Organisatiebesluit

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  team: iedere organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die op grond van dit besluit een eigen verantwoordingsplicht heeft aan het directieteam;

• b.

  projectteam: een team dat een tijdelijke organisatie is om binnen vooraf bepaalde voorwaarden een van te voren gedefinieerd resultaat te bereiken;

• c.

  directieteam (DT): de gemeentesecretaris/algemeen directeur en het directielid;

• d.

  directieteamoverleg (DTO): het overleg tussen de gemeentesecretaris/algemeen directeur, het directielid en de concerncontroller;

• e.

  college: het college van burgemeester en wethouders;

• f.

  budgethouder: een medewerker die door het college van burgemeester en wethouders als verantwoordelijke is aangewezen om het aan hem of haar toegewezen budget namens het college uit te voeren;

• g.

  budgetbeheerder: de medewerker die door de budgethouder is aangewezen voor realisering van de aan hem of haar toegewezen budgetten.

• h.

  bedrijfsvoering: de bedrijfsvoering omvat de voorbereiding en uitvoering van:

  • -

    het personeelsbeleid;

  • -

    het financiële beleid;

  • -

    het organisatiebeleid;

  • -

    het informatie- en automatiseringsbeleid;

  • -

    het communicatie- en PR-beleid;

  • -

    het facilitair beleid met betrekking tot de bedrijfsmiddelen.

Artikel 2. Structuur en dagelijkse leiding

• 1.

  Het college besluit op voorstel van de secretaris tot het instellen en opheffen van de hoofdstructuur van de organisatie, bestaande uit een directieteam (hierna: DT) en een aantal teams. Het college draagt bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het DT, de teams, de formatie, de kwaliteit en het personeel.

• 2.

  De dagelijkse leiding van de ambtelijke organisatie, waaronder de inrichting en beheer van mensen, middelen en methodes, is opgedragen aan het directieteamoverleg (hierna: DTO) onder voorzitterschap en eindverantwoordelijkheid van de secretaris/algemeen directeur.

• 3.

  De dagelijkse aansturing van de teamleiders van het team Financiën, het team Bestuursondersteuning en bedrijfsvoering en het team Programma's en strategie is opgedragen aan de algemeen directeur. De dagelijkse aansturing van de overige teamleiders is opdragen aan het DT-lid.

• 4.

  De dagelijkse aansturing van de teams is opgedragen aan de teamleiders, onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur of het DT-lid, met inachtneming van het derde lid van dit artikel.

• 5.

  De medewerkers zijn werkzaam op basis van een vastgestelde functieomschrijving en persoonlijke afspraken die schriftelijk zijn vastgelegd.

• 6.

  Medewerkers kunnen, al dan niet tijdelijk, worden geplaatst in een projectorganisatie en worden voor de duur van en alleen voor wat betreft de inzet voor het project aangestuurd door een daartoe aangewezen projectleider.

• 7.

  De secretaris/algemeen directeur kan in overleg met het directieteamoverleg de hoofdtaken en de toedeling daarvan aan organisatieonderdelen nader preciseren en daartoe aanwijzingen geven.

Artikel 3. Kenmerken / doelstellingen organisatie

• 1.

  De organisatie stoelt op de strategische speerpunten zoals die beschreven zijn in het Ontwikkelprogramma gemeente Papendrecht en de evaluatie van de organisatieontwikkeling 2020.

• 2.

  De organisatie is daarbij actief lerend, wendbaar en verbindend.

• 3.

  De werkwijze van de ambtelijke organisatie is gebaseerd op management dat vanuit een organisatiebrede scope en verantwoordelijkheid de taken en bevoegdheden op een zo laag mogelijk niveau mandateert.

• 4.

  Het college is opdrachtgever voor de ambtelijke organisatie.

Artikel 4. Gemeentesecretaris/algemeen directeur

• 1.

  Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college berust het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie, bij de secretaris/algemeen directeur.

• 2.

  De secretaris/algemeen directeur:

  • -

    draagt zorg voor de voorbereiding en uitvoering van de besluiten van het college en van de burgemeester als zelfstandig bestuursorgaan;

  • -

    is de eerste adviseur van het college en van de burgemeester;

  • -

    is eindverantwoordelijk voor de gehele ambtelijke organisatie (algemeen directeur), waaronder begrepen de ontwikkeling van de organisatie, de cultuur en het management;

  • -

    is voorzitter van het directieteam overleg en verantwoordelijk voor het functioneren van en de personele zorg voor de leden van het DTO.

  • -

    bewaakt de kaders zoals het collegeprogramma, de beleidsafspraken en de begroting, en de kwaliteit van de realisatie daarvan;

  • -

    is bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden.

• 3.

  Bij afwezigheid van de secretaris wordt hij volledig vervangen door de locosecretaris. Het college bepaalt op voordracht van de secretaris in welke volgorde het DT-lid en de teamleiders optreden als locosecretaris.

Artikel 5. DT-lid

Het DT-lid:

• -

  is als lid van het directieteam integraal en organisatiebreed verantwoordelijk voor het optimaal functioneren van de ambtelijke organisatie;

• -

  initieert en ontwikkelt in dat kader visievorming en strategisch beleid;

• -

  is ambtelijk opdrachtgever van grote opgaves / programma’s en zware projecten met een focus op de middellange termijn. Neemt daarin een coachende houding en stuurt op het resultaat;

• -

  is lid van het directieteam;

• -

  geeft mede sturing aan de strategische en operationele doelstellingen;

• -

  richt zich hierin op de samenhang tussen opgaves/programma's, de samenwerking binnen de ambtelijke organisatie en de samenwerking tussen de organisatie en de regio;

• -

  draagt zorg voor een zodanige bedrijfsvoering van de toegewezen teams, dat met een efficiënte en effectieve inzet van mensen en middelen de productafspraken in kwantiteit en kwaliteit worden gerealiseerd.

Artikel 6. Directieteam en directieteamoverleg

• 1.

  Het directieteam wordt gevormd door de gemeentesecretaris en een directielid. Het directieteamoverleg wordt gevormd door de gemeentesecretaris, het directielid en de concerncontroller.

• 2.

  De gemeentesecretaris is voorzitter van het DT en het DTO.

• 3.

  Bij afwezigheid van een van de leden van het DT en DTO wordt voor onderlinge (horizontale) vervanging zorggedragen.

• 4.

  De voorzitter neemt, gehoord de meningsvorming binnen het DTO, de benodigde besluiten en draagt de eindverantwoordelijkheid voor de besluitvorming.

• 5.

  Het DT is strategisch adviseur van het college en de portefeuillehouders ten aanzien van strategische beleidsontwikkeling.

• 6.

  De leden van het DT zijn ambtelijk opdrachtgever en programmamanager van grote opgaves, programma's en projecten met een focus op de middellange termijn. De leden van het DT kunnen het ambtelijk opdrachtgeverschap van programma's en projecten delegeren aan teamleiders. Het DT bewaakt de kaders en de kwaliteit van de realisatie van programma's en projecten met een focus op de middellange termijnen.

• 7.

  Het DT richt zich op de samenhang tussen de opgaves en programma's en de samenwerking binnen de ambtelijke organisatie.

• 8.

  Het DT profileert en positioneert de gemeente Papendrecht in de regio en richt zich op en geeft sturing aan de samenwerking tussen de ambtelijke organisatie en de regio.

• 9.

  Het DT heeft een externe focus gericht op maatschappelijke opgaven en onderhoudt maatschappelijke relaties in het netwerk.

Artikel 7. Concerncontroller

• 1.

  Binnen de organisatie is een concerncontroller werkzaam.

• 2.

  De concerncontroller maakt deel uit van het DTO.

• 3.

  De concerncontroller richt zich op het bevorderen van de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het functioneren van de gemeentelijke organisatie.

• 4.

  De concerncontroller is adviseur van de portefeuillehouders en het college als collectief.

• 5.

  De concerncontroller houdt toezicht op de administratieve organisatie, de advisering, ontwikkeling en kaderstelling ten aanzien van risicomanagement en de werking van de interne controle zoals uitgevoerd door de organisatie.

• 6.

  De concerncontroller draagt bij aan de verbetering van de bedrijfsvoering door control en het (laten) uitvoeren van audits, onder meer op basis van artikel 213a van de Gemeentewet.

• 7.

  In het kader van deze taken heeft de concerncontroller de bevoegdheid het college gevraagd en ongevraagd te adviseren. Hij heeft een eigen verantwoordelijkheid voor financiële, rechtmatigheids- en doelmatigheidsaspecten van de bedrijfsvoering.

Artikel 8. Teamleiders

• 1.

  Ieder team binnen de ambtelijke organisatie heeft een teamleider.

• 2.

  De teamleider geeft leiding aan de medewerkers binnen het team en legt verantwoording af aan het DT met inachtneming van artikel 2, derde lid.

• 3.

  De teamleider kan, naast gedelegeerd opdrachtgever, ambtelijk opdrachtnemer zijn van strategische en vakinhoudelijke programma's en kan inhoudelijk opdrachtgever zijn van projecten.

• 4.

  De teamleider vertaalt strategische doelstellingen naar operationele en zorgt voor de samenhang en samenwerking binnen het team (en vanuit de concernverantwoordelijkheid ook de organisatie).

• 5.

  De teamleider is (strategisch) adviseur van de portefeuillehouders en het DT en draagt zorg voor de afstemming met het bestuur voor wat betreft projecten en teamaangelegenheden.

Artikel 9. Juridische rechtmatigheid

Het DT draagt de verantwoordelijkheid voor de implementatie en een juiste toepassing van gemeentelijke, nationale en Europese wet- en regelgeving, waarbij de door het college goedgekeurde richtlijnen worden nageleefd.

Artikel 10. Bevoegdheden

• 1.

  De bevoegdheden van de secretaris, de leden van het DT, de teamleiders en medewerkers zijn vastgelegd in het door het college en de burgemeester vastgestelde mandaatbesluit en de budgethoudersregeling.

• 2.

  De teams zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van die onderdelen van de programmabegroting die aan het betreffende team zijn toegewezen.

Artikel 11. Medezeggenschap

Ter uitvoering van de regelgeving inzake inspraak van de medewerkers kent de organisatie een ondernemingsraad.

Artikel 12. Onvoorziene gevallen en slotbepalingen

• 1.

  In alle gevallen waarin dit besluit niet voorziet beslist het college na overleg met de algemeen directeur/secretaris.

• 2.

  Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2022.

• 3.

  Het organisatiebesluit, zoals vastgesteld door het college op 17 december 2019, wordt ingetrokken met ingang van de datum waarop dit besluit in werking treedt.

• 4.

  Dit besluit kan worden aangehaald als Organisatiebesluit gemeente Papendrecht 2022.