Organisatie | Zundert |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Algemeen mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Zundert 2021 |
Citeertitel | Algemeen mandaatbesluit gemeente Zundert 2021 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling is tevens vastgesteld door de burgemeester.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
03-04-2024 | bijlage | 12-03-2024 | ZD24003218 | ||
20-09-2023 | 03-04-2024 | bijlage | 05-09-2023 | ZD23047405 | |
09-08-2022 | 20-09-2023 | bijlage 1 | 26-07-2022 | Z22-003928 | |
15-01-2022 | 09-08-2022 | nieuwe regeling | 14-12-2021 | Z20-006194 |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zundert en de burgemeester van de gemeente Zundert, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft;
Overwegende dat er duidelijkheid dient te worden verschaft over verantwoordelijkheden en bevoegdheden naar de in de organisatie te onderscheiden lagen: bestuur, directie en medewerkers;
Dat het gewenst is dat de gemeentelijke besluitvormings- en werkprocessen klantgericht, effectief, rechtmatig en doelmatig zijn;
Gelet op het bepaalde in de Gemeentewet en afdeling 10.1.1. van de Algemene wet bestuursrecht;
ALGEMEEN MANDAAT-, VOLMACHT- EN MACHTIGINGSBESLUIT GEMEENTE ZUNDERT 2021
In dit besluit worden een aantal begrippen gehanteerd, waaronder het volgende wordt verstaan:
Het college c.q. de burgemeester kan mandaat, volmacht of machtiging verlenen aan de volgende mandatarissen, volmachtontvangers of machtigingverkrijgers: portefeuillehouders, gemeentesecretaris, directeur, concerncontroller en medewerkers, al dan niet voor de uitvoering van een taak speciaal aangewezen. Er kan ook mandaat, volmacht of machtiging worden verleend aan personen die niet in een ondergeschikte positie tegenover de mandans, volmachtverlener of machtigingverlener verkeren.
Bij de uitoefening van de bevoegdheden als bedoeld in het register wordt het daaromtrent gestelde bij of krachtens wetten, besluiten, verordeningen, regelingen, aanwijzingen en richtlijnen, hoe ook genaamd, van Europese, rijks-, provinciale en gemeentelijke wetgevers of andere bestuursorganen in acht genomen.
Artikel 4 Grenzen aan mandaat, volmacht en machtiging
Ingeval de mandataris, volmachtontvanger of machtigingverkrijger op basis van het bepaalde in het tweede lid een te nemen besluit voorlegt aan het college c.q. de burgemeester, nemen deze bestuursorganen het besluit zelf of geven de condities waaronder de mandataris, volmachtontvanger of machtigingverkrijger gebruik mag maken van zijn bevoegdheid, zulks onverminderd het bepaalde in het vierde lid van dit artikel.
Artikel 5 Reikwijdte mandaat-, volmacht- of machtigingverstrekking
Indien het college dan wel de burgemeester mandaat, volmacht of machtiging verleent ten aanzien van de uitvoering van een bevoegdheid, geschiedt deze verlening in de ruimste zin van het woord, onverminderd het bepaalde in het derde lid van artikel 2. Naast het nemen van besluiten in positieve of negatieve zin wordt hieronder dan ook mede verstaan:
Waar volmacht is verleend tot het besluiten en verrichten van een privaatrechtelijke rechtshandeling aan een volmachtontvanger wordt daarmee ook de bevoegdheid verleend tot bewaking van uitvoering van die rechtshandeling, waartoe worden gerekend ingebrekestelling, ontbinding, vorderen van nakoming, opzegging van een overeenkomst en alle andere besluiten die hiermee verband (kunnen) houden.
In de ondertekening dient tot uitdrukking te worden gebracht dat het besluit is genomen krachtens mandaat, volmacht of machtiging. Hierbij worden de volgende formuleringen aangehouden;
Formulering ondertekening bij mandaat en machtiging
Formulering ondertekening bij volmacht
Als het gaat om het ondertekenen van een overeenkomst krachtens volmacht, geldt het navolgende:
Bovenaan de overeenkomst komt een tekst waaruit blijkt dat degene die de overeenkomst tekent daarvoor een volmacht van de burgemeester heeft. De tekst ‘die handelt op grond van mandaat’ geeft aan dat diegene ook bevoegd was namens het college te besluiten tot het aangaan van de overeenkomst.
De overeenkomst wordt dan als volgt ondertekend:
In incidentele gevallen kan het college dan wel de burgemeester bepalen dat de door hen genomen besluiten namens hen kunnen worden ondertekend, voor zover dit niet wettelijk is uitgesloten. In de ondertekening dient tot uitdrukking te worden gebracht dat het besluit is genomen door het bevoegde bestuursorgaan. Hierbij wordt de volgende formulering aangehouden:
Aldus besloten in de vergadering van 14-12-2021
Burgemeester en wethouders van Zundert,
de secretaris,
drs. J.W.F. Compagne
de burgemeester,
J.G.P. Vermue
De burgemeester van Zundert,
J.G.P. Vermue
De gemeentelijke bestuursorganen voeren bestuursrechtelijke handelingen uit. Voorbeelden: de burgemeester verleent een vergunning of het college verstrekt een subsidie. Al deze bevoegdheden steunen op een bestuursrechtelijke wet, waarin die bevoegdheid zijn grondslag kent. Als een bestuursorgaan een bestuursbevoegdheid opdraagt aan een ambtenaar noemen we dat mandaat. De ambtenaar oefent die bevoegdheid uit namens het bestuursorgaan. Verschil met delegatie is dat het bestuursorgaan bij mandaat de bevoegdheid niet verliest. De verantwoordelijkheid voor de uitoefening van de bevoegdheid blijft bij het bestuursorgaan. Hierbij mag het bestuursorgaan op elk moment de bevoegdheid zelf uitoefenen en tussentijds algemene en bijzondere instructies geven aan de ambtenaar over de wijze waarop de bevoegdheid wordt uitgeoefend.
Voorwaarde voor de juridische binding is dat het besluit genomen is binnen de grenzen van de gemandateerde bevoegdheid. Dit spreekt voor zichzelf, omdat buiten de grenzen van wat is gemandateerd geen bevoegdheid bestaat. Wordt een besluit genomen over een onderwerp dat buiten de bevoegdheid ligt, dan is sprake van een onbevoegd genomen besluit. Het gevolg van een onbevoegd genomen besluit kan zijn dat dit in rechte wordt vernietigd. De bestuursrechter mag een dergelijk bevoegdheidsgesprek ambtshalve constateren.
De gemeenteraad stelt budgetten beschikbaar door de begroting vast te stellen (budgetrecht zoals vastgelegd in artikel 191 Gemeentewet) Het college voert de begroting uit (taak van het college op grond van artikel 160 Gemeentewet). In de Regeling Budgetbeheer van de gemeente Zundert is geregeld welke functionaris op welke wijze over bepaalde budgetten kan beschikken. Om budgetten te kunnen aanwenden is het nodig dat bepaalde bestuursrechtelijke, privaatrechtelijke of feitelijke handelingen worden verricht. Er moet bijvoorbeeld een overeenkomst met een leverancier worden afgesloten. Het is belangrijk om te beseffen dat de budgethouder niet automatisch op grond van zijn budgethouderschap de nodige bijbehorende handelingen mag verrichten maar hiervoor aparte mandaten, volmachten en machtigingen nodig heeft van het ter zake bevoegde bestuursorgaan. Deze zijn te vinden in het register dat onderdeel uitmaakt van het besluit. Andersom betekent dit ook dat iemand bevoegd kan zijn om bepaalde rechtshandelingen te verrichten terwijl deze zelf geen budgetbeheerder is. In dat geval zal de mandataris in overleg met de budgetbeheerder moeten treden om na te gaan of er voldoende budget beschikbaar is.
De gemeente kan ook als 'gewoon' rechtspersoon (net als een B.V. bijvoorbeeld) deelnemen aan het rechtsverkeer en voert in die hoedanigheid privaatrechtelijke rechtshandelingen uit. Voorbeelden: het aan- of verkopen van grond, het sluiten van een contract, het verlenen van een opdracht tot onderzoek of het aanschaffen van een product. De privaatrechtelijke tegenhanger van mandaat is volmacht. Voorbeeld: de burgemeester kan haar bevoegdheid om een overeenkomst te ondertekenen aan een door haar aan te wijzen persoon, bijvoorbeeld een ambtenaar of een notaris. Dit gebeurt dan met een volmacht.
Naast bestuursrechtelijke en privaatrechtelijke rechtshandelingen verricht de gemeente ook feitelijke handelingen. Dit zijn de gewone dagelijkse handelingen die geen rechtsgevolgen hebben.
Naast mandaat bestaat ook de rechtsfiguur 'delegatie'. Delegatie is het overdragen van de bevoegdheid tot het nemen van besluiten door een bestuursorgaan aan een ander die deze onder eigen verantwoordelijkheid uitoefent. Delegatie gebeurt niet aan ondergeschikten en is hier dan ook niet aan de orde. Voor de volledigheid wordt opgemerkt dat er wel een delegatiebesluit bestaat waarbij de gemeenteraad bepaalde bevoegdheden heeft overgedragen aan het college van burgemeester en wethouders.
Deze bepaling is opgenomen om duidelijk te maken, wat onder mandaat, volmacht en machtiging wordt verstaan. Bij het gebruik van het begrip ‘college’ is aangesloten bij de terminologie uit de Gemeentewet.
Het eerste lid geeft aan welke functionarissen een bevoegdheid kan worden verleend. Ook aan functionarissen die niet ondergeschikt zijn aan de gemeente als werkgever kan worden gemandateerd. Dit betekent dat ten behoeve van een medewerker die bijvoorbeeld op detacheringsbasis werkzaam is binnen de ambtelijke organisatie geen separaat mandaatbesluit door het bevoegde bestuursorgaan behoeft te worden genomen maar dat in dergelijke situaties het Algemeen Mandaatbesluit en bijbehorend register van toepassing is ten behoeve van de taak die door de gedetacheerde wordt uitgeoefend. Daarbij is het dan wel van belang dat op basis van de detacheringsovereenkomst voldoende helderheid bestaat welke functie iemand uitoefent en onder wiens verantwoordelijkheid dit gebeurt. Ten overvloede wordt hierbij opgemerkt dat ten aanzien van de uitoefening van bevoegdheden door medewerkers die niet binnen de ambtelijke organisatie werkzaam zijn (bijvoorbeeld mandatering van bepaalde bevoegdheden aan de politie of wanneer door een andere gemeente taken ten behoeve van de gemeente Zundert worden uitgevoerd) wel een apart besluit genomen dient te worden.
Zeer veel bevoegdheden van het college en de burgemeester zijn zowel gemandateerd aan de gemeentesecretaris als de directeur. Binnen het directieteam is vooral de directeur belast met de bedrijfsvoering van de organisatie en deze zal daardoor in praktijk veelal bepalen welke bevoegdheden zich lenen voor ondermandaat aan medewerkers in de organisatie. In het kader van een zorgvuldige afweging ten aanzien van de - met name politiek-bestuurlijke - risico's die uitvoering van bepaalde bevoegdheden met zich meebrengt, is in dit lid bepaald dat niet eerder tot verlening van een ondermandaat wordt overgegaan nadat het voornemen daartoe in het directieteam is besproken.
Het derde lid spreekt voor zich. De mandataris zal zich bij de uitoefening van de bevoegdheden moeten houden aan bijvoorbeeld het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid, de geldende Algemene plaatselijke verordening of geldend beleid met betrekking tot subsidieverstrekkingen. Ook mag hij natuurlijk niet in strijd handelen met Europese, nationale, provinciale en gemeentelijke wetgeving, waaronder begrepen strijd met regelgeving van andere bestuursorganen zoals bijvoorbeeld hoogheemraadschappen en waterschappen, en de daarbij behorende jurisprudentie.
In dit artikel wordt geregeld dat bij afwezigheid van gemandateerde functionarissen de direct leidinggevende of de plaatsvervanger van de functionaris in ieder geval ook bevoegd zijn de betreffende besluiten af te doen. Op basis van de Organisatieregeling Gemeente Zundert 2019 vormen de gemeentesecretaris en de directeur de enige leidinggevende laag in de organisatie. De bepalingen met betrekking tot de plaatsvervangende leidinggevenden zijn vastgelegd in een vervangingsbesluit.
Het eerste lid geeft aan wanneer de besluitvormings- en ondertekeningsbevoegdheid voorbehouden blijft aan het bestuursorgaan. Hoewel deze begrenzingen grotendeels in artikel 10:3 van de Algemene wet bestuursrecht zijn verwoord, is omwille van de duidelijkheid besloten om de grenzen expliciet te benoemen in het mandaatbesluit.
Dit artikel geeft de belangrijkste randvoorwaarden aan voor het uitoefenen van de verleende bevoegdheid. De situaties worden beschreven waarin teruggekoppeld moet worden naar het college of de burgemeester. Opgemerkt wordt dat het criterium als bedoeld onder e niet volstrekt waterdicht zal zijn. De voorzienbaarheid is namelijk een subjectief criterium. Bovendien hoeft een besluit op het moment van het nemen daarvan nog geen politieke of publicitaire consequenties te hebben, maar kunnen die gevolgen in de loop der tijd ontstaan. Voorbeeld van persoonlijke betrokkenheid als bedoeld onder g doet zich bijvoorbeeld voor als de mandataris een vergunning aanvraagt voor het kappen van een eigen boom.
In het derde lid zijn de gevolgen neergelegd van de situatie, die zich voordoet in het tweede lid bijvoorbeeld: de mandans neemt dan zelf het besluit of laat de bevoegdheid aan de mandataris al dan niet onder oplegging van nadere instructies.
In artikel 169, vierde lid van de Gemeentewet is opgenomen, dat het college de raad vooraf inlichtingen moet verstrekken over de uitoefening van onder andere de bevoegdheden als opgenomen in artikel 160, eerste lid onder e (besluiten tot en verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen) en onder f (voeren van rechtsgedingen), indien de raad daarom verzoekt of indien de uitoefening van die bevoegdheid ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente. Voorts is in dat artikel bepaald, dat In het laatste geval het college geen besluit neemt dan nadat de raad zijn wensen en bedenkingen ter zake ter kennis van het college heeft kunnen brengen. Een en ander laat weinig ruimte om de bevoegdheid over te dragen. Vandaar de inhoud van de redactie van het vierde lid.
Het vijfde lid maakt duidelijk dat in het tweede lid wordt gedoeld op een terugkoppelingsplicht van de mandataris, volmachtontvanger of machtigingverkrijger. Deze terugkoppelingsplicht betreft een interne kwestie, die niet naar buiten werkt. Het zegt namelijk niets over de bevoegdheidstoedeling op zich. Daarmee wordt voorkomen, dat het niet voldoen aan de terugkoppelingsverplichting voor vervelende, gerechtelijke procedures kan zorgen. De uitzondering aan het slot van dit lid is vanzelfsprekend.
Indien een gemandateerd niet tevens de budgethouder is zal beoordeeld moeten worden of het mandaat in stand kan blijven en er onderling afspraken gemaakt kunnen worden.
Voor de duidelijkheid is in dit artikel bepaald dat het verlenen van een bevoegdheid niet alleen betreft het nemen van een besluit, bijvoorbeeld het beslissen op een aanvraag om subsidie, of het besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen of het verrichten van een feitelijke handelingen, maar dat daaronder ook vallen het voeren van correspondentie en alle andere voorbereidingshandelingen die worden verricht in de aanloop tot de totstandkoming van het besluit, de privaatrechtelijke rechtshandeling of de feitelijke handeling en de afhandeling daarvan, bijvoorbeeld het afleggen van verantwoording aan het rijk bij de besteding van overheidsgelden. Ter verheldering zij opgemerkt, dat hieronder tevens valt het besluit om bijvoorbeeld een vergunning te weigeren, een beschikking niet te nemen of de overeenkomst niet aan te gaan dan wel de informatie niet te verstrekken. Voor zover in het bijbehorende register van dit besluit hierover niets is opgenomen, kan teruggrepen worden op deze algemene bepaling.
Het verrichten van algemene voorbereidingshandelingen en het verstrekken van informatie etc. bij niet gemandateerde bevoegdheden, wordt geacht te behoren tot de reguliere taakuitoefening van de betrokken ambtenaren, voor zover daar geen publiekrechtelijke of privaatrechtelijke binding uit voortvloeit.
Naast het ‘afdoeningsmandaat’ bestaat ook het zogenaamde ‘ondertekeningsmandaat’ (artikel 10:11 Algemene wet bestuursrecht). Ondertekeningsmandaat houdt in dat het bestuursorgaan wel zelf het besluit heeft genomen maar dat alleen de schriftelijke afdoening en ondertekening daarvan gemandateerd is. In dit mandaatbesluit is er voor gekozen om zo min mogelijk onderscheid te maken tussen afdoenings- en ondertekeningsmandaat, vandaar de bepaling in lid 1.
Ten aanzien van niet-gemandateerde bevoegdheden van bestuursorganen blijkt in praktijk soms de behoefte te bestaan om deze besluiten snel te kunnen afhandelen door de ondertekening van een brief, beschikking, enz. Het verlenen van een ondertekeningsmandaat kan daartoe een oplossing zijn. Om hieraan tegemoet te komen is een bepaling opgenomen dat in incidentele gevallen het betrokken bestuursorgaan kan bepalen dat een ondertekeningsmandaat wordt verleend.
Voor de datum van inwerkingtreding van het besluit is gekozen voor een datum die in de praktijk gemakkelijk hanteerbaar is voor de ambtelijke organisatie. Het nieuwe mandaatbesluit dient conform de bepalingen in de Algemene wet bestuursrecht openbaar bekend te worden gemaakt.
Bijlage Register behorende bij het Algemeen mandaatbesluit gemeente Zundert 2021