| Organisatie | Haarlemmermeer |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Inkoopbeleid gemeente Haarlemmermeer 2022 |
| Citeertitel | |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 12-01-2022 | nieuwe regeling | 23-12-2021 | 2021.0002774 |
Het college heeft besloten om:
mandaat te verlenen aan de gemeentesecretaris en de directeuren en ondermandaat aan de clustermanagers voor het afwijken van het inkoopbeleid voor zover het betreft:
- het enkelvoudig onderhands aanbesteden in plaats van meervoudig onderhands;
- het meervoudig onderhands aanbesteden in plaats van nationaal;
- het enkelvoudig onderhands aanbesteden in plaats van nationaal.
Dit inkoopbeleid schetst de doelstellingen, uitgangspunten en kaders waarbinnen inkoop in de gemeente Haarlemmermeer (hierna: de gemeente) plaatsvindt. Het inkoopbeleid geeft sturing aan de inkoop binnen de gemeente. Achtereenvolgend worden de begrippen inkoop en aanbestedingen toegelicht gevolgd door de verantwoordelijkheden, inkoopdoelstelling en prestatie-indicatoren inkoop. In de bijlage zijn ten slotte de definities opgenomen.
Inkopen zijn (rechts)handelingen van de gemeente gericht op de verwerving van werken, leveringen of diensten, die één of meerdere facturen van een ondernemer tot gevolg hebben. Bij inkoop kan het gaan om de verwerving van uiteenlopende zaken, zoals software, leerlingenvervoer en adviesdiensten, maar ook om bruggen, wegen en het onderhoud van de bermen.
Aanbesteden is een specifieke methode om in te kopen en de manier waarop de gemeente opdrachten in de markt zet. Als overheidsorganisatie dient de gemeente zich te houden aan de aanbestedingsprocedures zoals voorgeschreven in de Aanbestedingswet en de Gids Proportionaliteit. Het doel van aanbesteden is om vraag en aanbod op elkaar af te stemmen door “de markt” zijn werk te laten doen (concurrentiewerking) en het verkrijgen van een zo goed mogelijke prijs-kwaliteitsverhouding.
Op een rechtmatige en doelmatige wijze inkopen en aanbesteden is van groot belang voor onze gemeente. Het draagt niet alleen bij aan mogelijke besparingen, maar geeft tevens zichtbare verbeteringen van de kwaliteit van opdrachten. Denk daarbij ook aan efficiënte en innovatieve oplossingen. Daarnaast geeft het de grenzen aan waarbinnen de verschillende opdrachtgevers kunnen opereren. De gemeente wil zich houden aan wet- en regelgeving en als overheid zo doelmatig en bewust mogelijk omgaan met gemeenschapsgeld. Hoe de gemeente dat wil realiseren staat in dit inkoopbeleid.
Het college is verantwoordelijk voor het vaststellen van het inkoopbeleid en de prestatie-indicatoren inkoop.
De verantwoordelijkheid voor inkoop is decentraal belegd in de lijnfuncties. Het centrale team inkoop adviseert over inkoop. Daarnaast begeleidt en/of is team inkoop betrokken bij de Europese aanbestedingen en complexere Meervoudig Onderhandse en Nationale aanbestedingen.
Inkoop vindt plaats in een dynamische omgeving. Daarom is de gemeente voortdurend bezig met het doorvoeren van verbeteringen in en het actualiseren van de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. De inkoopdoelstellingen zijn rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen. Inkoop is ondersteunend en levert toegevoegde waarde aan het gehele prestatieniveau van de gemeente.
De gemeente wil met dit inkoopbeleid een optimaal inkooprendement realiseren met behulp van de volgende vier inkoopdoelstellingen:
De inkoopdoelstellingen met de bijbehorende uitgangspunten worden hieronder nader toegelicht.
2. Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed
De gemeente leeft geldende wet- en regelgeving en het inkoopbeleid na.
Uniforme regelingen en documenten
De gemeente hanteert uniforme regelingen en documenten, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De gemeente past bij de betreffende inkoop indien van toepassing de volgende - of nadien gewijzigde - regelingen en documenten toe:
Algemene beginselen bij inkoop
De gemeente bevordert eerlijke mededinging. Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op langere termijn). De gemeente neemt de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
Proportionaliteit (evenredigheid): de gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
De gemeente neemt bij haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.
Voorafgaand aan inkoop vindt een toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe en zal de gemeente een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarin buiten Nederland gevestigde ondernemers interesse hebben of kunnen hebben.
Bepalen van de inkoopprocedure
De gemeente hanteert - met inachtneming van de Gids Proportionaliteit - de wettelijk vastgestelde drempelbedragen bij de keuze voor de toe te passen inkoopprocedure. Voor inkopen onder de wettelijke drempelbedragen worden onderstaande procedures gehanteerd. De te kiezen procedure is afhankelijk van de opdrachtwaarde en de complexiteit van de opdracht. Het niet toepassen van onderstaande procedures kan, alleen op basis van een deugdelijke motivering en akkoord van de daartoe bevoegde. Per opdracht wordt vastgesteld welke inkoopprocedure geschikt en proportioneel is.
*De Europese Commissie stelt elke twee jaar bij verordening nieuwe drempelwaarden vast.
Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke, voorafgaande en zichtbaar vastgelegde raming van de gehele opdracht (inclusief eventuele opties en verlengingen) exclusie btw. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen.
Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de gemeente. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
Tijdens het verloop van een inkooptraject worden zowel intern als extern diverse documenten opgesteld die voor het vormen van het dossier van belang zijn. Voor elke aanbesteding wordt een inkoop- en aanbestedingsdossier1 aangelegd en aangehouden dat centraal te raadplegen is in het archiefsysteem, onder andere om:
Inkopen van de economisch meest voordelige inschrijving: beste prijs-kwaliteitsverhouding.
De gemeente koopt efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten een positieve bijdrage leveren aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke uitgaven staat centraal. Bij het inkopen van werken, leveringen en diensten kan de gemeente ook interne en andere (externe) gemeentelijke kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen werken, leveringen en diensten speelt een belangrijke rol. Er zal daarom continu gezocht worden naar de economisch meest voordelige inschrijving, in overeenstemming met intern beleid en geldende wet- en regelgeving.
De gemeente heeft oog voor samenwerking bij inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere aanbestedende diensten voor zover dit binnen de wet- en regelgeving over samenvoeging past. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, bundelen van soortgelijke opdrachten en werkvoorzieningsschappen. Tevens streeft de gemeente ernaar aansluiting te zoeken bij landelijke aanbestedingen.
De samenwerking moet wel toegevoegde waarde hebben zoals:
3. Een professionele, integere, betrouwbare, en zakelijke inkoper en opdrachtgever zijn
Professionaliteit van inkoop houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze aandacht wordt besteed aan onder andere het inrichten van een uitgavenanalyse, inkooppakketten, inkoopstrategieën en contract- en leveranciersmanagement. Voordat er wordt gestart met een aanbesteding dient eerst het huidige contractlandschap te worden verkend en de mogelijkheid om hierbij aan te sluiten. Continu wordt geïnvesteerd in inkoopkennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving.
De gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product- en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. De gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
De gemeente streeft naar functioneel specificeren om de kennis en expertise van de leverancier zo optimaal mogelijk te gebruiken. Bovendien kan een ondernemer nieuwe technologieën of oplossingen inbrengen waardoor innovatie mogelijk is. De gemeente wil het gesprek met de markt aangaan. Door meer partnerschap, ook tijdens de uitvoering van het contract, en minder rechttoe-rechtaan inkopen probeert de gemeente opdrachtnemers, meer dan voorheen, ook te betrekken bij onze maatschappelijke rol.
De gemeente heeft hoog in het vaandel staan dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde wetgeving en gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.
De gemeente wil uitsluitend zakendoen met integere bedrijven. Een toetsing van de integriteit van bedrijven is bij inkoop en aanbesteding in beginsel mogelijk, door de toepassing van uitsluitingsgronden.
Onafhankelijkheid ten opzichte van de contractpartner
De gemeente acht het van belang dat contractpartners niet zodanig afhankelijk worden van de gemeente als opdrachtgever dat zij bij het beëindigen van de overeenkomst niet langer kunnen voortbestaan. Deze mate van (on)afhankelijkheid wordt bepaald door de financiële waarde van de opdracht in relatie tot de omvang van de contractpartner.
4. Een administratieve lastenverlichting bereiken voor zowel onszelf als voor ondernemers
5. Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats
In alle aanbestedingstrajecten hebben we aandacht voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI). Hiermee leveren we, naast het vanzelfsprekende kader van rechtmatig en doelmatig inkopen, door middel van inkoop een bijdrage aan de ambities op de thema’s duurzaamheid, inkoop bij lokale en regionale ondernemers, social return en innovatie.
Bij het opstellen van deze ambities is aansluiting gezocht bij de manifesten Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (2016.0067694 en 2021.0000092. Deelname aan nieuwe manifesten wordt afzonderlijk ter besluitvorming aangeboden aan het college). Het manifest geeft in hoofdlijnen aan wat de gedeelde ambities van Nederlandse overheden zijn met betrekking tot MVI. Deze dient de gemeente om te zetten naar een actieplan voor de eigen organisatie. De concretisering van onderstaande ambities in de prestatie-indicatoren vormen het actieplan.
Als vervolg hierop tracht de Metropool Regio Amsterdam (hierna: MRA), waar onze gemeente deelnemer van is, gezamenlijk en in afstemming met elkaar circulair in te kopen en deze resultaten te monitoren. Met het ondertekenen van de Intentieverklaring circulair opdrachtgeverschap en circulair inkopen (2018.0019703) heeft de gemeente de intentie uitgesproken om deze gezamenlijke afspraken na te leven. Onderstaande ambities zijn hierop afgestemd.
Onze ambities zijn vertaald naar zo concreet mogelijke en meetbare kritieke prestatie-indicatoren (hierna: KPI’s) die in de inkoopprocessen beïnvloed kunnen worden. Bij de hieronder genoemde percentages is rekening gehouden met het feit dat de vier genoemde themagebieden niet alle toepasbaar zijn bij de inkoop van alle leveringen, diensten en werken. Jaarlijks wordt aan het college en de raad gerapporteerd over de KPI’s en de behaalde resultaten.
De volgende randvoorwaarden zijn uitgangspunt geweest bij het opstellen van de indicatoren:
Circulaire economie: het zo lang mogelijk in de kringloop houden van grondstoffen. Haarlemmermeer wil een bijdrage leveren aan de circulaire economie. Dit wil de gemeente bereiken door reductie van afvalstromen, optimale benutting van grondstoffen zoals hergebruik en versterking van biodiversiteit en ecologische waarde.
5.1.1 Prestatie-indicatoren duurzaamheid
Indicator 1a: Bij 40% van de totale aanbestedingswaarde van diensten, werken en leveringen met een fysieke component, wordt bij de uitvraag ingezet op de transitie naar de circulaire economie. Vanaf 2025 wordt in lijn met de intentieverklaring circulair inkopen van de MRA het percentage verhoogd naar 50%.
Indicator 1b: De gemeente streeft jaarlijks minimaal twee circulair ingerichte contracten na, waarin is vastgelegd dat materialen en producten hoogwaardig hergebruikt worden en wat na eerste gebruik met de materiaalstroom gebeurt.
Door bij de uitvraag te gunnen op leveringen, werken en diensten en verdienmodellen waarbij hergebruik van grondstoffen centraal staat, wordt de circulaire economie waarin grondstoffen niet meer verloren gaan gestimuleerd. Denk hierbij aan recyclegaranties, koop-terugkoopregelingen of van product-naar-diensten. Dit is vooral van toepassing op de inkoop binnen het facilitaire domein en het fysieke domein.
Indicator 2a: Bij 50% van de totale aanbestedingswaarde van diensten, werken en leveringen wordt bij de uitvraag ingezet op de transitie naar duurzame energie en brandstoffen.
Indicator 2b: De gemeente streeft naar jaarlijks minimaal vier contracten met een minimaal energieneutrale gebruiks- en/of exploitatiefase.
De gemeente wil inzetten op energiebesparing, de transitie van fossiel naar duurzaam opgewekte energie en decentrale opwekking en opslag. Denk hierbij aan energiezuinigere apparatuur, plaatsing van zonnepanelen en elektrisch vervoer en transport. Dit is vooral van toepassing binnen het facilitaire domein en het fysieke domein.
5.2 Ambitie lokale en regionale ondernemers
5.2.1 Prestatie-indicator lokale en regionale ondernemers
Indicator: 50% van de inkoopuitgaven bestaat uit inkoop bij lokale en regionale bedrijven.
Deze indicator geldt voor alle domeinen en wordt begrensd door het aanbestedingsrecht. In het inkoopbeleid zijn de drempels vastgelegd wanneer de gemeente onderhands mag aanbesteden. Alleen onder deze grens heeft de gemeente de ruimte om lokale en regionale ondernemers gericht uit te nodigen. Indien er onder het Europese drempelbedrag geen lokale en regionale ondernemers worden uitgenodigd, dient dit gemotiveerd te worden aangegeven.
5.3.1 Prestatie-indicatoren Social Return
Indicator 1: Bij aanbestedingen werken en diensten met een waarde boven de Europese aanbestedingsgrens voor diensten wordt bij de uitvraag ingezet op social return. Doel is om dit bij 75% van de totale aanbestedingswaarde toe te passen.
De gemeente wil de kracht en expertise van de markt benutten om gezamenlijk maatschappelijke vraagstukken aan te pakken. Social return maakt het mogelijk dat investeringen die de gemeente doet naast het ‘gewone’ rendement, ook concrete sociale winst opleveren.
Bij de invulling van social return maken we gebruik van de zogenaamde ‘bouwblokkenmethode’. Kenmerken van deze bouwblokkenmethode zijn de structuur en de maatwerkinvulling in dialoog tussen de gemeente en de opdrachtnemer. Blokken met een transparante waardebepaling kunnen op maat worden gestapeld tot de gewenste social return verplichting is gerealiseerd. Die inspanningswaarde per bouwblok stellen we periodiek vast aan de hand van de samenstelling van onze doelgroep en in afstemming met de regio.
De bouwblokkenmethode is niet alleen gericht op het (duurzaam) uitplaatsen van bijstandsgerechtigden, maar ook om social return op creatieve wijze in te laten vullen door de opdrachtnemer.
Social return kan voorts bijvoorbeeld ook ingevuld worden door het bekostigen van een BBL- (beroeps begeleidende leerweg) of BOL- (beroeps opleidende leerweg) traject binnen de eigen organisatie of een andere organisatie. Ook kan een gecontracteerde partij door het afnemen van diensten of producten bij een sociaal ondernemer of door het deels bekostigen van een traject of werk van een medewerker van een sociaal ondernemer (deels) invulling geven aan de social return verplichting. Het delen van kennis en expertise door bijvoorbeeld het geven van een cursus aan een bepaalde doelgroep, of het meewerken en steun verlenen aan een initiatief of evenement in de wijk, behoort eveneens tot de mogelijkheden. Daarnaast kunnen de inschrijvende partijen zelf met een voorstel komen. Door het werken met de bouwblokkenmethode beogen we een proportionele, realiseerbare en voor alle partijen zinvolle en duurzame invulling te geven aan social return.
Indien geen gebruik wordt gemaakt van social return, wordt gemotiveerd waarom daar niet voor is gekozen.
Indicator 2: Per jaar worden minstens 10 kandidaten uit een van de doelgroepen van Social Return bij een opdrachtnemer van onze gemeente geplaatst.
Indicator 3: Per jaar wordt € 100.000,- van de totale inkoopuitgaven besteed bij een sociale onderneming.
Naast lokale en regionale ondernemers willen wij sociaal ondernemen faciliteren en ook stimuleren. Voor veel ondernemingen is winst maken niet meer het enige doel. Wij willen daarnaast een positieve bijdrage leveren aan de maatschappij. Sociaal inkopen is een krachtig instrument om maatschappelijke impact te realiseren. Met sociaal inkopen worden de producten, die nodig zijn voor de bedrijfsvoering, bij sociale ondernemingen ingekocht.
Deze indicator geldt voor alle domeinen en wordt begrensd door het aanbestedingsrecht. Onder de Europese aanbestedingsgrens is ruimte om sociale ondernemers een kans te geven, met name bij enkelvoudig onderhandse uitvragen.
Sociaal ondernemers zijn te vinden op landelijke en regionale netwerken, waarvan Social Enterprise NL de bekendste is.
De gemeente wil innovatie bevorderen om haar maatschappelijke doelen te bereiken en antwoorden te vinden op maatschappelijke vraagstukken. Het begrip innovatie wordt gebruikt in de context van het inkopen van vernieuwende leveringen, diensten of werken. Om deze ambitie te realiseren maakt de gemeente nadrukkelijk gebruik van de kennis van de markt bij het inkoopproces.
5.4.1 Prestatie-indicator innovatie
Indicator: Minimaal acht marktconsultaties per jaar uitvoeren bij Europese aanbestedingen.
Marktconsultaties kunnen bijdragen aan innovatie omdat marktpartijen in de meeste gevallen meer kennis hebben dan de gemeente over de (laatste) ontwikkelingen op hun specifieke vakgebied. Door middel van een dialoog met de markt kan de vraag beter omschreven worden en is de gemeente in staat onze vraag op een goede manier in de markt te zetten, bijvoorbeeld door niet te veel voor te schrijven maar ook ruimte te laten aan de markt om met eigen innovatieve oplossingen te komen.
In dit inkoopbeleid wordt verstaan onder: