| Organisatie | Veiligheidsregio Zuid-Limburg |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2022 Veiligheidsregio Zuid-Limburg |
| Citeertitel | Wet Veiligheidsregio's |
| Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Inkoopbeleid Veiligheidsregio Zuid-Limburg |
Geen
artikel 19 van de Wet veiligheidsregio’s
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2022 | Aanpassing inkoopbeleid | 19-11-2021 |
Vastgesteld op 19 november 2021 door het Dagelijks Bestuur
Onder intrekking van het Inkoopbeleid VRZL 2017
Ingangsdatum Inkoop- en Aanbestedingsbeleid VRZL 1 januari 2022
2. Organisatie & doelstellingen 5
2.1 Veiligheidsregio Zuid-Limburg 5
3.1 Algemeen juridisch kader 7
3.2 Algemene beginselen bij Inkoop 7
3.4 Grensoverschrijdend belang 8
4. Ethische en ideële uitgangpunten 11
4.3 Maatschappelijk verantwoord inkopen 12
5. Economische uitgangspunten 14
5.1 Product- en marktanalyse 14
5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de Ondernemersrelatie 14
5.7 Raming en financiële budget 16
5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen 16
6. Organisatorische uitgangpunten 17
Voor u ligt het inkoop- en aanbestedingsbeleid van Veiligheidsregio Zuid-Limburg (VRZL). In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders weer te geven waarbinnen inkoop bij VRZL plaatsvindt.
Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit aan op het algemene beleid van VRZL en is gebaseerd op het Model Inkoop en Aanbestedingsbeleid van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Het inkoop- en aanbestedingsbeleid gaat in op 1 januari 2022 en is voor onbepaalde tijd. Indien nodig wordt het inkoop- en aanbestedingsbeleid geëvalueerd en mogelijk herijkt.
Reikwijdte inkoop- en aanbestedingsbeleid
Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is niet vrijblijvend en dient altijd gevolgd te worden door de medewerkers van VRZL. Ook ingehuurde externe medewerkers dienen zich in de uitvoering van werkzaamheden in opdracht van VRZL te conformeren aan het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Indien in dit document over medewerkers wordt gesproken, worden hiermee dus ook extern ingehuurde medewerkers bedoeld.
Uitgangspunten van het inkoop- en aanbestedingsbeleid
In hoofdstuk 1 wordt de visie en inkoopdoelstellingen nader toegelicht. Om de genoemde doelstellingen te bewerkstelligen, moet VRZL duidelijke keuzes maken. Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid legt de belangrijkste keuzes ten aanzien van inkoop vast. Die keuzes gelden voor de gehele organisatie. Dat betekent dat elke inkoop van VRZL uitgevoerd dient te worden volgens de uitgangspunten van dit beleid, die zijn onderverdeeld in:
1. Juridische uitgangspunten: hoe gaat VRZL om met de relevante regelgeving ? (zie verder hoofdstuk 3);
2. Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat VRZL om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces ? (zie verder hoofdstuk 4);
3. Economische uitgangspunten: hoe gaat VRZL om met de markt en Ondernemers ? (zie verder hoofdstuk 5);
4. Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt VRZL in? (zie verder hoofdstuk 6).
In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:
De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de VRZL.
Diensten als bedoeld in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet onder Overheidsopdracht voor diensten.
Een gemeenschappelijke regeling is een publiekrechtelijk samenwerkingsverband tussen bestuursorganen van gemeenten. Kort gezegd: een publiekrechtelijke overeenkomst tussen bepaalde bestuursorganen van verschillende gemeenten waarbij bepaald wordt dat bepaalde taken en bevoegdheden centraal uitgevoerd worden. De instelling van een gemeenschappelijke regeling wordt geregeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen. Deze wet geeft drie vormen van gemeenschappelijke regelingen, te weten (1) een nieuw openbaar lichaam, (2) vormen van een gemeenschappelijk orgaan of (3) een gemeente als centrum gemeente aanwijzen.
(Rechts)handelingen van VRZL gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.
Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet onder Overheidsopdracht voor levering.
Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van VRZL voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijn 2014/24/EU.
Een ‘aannemer’, een ‘inschrijver’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.
Voorbeelden van SAS-diensten zijn: onderwijs, gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening en enkele juridische diensten.
Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Zuid-Limburg gevestigd te Maastricht.
Werken als bedoeld in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet onder Overheidsopdracht voor diensten.
2. Organisatie & doelstellingen
2.1 Veiligheidsregio Zuid-Limburg
Onder het moto "Samen veilig" levert de Veiligheidsregio Zuid-Limburg een belangrijke bijdrage aan de veiligheid in de regio.
VRZL is eén van de 25 veiligheidsregio’s in Nederland. VRZL is een hands-on hulpverleningsorganisatie en een netwerkorganisatie in één. In de afgelopen periode heeft VRZL zich ontwikkeld van een groot aantal samenwerkende lokale organisaties naar één veiligheidsregio. In de regio werken 16 gemeenten, de brandweer, de politie Eenheid Limburg, de Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de regio (GHOR), het Openbaar Ministerie (OM), provincie Limburg, Veiligheidsregio Limburg Noord (VRLN), Waterpartners Limburg (waterschap, zuiveringsschap, waterleidingmaatschappij), Defensie, de Regionale Uitvoeringsdienst (RUD) en Chemelot samen. Het werkgebied van VRZL is ca. 650 vierkante kilometer met in totaal meer dan 600.000 inwoners.
VRZL stelt zich ten doel een integere en doelmatige inkoper te zijn. Met integer wordt bedoelt: handelend volgens de wet en de algemene beginselen inkoop. Bij doelmatigheid gaat het om efficiënt en effectief inzetten van publieke middelen. Wanneer VRZL deze doelstellingen wil bereiken, kan zij niet zonder een helder en eenduidig inkoop- en aanbestedingsbeleid. Aangezien inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient VRZL continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in het inkoopproces.
VRZL wil met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
a. Rechtmatig en doelmatig inkopen.
De VRZL leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de VRZL efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de middelen van de VRZL staan centraal. De VRZL houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor (lokale) Ondernemers tot de opdrachten. Op deze wijze worden gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze aangewend en besteed.
b. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.
Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkopen. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de contractant en in wederzijds respect tussen de VRZL en de contractant. De VRZL spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
c. Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor de publieke middelen.
Bij Inkopen kan de VRZL ook interne en andere kosten van de VRZL en maatschappelijke kosten betrekken in haar afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.
d. Maatschappelijk verantwoord Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van de VRZL.
De VRZL heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. De VRZL wil bij de Inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan.
e. Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de VRZL.
Inkopen heeft een belangrijke invloed op het gehele prestatieniveau van de VRZL en draagt daar direct en voortdurend aan bij. De concrete doelstellingen van Inkopen zijn daarbij rechtstreeks afgeleid van de algemene doelstellingen van de VRZL.
f. De VRZL streeft een administratieve lastenverlichting na, voor zowel zichzelf als voor Ondernemers.
Zowel de VRZL als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De VRZL doet al het mogelijke om deze lasten te verlichten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de VRZL hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). De VRZL maakt, waar mogelijk, gebruik van het ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument’.
VRZL leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door VRZL restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor dit inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgt uit:
• Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie;
• Aanbestedingswet en het Aanbestedingsbesluit (AMvB): dit nieuwe wettelijk kader implementeert de Europese aanbestedingsrichtlijnen en de Rechtsbeschermingsrichtlijn;
• Burgerlijk Wetboek: het wettelijk kader voor overeenkomsten;
• De Algemene Wet bestuursrecht: algemene beginselen van behoorlijk bestuur;
• Wet Veiligheidsregio’s: het wettelijk kader voor alle Veiligheidsregio’s.
3.2 Algemene beginselen bij Inkoop
VRZL neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten zowel boven de (Europese) drempelbedragen alsook beneden de (Europese) drempelbedragen, met een duidelijk grensoverschrijdend belang, de volgende algemene beginselen in acht:
• Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden;
• Non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet;
• Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn;
• Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. VRZL past in beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden;
• Wederzijdse erkenning: Leveringen en diensten van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die leveringen en diensten op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van VRZL.
VRZL streeft er naar om uniforme documenten en voorwaarden te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt bij dat Ondernemers weten waar zij aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. VRZL past bij de betreffende inkoop in principe een of meerdere van onderstaande documenten toe:
• Aanbestedingsreglement Werken (ARW);
• Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA);
• Klachtenafhandeling bij Aanbesteden;
VRZL hanteert vanaf moment inwerkingtreding van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid onderstaande inkoopvoorwaarden. Veiligheidsregio Zuid-Limburg hanteert voor haar inkopen, de actuele gestandaardiseerde algemene inkoopvoorwaarden.
• Voor Leveringen en Diensten hanteert VRZL de Algemene inkoopvoorwaarden zoals deze zijn opgesteld door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG); link
• Voor Werken hanteert VRZL de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van Werken en van technische installatiewerken (UAV); link
• Voor IT opdrachten hanteert VRZL de Gemeentelijke Inkoopwaarden bij IT overeenkomsten (GIBIT); link
Indien een set voorwaarden vervangen wordt door een nieuwe versie, zal VRZL de nieuwste
3.4 Grensoverschrijdend belang
Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of er sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past VRZL de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.
Of een overheidsopdracht een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van de verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.
Voor overheidsopdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal VRZL een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel.
Inkoop vindt plaats met inachtneming van de mandaatregeling van de leden van VRZL. VRZL wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van de Directie VRZL en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Het afwijken van het Inkoopbeleid moet gemotiveerd ter besluitvorming aan de Directie via een Directie Besluit worden voorgelegd, begeleid door het advies van inkoop. Budgethouder is verantwoordelijk voor het opstellen van het Directie Besluit.
Afwijking van het Inkoopbeleid kan wanneer er bijvoorbeeld sprake is van o.a.:
In geval dat het (opnieuw) in de markt zetten van bedrijf kritische systemen, diensten of goederen leiden tot verstoring van het primaire proces en veiligheid van het verzorgingsgebied en/of leidt tot extreem hoge switchkosten;
Een bepaalde techniek of bepaalde (intellectuele) kennis kan aantoonbaar alleen door één specifieke marktpartij worden geleverd en/of de persoon van de functionaris is sterk bepalend voor het te verwachten resultaat;
Om markttechnische redenen is het slechts mogelijk om maar van één leverancier een inschrijving te ontvangen (vanwege een monopolypositie);
In het geval dat onverwacht een oplossing gevonden moet worden waar marktpartijen per direct ingezet moeten worden. Hier valt geen spoed onder die het gevolg is van opgelopen vertraging in de voorbereiding van de aanbesteding;
Samenwerking met andere aanbestedende diensten:
Wanneer sprake is van een gezamenlijke aanbesteding met andere aanbestedende diensten zal, in overleg tussen deze aanbestedende diensten, een passende aanbestedingsprocedure worden bepaald. Het kan voorkomen dat de gekozen procedure afwijkt van het VRZL Inkoopbeleid;
Onvoorziene omstandigheden en aanvullende-/herhalingsopdrachten:
In het geval van aanvullende of herhalingsleveringen, diensten of werken die als gevolg van (onvoorziene) omstandigheden noodzakelijk zijn om de oorspronkelijke levering, dienst of werk te kunnen verlenen en/of indien de keuze van een andere leverancier onaanvaardbaar hoge kosten of technische moeilijkheden met zich mee zou brengen, of bedrijfsprocessen in gevaar zou kunnen brengen.
Gestimuleerd wordt dat de VRZL en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. Ondernemers die desondanks een klacht willen indienen, kunnen zich wenden tot de Nationale Commissie voor Aanbestedingsexperts. In elke aanbestedingsprocedure zal een verwijzing gemaakt worden naar deze procedure. De commissie kan op verzoek van een Ondernemer of aanbestedende dienst bemiddelen of een niet- bindend advies geven over klachten over de toepassing van de Aanbestedingswet. Een voorwaarde voor behandeling is dat de klacht eerst is voorgelegd aan de beklaagde aanbestedende dienst. De wijze van klachtenafhandeling functioneert naast de reeds bestaande mogelijkheden.
4. Ethische en ideële uitgangpunten
VRZL stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.
VRZL heeft hoog in het vaandel dat haar directie en medewerkers (ambtenaren) integer handelen. De directie en ambtenaren houden zich aan de ‘Gedragscode voor Ambtenaren’. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor onder andere belangenverstrengeling wordt voorkomen.
VRZL contracteert enkel integere Ondernemers.
VRZL wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet (hebben) bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemer is bij Inkoop (en aanbesteden) in beginsel mogelijk, zoals door de toepassing van uitsluitingsgronden bij zowel onderhandse als Europese aanbestedingen en het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.
De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende:
- De VRZL analyseert in welke productgroepen, welke maatschappelijke winst te behalen valt;
- Bij de product- en marktanalyse kan de VRZL inventariseren welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden;
- De VRZL promoot het in dialoog met de markt vóór (marktconsultatie) of tijdens de aanbestedingsprocedure (bijv. concurrentiegerichte dialoog) zoeken naar bestaande of nieuwe MVI oplossingen;
- In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de minimumeisen of de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst kunnen duurzaamheidscriteria worden opgenomen;
- De VRZL stimuleert het kijken naar de levensduurkosten en niet enkel de aanschafprijs;
- De VRZL kan digitaal Inkopen (E-procurement, E-factureren etc.);
- De VRZL monitort de aangeboden MVI-oplossingen en controleert of MVI-afspraken worden nagekomen.
4.3 Maatschappelijk verantwoord inkopen
Maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) richt zich op zowel People, Planet als Profit. VRZL richt zich met betrekking tot MVI tot het volgende. Met een goed Inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (Inkopen met impact). De VRZL stimuleert daarom sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij Inkopen en aanbestedingen van leveringen, diensten en werken.
De VRZL heeft ook als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft de VRZL als opdrachtgever en inkoper invloed op Ondernemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil de VRZL een duurzaam beleid door Ondernemers stimuleren.
Werken, Leveringen en/of Diensten die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden tot stand komen of zijn gekomen worden geweerd (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Bij inkopen waar dit voor kan komen, neemt VRZL hiertoe eisen op om dit te voorkomen (zoals bijvoorbeeld specifieke certificaten en/of keurmerken).
Artikel 2.82 van de Aanbestedingswet geeft VRZL de mogelijkheid om bepaalde opdrachten voor te behouden aan sociale werkvoorzieningen. Sociale werkvoorzieningen worden door Nederlandse gemeenten vrijwel altijd opgericht ter uitvoering van de Wet Sociale Werkvoorziening (WSW). Deze wet heeft één belangrijke sociale doelstelling: het bieden van werk aan mensen die (nog) niet terecht kunnen op de gewone arbeidsmarkt. Personen, die normaal gesproken geen werk kunnen vinden door een lichamelijke, psychische of verstandelijke handicap, kunnen hierdoor een baan krijgen onder aangepaste omstandigheden. Voor VRZL betekent dit dat zij bij opdrachten rekening houdt met de mogelijkheid om opdrachten voor te behouden aan sociale werkvoorzieningen in haar werkgebied.
Bij biobased Inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt teruggedrongen, waardoor de transitie naar een koolstofarme economie wordt ondersteund. De VRZL streeft ernaar daar waar mogelijk en gewenst biobased producten in te kopen.
De VRZL wil stappen maken naar een klimaat neutrale bedrijfsvoering binnen de VRZL (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). Daarnaast worden ook Ondernemers aangespoord tot CO2-reductie.
Bij circulair Inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. De VRZL kan bij Inkopen en aanbestedingen bijvoorbeeld het hergebruik van materialen en afvalreductie vereisen.
Ontwikkelingsdoelen van de Verenigde Naties.
Door Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt de VRZL bij aan het verwezenlijken van de Duurzame Ontwikkelingsdoelen (Sustainable Development Goals) van de VN.
Social return is het principe dat Ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor VRZL, op maatschappelijk of sociaal vlak. VRZL wil dat haar Inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij.
Bij Inkopen en aanbestedingen kan worden gekozen voor sociale uitgangspunten en wordt nagedacht over de kansen die er zijn voor social return bij een specifieke levering, dienst of werk. VRZL kan social return inzetten voor:
- Het bevorderen van de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt;
- Het stimuleren van sociaal ondernemen;
- Het bereiken van andere doelen in het sociaal domein, zoals armoedebestrijding, onderwijs en zorg.
Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante mogelijkheden. Een marktanalyse leidt tot inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: koper- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden aangeboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. Bij MVI vraagstukken kan VRZL informatie inwinnen o.a. bij; MVO Nederland en inkoopsite Pianoo.
5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de Ondernemersrelatie
VRZL streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers en Contractanten zowel voorafgaand, tijdens als na de contractperiode. VRZL dient in beginsel vrij te zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop, (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en)), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving. Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van VRZL door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovaties) of het creëren van prikkels. VRZL kiest in dat geval voor de meest aangewezen Ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een Ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.
VRZL heeft oog voor de lokale economie zonder discriminatie van Ondernemers.
In gevallen waar een enkelvoudige onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is toegestaan, wordt rekening gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers (Zuid-Limburg). Dit door waar mogelijk minimaal 1 lokale ondernemer in de offerteaanvraag te betrekken. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en VRZL moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop.
Het hanteren van een eerste ‘vormvrije’ inkoopdrempel (zie 5.6) inzake leveringen, diensten en werken, vermindert de administratieve lasten van VRZL, maar vergroot vooral de kansen voor opdrachten, voor het lokale MKB en ZZP’ers, dit alles onder de term ‘koop lokaal’.
VRZL heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en ZZP’ers.
Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. VRZL houdt echter rekening met de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf en ZZP’ers. Dit door middel van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onder aanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria te hanteren. Hierdoor kunnen Ondernemingen uit het MKB en ZZP’ers ook aan ‘grote’ aanbestedingen deelnemen. Ook voor kleinere opdrachten, hier komt de eerste ‘vormvrije’ inkoopdrempel ten goede van het MKB en ZZP’ers.
VRZL kan haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maat- schappelijke opgaven. VRZL zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden Ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen. Hierbij kan gedacht worden aan de `right to challenge’ en Inkopen bij sociale ondernemingen.
VRZL hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. VRZL streeft zoveel als mogelijk samenwerking in de brede zin des woord na en doet dat met verschillende partners. Hierbij valt specifiek te denken aan; gemeenten in Zuid-Limburg, Veiligheidsregio’s in Nederland en de Faciliteit Landelijke Inkoop Brandweer (FLIB) van het Instituut Fysieke Veiligheid (IFV). Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.
VRZL zal - met inachtneming van de gids proportionaliteit – bij de onderstaande opdrachtwaarden in principe de volgende procedures (zie tabel 1) hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type inkoop en het karakter van de markt waarin de ondernemers opereren.
Soort opdracht Opdrachtwaarde Aantal offertes Inkoopprocedure
Leveringen / diensten ≤ € 2.500 Vormvrije inkopen N.v.t.
> € 2.500 ≤ € 25.000 Min. 1 Enkelvoudig onderhands
€ EU-drempel* Min. 3 – max. 5 Meervoudig onderhands
> € EU-drempel* Inschrijvingen Europese aanbesteding
Soort opdracht Opdrachtwaarde Aantal offertes Inkoopprocedure
Werken ≤ € 2.500 Vormvrije inkopen N.v.t.
≤ € 50.000 Min. 1 Enkelvoudig onderhands
€ 1.500.000 Min. 3 – max. 5 Meervoudig onderhands
≤ € EU-drempel* Inschrijvingen Nationale aanbesteding
> € EU-drempel* Inschrijvingen Europese aanbesteding
Soort opdracht Opdrachtwaarde Aantal offertes Inkoopprocedure
specifieke diensten ≤ € 750.000 Min. 3 Meervoudig onderhands
> € 750.000 Inschrijvingen Verlicht aanbestedingsregime
Tabel 1 Bedragen zijn exclusief BTW
* De Europese Commissie stelt elke twee jaar bij verordening nieuwe Europese drempelwaarden vast. Zodra de drempelbedragen door de Europese Commissie worden aangepast, zijn deze vigerend voor de daarop volgende periode.
5.7 Raming en financiële budget
Bij het bepalen van de inkoopprocedure is de geraamde waarde van de opdracht (excl. BTW) bepalend. Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve schriftelijke raming van de opdracht. Daarnaast is de raming ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. Inkoop vindt alleen dan plaats nadat is vastgesteld dat het financiële budget beschikbaar en toereikend is. VRZL wil immers op geen enkele wijze het risico lopen, dat verplichtingen worden aangegaan die zij niet kan nakomen.
5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
VRZL bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert VRZL eerlijke mededinging. Dit draagt bij aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op lange termijn). VRZL wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die mededinging vervalsen.
6. Organisatorische uitgangpunten
Inkoop is door middel van een gecoördineerde inkoopfunctie georganiseerd. Dat houdt in dat de afdelingen, materiedeskundigen en budgethouders, binnen centraal gestelde inkoopkaders zelf verantwoordelijk zijn voor alle operationele inkopen. Op verzoek kan de inkoopfunctie ondersteunen en adviseren. De inkoopfunctie controleert budgethouders op de rechtmatigheid van de inkoop.
De strategische inkooptaken zijn centraal de verantwoordelijkheid van inkoopfunctie. Denk hierbij onder andere aan: beleid, procedures, duurzame inkoop, besparingspotentieel vaststellen, keuze van Ondernemers, jaarlijks inkoopplan, lokaal inkopen en social return. Tevens is de inkoopfunctie verantwoordelijk voor tactische inkooptaken. Hierbij wordt de vertaalslag gemaakt vanuit strategische inkoop naar concrete inkoopacties.
Daarnaast begeleid de inkoopfunctie gebundelde aanbestedingen en complexe (Europese) aanbestedingen. Waar nodig en haalbaar kan de inkoopondersteuning worden uitgevoerd door een extern bureau.
Inkoop wordt concreet uitgevoerd door de budgethouders. De Inkoopfunctie begeleidt en adviseert de budgethouders bij de uitvoering van Inkoop en is verantwoordelijk voor het actueel houden en implementeren van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. De budgethouder Inkoop is verantwoordelijk voor Inkoop. De Directie is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Voor succesvolle uitvoering van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is betrokkenheid van de budgethouder en adviseur inkoop essentieel.
6.4 Contractbeheer en contractmanagement
VRZL voert actief contractbeheer. Door op een digitale centrale plek een overzicht van alle lopende contracten te creëren en beheren, is VRZL in staat diverse overeenkomsten met een Ondernemer te bundelen, totaaloverzichten te genereren en strategische keuzes aangaande Inkoop te maken. Tevens ondersteunt contractbeheer het contractmanagement proces.
Contractmanagement is het proces waarbij getekende contracten en wijzigingen worden geïmplementeerd en de te leveren prestaties en contractrisico’s worden gemanaged. Er wordt proactief en periodiek bewaakt of alle partijen bij een contract volledig voldoen aan de gemaakte contractafspraken, zodat de beoogde doelstellingen worden behaald.