Organisatie | Metropoolregio Eindhoven |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Besluit inkoop en aanbesteding Metropoolregio Eindhoven 2022 |
Citeertitel | Besluit inkoop en aanbesteding Metropoolregio Eindhoven 2022 |
Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp | Besluit inkoop en aanbesteding Metropoolregio Eindhoven 2022 |
Geen
N.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2022 | Besluit inkoop en aanbesteding Metropoolregio Eindhoven 2022 | 15-11-2021 |
Het Dagelijks Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven, met inachtneming van Europese regelgeving omtrent aanbesteding en de Aanbestedingswet 2012:
vast te stellen de navolgende interne regels van de Metropoolregio Eindhoven voor de inkoop en aanbesteding van leveringen, diensten en werken:
In dit besluit wordt het inkoopbeleid van de Metropoolregio Eindhoven inzichtelijk gemaakt. De doelstellingen, uitgangspunten en kaders waarbinnen inkoop plaatsvindt worden uiteengezet.
De Metropoolregio Eindhoven leeft daarbij een aantal organisatorische doelstellingen na (artikel 2). Daarnaast gaat de Metropoolregio Eindhoven bij de inkoop van werken, leveringen en diensten uit van:
1. Juridische uitgangspunten (artikel 3):hoe gaat de Metropoolregio Eindhoven om met de relevante regelgeving?
2. Ethische en ideële uitgangspunten (artikel 4): hoe gaat de Metropoolregio Eindhoven om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces?
3. Economische uitgangspunten (artikel 5): hoe gaat de Metropoolregio Eindhoven om met de markt en ondernemers?
4. Organisatorische uitgangspunten (artikel 6): Hoe koopt de Metropoolregio Eindhoven in?
De bepaling van de aanbestedingsprocedure wordt beschreven in artikel 7 en de overige bepalingen staan in artikel 8.
Artikel 2 Doelstellingen Metropoolregio Eindhoven
De Metropoolregio Eindhoven wil met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
1. Doelmatig en rechtmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed: Metropoolregio Eindhoven leeft bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het inkoopbeleid na. Daarnaast koopt Metropoolregio Eindhoven efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en het verlagen van de inzet van middelen staat centraal. Metropoolregio Eindhoven houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot opdrachten.
2. Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van Metropoolregio Eindhoven: Inkoop moet ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van Metropoolregio Eindhoven en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de organisatorische doelstellingen.
4. Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijskwaliteit verhouding: Bij het inkopen van werken, leveringen en diensten betrekt Metropoolregio Eindhoven interne en andere (externe) kosten in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen werken, leveringen en diensten speelt een belangrijke rol.
5. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn: Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de contractant en het streven naar wederzijds respect tussen Metropoolregio Eindhoven en de contractant. Metropoolregio Eindhoven spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
6. Metropoolregio Eindhoven stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel ondernemers als zichzelf voorop: Zowel Metropoolregio Eindhoven als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. Metropoolregio Eindhoven verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet zal Metropoolregio Eindhoven hiertoe digitaal Inkopen en aanbesteden.
Naast deze doelen heeft Metropoolregio Eindhoven tevens oog voor de navolgende gewenste effecten:
Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en aanbestedingsbesluit. Deze uitgangspunten zijn in de volgende artikelen vastgelegd.
De voor het inkoopbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
• Aanbestedingswet: Dit wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU ('Aanbestedingsrichtlijnen') en Richtlijn 2007/66/EG ('Rechtsbeschermingsrichtlijn'). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en - beperkt - onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.
• Europese wet- en regelgeving: Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De 'Aanbestedingsrichtlijnen' en de Rechtsbeschermingsrichtlijn vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Europese richtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie. Tot slot is ook het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie van belang.
Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Metropoolregio Eindhoven restrictief – binnen de kaders van dit besluit – worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold.
Het bovengenoemde mandaat strekt niet tot afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbesluit. Indien om redenen van proportionaliteit moet worden afgeweken van dit beleid wordt het besluit om tot enkelvoudig onderhandse aanbesteding over te gaan waar volgens het beleid dit meervoudig onderhands had moeten plaatsvinden, ter goedkeuring voorgelegd aan de directeur van de werkorganisatie (Metropoolregio Eindhoven / RHCe) van waaruit de aanbesteding wordt gedaan. Overige afwijkingen behoeven de goedkeuring van het Dagelijks Bestuur. Afwijkingsvoorstellen worden uitsluitend voorafgaande aan de aanbesteding voorgelegd.
De Metropoolregio Eindhoven neemt bij Inkoop duurzaamheidsaspecten in acht. Metropoolregio Eindhoven heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Metropoolregio Eindhoven streeft er naar om zo veel mogelijk duurzaam in te kopen en past minimaal de vastgestelde criteria toe of motiveert wanneer deze niet kunnen worden meegenomen. Duurzaam inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces. Dit komt o.a. tot uitdrukking door het volgende:
4.3 Inkoop vindt plaats op maatschappelijk verantwoorde wijze
Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsreïntegratie, arbeidsomstandigheden en – indien passend – social return. De Metropoolregio Eindhoven heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom – waar mogelijk en doelmatig – de participatie van arbeidsgehandicapten en doelgroepen met een achterstand tot de arbeidsmarkt in het arbeidsproces. Daarnaast worden Werken, Leveringen en/of Diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.
De Metropoolregio Eindhoven moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Metropoolregio Eindhoven ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.
Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.
Metropoolregio Eindhoven acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.
5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
Metropoolregio Eindhoven streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. Metropoolregio Eindhoven moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop, waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en). Wel moet (Europese) wet- en regelgeving worden nageleefd.
Gedurende de contractperiode kan bij beide partijen afhankelijkheid ontstaan door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. Metropoolregio Eindhoven kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.
5.3 Lokale en regionale economie en MKB
In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en Metropoolregio Eindhoven moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de inkoop.
Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Metropoolregio Eindhoven houdt echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de Metropoolregio Eindhoven doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.
Ongeacht de aanbestedingsprocedure, hanteert de Metropoolregio Eindhoven bij iedere opdrachtverstrekking in het kader van de reguliere taakstelling het uitgangspunt dat het maximale uurtarief van de contractant nimmer hoger mag zijn dan € 145,-. Slechts in uitzonderlijke gevallen kan, van dit tarief worden afgeweken. Tot deze bijzondere gevallen worden de adviesdiensten van accountant en advocaat gerekend.
Het gestelde maximum uurtarief zal in de offerteaanvraag worden opgenomen. Voor de contractant wordt tijdig duidelijk dat deze eis van essentieel belang is om te kunnen meedingen naar de opdracht.
5.5 Samenvoegen van opdrachten
Het uitgangspunt bij Inkoop is dat opdrachten niet onnodig mogen worden samengevoegd (zgn. ‘clusterverbod’). Opdrachten kunnen wel in percelen verdeeld worden. Het opdelen in percelen verhoogt de marktwerking, omdat meer ondernemingen gelegenheid tot deelname krijgen.
Als de Metropoolregio Eindhoven afwijkt van het clusterverbod, dan motiveert de Metropoolregio Eindhoven de noodzaak tot afwijking in de aanbestedingsdocumenten.
5.7 Raming en financieel budget
Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. Metropoolregio Eindhoven wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
Metropoolregio Eindhoven bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert Metropoolregio Eindhoven een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). Metropoolregio Eindhoven wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen startend vanaf het voortraject:
Indien er reële vermoedens zijn dat de inschrijfbedragen verband houden met onregelmatigheden aan de zijde van de inschrijver(s), zoals vooroverleg en/of prijsafspraken tussen inschrijvers, dient met medewerking van een juridisch adviseur contact te worden opgenomen met de Autoriteit Consument en Markt.
Van elke aanbesteding boven € 5.000 zal een dossier worden bijgehouden door de voor de aanbesteding verantwoordelijke budgethouder. In het geval van Europese aanbesteding dienen in het dossier ook de gegevens te worden vastgelegd die aan de Centrale Dienst In- en Uitvoer (CDUI) van de Belastingdienst dienen te worden verschaft. De aanbestedingstukken moeten kosteloos ter beschikking worden gesteld.
De Metropoolregio Eindhoven zal – met inachtneming van de Gids Proportionaliteit bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat het volgen van die procedure niet strookt met de beginselen van proportionaliteit. De Metropoolregio Eindhoven kan dan kiezen voor een andere procedure.
Enkelvoudige onderhands: wordt ook wel 1 op 1 benadering of “gunning uit de hand” genoemd. In principe is geen sprake van een aanbesteding omdat slechts met één door de Metropoolregio Eindhoven te selecteren partij wordt onderhandeld over de opdracht.
Meervoudige onderhands: is een aanbesteding waarvoor een beperkt aantal van tenminste drie - door de Metropoolregio Eindhoven te selecteren - partijen wordt uitgenodigd. Voor werken geldt het Aanbestedingsreglement (ARW) 2016 waarin voorschriften zijn opgenomen voor de onderhandse procedure.
Nationaal openbare procedure: is een aanbesteding die nationaal bekend wordt gemaakt en waarbij een ieder die aan de gestelde minimumeisen voldoet kan inschrijven. Voor werken geldt het Aanbestedingsreglement (ARW) 2016 waarin voorschriften zijn opgenomen voor de openbare procedure.
Nationaal niet–openbare procedure: wordt ook wel aangeduid als een openbare procedure met voorafgaande selectie. Deze aanbesteding wordt nationaal bekend gemaakt, waarbij een ieder zich als gegadigde kan melden en waarvoor tenminste één, doch niet meer dan het aantal gegadigden vermeld in de bekendmaking, kunnen worden uitgenodigd om een offerte uit te brengen. Voor werken geldt het Aanbestedingsreglement (ARW) 2016 waarin voorschriften zijn opgenomen voor de niet-openbare procedure.
Europese openbare procedure: is een aanbesteding volgens voorschriften van de Aanbestedingswet/ARW 2016 en de daarbij behorende Europese aanbestedingsrichtlijn. Deze procedure is verplicht indien de geraamde waarde van de opdracht de Europese drempelbedragen overschrijdt. De aanbesteding wordt Europees bekend gemaakt en is toegankelijk voor alle (Europese) leveranciers.
Europese niet-openbare procedure: wordt ook wel aangeduid als een openbare procedure met voorafgaande selectie. Deze aanbesteding wordt uitgevoerd volgens de voorschriften van de Aanbestedingswet/ARW 2016 en Europees bekend gemaakt, waarbij een ieder zich als gegadigde kan melden en waarvoor een van te voren genoemd minimaal aantal gegadigden kunnen worden uitgenodigd om een offerte uit te brengen.
7.4 Motivering inkoopprocedure
Als blijkt dat de procedure volgens de tabel niet aansluit bij het proportonaliteitsbeginsel en de Metropoolregio Eindhoven een andere procedure wenst te volgen, wordt dit in de inkoopstrategie schriftelijk gemotiveerd en – voor ten uitvoerlegging – conform het bepaalde in artikel 3.5 voorgelegd aan de directeur van de werkorganisatie of het Dagelijks bestuur.
Al naar gelang de waarde van de opdracht volstaat een verkorte of een uitgebreide motivering, overeenkomstig onderstaande tabel. Afwijking wordt, in afstemming met een juridisch adviseur voorbereid.
De motivering dient gebaseerd te worden op één of meerdere van de volgende aspecten:
8.1 Omgang met geconstateerde fouten en adviezen
Het Dagelijks Bestuur neemt kennis van de in het kader van de rechtmatigheidscontrole geconstateerde fouten en zij treft, indien de kans op herhaling aanwezig is, maatregelen om fouten te voorkomen.
Het Dagelijks Bestuur neemt kennis van de adviezen van de accountant met betrekking tot het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Indien de adviezen niet of niet geheel kunnen worden opgevolgd, is het noodzakelijk dat zij hiervoor de motieven aangeeft.
Metropoolregio Eindhoven stelt geen eigen klachtenmeldpunt in, maar zet zich proactief in voor overleg met ondernemers aangaande de betreffende inkoop- en aanbestedingstrajecten.
Indien een ondernemer bezwaar heeft tegen (een onderdeel van) een aanbestedingsprocedure dient zij dit bezwaar voor te leggen aan Metropoolregio Eindhoven zodat zij de mogelijkheid heeft dit bezwaar zo nodig weg te nemen. Mocht de ondernemer menen dat Metropoolregio Eindhoven het bezwaar niet voldoende heeft weggenomen waardoor de ondernemer een klacht wil indienen, dan kan de ondernemer zich wenden tot de Commissie van Aanbestedingsexperts. De klachtenprocedure staat nader uitgewerkt op de website van de Commissie van Aanbestedingsexperts. In elke aanbestedingsprocedure zal een verwijzing worden gemaakt naar deze procedure.