| Organisatie | Kapelle |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Inkoopbeleid Gemeente Kapelle 2022 - 2026 |
| Citeertitel | |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | |
| Externe bijlage | Inkoopbeleid Gemeente Kapelle 2022 - 2026 |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2022 | nieuwe regeling | 14-12-2021 | D21.262227 |
Het college van de gemeente Kapelle;
- het termijn van het huidige inkoopbeleid afliep en het beleid toe was aan actualisatie;
- het klachtenloket en maatschappelijk verantwoord inkopen belangrijke wijzigingen zijn die opgenomen dienden te worden;
- het Inkoopbeleid Gemeente Kapelle 2022 – 2026 vast te stellen;
- het Inkoopbeleid Gemeente Kapelle 2017 – 2021 per 31 december 2021 in te trekken;
Aldus besloten door het college van burgemeester en wethouders van Kapelle op 14 december 2021,
De secretaris, De burgemeester,
Mr. A.J. van den Berge A.M.T. Naterop
Vastgesteld in collegevergadering d.d. 14 december 2021
Joinnummer: Z21.011939 / D21.260908 Inhoudsopgave
1. Gemeentelijke doelstellingen. 4
2. Juridische uitgangspunten. 5
2.3Algemene beginselen bij Inkoop. 5
2.4Grensoverschrijdend belang. 6
3. Ethische en ideële uitgangspunten. 7
3.2Maatschappelijk Verantwoord Inkopen. 7
4. Economische uitgangspunten. 9
4.1Product- en marktanalyse. 9
4.2Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie. 10
4.3Lokale economie en midden- en kleinbedrijf (MKB) en sociale ondernemingen 10
4.5Bepalen van de inkoopprocedure. 11
4.6Sociale en andere specifieke diensten. 12
4.7Raming en financiële budget 12
4.8Eerlijke mededinging en commerciële belangen. 12
5. Organisatorische uitgangspunten. 13
Het Inkoopbeleid van de Gemeente Kapelle is geactualiseerd. Het vorige inkoopbeleid is destijds vastgesteld voor een periode van vier jaar tot en met 2021. Dit Inkoopbeleid treedt in werking op 1 januari 2022. De Gemeente spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en Aanbestedingspraktijk.
In dit Inkoopbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop in de Gemeente plaatsvindt. De Gemeente leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (hoofdstuk 1). Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de Gemeente continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend.
Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Gemeente Kapelle.
Daarnaast gaat de Gemeente bij het Inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van de volgende uitgangspunten:
1. Gemeentelijke doelstellingen
De Gemeente Kapelle wil met dit Inkoopbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
a. Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.
De Gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoopbeleid na. Daarnaast koopt de Gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De Gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor lokale en regionale Ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.
b. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.
Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de Gemeente en de Contractant. De Gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
c. Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijskwaliteit verhouding.
Bij het Inkopen van Werken, Leveringen en Diensten kan de Gemeente ook interne en andere (externe) gemeentelijke en maatschappelijke kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.
d. Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatie- niveau van de Gemeente.
Inkoop moet tenslotte ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de Gemeente en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.
e. De Gemeente stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor Ondernemers voorop.
Zowel de Gemeente als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De Gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de Gemeente hiertoe digitaal inkopen en aanbesteden. De Gemeente maakt gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) voor al haar inkopen en aanbestedingen.
f. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van de gemeente.
De gemeente heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. De gemeente wil bij de inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan. De gemeente streeft ernaar om, daar waar mogelijk, de lokale economie en werkgelegenheid te versterken door bij zoveel mogelijk passende inkoopprocedures lokaal of regionaal in te kopen. De gemeente staat open voor maatschappelijke initiatieven denk hierbij aan ‘Right to Challenge”.
De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoopbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
dit nieuwe wettelijke kader implementeert de Europese Aanbestedingsrichtlijnen:
2014/23/EU voor concessieovereenkomsten,
2014/24/EU voor klassieke overheidsopdrachten,
2014/25/EU voor het plaatsen van opdrachten in de sectoren water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten,
Deze wet biedt één kader voor overheids- en consessieopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij aanbestedingen.
Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘consessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen et cetera van de Europese Commissie.
De Gemeente streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Gemeente past bij de betreffende Inkoop, in geval van toepassing, in ieder geval toe:
2.3 Algemene beginselen bij Inkoop
a Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht
De Gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
Non-discriminatie: Iedere discriminatie, met name op grond van geslacht, ras, kleur, etnische of sociale afkomst, genetische kenmerken, taal, godsdienst of overtuiging, politieke of andere denkbeelden, het behoren tot een nationale minderheid, vermogen, geboorte, een handicap, leeftijd of seksuele geaardheid is verboden.
Proportionaliteit (evenredigheid): De keuze van de procedure, gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de keuze van de procedure, de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
b Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.
2.4 Grensoverschrijdend belang
Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de Gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.
Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.
Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de Gemeente een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de Gemeente op TenderNed plaatsen.
Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en budgethoudersregeling van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
Afwijking van dit Inkoop en Aanbestedingsbeleid, alsmede het toepassen van alternatieve inkoopprocedures (Bouwteam, Design & Construct, Turnkey, Prijsvragen, Veilingen en dergelijke) is alleen mogelijk door middel van overleg met portefeuillehouder en na melding in het college als een advies door middel van een tandemverslag. Het college kan nadere (procedure-)eisen stellen. Het tandemverslag wordt vooraf afgestemd met de portefeuillehouder en met de inkoop- of juridisch advies ter college gebracht ter informatie.
Gestimuleerd wordt dat de Gemeente en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de Offerteaanvraag kan de Gemeente opnemen hoe een klacht wordt ingediend en op welke wijze de Gemeente de klacht vervolgens zal behandelen.
3. Ethische en ideële uitgangspunten
a. De Gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.
De Gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes:
- Gedragscode politieke ambtsdragers;
- Het afleggen van de eed of belofte door ambtenaren.
Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld (schijn van) belangenverstrengeling wordt voorkomen.
b. De Gemeente contracteert alleen integere Ondernemers.
De Gemeente wil alleen zakendoen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop en aanbesteding in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.
3.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
a. Bij Inkopen neemt de Gemeente sociale, ecologische en economische aspecten in acht.
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat de Gemeente Kapelle de effecten op people, planet en profit meeneemt bij Inkopen. Met een goed Inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (Inkopen met impact). De Gemeente Kapelle stimuleert daarom sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij Inkopen en aanbestedingen van Diensten, Leveringen en Werken.
De Gemeente Kapelle heeft ook als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft de Gemeente Kapelle als opdrachtgever en inkoper invloed op Ondernemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil zij een duurzaam beleid door Ondernemers stimuleren. De Gemeente Kapelle vergroot de impact van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.
De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende:
- De Gemeente Kapelle analyseert in welke productgroepen, welke maatschappelijke winst te behalen valt;
Sociale, ecologische en economische aspecten kunnen worden vertaald in specifieke MVI-thema’s, waaronder:
• Duurzaam en klimaatbewust Inkopen
De Gemeente Kapelle onderschrijft het Klimaatakkoord van Parijs (2015) waarin 195 landen afspraken om de opwarming van de aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden. De Gemeente Kapelle wil stappen maken naar een klimaat neutrale bedrijfsvoering binnen de Gemeente Kapelle (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik), de duurzaamheidsambities van de gemeente Kapelle zijn opgenomen in de Duurzaamheidsagenda van de gemeente Kapelle. Deze Duurzaamheidsagenda is opgebouwd uit zeven bouwstenen:
De inkopen die de gemeente Kapelle doet mogen de ambities uit deze bouwstenen niet tegengaan. Waar mogelijk dragen de inkopen bij aan de in de bouwstenen genoemde ambities. De duurzaamheidsmedewerkers van de gemeente Kapelle kunnen hierover om advies worden gevraagd.
Bij biobased Inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt teruggedrongen, waardoor de transitie naar een koolstofarme economie wordt ondersteund. De Gemeente Kapelle streeft ernaar daar waar mogelijk en gewenst biobased producten in te kopen.
Bij circulair Inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. De Gemeente Kapelle kan bij Inkopen en aanbestedingen bijvoorbeeld het hergebruik van materialen en afvalreductie vereisen.
• Internationale Sociale Voorwaarden
De Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), gebaseerd op de fundamentele arbeidsnormen van de International Labour Organisation (ILO), vereisen dat leveranciers analyseren of er risico’s zijn op schendingen van arbeidsnormen en mensenrechten in hun productieketen (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Als er risico’s zijn, dan moeten Ondernemers zich inspannen om deze risico’s te voorkomen of te verkleinen. Hiertoe kan de Gemeente Kapelle bij Inkopen en aanbestedingen de ISV van toepassing verklaren. In de Offerteaanvraag kan de Gemeente Kapelle de ISV opnemen als uitvoeringseisen.
b De Gemeente Kapelle wil dat Inkopen ook een social return opleveren.
Social return is het principe dat Ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor de Gemeente Kapelle, op maatschappelijk of sociaal vlak. De Gemeente Kapelle wil dat haar Inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij.
Bij Inkopen en aanbestedingen kan worden gekozen voor sociale uitgangspunten en wordt nagedacht over de kansen die er zijn voor social return bij een specifieke Dienst en eventueel Levering. De Gemeente Kapelle kan social return inzetten voor:
• Het bevorderen van de participatie van mensen met een afstand tot de Arbeidsmarkt;
• Het stimuleren van sociaal ondernemen;
• Het bereiken van andere doelen in het sociaal domein, zoals armoedebestrijding, onderwijs en zorg.
c Inkopen draagt bij aan de Duurzame Ontwikkelingsdoelen van de VN.
Door Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt de Gemeente Kapelle bij aan het verwezenlijken van de Duurzame Ontwikkelingsdoelen (Sustainable Development Goals) van de Verenigde Naties.
De Gemeente moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht Inkopen en aanbesteden aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Gemeente ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’. Ook kan innovatiegericht Inkopen bestaan uit het toepassen van innovatieve contract vormen of innovatieve inkoopprocedures zoals innovatiepartnerschap.
Gemeente Kapelle staat open voor maatschappelijke initiatieven als dit een bijdrage levert aan onze doelstelling(en). Denk hierbij aan Right to Challenge. Uiteraard kijken we per geval hierbij wel of wet- en regelgeving hiertoe voldoende ruimte biedt.
De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door een product en/of marktanalyse uit te voeren, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. De Gemeente kan contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.
4.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
a. De Gemeente acht een te groteafhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.
De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
b. De Gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.
Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.
4.3 Lokale economie en midden- en kleinbedrijf (MKB) en sociale ondernemingen
De Gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt. Lokaal inkopen betekent dat lokale ondernemers mee kunnen dingen (bij meervoudig onderhandse inkoopprocedures) naar opdrachten voor leveringen diensten of werken dan wel dat zij deze direct gegund krijgen (bij enkelvoudige inkoopprocedures). Het doel hiervan is om in mindere economische tijden bij te dragen aan het beperken van de inkrimping van werkgelegenheid of uitstroom van Ondernemers uit de gemeente. Zeker in het MKB vinden bedrijfsactiviteiten veel in de lokale omgeving plaats. De definitie van ‘lokaal ondernemer’ is te vinden in hoofdstuk 6.
De gemeente streeft ernaar om, daar waar mogelijk, de lokale economie en werkgelegenheid te versterken door bij zoveel mogelijk passende inkoopprocedures lokaal of regionaal in te kopen.
De gemeente geeft het streven vorm door middel van de volgende maatregelen:
De gemeente draagt zorg voor een optimale toegankelijkheid van de gemeente voor ondernemers waar het gaat om informatieverstrekking over inkoop en aanbestedingen aan en het plegen van acquisitie door lokale en regionale ondernemingen.
De gemeente spant zich in om bij (onderhandse) inkoopprocedures 1 of meer lokale ondernemers uit te nodigen voor inschrijving. Hierbij waakt de gemeente ervoor dat de inkoopprocedures hier wel “passend” voor zijn. De inspanning om lokale ondernemers in kaart te brengen en op geschiktheid te beoordelen moet in verhouding blijven staan tot de verwachte bijdrage aan de lokale economie/werkgelegenheid, moet binnen grenzen van doelmatigheid blijven en niet tot onwenselijke juridische en uitvoeringstechnische risico’s leiden.
De gemeente streeft ernaar om inkoopopdrachten optimaal toegankelijk te maken voor ondernemers uit het MKB. Dit streven houdt ten eerste verband met de omvang van de opdracht. Opdrachten worden door clustering (bijvoorbeeld gezamenlijke inkoop met andere gemeenten) in omvang te groot waardoor lokale ondernemers deze niet meer aankunnen.
De gemeente heeft oog voor sociale ondernemingen.
Bij Inkopen kan de Gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.
De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.
4.5 Bepalen van de inkoopprocedure
De Gemeente zal - met inachtneming van de vigerende Gids Proportionaliteit bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type Inkoop en het karakter van de markt waarin de Ondernemers opereren. In dat laatste geval kan de Gemeente ook kiezen voor een andere procedure, aangezien het voor bepaalde Inkopen niet te kwantificeren is in een vast bedrag.
Het is van belang per opdracht te bezien welke procedure het meest geschikt en proportioneel is. Bij die afweging spelen naast het hierboven genoemde schema ook nog andere zaken een rol, te weten de transactiekosten van de aanbestedende dienst en de inschrijvende partijen, de marktsamenstelling (het aantal potentiële inschrijvers), de complexiteit van de opdracht en het gewenste eindresultaat. Bij de keuze van de procedure dienen deze onderdelen derhalve gemotiveerd te worden en bij twijfel afgestemd te worden met de inkoopadviseur.
De overweging wordt meegegeven om ook bij opdrachten die enkelvoudig onderhands aanbesteed mogen worden, toch meervoudig onderhands aan te besteden. Dit in het kader van proportionaliteit, roulatie van Ondernemers, de economische situatie en in het kader van de Aanbestedingswet dient hierbij de keuze van de aanbestedingsprocedure en keuze Ondernemer gemotiveerd te worden.
Een belangrijk aspect is het afsluiten van raamovereenkomsten. De gemeente kan overwegen raamovereenkomsten af te sluiten voor soortgelijke opdrachten die gebundeld kunnen worden en die door eenzelfde leverancier/markt uitgevoerd kunnen worden. Dit leidt tot een afname van administratieve handelingen en kleine meervoudige en enkelvoudige onderhandse aanbestedingen. Eveneens leidt het tot duidelijke vastgestelde financiële en contractuele voorwaarden.
De raamovereenkomsten dienen voor langere tijd (maximaal 4 jaar, inclusief opties tot verlenging) te worden afgesloten.
Voor Inkoop onder een bedrag van €10.000,- behoeft er geen gereguleerde inkoopprocedure doorlopen te worden. In deze gevallen wordt er volstaan met een bestelbon of factuur.
Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag
De Gemeente vraagt aan één Ondernemer een Offerte.
Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag
De Gemeente vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte.
Onder de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente nationaal aanbesteden. De Gemeente zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen.
Boven de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.
4.6 Sociale en andere specifieke diensten
Voor sociale en andere specifieke diensten geldt een vereenvoudigde procedure, gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze diensten. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening. Volgens deze vereenvoudigde procedure moet een opdracht met een waarde boven € 750.000,- verplicht worden (voor)aangekondigd. Met de CPV-zoektool[1] van PIANOo kunt u zien of een bepaalde dienst onder het nieuwe regime voor sociale en specifieke diensten valt of niet. Indien er geen Europese of Nationale procedure wordt gevolgd, zal in principe een meervoudig onderhandse procedure worden toegepast.
4.7 Raming en financiële budget
Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht, met uitzondering van de niet reguliere inkoop tot €10.000,-. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
4.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
5. Organisatorische uitgangspunten
Het inkoopproces is onder te verdelen in een aantal fasen. Een veelgebruikt model voor het inkoopproces is de volgende:
In het Inkoophandboek wordt uitgewerkt hoe invulling gegeven kan worden aan de eerste 4 stappen, namelijk die van de voorbereiding tot en met het ondertekenen van het contract.
Inkoop wordt concreet uitgevoerd door de ambtelijke organisatie. Het College van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoopbeleid.
Het Inkoop - en aanbestedingsbeleid wordt jaarlijks geëvalueerd en geactualiseerd indien daartoe aanleiding is. Het Inkoophandboek kan door gemeentelijke of landelijke ontwikkelingen of door ontwikkelingen in de marktsituatie zo nodig (per direct) aangepast worden.
In dit Inkoopbeleid wordt verstaan onder:
Een aanvraag van de Gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de vigerende nationale Aanbestedingswet en de vigerende Europese aanbestedingsrichtlijnen, niet zijnde een Offerteaanvraag.
De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de Gemeente.
Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
De Gemeente Kapelle, zetelend Kerkplein 1 te Kapelle.
De vigerende Gids Proportionaliteit
(Rechts)handelingen van de Gemeente gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.
Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’ waarvan de hoofdvestiging zich bevindt in volgorde van prioriteit:
1) Binnen de Gemeente Kapelle;
2) Binnen een van haar buurgemeenten, zijnde Borsele, Goes, Noord-Beveland en Reimerswaal;
3) Binnen Provincie Zeeland, regio West-Brabant en Zuid-Hollandse Eilanden binnen een straal van 60 kilometer als vertrekpunt het gemeentehuis van Kapelle.
Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Gemeente voor te verrichten prestaties.
Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.
Het Right to challenge in Engeland gaat over bewoners die mee kunnen bieden op aanbestedingen. Het gaat uiteindelijk om de wijze waarop publieke diensten worden 'aanbesteed'. Het ministerie van BZK noemt het 'maatschappelijk aanbesteden'.
Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
[1] Zie voor uitleg hierover de link https://www.pianoo.nl/document/12382/zoektool-cpv-codes-sociale-specifieke-diensten