Paragraaf 2. Verzoeken om informatie of bijstand
Artikel 2. Verzoek om informatie
- 1.
Een lid van Provinciale Staten kan de griffier of een medewerker van de Griffie verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage in of afschrift van bij Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten of de Commissaris van de Koning berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat.
- 2.
De griffier of een medewerker van de Griffie verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.
Artikel 3. Verzoek om bijstand
- 1.
Een lid van Provinciale Staten kan de griffier of een medewerker van de griffie verzoeken om bijstand.
- 2.
De verzochte bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. Als de griffier de verzochte bijstand niet kan verlenen, verzoekt hij de secretaris om één of meer ambtenaren aan te wijzen om die ambtelijke bijstand te verlenen.
- 3.
De secretaris weigert het verzoek om ambtelijke bijstand als:
- a.
naar zijn oordeel niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op werkzaamheden van Provinciale Staten;
- b.
dit naar zijn oordeel het belang van de provincie Overijssel kan schaden.
- 4.
Als de secretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het lid van Provinciale Staten door wie het verzoek is ingediend.
- 5.
Indien het verzoek om ambtelijke bijstand door de secretaris wordt geweigerd, kan de griffier of het betrokken Statenlid het verzoek voorleggen aan de Commissaris van de Koning. De Commissaris van de Koning beslist, het presidium gehoord, over het verzoek.
Artikel 4. Geschil over verleende ambtelijke bijstand
- 1.
Een lid van Provinciale Staten dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand, kan de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de secretaris.
- 2.
Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor alle partijen bevredigende oplossing, leggen zij de zaak voor aan de Commissaris van de Koning. Artikel 3, lid 5, tweede volzin, is van overeenkomstige toepassing.
Artikel 5. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand
Een lid van Provinciale Staten kan verzoeken dat een verzoek om bijstand of advies niet met Gedeputeerde Staten gedeeld wordt. Het lid doet een dergelijk verzoek via de griffier of de secretaris.
Paragraaf 3. Fractieondersteuning
Artikel 6. Fractievergoeding
- 1.
De fracties en/of groepen, zoals bedoeld in artikel 6 van het Reglement van orde, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.
- 2.
De tegemoetkoming, bedoeld in het eerste lid van dit artikel bedraagt ten hoogste € 3.703,- voor elk tot die fractie behorend Statenlid vermeerderd met € 27.447,- per fractie (per 1 januari 2021).
- 3.
De in het tweede lid genoemde bedragen worden jaarlijks geïndexeerd conform de bij de begroting gehanteerde indexcijfers.
- 4.
Ingeval er een “groep” ontstaat, zal voor de toepassing van de Verordening bij het begrip “fractie”, “groep” moeten worden gelezen.
Artikel 7. Bestedingsdoeleinden
- 1.
Kosten die ten behoeve van de fractie gemaakt worden of de fractie betreffen kunnen, indien er een fractiebesluit aan ten grondslag ligt, uit de fractievergoeding bekostigd worden.
- 2.
Fracties besteden de bijdragen uitsluitend aan ondersteuning die ertoe strekt de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de fractie te versterken. Hieronder vallen ook:
- a.
de personele kosten van een fractiemedewerker mits sprake is van een overeenkomst;
- b.
een ‘transitievergoeding’ op grond van de Wet werk en zekerheid;
- c.
reiskosten van fractiemedewerkers voor ten behoeve van de fractie verrichtte werkzaamheden.
- 3.
De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:
- a.
uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;
- b.
betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie op basis van gespecificeerde, reële declaraties of een overeenkomst;
- c.
uitgaven voor activiteiten die samenhangen met verkiezingen;
- d.
giften, leningen, beleggingen en voorschotten;
- e.
uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het Besluit rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers toekomen;
- f.
uitgaven voor boetes of proceskosten;
- g.
kosten voor juridische bijstand, tenzij het juridisch advies betreft over provinciaal beleid in het kader van de in lid 2 beschreven rol van de fractie of juridische advieskosten in geval van een geschil met een fractiemedewerker;
- h.
uitgaven voor representatiekosten;
- i.
kosten voor een fractiebijeenkomst die inhoudelijk geen relatie heeft met provinciaal beleid van de provincie Overijssel of met het functioneren van de fractie.
Artikel 8. Fractiemedewerkers
- 1.
Fractiemedewerkers kunnen niet tevens statenlid of burgerlid, die deelneemt aan bijeenkomsten georganiseerd voor en door PS, zijn.
- 2.
Partners of familieleden tot en met de derde graad van bloed- en aanverwantschap van een Statenlid of een burgerlid, dat deelneemt aan bijeenkomsten georganiseerd door en voor PS, kunnen niet worden aangesteld als fractiemedewerker.
Artikel 9. Voorschotten
- 1.
De vergoeding voor fractieondersteuning wordt in twee termijnen als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt. De eerste helft van de vergoeding voor 31 januari en de tweede helft voor 31 juli van het betreffende kalenderjaar.
- 2.
In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen Staten plaatsvindt, wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.
Artikel 10. Fractievergoeding na verkiezingen
Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen Provinciale Staten plaatsvindt.
Artikel 11. Splitsing en samenvoeging van fracties
- 1.
Afsplitsing van een fractie heeft als zodanig geen financiële gevolgen voor de provincie Overijssel.
- 2.
Als moment van splitsing of samenvoeging wordt gehanteerd de eerste dag van de maand volgend op de datum van schriftelijke kennisgeving van de splitsing aan de Commissaris van de Koning. De kennisgeving gebeurt bij splitsing door de fractievoorzitter van de fractie waar het lid/de leden uit stappen en bij samenvoeging door de fractievoorzitters van de fracties die samengaan.
- 3.
Indien op de financiële vergoedingen reeds voorschotten zijn vertrekt, vindt bij splitsing of samenvoeging verrekening van deze voorschotten plaats. Dit vindt plaats naar evenredigheid, zoals ten aanzien van splitsing is omschreven in lid 4 en voor samenvoeging in lid 6.
Splitsing
- 4.
Als een fractie splitst wordt de fractievergoeding herberekend voor de oorspronkelijke fractie en de nieuw gevormde fractie(s) en/of groep(en). Voor de herverdeling van het vaste deel van de fractievergoeding maakt het daarbij niet uit welk deel van de fractie kan worden beschouwd als voortzetting van de fractie (i.c. de ‘oorspronkelijk gekozen fractie’). De herberekening in het jaar van splitsing vindt als volgt plaats:
- a.
Het vaste bedrag voor een fractie, bedoeld in artikel 6, lid 2, wordt op de volgende wijze naar evenredigheid verdeeld over de oude en de nieuwe fractie(s):
- i.
het aantal leden waaruit de nieuwe fracties bestaan;
- ii.
de resterende periode van het kalenderjaar waarin de splitsing heeft plaatsgevonden;
- b.
Het bedrag per lid uit artikel 6, lid 2, wordt per afsplitsend lid toegekend. De oudé en nieuwe fractie en/of groep behouden het recht op het bedrag per fractielid, als bedoeld in artikel 6, lid 2.
Samenvoeging
- 5.
Als fracties worden samengevoegd, wordt de fractievergoeding in het jaar van samenvoeging als volgt herberekend: de nieuwe omvang van de fractie wordt vastgesteld en als basis gebruikt voor de herberekening van:
- -
het vaste deel voor een fractie, als bedoeld in artikel 6 lid 2
- -
het bedrag per fractielid, als bedoeld in artikel 6 lid 2
Artikel 12. Opbouw financiële reserve
- 1.
Een fractie is bevoegd het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van het jaarlijks aan haar toekomende bedrag te reserveren ter besteding in volgende jaren.
- 2.
Het eventueel uitkeren van een ‘transitievergoeding’ op grond van de Wet werk en zekerheid dient deel uit te maken van de fractieverantwoording. Wanneer in enig jaar de financiële bijdrage niet toereikend is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen bij ontslag van een fractiemedewerker (transitievergoeding), dient de reserve hiervoor te worden aangewend. Wanneer de reserve niet toereikend is, kan door de fractie bij Provinciale Staten een verzoek worden ingediend voor een aanvullende financiële bijdrage.
- 3.
Als zich een situatie als bedoeld in artikel 11, lid 4 voordoet, wordt de reserve aan de betrokken fracties toegerekend naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.
Als de splitsing plaatsvindt voor 1 juli in een jaar wordt uitgegaan van de stand van de reserve per 31 december in het voorafgaande jaar. Als de splitsing plaatsvindt na 30 juni wordt uitgegaan van de stand van de reserve per 31 december in het jaar van de splitsing.
Artikel 13. Financiële verantwoording
- 1.
Onverminderd het bepaalde in artikel 12 legt elke fractie, binnen twee maanden na het einde van een kalenderjaar, aan Provinciale Staten verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning door middel van een verslag.
- 2.
Aan het eind van de zittingsperiode van Provinciale Staten is die termijn voor verantwoording over het laatste deel van de afgelopen zittingsperiode zes weken.
- 3.
De verslaglegging vindt plaats aan de hand van het door de griffier ter beschikking gestelde format (Afrekening bestedingen tegemoetkoming statenfracties) en de op het verantwoordingsjaar betrekking hebbende gevoerde administratie.
- 4.
De fractie draagt er zorg voor dat er een adequate administratie wordt gevoerd. De fractie mag de uitoefening van de administratieve taken uitbesteden aan een administratiekantoor of een stichting. De fractie zelf blijft verantwoordelijk.
- 5.
De fracties zijn gehouden alle documenten en bewijsstukken, gedurende de wettelijke termijn (fiscale bewaarplicht) van 7 jaar beschikbaar te houden. Penningmeesters zijn gehouden een volledig en juist overdrachtsdossier voor hun eventuele opvolger op te stellen.
- 6.
Bij splitsing van de fractie wordt, onder overlegging van een verslag, verantwoording afgelegd door zowel de fractie waarvan het lid/de leden zich heeft afgesplitst, als door de nieuwe fractie of groep.
- 7.
Onderzoek van het verslag vindt plaats door de accountant, belast met de controle van de jaarrekening. De accountant brengt advies uit aan Provinciale Staten.
- 8.
Provinciale Staten stellen na ontvangst van het advies van de accountant de bedragen vast van:
- a.
de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;
- b.
de wijziging van de reserve;
- c.
- d.
de verrekening tussen de in onderdeel a genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.
- 9.
Aan het eind van de zittingsperiode stort de fractie te veel ontvangen voorschotten, na ontvangst van de factuur hierover, binnen 30 dagen terug.
Artikel 14. Sancties en opschorting
- 1.
Indien een fractie niet binnen de in artikel 13, lid 1, genoemde termijn het daartoe strekkende verslag heeft ingediend, dan wel geen adequate administratie heeft gevoerd, wordt de uitbetaling van de fractievergoeding opgeschort tot aan de verplichting is voldaan.
- 2.
Indien een fractie niet aan de vereisten – zoals opgenomen in artikel 13, lid 9 – voldoet, wordt de uitbetaling van de fractievergoeding opgeschort tot aan de verplichting is voldaan.
- 3.
Indien een fractie betalingen doet die in strijd zijn met artikel 7 lid 3, wordt de uitbetaling van de voorschotten onverwijld stopgezet totdat het Presidium heeft besloten dat deze mag worden hervat.
Artikel 15.
Op de financiële bijdrage bedoeld in paragraaf 2 van deze verordening is de Algemene subsidieverordening Overijssel 2005 niet van toepassing.
Paragraaf 4. Slotbepalingen
Artikel 16. Hardheidsclausule
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet dan wel toepassing van deze verordening tot onbillijkheden van overwegende aard leidt, beslissen Provinciale Staten op voorstel van het presidium.
Artikel 17. Geschillen
Indien interpretatieverschillen ten aanzien van deze verordening zich voordoen, beslissen Provinciale Staten, op voorstel van het presidium.
Artikel 18. Intrekking oude verordening
De verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale Staten 2016 wordt ingetrokken met dien verstande dat zij van kracht blijft voor de op grond daarvan verstrekte fractieondersteuning voor het jaar 2020 en eventueel voorgaande jaren.
Artikel 19. Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2021.
Artikel 20 Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale Staten Overijssel 2021.