur op vrijdagen en zaterdagen met één uur verlengen (eindtijd 01:00 uur) onder voorwaarden dat de afstand tussen de geluidbron van muziek en de gevel van de dichtstbijzijnde woning groter is of gelijk is aan 50 meter. Bij een minimale afstand van 50 meter zal er sprake zijn van een lagere geluidbelasting op de gevel (kleiner of gelijk aan 70 dB(A)). Hierdoor is er geen sprake van onduldbare hinder en kan de eindtijd met één uur worden verlengd (eindtijd 01:00 uur). Wanneer de afstand kleiner is dan 50 meter, is er sprake van onduldbare hinder en geldt een eindtijd van 00:00 uur.
Voor het verstrekken van zwakalcoholhoudende drank buiten een horeca-inrichting is op grond van artikel 35 van de Drank- en Horecawet een ontheffing van de burgemeester vereist. De verstrekking van alcohol gebeurt onder leiding van een persoon die voldoet aan artikel 8 van de Drank- en Horecawet. Deze leidinggevende moet minimaal 21 jaar zijn en mag niet in enig opzicht van slecht levensgedrag zijn. Op aanvraag van de organisator of door de bij het evenement betrokken horecaondernemer(s) kan ontheffing worden verleend voor het schenken van zwak-alcoholische dranken. Deze ontheffing geldt tot uiterlijk een half uur vóór de eindtijd van het evenement. Op de plattegrond van de evenementenlocatie moeten de tappunten worden aangegeven.
Uiteraard is het (wettelijk) verboden om alcoholhoudende drank aan personen jonger dan 18 jaar te verstrekken. Organisatoren moeten bij de aanvraag aangeven hoe ze voorkomen dat personen jonger dan 18 jaar alcohol consumeren.
Bij alle evenementen is de verstrekking van drank in glas niet toegestaan. Tevens is het verboden om tijdens evenementen drugs en/of lachgas te gebruiken en bij zich te hebben.
Het plaatsen van een tent is, in verband met de brandveiligheid, verbonden aan een aantal veiligheidsvoorschriften. Hiervoor dient een melding te worden gedaan in het kader van het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen, danwel bij de vergunningaanvraag voor het evenement de betreffende gegevens als bedoeld in genoemd Besluit te worden aangeleverd. De beoordeling gebeurt door de Veiligheidsregio Utrecht. Verder wordt een tent gezien als een tijdelijk bouwwerk hetgeen tot gevolg heeft dat de tent moet voldoen aan de regels van het Bouwbesluit (denk aan zaken als constructie van de tent, veiligheid en dergelijke).
Op grond van de Zondagswet mogen op zondagen niet vóór 13.00 uur openbare vermakelijkheden plaatsvinden. Van dit verbod kan de burgemeester ontheffing verlenen. Van deze bevoegdheid zal terughoudend gebruik worden gemaakt.
De organisatie van een evenement is verantwoordelijk voor het opruimen van afval dat tijdens het evenement ontstaat. In de vergunning voor markten, braderieën en dergelijke wordt opgenomen dat de standplaatshouders verplicht zijn hun eigen afval mee te nemen. Dit mag niet worden achtergelaten. Indien een evenemententerrein niet volledig is opgeruimd, kan en zal de gemeente de door haar gemaakte kosten op de organisatie van het evenement verhalen. Het terrein moet derhalve in de oorspronkelijke staat opgeleverd worden.
Wegen moeten altijd beschikbaar zijn voor hulpverleningsdiensten, zodat zij de woningen/locaties kunnen bereiken. Het gebruik van wegen voor evenementen is daaraan altijd ondergeschikt.
Daarnaast moet de organisatie ervoor zorgen dat er voldoende parkeergelegenheid voor bezoekers is met voldoende parkeerregelaars/toezichthouders en een duidelijke bewegwijzering.
Bij een evenement op de openbare weg, waarbij het verkeer voor de veiligheid van de deelnemers en de weggebruikers moet worden geregeld, kan het zijn dat verkeersregelaars
worden vereist. Deze verkeersregelaars worden aangesteld door of namens de burgemeester. Zij moeten in het bezit zijn van een instructieverklaring van de politie, afgegeven door de Stichting Verkeersregelaars Nederland (SVNL). Zij kunnen uitsluitend worden ingezet bij evenementen waar de gemeente een vergunning voor heeft afgegeven met bijbehorend verkeersplan. De organisator moet (digitaal) een lijst met de gegevens van de in te zetten verkeersregelaars beschikbaar kunnen stellen aan de politie ten tijde van het evenement of kort daarvoor.
Bij evenementen waar veel publiek verwacht wordt, is het aanbieden van toiletvoorzieningen verplicht. Niet alleen met het oog op uitstraling, maar ook ter voorkoming van milieuverontreiniging en (geur)overlast door wildplassen. De organisatie van het evenement is verantwoordelijk voor het plaatsen van toiletvoorzieningen.
4.4.10 Bijzondere onderdelen: vuurwerk, ballonnen
Tijdens een evenement mag slechts professioneel vuurwerk worden afgestoken. Het afsteken van dit vuurwerk kan slechts geschieden door een gespecialiseerd bedrijf dat over een daartoe vereiste en door de minister verleende vergunning beschikt.
Afhankelijk van het soort vuurwerk en de hoeveelheid moet het gespecialiseerde bedrijf voor het afsteken van dat vuurwerk vergunning aanvragen bij de Regionale Uitvoeringsdienst (RUD). De burgemeester moet hiervoor een verklaring van geen bezwaar afgeven. De burgemeester voert hierin het beleid dat per locatie/organisatie/evenement jaarlijks maximaal 1 keer vóór 23.00 uur professioneel vuurwerk mag worden afgestoken voor max. 15 minuten.
In overeenstemming met de Algemene Plaatselijke Verordening voor de gemeente Lopik 2019 is het uit een oogpunt van milieu niet toegestaan om tijdens een evenement ballonnen (waaronder ook wordt verstaan feest-, geluks-, papier-, wens-, sfeer-, herdenkings- of reclameballon of -lampion en dergelijke), van welk materiaal dan ook, op te laten.
Hoofdstuk 5 Procedure vergunning
Zoals in paragraaf 4.1 reeds is aangegeven, is een nadere classificering in evenementen gemaakt, die hetzij vergunningsvrij, hetzij meldings- of vergunningsplichtig zijn:
In aansluiting op de bestaande procedure dient een melding voor een A-evenement tenminste 3 weken (APV: 15 werkdagen) voor aanvang van het evenement bij de gemeente te zijn ingediend.
Een vergunning dient tenminste 12 weken van te voren te zijn aangevraagd. Deze termijn is noodzakelijk om de afstemming met de hulpdiensten mogelijk te maken.
De beslistermijn op de aanvragen bedraagt 8 weken. Na de bekendmaking van de beslissing geldt een bezwaartermijn van 6 weken.
Er wordt gewerkt met integrale vergunningen. Dit betekent dat alle aangevraagde vergunningen, ontheffingen en toestemmingen (zie paragrafen 2.2.1 en 2.2.2) uit het van toepassing zijnde wettelijke kader in één schriftelijke vergunning worden opgenomen.
In het kader van vermindering van de regeldruk en administratieve lasten voor organisatoren van evenementen, alsmede de behoefte aan minder vergunningsplicht wordt een ‘meerjarenvergunning’ in het leven geroepen.
Evenementen die al minstens 3 jaar achter elkaar op dezelfde wijze hebben plaatsgevonden en zonder noemenswaardige incidenten zijn verlopen, komen in aanmerking voor een ‘meerjarenvergunning’. Deze vergunning zal dan voor 3 jaar gelden. Voor een dergelijke vergunning komen uitsluitend evenementen in de A- en B-categorie in aanmerking. Voor C-evenementen geldt dat deze dermate grootschalig zijn, dat in het kader van de openbare orde en veiligheid een jaarlijkse afweging van de risico’s noodzakelijk is.
Van belang is wel dat bij een verleende meerjarenvergunning jaarlijks getoetst wordt of het evenement gelijk is aan het voorgaande jaar. Van relevante wijzigingen dient de organisator de gemeente minimaal 8 weken van te voren op de hoogte te brengen. De wijzigingen mogen de essentie van het evenement en de impact op de omgeving (b.v. qua overlast) niet nadelig beïnvloeden.
Indien het evenement een dreiging kan (gaan) vormen voor de openbare orde, veiligheid, volksgezondheid of het milieu en de vergunning daarmee niet meer aan bovenstaande criteria voldoet, kan de burgemeester de meerjarenvergunning intrekken.
Hoofdstuk 6 Toezicht en handhaving
De verantwoordelijkheid voor het naleven van de regels en de voorwaarden in de evenementenvergunning en een ordelijk verloop van het evenement ligt in de eerste plaats bij de organisator/aanvrager van het evenement. Het spreekt voor zich dat dit gehouden is aan wat redelijkerwijs van een organisator verwacht mag worden. De organisator wijst in ieder geval een contactpersoon aan die aanwezig en bereikbaar is voor de toezichthouders. De naam en het telefoonnummer van deze contactpersoon wordt in alle gevallen opgenomen in de vergunning. Deze persoon is het aanspreekpunt voor en tijdens het evenement voor alle partijen.
Om de veiligheid zoveel mogelijk te garanderen en overlast voor de omgeving zoveel mogelijk te beperken houden politie, de VRU en de gemeente (BOA) toezicht op naleving van de voorschriften. Hierbij wordt ernaar gestreefd om controles zoveel mogelijk te laten plaatsvinden voordat het evenement van start gaat (schouw vooraf). Deze schouw geldt echter alleen voor B- (indien nodig) en C-evenementen (altijd).
6.2 Inzet beveiligers en vrijwilligers
Op basis van het bij de aanvraag ingediende beveiligingsplan is het de verantwoordelijkheid van de organisator om personeel in te zetten voor het houden van toezicht gedurende de festiviteiten. Afhankelijk van het aard van het evenement en de bijbehorende risico’s kunnen vrijwilligers dit toezicht uitoefenen of moet er een professioneel beveiligingsbedrijf worden ingehuurd. De politie en de VRU adviseren hierover. De gemeente (burgemeester) neemt de uiteindelijke beslissing.
Uitgangspunt is een gecoördineerde handhaving. Als gedurende het evenement overtredingen van de voorschriften worden geconstateerd, melden de toezichthouders de bevindingen direct aan de organisator alsmede achteraf aan de vergunningverlener.
Geluidsvoorschriften worden gehandhaafd volgens de in paragraaf 4.4.3 genoemde normen. Vaak wordt gereageerd op klachten van vermoedelijke overschrijding van de gestelde geluidsnorm, doch dit is veelal achteraf. Bij hernieuwde vergunningverlening wordt in dat geval extra aandacht besteed aan de ingediende klachten. Dit kan leiden tot het doen van een geluidsmeting voorafgaand aan het evenement om zodoende de geluidsinstallatie af te stellen.
Handhaving van de voorschriften die rechtstreeks met de (brand)veiligheid te maken hebben vindt plaats door de gemeente en/of de VRU.
Wanneer geconstateerd wordt dat voorschriften van een vergunning worden overtreden kan daartegen op twee manieren worden opgetreden:
Bij ernstige overtredingen van de voorschriften kan in principe bestuursdwang worden toegepast (op grond van artikel 5.21 Algemene wet bestuursrecht (Awb) en 125 van de Gemeentewet). Het bestuursorgaan kan dan een eind aan de overtreding maken. In het geval uitstel niet kan worden getolereerd, is een schriftelijke aanzegging niet nodig: het evenement kan direct stilgelegd worden.
Het overtreden van een voorschrift van een vergunning op basis van de APV is ook strafbaar op basis van diezelfde APV. Een opsporingsambtenaar kan in zo’n geval bevel geven om bijvoorbeeld de muziek zachter te zetten. Afhankelijk van de aard van de aangetroffen situatie kan de BOA en/of de politie overgaan tot het opmaken van een proces-verbaal.
Hoofdstuk 7 Overige onderwerpen
7.1 Verdergaande digitalisering
De gemeente Lopik is voornemens om het aanvraagformulier verdergaand te digitaliseren en te vereenvoudigen. Op dit moment kunnen organisatoren reeds gebruik maken van een via de website beschikbaar gesteld aanvraagformulier. Dit betreft echter niet een zgn. ‘slim’ digitaal formulier. De gegevens kunnen niet voor een volgende keer bewaard worden. Ook wordt geen gebruik gemaakt van een ‘vraagboom-structuur’, d.w.z. dat de aanvrager uitsluitend nadere informatie moet aanleveren, indien het betreffende onderdeel met ‘ja’ is ingevuld. Zodoende wordt voorkomen dat onnodige vragen gesteld worden over zaken, die voor het betreffende evenement niet van toepassing zijn.
Daarnaast overweegt de gemeente om korte filmpjes op de website te plaatsen met uitleg over de geldende regels voor evenementen, alsmede hoe vul ik een aanvraag in e.d.
7.2 Gemeentelijke materialen/terrein
Evenementenorganisatoren kunnen gebruik maken van materialen van de gemeente. De gemeente levert hiermee een bijdrage aan evenementen. Het gaat hierbij om:
De gemeente stelt op aanvraag deze materialen ter beschikking. De materialen kunnen op afspraak worden opgehaald op de gemeentewerf te Lopik. De organisatie zorgt voor de plaatsing en dient deze materialen na afloop van het evenement weer op de werf aan te leveren.
Daarnaast kan tegen betaling gebruik worden gemaakt van de stroomvoorziening vanuit gemeentelijke voorzieningen.
Voor het gebruik van gemeentelijke terreinen zal in principe geen precario geheven worden. Wel zal een nader voorstel worden opgesteld voor een differentiatie in de legestarieven voor de melding/vergunning voor de verschillende categorieën. Uitgangspunt hierin zal zijn dat het legestarief voor evenementen in de B- en C-categorie kostendekkend wordt.
In alle gevallen is de organisatie van een evenement verplicht voorafgaand aan het evenement de direct omwonenden van het evenemententerrein op de hoogte te stellen van het evenement. De gemeente draagt zorg voor de publicatie van de verleende vergunning voor het evenement, zowel in een huis-aan-huisblad als op de website.
In paragraaf 3.2.4 is aangegeven dat dit nieuwe evenementenbeleid mede tot stand is gekomen dankzij de inbreng en participatie van diverse omwonenden en organisatoren. De gemeente is voornemens om jaarlijks het gesprek met deze doelgroepen te voeren teneinde dit beleidsstuk een meer “levend” document te laten te zijn. Tijdens deze bijeenkomsten kunnen ervaringen uitgewisseld worden. Daarnaast kunnen de bijeenkomsten gebruikt worden als een soort leersessie (bv. hoe maak ik een veiligheidsplan of een verkeersplan?). Tot slot kan geëvalueerd worden of het geldende beleid nog steeds aan de behoefte voldoet.
Algemene Plaatselijke Verordening voor de gemeente Lopik 2019
Bij de indiening van een vergunningaanvraag worden de gegevens, bedoeld in artikel 2.3 van het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen, aangeleverd voor zover voor het evenement een gebruiksmelding zou moeten worden gedaan op grond van artikel 2.1, eerste lid, van het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen.
De Drank- en Horecawet bepaalt dat voor het schenken van zwakalcoholhoudende dranken tijdens een evenement (buiten een horeca-inrichting) een ontheffing van de burgemeester nodig is. Voor sterke drank is geen ontheffing mogelijk.
Op basis van de Wegenverkeerswet 1994 en het Reglement Verkeersregels en Verkeerstekens 1990 (RVV 1990) is het mogelijk om (gedeelten van) wegen, straten en/of pleinen, in beheer en eigendom van de gemeente, af te sluiten ten behoeve van een evenement.
De Zondagswet bepaalt dat het op zon- en feestdagen vóór 13.00 uur niet is toegestaan om openbare vermakelijkheden te organiseren. De burgemeester kan hiervan een ontheffing verlenen.
Voor het organiseren van loterijen en kleine kansspelen (zoals bingo, rad van fortuin enzovoort) tijdens evenementen is de Wet op de Kansspelen van toepassing. Voor loterijen geldt een vergunningsplicht. Voor kleine kansspelen waarbij het prijzengeld onder € 1.550 per bijeenkomst blijft, geldt een meldingsplicht.
Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (BGBOP)
Op 1 januari 2018 is de Algemene Maatregel van Bestuur BGBOP van kracht geworden. Deze AMvB kent een meldingsplicht voor activiteiten waarbij:
In de Warenwet staat dat een product de gezondheid en veiligheid van consumenten niet in gevaar mag brengen. Aan de Warenwet zijn besluiten en regelingen toegevoegd zoals bijvoorbeeld regels over het hygiënisch klaarmaken van levensmiddelen en de veiligheid van attracties en speeltoestellen. De Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) controleert of de regels van de (voedsel)veiligheid worden nageleefd.
Bij een aanvraag om een evenementenvergunning wordt onderzocht of de locatie is aangewezen als stilte- of Natura 2000-gebied. Voor een evenement dat qua aard of omvang niet past in een dergelijk gebied wordt geen vergunning afgegeven.
Bijlage 2: Samenvatting bijeenkomst evenementenorganisatoren 3 december 2018
Tijdig indienen van aanvragen geeft garantie voor tijdige afhandeling. Te laat indienen betekent risico niet doorgaan van evenement. Van de gemeente en adviseurs wordt verwacht om tijdig eventuele aanvullingen te vragen en indien van toepassing tijdig terug te koppelen dat de vergunning op zich laat wachten en de reden hiervan. Hierbij wordt gevraagd hoe we omgaan met impulsieve, spontane acties binnen een te kort tijdsbestek.
Tip: maak een link met VTH beleid; Het evenementenbeleid biedt het strategisch kader. Ten behoeve van de uitvoering ontwikkelen we het VTH kader. Daarin beschrijven we strategieën, hoe gaan we met bepaalde aanvragen een overtredingen om? Ook daarin zien we dezelfde uitgangspunten terug; eigen verantwoordelijkheid, verwijtbaarheid, zorgplicht en houding en gedrag.
Bijlage 3: Samenvatting bijeenkomst omwonenden evenementenlocaties 7 februari 2019
Bijlage 4: Procedure vergunningverlening
Aanvraag evenementenvergunning
Wie een evenement wil organiseren in de gemeente Lopik moet op grond van artikel 2.25 van de APV een evenementenvergunning aanvragen bij de burgemeester. Een aanvraag voor een vergunning moet uiterlijk 12 weken voor het evenement zijn ingediend.
Wanneer aanvragen later dan deze termijn worden ingediend kan de burgemeester besluiten de aanvraag niet te behandelen.
Voor een zorgvuldige voorbereiding en afwikkeling van met name grotere evenementen doen organisatoren er verstandig aan om ruimschoots voor het evenement (bijvoorbeeld 16 weken voorafgaand aan het evenement) de aanvraag in te dienen.
Voor het aanvragen van een evenementenvergunning moet een aanvraagformulier evenementen worden gebruikt. Op basis van het ingevulde formulier bekijkt de vergunningverlener welke vergunning(en) er voor het betreffende evenement vereist is (zijn) (denk hierbij onder andere aan een gebruiksvergunning en een drank- en horecavergunning) en zorgt zij ervoor dat deze vergunningen er ook op tijd zijn. Daarnaast neemt zij contact op met de organisator als een of meer aanvragen ontbreken.
Indien de burgemeester voornemens is een evenementenvergunning te weigeren, wordt de aanvrager eerst in de gelegenheid gesteld om zijn zienswijze, schriftelijk of mondeling, naar voren te brengen over de voorgenomen weigering (zie artikel 4:7 Awb). Vervolgens wordt het besluit, met inachtneming van wat eventueel door de aanvrager naar voren is gebracht, genomen en verstuurd. Gronden om de gevraagde vergunning te weigeren staan vermeld in artikel 1.8 van de APV.
Besluit tot verlenen vergunning
Een evenementenvergunning wordt op de gemeentepagina van een huis-aan-huisblad gepubliceerd en op de website van de gemeente vermeld. Belanghebbenden kunnen gedurende 6 weken (afdeling 3.4 Algemene wet bestuursrecht) eventuele bezwaren indienen.
De gemeente heeft op grond van artikel 1.2 van de APV jo. artikel 4:13 van de Awb gedurende 8 weken na ontvangst van de aanvraag om vergunning de tijd om een beslissing te nemen. Als deze termijn niet wordt gehaald, bijvoorbeeld doordat zienswijzen van omwonenden zijn ingediend, moet de aanvrager van de vergunning hiervan schriftelijk op de hoogte worden gesteld en moet een nieuwe redelijke termijn worden genoemd waarbinnen de beslissing zal worden genomen.