| Organisatie | Krimpenerwaard |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Budgethoudersregeling gemeente Krimpenerwaard 2022 |
| Citeertitel | Budgethoudersregeling gemeente Krimpenerwaard 2022 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2022 | Nieuwe regeling | 21-12-2021 |
Hoofdstuk 2 Aanwijzing van hoofdbudgethouders, budgethouders en deelbudgethouders
Artikel 3 Aanwijzing budgethouder
De hoofdbudgethouder kan per investerings-, project- en exploitatiebudget een teammanager of programmamanager als budgethouder aanwijzen.
Hoofdstuk 3 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Krimpenerwaard op 21 december 2021.
de secretaris,
J.Hennip
de burgemeester,
mr. R.S.Cazemier
Toelichting op de Budgethoudersregeling gemeente Krimpenerwaard 2022
De vervanging van de gemeentesecretaris/algemeen directeur als hoofdbudgethouder is geregeld in de ‘Vervangingsregeling / waarneming gemeentesecretaris en directeuren’.
De vervanging van de griffier als hoofdbudgethouder is geregeld in de Verordening werkgeverscommissie.
Door middel van een aanwijzingsbesluit wijst de hoofdbudgethouder de teammanagers en programmamanagers als budgethouder aan. Bij het aanwijzingsbesluit wordt een bijlage gevoegd waarin per budgethouder de kostenplaatsen en WBS-nummer opgenomen worden waarvoor de budgethouder verantwoordelijk is.
Mutaties in het aanwijzingsbesluit als gevolg van personeelswisselingen en wijzigingen in budgetten worden digitaal vastgelegd.
De vervanging van de budgethouders is geregeld in de ‘Vervangingsregeling / waarneming teammanagers’ en de vervanging van de programmamanagers wordt geregeld in de aanwijzingsbesluiten.
Extern personeel kan aangewezen worden als budgethouder mits de medewerker het ‘Formulier Integriteitsverklaring’ heeft getekend.
Door middel van aanwijzingsbesluiten wijzen de budgethouders medewerkers aan als deelbudgethouder. Bij de aanwijzingsbesluiten worden bijlagen gevoegd waarin per deelbudgethouder de kostenplaatsen/kostensoorten en WBS-nummers opgenomen worden waarvoor de deelbudgethouders verantwoordelijk zijn.
In de aanwijzingsbesluiten wordt tegelijkertijd voor elke deelbudgethouder een vervanger aangewezen. Mutaties in het aanwijzingsbesluit als gevolg van personeelswisselingen en wijzigingen in budgetten worden digitaal vastgelegd.
Extern personeel kan aangewezen worden als deelbudgethouder mits de medewerker het ‘Formulier Integriteitsverklaring’ heeft getekend.
Facturen moeten voldoen aan de volgende wettelijke eisen:
De (deel)budgethouder is verantwoordelijk voor het vaststellen van de daadwerkelijke levering van de prestatie. Door middel van het accorderen van de factuur geeft de (deel)budgethouder aan dat de prestatie geleverd is. Wanneer de factuur € 25.000 (incl. BTW) of hoger is worden de bewijsstukken van de prestatielevering door de (deel)budgethouder vastgelegd in het financiële systeem.
Bij een voorschotbetaling kan niet op het moment van betaling vastgesteld worden dat de prestatie daadwerkelijk geleverd is. De factuur met de voorschotbetaling kan wel betaalbaar gesteld worden mits de voorschotbetalingen opgenomen zijn in het contract/overeenkomst/opdrachtverlening die aan de factuur ten grondslag ligt. De vaststelling dat de prestatie daadwerkelijk geleverd is vindt plaats bij de afrekening waarin het voorschot cq. voorschotten verrekend worden met de in rekening gebrachte werkelijke kosten.
Administratieve wijzigingen zijn budgetwijzigingen die door de (deel)budgethouder kunnen worden geautoriseerd. Het gaat hierbij om de volgende mutaties:
De volgende kostensoorten zijn uitgezonderd van verschuiving:
Begrotingswijzigingen zijn budgetwijzigingen die door de gemeenteraad moeten worden geautoriseerd. Het gaat hierbij om de volgende mutaties:
Voor het betaalbaar stellen van de periodieke voorschotfacturen van nutsbedrijven is de Senior medewerker financieel beheer bevoegd onder de voorwaarde dat de (deel)budgethouder ingestemd heeft met het voorschotbedrag en eventuele wijzigingen.
Voor het betaalbaar stellen van bedragen tot € 25.000 (incl. BTW) is één autorisatie toereikend. Autorisatie vindt plaats door het goedkeuren van een factuur in het financiële systeem.
Bij de betaalbaarstelling van bedragen kan het gaan om facturen of betaalopdrachten die worden aangeleverd als batch (verzamel)betalingen vanuit vak applicaties van sociaal domein en personeelszaken. De batch (verzamel)betalingen van sociaal domein worden per team (Wmo, Jeugd en Participatie) voorzien van een overzicht met de individuele betalingen en twee handtekeningen, te weten van degene die de batch (verzamel)betaling gemaakt heeft en de teammanager van het desbetreffende team. Bij de batch (verzamel)betalingen uit de vak applicatie personeelszaken (salarissen) kan volstaan worden met een handtekening van degene die de batch gemaakt heeft en de handtekening van de teammanager P&O.
Betalingsopdrachten zijn betalingen waarvoor geen factuur beschikbaar is. Betalingsopdrachten worden aangeleverd door middel van het op KIS opgenomen formulier “Betalingsopdracht”. Deze betalingsopdrachten moeten altijd door twee medewerkers geautoriseerd worden.
Deze bepaling is opgenomen om te voorkomen dat een (hoofd)budgethouder of (deel)budgethouder een declaratie of factuur voor inhuur met betrekking tot de medewerker zelf betaalbaar kan stellen. In die gevallen moet de betaalbaarstelling altijd geautoriseerd worden door de vervanger van de (hoofd)budgethouder of deelbudgethouder.
Naast de in de Financiële verordening genoemde tussentijdse rapportages leggen de (hoofd)budgethouders en deelbudgethouders ook bij de slotwijziging verantwoording af over de besteding van de aan hen toegewezen budgetten.
De bepaling dat de afdeling Financiën voorziet in de noodzakelijke informatie heeft betrekking op het uitgangspunt dat voor de hele organisatie één integrale financiële administratie bestaat.
In de praktijk kunnen zich situaties voordoen waarin deze regeling niet voorziet. Voor die situaties is dit artikel opgenomen.