| Organisatie | Midden-Drenthe |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening werkgeverscommissie Midden-Drenthe 2021 |
| Citeertitel | Verordening werkgeverscommissie Midden-Drenthe 2021 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Verordening werkgeverscommissie Midden-Drenthe 2021 |
vervangt Verordening werkgeverscommissie Midden-Drenthe en Organisatieverordening van de griffie van 29 maart 2012
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 31-12-2021 | nieuwe verordening | 28-10-2021 | 2350590 |
De Raad van de gemeente Midden-Drenthe;
gelezen het voorstel van de werkgeverscommissie van 7 juni 2021;
gelezen het advies van de Ondernemingsraad d.d. 9 september 2021;
gelet op artikel 83, eerste lid, de artikelen 107 tot en met 107e, artikel 147, artikel 156 van de Gemeentewet en artikel 1.11 Cao gemeenten;
besluit vast te stellen de volgende verordening:
Hoofdstuk 2 Werkgeverscommissie
De griffier is eindverantwoordelijke voor de griffie. Met het vaststellen van deze verordening verleent de raad volmacht aan de griffier voor de bevoegdheden van artikel 107e, tweede lid van de Gemeentewet om te besluiten tot het aangaan, wijzigen of beëindigen van arbeidsovereenkomsten met de op de griffie werkzame ambtenaren.
Artikel 6. Ondersteuning van de commissie
De griffier of een door deze of de werkgeverscommissie aan te wijzen (interne dan wel externe) functionaris staat de werkgeverscommissie terzijde, draagt zorg voor het secretariaat en maakt met het college of de secretaris afspraken over ondersteuning.
De griffier draagt zorg voor het opstellen van een besluitenlijst van elke vergadering. De
besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering van de werkgeverscommissie definitief vastgesteld.
Artikel 9. Beslotenheid van vergaderingen
Indien een raadslid de stukken als bedoeld in het tweede lid wil inzien, kan hij daartoe een verzoek indienen bij de voorzitter van de werkgeverscommissie. De voorzitter weigert een dergelijk verzoek slechts als sprake is van strijd met het openbaar belang. Het derde lid is van overeenkomstige toepassing.
Artikel 10. Vergaderfrequentie
De werkgeverscommissie vergadert tenminste drie maal per jaar en voorts zo vaak als door de voorzitter of één van de leden nodig wordt geacht.
De werkgeverscommissie brengt met inachtneming van het bepaalde in artikel 9, regelmatig en minimaal jaarlijks verslag uit aan de raad van haar werkzaamheden en bevindingen. Dat kan plaatsvinden via mededeling aan de fractievoorzitters in de vergadering van het Seniorenconvent. Het werkplan van de griffie wordt besproken met alle fractievoorzitters.
Hoofdstuk 3 Bepalingen over de griffie(organisatie)
De griffie ondersteunt de griffier, de raad, de commissies, werkgroepen en de voorzitter van de raad in de uitvoering van hun werkzaamheden.
Artikel 14: Rechtspositie griffie
De griffie volgt het personeelshandboek van de Gemeente Midden-Drenthe
Hoofdstuk 4: Instructie voor de griffier
Artikel 18: Bijstand raadsvoorzitter
De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad. De voorzitters van raadscommissies worden op dezelfde wijze bijgestaan. De griffier staat op dezelfde wijze de voorzitter bij van de overige vergaderingen, bijeenkomsten of activiteiten die door de griffie voor de raad worden georganiseerd.
Artikel 19. Agenda vergaderingen
De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het opstellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen.
Artikel 20. Voorbereiding en verloop vergaderingen
De griffier staat de voorzitter van de raad en de voorzitters van de door de raad ingestelde commissies terzijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van hun vergaderingen.
Artikel 27. Intrekken Verordeningen
Met de vaststelling van deze verordening worden ingetrokken:
De Verordening werkgeverscommissie zoals vastgesteld door de raad van Midden- Drenthe d.d. 29 maart 2012
Organisatie verordening van de griffie, zoals vastgesteld door de raad van Midden-Drenthe d.d. 29 maart 2012
BIJLAGE Delegatie van bevoegdheden
De bevoegdheden die de raad aan de werkgeverscommissie delegeert zijn:
Het nemen van besluiten en uitvoering geven aan de cao gemeenten en de arbeidsrechtelijke bepalingen zoals opgenomen in titel 10 van boek 7 van het burgerlijk wetboek met uitzondering van bevoegdheden als genoemd in hoofdstuk 2 en 11 cao gemeenten en de artikelen 7:671a, 7:671b, 7:677, 7:670b ten aanzien van het overig griffiepersoneel en de griffier.
Toelichting Verordening werkgeverscommissie Midden-Drenthe 2021
In deze verordening zijn drie onderdelen opgenomen:
De verordening werkgeverscommissie (107 e.v. Gemeentewet)
De organisatieverordening griffie ( artikel 107e Gemeentewet)
De instructie griffier (Artikel 107a Gemeentewet)
Alle drie de onderdelen vinden hun wettelijke basis in de Gemeentewet.
De huidige verordeningen komen uit 2012 en daarom was een update hiervan noodzakelijk.
Artikel 1 en 2 Begripsomschrijving en taken en bevoegdheden werkgeverscommissie
Eerst worden de begrippen duidelijk omschreven.
In artikel 2 wordt de werkgeverscommissie formeel in het leven geroepen en wordt beschreven welke taken en bevoegdheden aan de werkgeverscommissie worden opgedragen resp. gedelegeerd. Gelet op artikel 83 en artikel 156, eerste lid van de Gemeentewet ligt de instelling van een bestuurscommissie het meest voor de hand. Daarin voorziet deze verordening.
De exacte omschrijving van de bevoegdheden die door de raad aan de werkgeverscommissie worden gedelegeerd staan in de bijlage bij deze verordening (lid 2).
De delegatie ziet alleen op het nemen van personele besluiten. Het vaststellen van rechtspositieregelingen leent zich uit de aard van de bevoegdheid niet voor delegatie.
Lid 3 bepaalt, dat besluiten van de raad over niet gedelegeerde werkgeverszaken, wel door de werkgeverscommissie ten behoeve van de raad moeten worden voorbereid en uitgevoerd.
Lid 4 geeft een soort hardheidsclausule. De werkgeverscommissie kan afwijken van de cao gemeenten in combinatie met het personeelshandboek als de toepassing tot een ongewenste of onredelijke situatie leidt. Indien voor het gehele gemeentepersoneel wijzigingen in de rechtspositie optreden (die voor alle ambtenaren behalve de griffie door het college worden vastgesteld) zal de werkgeverscommissie die parallel voor de griffie willen vaststellen, zodat er geen verschillen in rechtspositie gaan ontstaan binnen de ambtelijke organisatie. Van deze mogelijkheid tot afwijken zal de werkgeverscommissie alleen in uitzonderlijke gevallen gebruik maken en dat dient goed gemotiveerd te worden. In de regel zijn de rechtspositieregels gelijk.
Lid 6 vormt de basis voor het mandaatbesluit, waarin de dagelijkse personele bevoegdheden met betrekking tot het overige griffiepersoneel aan de griffier als leidinggevende worden overgedragen.
Artikel 4 Samenstelling werkgeverscommissie
Dit artikel regelt de samenstelling van de werkgeverscommissie, de duur van het lidmaatschap en redenen voor beëindiging daarvan.
Als regel is het verstandig dat er een link is met de leden van de Agendacommissie (voorzitters commissie en de vicevoorzitter van de raad)
Gelet op de taken van de voorzitter van de werkgeverscommissie is het goed om voor de invulling van dit voorzitterschap een voorzittersprofiel op te stellen, waardoor de raad kan oordelen of de beoogde voorzitter aan dit profiel voldoet. Ook is het wellicht van belang om als raad aan de voorzitter (en de leden) van de werkgeverscommissie scholing aan te bieden op het specifieke terrein waarop deze commissie zich begeeft. Voor de griffier en het griffiepersoneel is het van belang dat de werkgeverscommissie kennis van zaken heeft.
Lid 2 bepaalt, dat de werkgeverscommissie na de gemeenteraadsverkiezingen weer opnieuw door de raad wordt benoemd. Het is van belang om deze benoeming kort na installatie van de raad in nieuwe samenstelling plaats te laten vinden. Indien juist in die periode personele kwesties spelen waarbij de werkgeverscommissie een rol te spelen heeft, dan is een snelle opvolging gewenst, evenals zo mogelijk enige continuïteit in de bemensing.
Lid 6 gaat over de rol van de burgemeester bij de werkgeverscommissie.
Uit artikel 83 van de Gemeentewet vloeit voort dat de burgemeester (en de wethouders) geen lid kunnen zijn van de werkgeverscommissie. Dit is volledig in de lijn met het feit dat de raad het bevoegde gezag is van de griffie. De burgemeester is hiervan geen lid. Overigens is de burgemeester wel lid van het college en stuurt hij dus rechtstreeks de secretaris aan, maar niet de griffier. De griffier is niet aan hem/haar ondergeschikt.
De burgemeester is echter wel technisch voorzitter van de raad en zal in die hoedanigheid vaak een beroep doen op de griffier. In dat kader kan het zinvol zijn om de burgemeester in voorkomende gevallen uit te nodigen in de vergaderingen van de werkgeverscommissie als adviseur.
Artikel 6 Ondersteuning van de commissie
De griffier is secretaris van de werkgeverscommissie, maar zorgt in overleg met de gemeentesecretaris voor specifieke ambtelijke deskundigheid in de advisering aan de werkgeverscommissie. Dit zal in de praktijk meestal de personeelsadviseur betreffen en in sommige gevallen een juridisch adviseur. Ook is het mogelijk dat de werkgeverscommissie besluit om zich door een externe te laten bijstaan.
Artikel 9 Beslotenheid van vergaderingen
De vergaderingen van de werkgeverscommissie zijn niet openbaar, omdat er regelmatig personeelsvertrouwelijke zaken aan de orde zullen komen. De agenda, de stukken en de besluitenlijst zijn beschikbaar voor leden van de werkgeverscommissie behalve indien daarop geheimhouding is gelegd. Raadsleden kunnen met toestemming van de voorzitter van de werkgeverscommissie die vertrouwelijke stukken inzien, maar dienen dan wel geheimhouding te betrachten.
Dit artikel regelt de wijze waarop de werkgeverscommissie verantwoording aflegt aan de raad over de uitoefening van de aan haar gedelegeerde bevoegdheden. Daarnaast zal de werkgeverscommissie ad hoc de raad – via het Seniorenconvent - van informatie voorzien, wanneer zij dat aangewezen acht. Het werkplan van de griffie wordt altijd besproken met alle fractievoorzitters.
Toelichting Onderdeel organisatie griffie instructie griffier hoofdstuk 3 en 4
In artikel 107 e eerste lid Gemeente wet kan de raad de organisatie van de griffie regelen.
Het gaat om het geven van een algemeen kader voor de organisatie van de griffie. Daarin wordt ook de medezeggenschap opgenomen en dat de facilitaire ondersteuning voor vergadering wordt geleverd door de ambtelijke organisatie.
De instructie voor de griffier (hoofdstuk 4) geeft uitvoering aan artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet. Hierin is bepaald dat de raad in een instructie nadere regels stelt over de taak en de bevoegdheden van de griffier.
In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.
Doel van dit artikel is dat de OR van de organisatie ook voor de griffie als OR functioneert. Bij algemene regelingen vertegenwoordigt de bestuurder voor de ambtelijke organisatie ook die van de griffie. Alleen bij specifieke griffieaangelegenheden schuift de griffier als bestuurder voor de griffie aan.
Als er iets op de griffie gebeurt waarvan het goed is dat de OR geïnformeerd wordt kan dat via de gemeentesecretaris. Voor griffiespecifieke aangelegenheden is opgenomen dat de griffier dan aanschuift in de OR.
In het verleden werd ook over het GO (georganiseerd overleg) een afspraak opgenomen in dit artikel. Maar het GO bestaat niet meer. Sinds de WNRA is het LO (lokaal overleg) ingesteld. Het verschil is dat eerst de leden van het GO het aanspreekpunt voor de bestuurder waren maar dat dit nu de bestuurders van de vakbonden zijn. Dit zorgt voor een andere verhouding tussen de vakbonden en de organisatie/ WOR bestuurder. Hierover is overleg gevoerd met de gemeentesecretaris en afgesproken is aan te sluiten bij de landelijke aanpak en daar waar gewenst (wederom griffie-specifiek) wordt er overleg gevoerd met de griffier.
Ten aanzien van dit artikel is de OR om advies gevraagd.
Artikel 17 en 18. Algemene ondersteuning
De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen van de raad en de individuele raadsleden en vormt samen met de secretaris de spil in het contact tussen de raad en het college. Daarnaast ondersteunt de griffier de voorzitter van de raad.
Artikel 19. Agenda vergaderingen
De raadsagenda's worden vastgesteld door de raad en kunnen voorbereid worden door het raadspresidium, het seniorenconvent of de agendacommissie (zie verder de toelichting op artikel 5). De griffier en de medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend.
Indien de raad een jaaragenda vaststelt ligt het in de rede dat de griffier ook daarbij ondersteuning biedt. Er zijn ook gemeenten waar men in plaats van jaaragenda spreekt over lange termijnagenda, raadsprogramma of een soortgelijke term.
Artikelen 20. Voorbereiding en verloop vergaderingen en 21 Aanwezigheid en verslaglegging vergaderingen
De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier.
Vanwege de schaalgrootte en het takenpakket van de gemeente kan de raad voor een in omvang beperkte griffie kiezen of voor commissiegriffiers die onder het gezag van het college staan. In dat geval kan het wenselijk zijn dat de griffier ook de voorzitters van de raadscommissies ondersteunt en aanwezig is bij vergaderingen van de raadscommissies.
Artikel 22. Ondersteuning seniorenconvent
Voor het seniorenconvent als belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde als voor de raad in het algemeen en dat geldt ook voor de agendacommissie. De agendacommissie bestaat uit de voorzitters van de commissies en de burgemeester en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter. Deze commissie wordt ondersteund door de griffier en zijn/haar voornaamste taak is het bepalen van de procedure voor de behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen. Het seniorenconvent bestaat uit alle fractievoorzitters en de burgemeester en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter. In het seniorenconvent kunnen naast procedurele aangelegenheden ook belangrijke inhoudelijke zaken aan de orde komen. Het presidium kan dezelfde samenstelling hebben als het seniorenconvent, maar kan ook een commissie uit de raad zijn waar enkele vertegenwoordigers uit de raad (één uit de coalitie en één uit de oppositie) tezamen met de burgemeester en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter procedurele afspraken maken.
Elk van de genoemde instituten zouden in beginsel door de griffier en medewerkers van de griffie ondersteund moeten worden.
Artikel 23. Organisatie griffie
Ook de commissiegriffiers en de griffiemedewerkers vallen onder het gezag van de griffier. Het heeft de voorkeur dat deze functionarissen niet binnen het reguliere ambtelijke apparaat werken. De werkzaamheden zijn vergelijkbaar met die van de griffier in de raadsvergaderingen.