Algemeen Mandaat-, Volmacht- en Machtigingsbesluit 2022 ICT-Samenwerking West-Brabant West

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit besluit wordt een aantal begrippen gehanteerd, waaronder het volgende wordt verstaan:

• 1.

  Ten aanzien van mandaat

  • a.

    mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (de mandans) een besluit te nemen in de zin van artikel 1:3 Awb;

  • b.

    mandans: degene die het mandaat verleent;

  • c.

    mandataris: degene die het mandaat ontvangt.

• 2.

  Ten aanzien van volmacht

  • a.

    volmacht: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (de volmachtverlener) te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen en deze te verrichten;

  • b.

    volmachtverlener: degene die de volmacht verleent;

  • c.

    volmachtontvanger: degene die de volmacht ontvangt.

• 3.

  Ten aanzien van machtiging

  • a.

    machtiging: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (de machtigingverlener) feitelijke handelingen te verrichten;

  • b.

    machtigingverlener: degene die de machtiging verleent;

  • c.

    machtigingverkrijger: degene die de machtiging ontvangt.

Waar in deze regeling wordt gesproken van mandaat, mandans of mandataris dient waar mogelijk van toepassing gelezen te worden volmacht, volmachtverlener, volmachtontvanger en machtiging, machtigingverlener en machtigingverkrijger, tenzij in deze regeling expliciet anders is bepaald.

Waar in deze regeling wordt gesproken van besluit geldt – tenzij expliciet anders is bepaald – zoveel mogelijk hetzelfde voor privaatrechtelijke rechtshandelingen of feitelijke handelingen.

Artikel 2. Bevoegde personen bij mandaatverlening

• 1.

  Indien aan het mandaat, volmacht of machtiging aan een bepaalde functionaris wordt opgedragen, wordt daarmee het mandaat, volmacht of machtiging eveneens opgedragen te zijn geacht aan de hogere functionarissen in de lijn.

• 2.

  De in het eerste lid genoemde functionarissen maken van het aan hen verleende mandaat slechts gebruik ten aanzien van de aangelegenheden die behoren tot hun werkterrein.

Artikel 3. (Interne) grenzen aan mandaat, volmacht of machtiging

• 1.

  Bij de verlening van een mandaat houdt het Bestuur in zijn algemeenheid rekening met de volgende uitgangspunten:

  • a.

    dat onverlet de specifieke mandaten die rechtstreeks zijn toegekend aan de teamleiders van ICT WBW - bedoeld om op een slagvaardige wijze operationele zaken uit te kunnen voeren - de verantwoording over de bedrijfsvoering in zijn algemeenheid gemandateerd is aan de directeur respectievelijk strategisch manager.

  • b.

    bestuurlijk/politiek gevoelige zaken komen niet in aanmerking voor mandaat;

  • c.

    er dient sprake te zijn van efficiency/tijdwinst;

  • d.

    mandatering vindt zo laag mogelijk plaats in de organisatie;

  • e.

    er moet sprake zijn van een gebonden publiekrechtelijke beschikking;

  • f.

    privaatrechtelijke rechtshandelingen dienen binnen de budgetten te geschieden;

  • g.

    mandatering dient te geschieden met inachtneming van de financiële kaders en budgetten uit de meest actuele dienstverleningsovereenkomst(en), de vastgestelde begroting en de vigerende budgethoudersregeling;

  • h.

    geen (onder-)mandatering plaatsvindt voor zover die bevoegdheid niet is verkregen van de deelnemers van de GR.

• 2.

  Mandataris legt het te nemen besluit, ondanks zijn mandaat, aan het Bestuur ter besluitvorming voor indien:

  • a.

    hij weet of behoort te weten dat er niet wordt voldaan aan het bepaalde in lid 1 onderdeel b. alsmede de onderdelen e. t/m h. In dat geval is het aan het bestuur of om zelf te besluiten.

  • b.

    de beslissing leidt tot afwijking van of aanvulling op het tot dan toe gevoerde beleid;

  • c.

    een lid van het bestuur dat kenbaar heeft gemaakt;

  • d.

    er een negatief advies is van een intern organisatieonderdeel of van een extern adviseur, voor zover deze adviezen gebruikelijk of gevraagd c.q. gevraagd of wettelijk verplicht zijn, dan wel de budgethouder een negatief advies heeft uitgebracht;

  • e.

    de mandataris op enige manier persoonlijk betrokken is bij de (voorbereiding) van de beslissing of sprake kan zijn van een schijn van belangenverstrengeling.

• 3.

  Indien door de mandataris wordt gehandeld in strijd met het bepaalde in dit artikel, doet dit niets af aan de rechtsgeldigheid van het in mandaat genomen besluit, met uitzondering van het besluit dat is genomen in strijd met het tweede lid onderdeel e. van dit artikel.

• 4.

  De uitoefening van de bevoegdheden als bedoeld in de mandatenlijst dient te geschieden met inachtneming van het bepaalde in of bij de geldende wet- en regelgeving ten aanzien van deze bevoegdheid, zoals - maar niet uitsluitend - de bepalingen die direct of indirect voortvloeien uit de Wet gemeenschappelijke regelingen, de Financiële verordening ICT WBW (of zijn opvolger), de Awb, het staatssteunrecht, het aanbestedingsrecht, (eigen) beleidsregels (o.a. inkoopbeleid) enzovoorts.

Artikel 4. Reikwijdte mandaat-, volmacht- of machtigingverstrekking

1. Onverminderd het bepaalde in artikel 3 geschiedt de mandaatverlening in deze regeling in de ruimste zin des woords. Naast het in positieve of negatieve zin nemen van besluiten, het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen of feitelijke handelingen wordt hieronder dan ook mede verstaan:

• a.

  Het nemen van alle voorbereidingsbesluiten en het verrichten van alle voorbereidingshandelingen;

• b.

  Het nemen van beslissingen in het kader van de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen in de Awb (verdaging, opschorting, hoogte dwangsom etc.);

• c.

  Het intrekken van besluiten (niet in het kader van bestuursrechtelijke handhaving);

• d.

  Het uitreiken van een ontvangstbewijs voor bijvoorbeeld een ingediende aanvraag;

• e.

  Het vaststellen van (web)formulieren voor het indienen van aanvragen etc.;

• f.

  Verdagen, opschorten en/of uitstellen van besluiten;

• g.

  Verzoeken om aanvullende informatie;

• h.

  Het niet in behandeling nemen van de aanvraag indien de gevraagde informatie niet (tijdig) is verstrekt (art. 4:5 Awb);

• i.

  Verzoeken tot (kosteloze) advisering aan of door derden of verzoeken tot wettelijk voorgeschreven advisering aan of door derden;

• j.

  Verzoeken tot het betalen van legeskosten o.g.v. vastgestelde verordeningen;

• k.

  Het voeren van correspondentie, die direct te maken heeft met de opgedragen taken of werkzaamheden;

• l.

  Het verstrekken van inlichtingen over vastgesteld beleid of de uitvoering van de opgedragen taken bij of krachtens de GR;

• m.

  Het stellen van nadere voorwaarden;

• n.

  Het toekennen van bedragen in termijnen;

• o.

  Het vaststellen van de betalingsverplichting (4:86 Awb);

• p.

  Het toekennen van voorschotten (4:95 Awb);

• q.

  Het uitvoeren van selectie en gunning conform het vigerende inkoop- en aanbestedingsbeleid;

• r.

  Het beslissen op verzoeken om schadevergoeding (zelfstandige en onzelfstandige schadebesluiten);

• s.

  Het bekend maken van beslissingen, daar waar de verplichting daartoe in de wetgeving is opgenomen;

• t.

  Het toezenden van beslissingen aan instanties, daar waar de verplichting daartoe in de wetgeving is opgenomen.

En alle andere besluiten die genomen moeten worden en alle andere handelingen die moeten worden verricht binnen het kader van de uitvoering van de verleende bevoegdheid.

2. De mandatarissen zijn bevoegd de ICT-samenwerking West-Brabant West in- en buiten rechte te vertegenwoordigen, voor zover dat ter uitvoering van de gemandateerde bevoegdheid nodig is.

3. De ICT-samenwerking West-Brabant West oefent al haar taken uit met inachtneming van het informatiebeveiligingsbeleid in die zin dat zij hierover zowel interne verantwoording als verantwoording aan de deelnemers aflegt.

4. Waar volmacht is verleend voor het besluiten tot en verrichten van een privaatrechtelijke rechtshandeling aan een volmachtontvanger wordt daarmee ook de bevoegdheid verleend tot opschorting en opzegging van die overeenkomst alsmede tot de eerste bewaking van de uitvoering van deze rechtshandelingen, waartoe een ingebrekestelling en/of aansprakelijkstelling wordt gerekend.

Artikel 5. Ondertekening

• 1.

  In de ondertekening dient tot uitdrukking te worden gebracht, dat het besluit is genomen krachtens mandaat. Hierbij wordt de volgende formulering aangehouden: “Het bestuur van de ICT-samenwerking West-Brabant West, namens deze,” vervolgens de functie en de handtekening met daaronder de naam van de mandataris.

• 2.

  Indien een besluit wordt genomen door de plaatsvervanger of waarnemer van de mandataris, wordt bij de ondertekening de volgende formulering aangehouden: “Het bestuur van de ICT-samenwerking West-Brabant West, namens deze,” met daaronder de functie, vervolgens de woorden “bij afwezigheid” of de letters “b.a.” en de handtekening met daaronder de naam van de plaatsvervanger of waarnemer.

Artikel 6. Afwezigheid mandatarissen, volmachtontvangers of machtigingverkrijgers

Ingeval van afwezigheid van de mandatarissen worden de verleende bevoegdheden uitgeoefend door hun plaatsvervangers of waarnemers. Deze plaatsvervangers of waarnemers zijn schriftelijk aangewezen door de mandataris. Deze schriftelijke aanwijzing is niet noodzakelijk indien het plaatsvervanger- of waarnemerschap als zodanig in de functieomschrijving van de plaatsvervanger of waarnemer is opgenomen. De mandatarissen blijven evenwel verantwoordelijk voor de uitvoering van de bevoegdheid door hun plaatsvervanger of waarnemer, behalve indien de mandataris in rang lager is dan de plaatsvervanger of waarnemer.

Artikel 7. Aanhaling en inwerkingtreding

• 1.

  Dit besluit wordt aangehaald als het “Algemeen Mandaat-, Volmacht- en Machtigingbesluit 2022”.

• 2.

  Het besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na bekendmaking.