Besluit inkoop en aanbesteding Metropoolregio Eindhoven 2022

De voor het inkoopbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

• • Aanbestedingswet: Dit wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU ('Aanbestedingsrichtlijnen') en Richtlijn 2007/66/EG ('Rechtsbeschermingsrichtlijn'). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en - beperkt - onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

• • Europese wet- en regelgeving: Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De 'Aanbestedingsrichtlijnen' en de Rechtsbeschermingsrichtlijn vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Europese richtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie. Tot slot is ook het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie van belang.

• • Burgerlijk Wetboek: Het wettelijk kader voor overeenkomsten;.

• • Gemeentewet: Het wettelijk kader voor gemeenten en daarmee tevens grondslag voor het handelen in het kader van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

• • Wet gemeenschappelijke regelingen: Het wettelijk kader voor gemeenschappelijke regelingen.

• • Jurisprudentie: Jurisprudentie van het Europese Hof van Justitie, het Europese Gerecht van eerste Aanleg, de Nederlandse Hoge Raad, de gerechtshoven, de rechtbanken en de Raad van Arbitrage voor de Bouw.

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Metropoolregio Eindhoven restrictief – binnen de kaders van dit besluit – worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold.

De Metropoolregio Eindhoven past zoveel mogelijk uniforme documenten toe, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn.

De Metropoolregio Eindhoven past bij de betreffende inkoop in ieder geval toe:

• • Aanbestedingsreglement werken 2016 (ARW 2016) bij werken of aan werken gerelateerde leveringen en diensten;

• • Algemene inkoopvoorwaarden van de Metropoolregio Eindhoven;

• • In geval van ICT: gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT);

• • Gids Proportionaliteit;

• • De uniforme klachtenregeling van het Ministerie van Economische Zaken.

   

• a. Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht:

•  

• Metropoolregio Eindhoven neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten boven

• de Europese drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder

• de Europese drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang, de volgende

• algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

•  

• • Objectiviteit:

• Het kiezen van de aanbestedingsprocedure en het toelaten van ondernemers tot die procedure geschiedt op objectieve gronden (ongeacht de waarde van de overeenkomst).

• • Gelijke behandeling:

• Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

• • Non-discriminatie:

• Discriminatie op grond van nationaliteit is niet toegestaan.

• • Transparantie:

• De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Vooraf moet voor iedereen duidelijk zijn wat er verwacht wordt en beslissingen moeten worden gemotiveerd. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

• • Proportionaliteit:

• Het stellen van eisen, (contract)voorwaarden en criteria aan de inschrijvers en de inschrijving mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp, de aard en de omvang van de opdracht.

• • Wederzijdse erkenning:

• Diensten en leveringen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de Metropoolregio Eindhoven.

•  

• b. Algemene beginselen van behoorlijk bestuur:

•  

• Tevens neemt de Metropoolregio Eindhoven de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het proportionaliteitsbeginsel, gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

   

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de Metropoolregio Eindhoven. De Metropoolregio Eindhoven wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

Het bovengenoemde mandaat strekt niet tot afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbesluit. Indien om redenen van proportionaliteit moet worden afgeweken van dit beleid wordt het besluit om tot enkelvoudig onderhandse aanbesteding over te gaan waar volgens het beleid dit meervoudig onderhands had moeten plaatsvinden, ter goedkeuring voorgelegd aan de directeur van de werkorganisatie (Metropoolregio Eindhoven / RHCe) van waaruit de aanbesteding wordt gedaan. Overige afwijkingen behoeven de goedkeuring van het Dagelijks Bestuur. Afwijkingsvoorstellen worden uitsluitend voorafgaande aan de aanbesteding voorgelegd.

• • De Metropoolregio Eindhoven stelt integriteit voorop. Bestuurders en medewerkers van de Metropoolregio Eindhoven handelen zakelijk, objectief en conform vastgestelde gedragscodes, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

• • Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.

   

De Metropoolregio Eindhoven neemt bij Inkoop duurzaamheidsaspecten in acht. Metropoolregio Eindhoven heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Metropoolregio Eindhoven streeft er naar om zo veel mogelijk duurzaam in te kopen en past minimaal de vastgestelde criteria toe of motiveert wanneer deze niet kunnen worden meegenomen. Duurzaam inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces. Dit komt o.a. tot uitdrukking door het volgende:

• • Bij inkooptrajecten wordt een inkoopstrategie opgesteld waarin mogelijke duurzame oplossingen worden onderzocht. Hierbij wordt daar waar mogelijk verder gekeken dan de duurzaamheidscriteria opgesteld door Pianoo;

• • Metropoolregio Eindhoven kiest ervoor om zo veel mogelijk digitaal in te kopen.

   

Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsreïntegratie, arbeidsomstandigheden en – indien passend – social return. De Metropoolregio Eindhoven heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom – waar mogelijk en doelmatig – de participatie van arbeidsgehandicapten en doelgroepen met een achterstand tot de arbeidsmarkt in het arbeidsproces. Daarnaast worden Werken, Leveringen en/of Diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.

De Metropoolregio Eindhoven moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Metropoolregio Eindhoven ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.

Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

Metropoolregio Eindhoven acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

• • Metropoolregio Eindhoven acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk.

• Metropoolregio Eindhoven streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. Metropoolregio Eindhoven moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop, waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en). Wel moet (Europese) wet- en regelgeving worden nageleefd.

• • Metropoolregio Eindhoven kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

• Gedurende de contractperiode kan bij beide partijen afhankelijkheid ontstaan door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. Metropoolregio Eindhoven kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.

   

• • De Metropoolregio Eindhoven heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt.

• In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en Metropoolregio Eindhoven moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de inkoop.

• • De Metropoolregio Eindhoven heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB).

• Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Metropoolregio Eindhoven houdt echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de Metropoolregio Eindhoven doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

   

Ongeacht de aanbestedingsprocedure, hanteert de Metropoolregio Eindhoven bij iedere opdrachtverstrekking in het kader van de reguliere taakstelling het uitgangspunt dat het maximale uurtarief van de contractant nimmer hoger mag zijn dan € 145,-. Slechts in uitzonderlijke gevallen kan, van dit tarief worden afgeweken. Tot deze bijzondere gevallen worden de adviesdiensten van accountant en advocaat gerekend.

Het gestelde maximum uurtarief zal in de offerteaanvraag worden opgenomen. Voor de contractant wordt tijdig duidelijk dat deze eis van essentieel belang is om te kunnen meedingen naar de opdracht.

Het uitgangspunt bij Inkoop is dat opdrachten niet onnodig mogen worden samengevoegd (zgn. ‘clusterverbod’). Opdrachten kunnen wel in percelen verdeeld worden. Het opdelen in percelen verhoogt de marktwerking, omdat meer ondernemingen gelegenheid tot deelname krijgen.

Als de Metropoolregio Eindhoven afwijkt van het clusterverbod, dan motiveert de Metropoolregio Eindhoven de noodzaak tot afwijking in de aanbestedingsdocumenten.

De Metropoolregio Eindhoven hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerking binnen de eigen organisatie als voor samenwerking met andere gemeenten, gemeenschappelijke regelingen of aanbestedende diensten.

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. Metropoolregio Eindhoven wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

Metropoolregio Eindhoven bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert Metropoolregio Eindhoven een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). Metropoolregio Eindhoven wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen startend vanaf het voortraject:

• • De inkoop en aanbesteding van opdrachten voor werken, diensten en leveringen vindt plaats onder verantwoordelijkheid van het Dagelijks Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven.

• • Vertegenwoordigingsbevoegdheid van de Metropoolregio (als rechtspersoon) ligt wettelijk bij de voorzitter.

• • Middels benoemde mandaatregeling is met uitvoering van inkoop en aanbesteding belast: de Algemeen Directeur.

• • Het goedkeuren van de verkorte inkoopstrategie is voorbehouden aan de Algemeen Directeur. Een uitgebreide inkoopstrategie dient te worden goedgekeurd door het Dagelijks Bestuur.

• • Algemeen Directeur is bevoegd tot het in rechte vertegenwoordigen van de rechtspersoon Metropoolregio Eindhoven.

   

Indien er reële vermoedens zijn dat de inschrijfbedragen verband houden met onregelmatigheden aan de zijde van de inschrijver(s), zoals vooroverleg en/of prijsafspraken tussen inschrijvers, dient met medewerking van een juridisch adviseur contact te worden opgenomen met de Autoriteit Consument en Markt.

De Metropoolregio Eindhoven hanteert het beleid dat in beginsel geen vergoeding van inschrijvingskosten wordt toegekend.

Van elke aanbesteding boven € 5.000 zal een dossier worden bijgehouden door de voor de aanbesteding verantwoordelijke budgethouder. In het geval van Europese aanbesteding dienen in het dossier ook de gegevens te worden vastgelegd die aan de Centrale Dienst In- en Uitvoer (CDUI) van de Belastingdienst dienen te worden verschaft. De aanbestedingstukken moeten kosteloos ter beschikking worden gesteld.

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de waarde van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen.

De Metropoolregio Eindhoven zal – met inachtneming van de Gids Proportionaliteit bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat het volgen van die procedure niet strookt met de beginselen van proportionaliteit. De Metropoolregio Eindhoven kan dan kiezen voor een andere procedure.

(bedragen zijn exclusief BTW)

Enkelvoudige onderhands: wordt ook wel 1 op 1 benadering of “gunning uit de hand” genoemd. In principe is geen sprake van een aanbesteding omdat slechts met één door de Metropoolregio Eindhoven te selecteren partij wordt onderhandeld over de opdracht.

Meervoudige onderhands: is een aanbesteding waarvoor een beperkt aantal van tenminste drie - door de Metropoolregio Eindhoven te selecteren - partijen wordt uitgenodigd. Voor werken geldt het Aanbestedingsreglement (ARW) 2016 waarin voorschriften zijn opgenomen voor de onderhandse procedure.

Nationaal openbare procedure: is een aanbesteding die nationaal bekend wordt gemaakt en waarbij een ieder die aan de gestelde minimumeisen voldoet kan inschrijven. Voor werken geldt het Aanbestedingsreglement (ARW) 2016 waarin voorschriften zijn opgenomen voor de openbare procedure.

Nationaal niet–openbare procedure: wordt ook wel aangeduid als een openbare procedure met voorafgaande selectie. Deze aanbesteding wordt nationaal bekend gemaakt, waarbij een ieder zich als gegadigde kan melden en waarvoor tenminste één, doch niet meer dan het aantal gegadigden vermeld in de bekendmaking, kunnen worden uitgenodigd om een offerte uit te brengen. Voor werken geldt het Aanbestedingsreglement (ARW) 2016 waarin voorschriften zijn opgenomen voor de niet-openbare procedure.

Europese openbare procedure: is een aanbesteding volgens voorschriften van de Aanbestedingswet/ARW 2016 en de daarbij behorende Europese aanbestedingsrichtlijn. Deze procedure is verplicht indien de geraamde waarde van de opdracht de Europese drempelbedragen overschrijdt. De aanbesteding wordt Europees bekend gemaakt en is toegankelijk voor alle (Europese) leveranciers.

Europese niet-openbare procedure: wordt ook wel aangeduid als een openbare procedure met voorafgaande selectie. Deze aanbesteding wordt uitgevoerd volgens de voorschriften van de Aanbestedingswet/ARW 2016 en Europees bekend gemaakt, waarbij een ieder zich als gegadigde kan melden en waarvoor een van te voren genoemd minimaal aantal gegadigden kunnen worden uitgenodigd om een offerte uit te brengen.

Als blijkt dat de procedure volgens de tabel niet aansluit bij het proportonaliteitsbeginsel en de Metropoolregio Eindhoven een andere procedure wenst te volgen, wordt dit in de inkoopstrategie schriftelijk gemotiveerd en – voor ten uitvoerlegging – conform het bepaalde in artikel 3.5 voorgelegd aan de directeur van de werkorganisatie of het Dagelijks bestuur.

Al naar gelang de waarde van de opdracht volstaat een verkorte of een uitgebreide motivering, overeenkomstig onderstaande tabel. Afwijking wordt, in afstemming met een juridisch adviseur voorbereid.

De motivering dient gebaseerd te worden op één of meerdere van de volgende aspecten:

• • Omvang van de opdracht;

• • Transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers;

• • Aantal potentiële inschrijvers;

• • Gewenst eindresultaat;

• • Complexiteit van de opdracht;

• • Type van de opdracht en het karakter van de markt.

   

Het Dagelijks Bestuur neemt kennis van de in het kader van de rechtmatigheidscontrole geconstateerde fouten en zij treft, indien de kans op herhaling aanwezig is, maatregelen om fouten te voorkomen.

Het Dagelijks Bestuur neemt kennis van de adviezen van de accountant met betrekking tot het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Indien de adviezen niet of niet geheel kunnen worden opgevolgd, is het noodzakelijk dat zij hiervoor de motieven aangeeft.

Metropoolregio Eindhoven stelt geen eigen klachtenmeldpunt in, maar zet zich proactief in voor overleg met ondernemers aangaande de betreffende inkoop- en aanbestedingstrajecten.

Indien een ondernemer bezwaar heeft tegen (een onderdeel van) een aanbestedingsprocedure dient zij dit bezwaar voor te leggen aan Metropoolregio Eindhoven zodat zij de mogelijkheid heeft dit bezwaar zo nodig weg te nemen. Mocht de ondernemer menen dat Metropoolregio Eindhoven het bezwaar niet voldoende heeft weggenomen waardoor de ondernemer een klacht wil indienen, dan kan de ondernemer zich wenden tot de Commissie van Aanbestedingsexperts. De klachtenprocedure staat nader uitgewerkt op de website van de Commissie van Aanbestedingsexperts. In elke aanbestedingsprocedure zal een verwijzing worden gemaakt naar deze procedure.

Eens per vier jaren zal dit inkoop- en aanbestedingsbeleid worden geëvalueerd door de Metropoolregio Eindhoven of zijn rechtsopvolger.

Het ‘Besluit inkoop en aanbesteding Metropoolregio Eindhoven 2018’ wordt ingetrokken gelijktijdig met het in 8.5 geduide moment van inwerkingtreding van dit besluit.

Dit besluit treedt in werking per 1 januari 2022.

Dit besluit kan worden aangehaald onder de naam ‘Besluit inkoop en aanbesteding Metropoolregio Eindhoven 2022’.