| Organisatie | Beverwijk |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Beverwijk 2022 |
| Citeertitel | Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2022 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.
Deze regeling vervangt het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2014 gemeente Beverwijk.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 04-01-2022 | nieuwe regeling | 23-12-2021 |
De raad van de gemeente Beverwijk;
gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 16 november 2021, nummer INT-21-62276;
gelet op artikel 169 en160 van de Gemeentewet
De gemeente Beverwijk spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk.
Gemeenschapsgelden moeten op verantwoorde en controleerbare wijze worden aangewend en besteed. Een eenduidig
inkoop-en aanbestedingsbeleid helpt de gemeente om een doelmatig inkoper te zijn en dit op een rechtmatige en integere
wijze te doen. Het draagt bij aan mogelijke besparingen en levert verbetering van de kwaliteit van de opdrachten op.
Denk hierbij aan efficiënte en innovatieve oplossingen.
Dit beleid is geschreven voor de medewerkers in de organisatie en ingehuurd personeel dat namens de gemeente inkoop en aanbestedingshandelingen verrichten.
In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkopen in de gemeente plaatsvindt. De gemeente streeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2).
De gemeente heeft ervoor gekozen de kennis en ondersteuning op het gebied van inkoop te bundelen en deel te nemen in Stichting Regionaal Inkoopbureau IJmond en Kennemerland (St. RIJK). Om een goed inkoopproces te waarborgen is, aanvullend op het inkoop-en aanbestedingsbeleid van de gemeente Beverwijk, door St. RIJK een procedure handboek opgesteld. Dit procedure handboek is opgesteld voor alle deelnemende RIJK-gemeenten om de onderlinge samenwerking op elkaar af te stemmen. St. RIJK verzorgt ook de publicatie van de aanbesteding.
Aangezien inkopen plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de gemeente continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente.
Daarnaast gaat de gemeente bij het inkopen van werken, leveringen of diensten uit van de volgende inkoopuitgangspunten:
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:
2 Gemeentelijke doelstellingen
De gemeente wil met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de ambities uit het collegeakkoord concretiseren en de volgende doelstellingen realiseren:
aDe gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na.
Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
3.2 Algemene beginselen bij inkopen
aAlgemene beginselen van het aanbestedingsrecht
De gemeente kan bij haar inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht nemen:
bAlgemene beginselen van behoorlijk bestuur
De gemeente neemt bij haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel
De gemeente streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De gemeente past, mits passend, bij de betreffende inkopen in ieder geval toe:
Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten 2013 (INT-14-09961) dan wel de vernieuwde versie. Bij elke aankoop van de gemeente dienen de inkoopvoorwaarden van de gemeente van toepassing te worden verklaard (of een van onderstaande voorwaarden). Dit is belangrijk omdat er dan bij eventuele geschillen eenvoudiger beroep kan worden gedaan op herstel, schadevergoeding of ontbinding van de overeenkomst. Als er vragen zijn over de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente of er is een wijzigingsvoorstel van de leverancier ontvangen, raadpleeg dan Juridische Zaken of de inkoper.
Inkopen vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de gemeente. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
Afwijkingen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders voordat de opdracht in de markt wordt geplaatst. Dit besluit moet voorzien zijn van een advies van een inkoopadviseur. Daarnaast geldt dat dit ook alleen mogelijk is voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Van de drempelwaarden voor Europese aanbestedingen kan dus niet worden afgeweken aangezien deze wettelijk zijn voorgeschreven.
Gestimuleerd wordt dat de gemeente en ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. Om klachtenafhandeling bij aanbestedingen zo laagdrempelig, gemakkelijk en efficiënt mogelijk te laten verlopen biedt de gemeente via Stichting RIJK de optie aan ondernemers om hun klachten online in te dienen via klachten@stichtingrijk.nl. Het betreft hier alleen aanbestedingen die door de gemeente zijn geïnitieerd en zijn begeleid door Stichting RIJK, waar u als ondernemer op heeft ingeschreven of heeft willen inschrijven. Indien de aanbesteding rechtstreeks via de gemeente is verlopen, is het mogelijk om via de website van de gemeente een klacht in te dienen.
4 Ethische en ideële uitgangspunten
aDe gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.
De gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.
b De gemeente contracteert enkel met integere ondernemers.
De gemeente wil enkel zakendoen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. De gemeente kan bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen.
4.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
aBij inkopen neemt de gemeente sociale, ecologische en economische aspecten in acht.
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) betekent dat de gemeente de effecten op people, planet en profit meeneemt bij inkopen. Met een goed inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (inkopen met impact). De gemeente stimuleert daarom sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij inkopen en aanbestedingen van werken, diensten en leveringen.
De gemeente heeft ook als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft de gemeente als opdrachtgever en inkoper invloed op ondernemers om wenselijke maat- schappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil zij een duurzaam beleid door ondernemers stimuleren. De gemeente vergroot de impact van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.
De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende:
Sociale, ecologische en economische aspecten kunnen worden vertaald in specifieke MVI-thema’s, waaronder:
De gemeente onderschrijft het Klimaatakkoord van Parijs (2015) waarin 195 landen afspraken om de opwarming van de aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden. De gemeente wil stappen maken naar een klimaatneutrale bedrijfsvoering binnen de gemeente (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). Daarnaast worden ook ondernemers aangespoord tot CO2-reductie.
Bij circulair inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. De gemeente kan bij inkopen en aanbestedingen bijvoorbeeld het hergebruik van materialen en afvalreductie vereisen.
In het ontwerp Milieubeleidsplan 2021-2025 staat dat de gemeente Beverwijk zich inzet op diverse manieren om een bijdrage te leveren aan de landelijke ambities voor circulaire economie.
Daarnaast heeft de gemeente Beverwijk de MRA-intentieverklaring circulair inkopen & opdrachtgeverschap samen met 32 andere gemeenten, 2 provincies en de Vervoerregio Amsterdam ondertekend op 20 juni 2018. Met de intentieverklaring zeggen de MRA-partners dat ze in 2022 minstens 10% van alle producten, goederen en diensten circulair inkopen. In 2025 moet dit zijn opgelopen tot 50%. Daarna wordt gekeken hoe de overheden zo snel mogelijk naar 100% circulair inkopen en opdrachtgeverschap kunnen komen. De MRA-werkgroep Circulair inkopen & Opdrachtgeverschap werkt deze intentie uit in een Roadmap.
De Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), gebaseerd op de fundamentele arbeidsnormen van de International Labour Organisation (ILO), vereisen dat leveranciers analyseren of er risico’s zijn op schendingen van arbeidsnormen en mensenrechten in hun productieketen (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Als er risico’s zijn, dan moeten ondernemers zich inspannen om deze risico’s te voorkomen of te verkleinen. Hiertoe kan de gemeente bij inkopen en aanbestedingen de ISV van toepassing verklaren. In de offerteaanvraag kan de gemeente de ISV opnemen als uitvoeringseisen.
b De gemeente wil dat Inkopen ook een social return opleveren.
Social return is het principe dat ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor de gemeenschap, op maatschappelijk of sociaal vlak. De gemeente wil dat haar inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij.
Bij inkopen en aanbestedingen kan worden gekozen voor sociale uitgangspunten en wordt nagedacht over de kansen die er zijn voor social return bij een specifieke Werk, Dienst en eventueel Levering. De gemeente kan social return inzetten voor:
De beleidsregels Social Return On Investment (SROI) gemeente Beverwijk van 1 december 2019 (INT-19-52741) en het protocol Social Return On Investment (SROI) Arbeidsmarktregio Zuid-Kennemerland en IJmond zijn hierbij van toepassing (INT-19-52742).
aInkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.
De gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of markt- analyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. De gemeente kan contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.
5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
aDe gemeente acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk.
De gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar inkopen (waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
bDe Gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.
Gedurende de contractperiode kan bij de contractant afhankelijkheid ontstaan van de gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.
5.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen
aDe gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt.
In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van inkoop.
b De gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).
Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeente houdt echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onder aanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.
c De gemeente heeft oog voor sociale ondernemingen.
Bij inkopen kan de gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.
De gemeente kan haar inkoop- en aanbestedingsbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven. De gemeente zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen. Hierbij kan gedacht worden aan de `right to challenge’ en inkopen bij sociale ondernemingen.
De gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoor- zieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.
5.6 Bepalen van de inkoopprocedure
De gemeente heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt.
Indien de gemeente kiest voor een bepaalde inkoopprocedure, hanteert zij (onder meer) het onderstaande uitgangspunt. Bij deze afweging is onder meer het type werk, dienst of levering en de markt van belang.
De gemeente zal met inachtneming van de onderstaande figuren, zoals vermeld in de Gids Proportionaliteit, de onderstaande procedures toepassen, tenzij de gemeente gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan wenst af te wijken. Bij de keuze voor een procedure wordt, naast de opdrachtwaarde van de onderstaande figuren, rekening gehouden met de aspecten zoals vastgelegd in de Gids Proportionaliteit zoals omvang van de opdracht, transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers, aantal potentiële inschrijvers, gewenst eindresultaat, complexiteit van de opdracht, type van de opdracht en het karakter van de markt.
Enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag
De gemeente vraagt minimaal aan één ondernemer een offerte.
Meervoudig onderhandse offerteaanvraag
De gemeente vraagt ten minste aan drie ondernemers en ten hoogste aan vijf ondernemers een offerte.
Onder de (Europese) drempelbedragen zal de gemeente nationaal aanbesteden. De gemeente zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen.
Boven de (Europese) drempelbedragen zal de gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij (zie hieronder bij licht regime) dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.
De Europese Commissie stelt deze drempelbedragen elke twee jaar vast.
Licht regime voor sociale en andere specifieke diensten
Voor zogenoemde sociale en andere specifieke diensten geldt een vereenvoudigde procedure, gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze diensten. Denk bijvoorbeeld aan diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening, administratiediensten voor onderwijs en enkele juridisch diensten. Voor zogenoemde sociale en andere specifieke diensten geldt een vereenvoudigde procedure, gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze diensten. In bijlage XIV van Richtlijn 2014/24/EU staat een opsomming van diensten waarvoor een vereenvoudigde procedure geldt.
5.7 Raming en financiële budget
Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
De gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeente wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
6 Organisatorische uitgangspunten
Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het onderstaande plaatje geeft het cyclische inkoopproces weer.
Binnen de gemeente wordt gewerkt met een inkoopjaarplan dat de basis vormt voor inkoop- en aanbestedingstrajecten. In de praktijk wordt de inkoop zoveel mogelijk decentraal uitgevoerd. Inkopers van St. RIJK worden op basis van hun kennis gekoppeld aan de verschillende domeinen voor het geven van advies, meedenken in mogelijkheden en het uitvoeren van inkooptaken en aanbestedingstrajecten die opgenomen staan op het inkoopjaarplan.
St. RIJK ondersteunt en adviseert de gemeente bij het maken van haar keuzes en het begeleiden van inkooptrajecten die opgenomen staan op het inkoopjaarplan. St. RIJK bundelt kennis over inkoop en juridisch gerelateerde zaken, rapporteert over het inkoopjaarplan en de trajecten die zij begeleidt. Daarnaast worden samen met andere gemeenten inkooptrajecten opgepakt om op deze wijze voordelen te behalen op het gebied van betere prijs, kwaliteit en kennis.
De gemeente koopt ook in zonder hulp van St. RIJK. Dat komt onder andere voor bij enkelvoudige en meervoudig onderhandse aanbestedingen. Voor inkopen (>€5.000) waar St. RIJK op voorhand niet bij betrokken is, dient gebruik gemaakt te worden van de inkoop toolkit. Deze is beschikbaar in het zaaksysteem. De handleiding en uitleg is te vinden op het Self Service Portal.
Bij inkopen en aanbestedingen vanaf €5.000 wordt een inkoopdossier in ons zaaksysteem gemaakt.
Wanneer de inkoop of aanbesteding ook mede betrekking heeft op het verwerken van vertrouwelijke informatie zoals persoonsgegevens, wordt er in samenspraak met de privacy officer/functionaris gegevensbescherming een verwerkersovereenkomst opgesteld.
Inkopen wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. De portefeuillehouder inkopen is verantwoordelijk voor inkopen. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Voor een succesvolle toepassing van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is betrokkenheid van bestuurder, budgethouder/opdrachtgever en inkoper essentieel.